1. Найти релевантный и достоверный источник информации
Источниками информации могут быть люди, документы, аудио и видео записи, какие-либо системы с их логикой, интерфейсами и данными и прочее.
2. Подготовиться к работе с имеющимися источниками информации
💬 Например, чтобы получить информацию у людей нам нужно:
- Продумать вопросы, которые мы будем задавать.
- Подобрать удобный формат взаимодействия: асинхронно в переписке, в рамках созвона или при личной встрече. Для созвона или личной встречи дополнительно придется рассчитывать тайминг, чтобы понять, сколько вопросов мы сможем обсудить и какие вопросы стоит задавать в начале, чтобы они не остались без ответа, а какие не страшно не успеть обсудить.
- Подготовить необходимые материалы и продумать, как мы будем с ними взаимодействовать. Например, предварительно отправим какой-то документ для ознакомления или будем что-то показывать на экране во время созвона.
- Сообщить о наших планах, целях и потребностях. Например, запросить заранее необходимые данные и обозначить срок, к которому они нам нужны. Или предупредить, что мы отправили документы для ознакомления и важно ознакомиться с ними до созвона. Если мы планируем что-то демонстрировать на экране во время созвона или предполагаем, что может потребоваться демонстрация со стороны нашего собеседника, то важно это проговорить, так как собеседник может не догадываться о такой необходимости и подключиться с мобильного устройства.
💬 Если мы планируем работать с документами, нам нужно:
- Убедиться в их актуальности и достоверности.
- Проверить, что у нас есть доступ к необходимым документам.
💬 Если предстоит работа с аудио или видео, то стоит:
- Убедиться, что у нас есть доступы и контент воспроизводится.
- Заложить время на то, что периодически нам может потребоваться ставить запись на паузу, чтобы что-то записать или перематывать, чтобы пересмотреть или переслушать.
- Выделить ключевые вопросы, на которые мы хотим получить ответы из этих материалов.
- Решить, куда записывать важное из услышанного/увиденного, подумать, могут ли потребоваться скриншоты экрана.
Зачем? Если для записей мы выберем ручку и листочек, то скриншот туда будет не добавить, лучше сразу использовать инструмент, который закроет все потребности.
- Определить, важно ли нам знать, кто говорит на записи. Иногда это действительно важно. Например, если нам нужно понять точки зрения участников разговора.
💬 Хотим подготовиться к исследованию системы.
Начать хочется с того, что мы никогда не будем достаточно готовы, но это не повод не действовать 🙂
Исследовать систему можно с разных точек зрения и разными способами. Например, как это делают при тестировании:
- Черный ящик - мы взаимодействуем с системой таким же образом, как и обычные пользователи.
- Серый ящик - мы можем немного посмотреть под капот и что-то там понять. Например, заглянуть в регистры.
- Белый ящик - мы можем основательно покопаться под капотом, знаем что и как устроено в конфигураторе, умеем читать код и делать умозаключения по увиденному.
Так как гайд в первую очередь ориентирован на начинающих, разберем те способы, которые доступны нам без заглядывания под капот.
Что мы хотим узнать?
Вопрос, который сэкономит время и нервы, потому что подходы в сборе информации о всей системе целиком и об отдельной ее части будут отличