Бухгалтер vs ERP

Дисклеймер: Все сказанное в докладе – это совокупность моего личного опыта. Это не панацея, а рекомендации, которые помогали мне лично. Доклад с точки зрения аналитика.

Меня зовут Татьяна Рыловникова, в сфере 1С я с 2016 года. Являюсь аналитиком 1С и специалистом по ERP. Участвовала в более чем в 60 проектах, и эти проекты были более чем на 20 конфигурациях.

Я работаю в компании Vi.Tech. Мы создаем решения для крупнейшего интернет-магазина и e-commerce компании в России. У нас 11 миллионов уникальных пользователей, более миллиона заказов в месяц и 400 – в минуту.

Как известно, внедрение ERP – это достаточно трудозатратный процесс. И в этом процессе участвуют разные подразделения, структуры заказчика. Одна из таких структур – это бухгалтерия.

Сегодня мы разберем:

• какие основные ошибки допускают бухгалтеры в ERP;

• как мы, как аналитики, можем упростить бухгалтеру жизнь;

• и какие я лично могу дать рекомендации аналитикам.

Топ ошибок бухгалтера в ERP

Шестое место. Бухгалтер ожидает оборотно-сальдовую ведомость.

Один из основных инструментов для бухгалтера в «Бухгалтерии предприятия» – это оборотно-сальдовая ведомость. Они к нему привыкли и активно пользуются этим отчетом.

Но в ERP первичными являются оперативные регистры – регистры накопления. Регистр бухгалтерии вторичен, информация в нем не отражается в режиме онлайн – из-за этого бухгалтер не может в любой момент времени получить свой привычный отчет.

Нам нужно на этапе обучения объяснить бухгалтерам, что у них не будет такого отчета в режиме онлайн, и им нужно ориентироваться на другие отчеты, которые в ERP, чаще всего, начинаются со слова «ведомость». Это «Ведомость по расчетам с поставщиками», «Ведовость по расчетам с клиентами, «Ведомость по основным средствам» и так далее. Если мы дадим им другие инструменты, они смогут пользоваться именно ими.

Пятое место. Бухгалтеры создают документы «Операция (регл)»

Мы все люди. Наш мозг устроен так, что если мы знаем, как решить привычную нам задачу, мы стараемся решить ее точно таким же образом. И если бухгалтер 20 лет работал в одной системе – исправлял свои ошибки или вводил какие-то данные с помощью «Операции», то логично, что, переходя в новую систему, он хочет делать то же самое.

Но здесь применим тот же принцип, что и на предыдущем слайде – «Операция (регл)» отражает движения только по регистру бухгалтерии, а он по-прежнему является вторичным для ERP. Отсюда и возникают сложности, когда бухгалтеры пытаются исправлять свои ошибки или отражать какие-то операции привычным способом.

Здесь я рекомендую вам донести до бухгалтеров информацию, что они могут пользоваться другими документами – в ERP есть масса документов, которых не было в других системах.

Например, в УПП не было документа «Начисления по кредитам и депозитам» – там эти операции можно было отражать только с помощью «Операции (регл)». А в ERP уже есть такой документ.

То же самое для сторно и исправлений по документам затратных счетов – для этого в ERP, опять же, уже есть отдельные документы.

Если бухгалтер все-таки говорит: «Нет, я хочу пользоваться именно Операцией», тогда покажите бухгалтеру форму этого документа и обратите его внимание, что при выборе счетов, которые должны параллельно отражаться в оперативных регистрах, выводятся предупреждающие знаки, чтобы бухгалтер был в курсе последствий своих действий.

Четвертое место. Бухгалтеры меняют проводки в документах.

Они делали так всегда, они так жили – они привыкли. Но возможность менять проводки в документах для 1С:ERP – это функциональная опция. Мы можем ее отключить, и тогда бухгалтер не сможет корректировать сформированные проводки. А когда нет возможности, они начинают искать какие-то другие, более правильные способы.

Если такой подход не прокатывает – тем более, что сама 1С иногда дает рекомендации «меняйте проводки в документах» – тогда обязательно рассказывайте бухгалтерам о последствиях их действий.

У меня был случай, когда бухгалтер по расчету заработной платы в проводках документа «Отражение зарплаты в регл. учете» изменила подразделение, а в документе не изменила. Это привело к тому, что все затратные счета разъехались, потому что при закрытии месяца затратные счета будут закрываться по оперативному регистру «Прочие расходы». И эту ситуацию мы получили просто потому, что бухгалтер была не в курсе – до нее не донесли эту информацию, но при этом дали ей возможность использовать этот инструмент.

Поэтому обязательно разговариваем – говорим о рисках, о том, что так делать не стоит. Тогда как минимум они будут понимать, что они делают.

Третье место. Бухгалтеры делают корректировки регистров.

Инструмент «Корректировка регистров» в ERP достаточно непопулярный, и им редко пользуются.

Но в УПП, наоборот, корректировки можно было встретить очень часто. И если бухгалтер привык к корректировкам, он может захотеть использовать этот инструмент. Но, как и на предыдущем слайде, я рекомендую бухгалтерию сюда не допускать.

Если бухгалтерия все-таки говорит: «Нет, мы не хотим платить аналитику за то, чтобы аналитик нам выправлял учет, мы хотим делать корректировки самостоятельно». В этом случае обязательно информируем бухгалтеров – составляем список того, какие регистры нельзя корректировать с помощью этого инструмента. Приведу пример: если у вас взаиморасчеты онлайн, регистры «Расчеты с клиентами» и «Расчеты с поставщиками» корректировать нельзя. Составляем такой список, чтобы бухгалтеры на него ориентировались и поняли, что выровнять учет через бездумные корректировки у них не получится.

Если они все-таки хотят делать корректировки регистров сами, они должны свои действия проверять. Для этого обучаем их «Универсальному отчету». Помним, что остаточные регистры накопления должны обязательно схлопываться – бухгалтер может это проверить с помощью «Универсального отчета».

На моей практике бухгалтер с первого раза без участия аналитика удачные корректировки регистров делал раз пять – но не больше.

Второе место. Бухгалтеры используют групповое изменение реквизитов.

• Не даем им в руки этот инструмент – это лучший вариант.

• Они, естественно, могут узнать про групповое изменение реквизитов и сказать: «Мы не хотим платить за отдельные обработки, которые решают задачи точечно. Мы хотим иметь классный универсальный инструмент и менять массово». В этом случае обязательно договоритесь с бухгалтерией – кто несет ответственность за такие исправления, потому что на моей практике все ошибки потом исправлялись силами внедренцев, а не бухгалтерией. Бухгалтерия не сидит и не перебивает потом тысячу документов, потому что они их поменяли.

• Объясните, как пользоваться групповым изменением реквизитов, чтобы они могли отслеживать, сколько в отбор попало объектов.

• И обязательно в случае, если они меняют большой пул информации и понимают, что эту невозвратную операцию они потом руками править не захотят – пусть делают бэкапы. Чаще всего бухгалтерия хочет использовать какие-то инструменты сама в небольших компаниях, где экономят и не готовы вкладываться в команду внедренцев или в аналитика. Поэтому в целом, базы не очень большие, и сделать бэкап займет не очень много времени. Где базы побольше, там обычно на такие риски все-таки не идут.

И самое первое место среди ошибок – это попытки сделать из новой системы старую.

Я думаю, многие слышали от бухгалтеров фразу: «У меня в Бухгалтерии была кнопочка – мне ее Вася, фрилансер, сделал. Мне сейчас нужна такая же в ERP».

Чаще всего такие кнопочки рождаются за счет того, что функциональность в прошлой системе была ограничена. Сначала нужно проверить, есть ли аналогичные стандартные инструменты для этой задачи и предложить их. Возможно, этот вопрос в ERP уже давно решен.

Если вопрос не решен, нужно обязательно определить, а действительно ли его сейчас нужно решать. Может быть, проблемы, которые решала эта кнопка, уже нет? Или, может быть, законодательство уже поменялось? Вы как аналитик должны моделировать эти вещи на шаг вперед.

Если все-таки возникла такая потребность, не нужно повторять код этой кнопочки «один в один», подстраивая его под объекты новой системы – лучше сделать этот механизм «с нуля» качественно и получить более классный продукт.

Как упростить жизнь бухгалтеру

Упростить бухгалтеру жизнь на фоне тех ошибок, которые мы сейчас увидели, поможет пять составляющих:

• Обучение. ERP – это не та система, куда можно запустить бухгалтерию и не проводить обучение. Нужно обязательно рассказать пользователям, как им работать в системе. У любого человека, который переходит из одной системы на другую, и другая система намного масштабнее, возникает стресс. Чтобы этот стресс немного уменьшить и изменить стандартные паттерны, по которым идут бухгалтеры, нужно провести обучение.

• Подготовка инструкций. Обязательно делаем инструкции в том виде, в котором заказчику удобно, чтобы они были доступны бухгалтеру в любой момент времени. В моем случае это были видеоинструкции и письменные инструкции. Презентаций не было, но тоже как вариант. Эти инструкции должны включать не только описание рутинной работы бухгалтера и его ежедневных задач. Особенно важно написать инструкции на какие-то редкие кейсы. Потому что знания для выполнения рутинных задач они еще могут передавать из рук в руки – поискать что-то в интернете или зайти на ИТС. Но по редким задачам – например, как начислить налог – они уже могут не знать, как это сделать, и опять же, будут пытаться сделать это привычным способом.

• Инструменты. Я уже неоднократно об этом сказала и еще раз повторюсь – рассказывайте бухгалтерам о тех отчетах, которые они могут использовать вместо оборотно-сальдовой ведомости. Это очень важно. Бухгалтеры могут даже не догадываться, какие возможности есть в программе – это не их задача. Вы как аналитик, внедряете им систему. Обязательно расскажите им про новые отчеты и про то, какие документы они могут использовать для исправления своих собственных ошибок вместо «Операции».

• Договоренности должны фиксироваться в письменном виде. Не нужно думать, что: бухгалтер запомнит, что он вам говорил; а вы запомните, что вы ему говорили; и вы оба запомните это все одинаково. Бывает, что бухгалтер устно поручил вам создать статьи расходов и рассказал, как он видит, что они должны быть созданы, а потом в бухгалтерии некорректно посчитались налоги. В этом случае бухгалтер придет к вам и скажет: «А почему статьи настроены таким образом?» Настраивали-то вы. И здесь может возникнуть конфликт. А если вы в письменном виде зафиксировали эти договоренности, то будет намного проще потом свести концы с концами и найти, откуда корни проблемы. Может быть, бухгалтер сам не помнит, почему он принял именно такое решение. А если вы попросили бухгалтера отправить результат договоренности на почту или, наоборот, зафиксировали результат вашего устного разговора в письме, то все могут к этому вернуться и посмотреть. Может быть, он вечером перечитает и скажет: «Ой, нет, я не то имел в виду». Поэтому обязательно фиксируем договоренности в письменном виде.

• Контроль. Под контролем я имею в виду не контроль всего и вся, я имею в виду контроль себя. Потому что мы работаем с людьми, и в зависимости от того, как мы к людям относимся, так и люди будут относиться к нам. Бухгалтерия может быть доброжелательно настроена к внедренцам – для этого достаточно сдерживать свои обещания и соблюдать сроки, о которых вы договорились. А в случае нарушения сроков – заведомо об этом предупреждать. Даже если бухгалтер уже забыл про задачу, которую вам поставил, сами про нее не забывайте. Придите к бухгалтеру и скажите: «Я сделала вашу задачу» или «Я не успеваю, я подготовлю все ко вторнику, к четырем часам». Тогда, если возникнут какие-то форс-мажоры, бухгалтерия пойдет к вам навстречу. Все мы люди – вам же тоже будет приятно, если вы куда-то обращаетесь с проблемой, и вашу проблему решают, даже если она в какой-то момент стала неактуальной.

Рекомендации аналитику 1С

Напоследок дам рекомендации аналитикам 1С.

Первое – задавайте вопросы. Да, мы все эксперты, знаем бухучет, налоговый учет – все знаем. И 1С мы знаем. Но давайте будем честны, это не так. Бухгалтер – эксперт в бухгалтерском учете. Задавайте ему вопросы – не нужно додумывать за бухгалтера, что он имел в виду в соответствии с законодательством. Если вы понимаете что-то двояко, спросите. Вас никто за это не осудит. Нормально что-то не знать.

Изучайте язык запросов. Я видела аналитиков, которые не знают язык запросов и не могут оперативно вывести какую-то информацию в удобном виде. Но этот инструмент очень помогает и должен быть в запасе у каждого аналитика. На YouTube очень много видео на тему запросов. Правда порекомендовать что-то конкретное не могу – я в этом плане самоучка, разбиралась по ходу дела, как все это работает. Но я разобралась достаточно успешно, чтобы за 6 часов до сдачи годовой отчетности вывести бухгалтеру нужную информацию, которую невозможно получить через отчеты.

Следующий пункт я считаю одним из самых важных. Мы все живем в 21 веке, и поиск информации – это один из самых важных навыков. Но не все умеют этим пользоваться и тратят много времени на то, чтобы повторить то, что уже неоднократно сделали. Для поиска нужной информации я могу посоветовать ряд ресурсов, которые решают порядка 90% моих задач. Остаются 10% – но они реально интересные, новые и направлены уже на мое развитие.

• ИТС. Я думаю, многим он известен. Там полно 1С-овских инструкций, законодательная база – вполне себе замена «КонсультантПлюс».

• Если вы работаете в фирме-франчайзи, то с большой вероятностью у вас есть доступ на партнерский форум. Там тоже решается очень много вопросов. Причем множество франчайзи уже могли задать этот вопрос до вас, и, скорее всего, он будет решен либо самой фирмой «1С», либо какие-то рекомендации будут даны. Пользуйтесь.

• Мониторинг ошибок в релизах 1С. Когда вы моделируете какую-то ситуацию в типовой конфигурации, может уйти очень много времени на то, чтобы убедиться, что в релизе 1С ошибка. Вместо этого вы можете зайти на https://bugboard.v8.1c.ru/ и посмотреть – не было ли чего-нибудь похожего, не зафиксировала ли уже сама «1С» эту ошибку? Может быть, это уже за вас давно сделали, а вы тут тратите на это много времени.

• Инфостарт – здесь огромное количество статей, отчетов, обработок и расширений, которые также очень удобно использовать при внедрении. Как болванки и в целом.

• И последнее, но мое любимое – чаты в Telegram. Я очень активно пользуюсь чатом по ERP – там 3000+ участников и все друг друга поддерживают. Даже представители фирмы «1С» находятся в этом чате и также иногда могут помочь разобраться в каких-то сложных вопросах. Чаты в Telegram есть практически на каждый случай жизни – и для аналитиков, и для разработчиков. В них можно участвовать и отвечать на чьи-то вопросы, тем самым прокачивать свою экспертность.

Доверяй, но проверяй. Не нужно верить бухгалтеру на слово. Бухгалтер все еще человек – он не знает законодательство наизусть. И может банально ошибаться или иметь устаревшую информацию по нормативным актам. Если бухгалтер в чем-то сомневается, он скорее всего зайдет в КонсультантПлюс или на ИТС – будет смотреть какие-нибудь разъяснения Минфина. Вы тоже можете это сделать. Если вы не уверены в утверждении бухгалтера и хотите подтвердить свою точку зрения – проверьте нормативную базу, поищите эту информацию.

Документация. Под документацией я имею в виду не устав проекта, а фиксацию вашего опыта и кейсов, которые вы разбирали.

В качестве примера я могу привести разработчиков. У многих разработчиков в арсенале есть куча отчетов и обработок, которые они когда-то делали – они используют их для того, чтобы решать задачи дальше. У моего предыдущего генерального директора на рабочем столе это выглядело примерно так: ВнешняяОбработка1, ВнешняяОбработка2, ВнешняяОбработка3…

Мы можем использовать Notion, Google-документы или просто Word и фиксировать там для себя мини-инструкции по тем вопросам, с которыми периодически приходится сталкиваться.

Когда вы опять к этому вернетесь, вам самим будет проще. Если к вам через год придет другой бухгалтер с тем же самым вопросом, вам не придется с нуля искать, как вы это в прошлый раз сделали, чтобы это заработало.

В завершение хочу рассказать еще один важный момент – я считаю, что для аналитика очень важно разбираться в предметной области вплоть до того, чтобы вступать в группы ВКонтакте по бухгалтерии и смотреть, какие там шутки, чтобы понимать боль людей, с которыми вы работаете. Это очень поможет при взаимодействии.

Мне неоднократно говорили спасибо просто за то, что мне не нужно, как предыдущему программисту, разжевывать, что такое дебет и кредит; что такое 41 счет; что затратные счета должны закрываться, и на что это вообще может повлиять.

Я могу сама поддержать эту беседу и понять, что бухгалтер хочет – просто за счет того, что я иду, смотрю и изучаю. Необязательно в формате каких-то курсов, а просто, чтобы поддерживать свои знания в актуальном формате и быть на одной волне с бухгалтером.

*************

Статья написана по итогам доклада (видео), прочитанного на конференции Infostart Event.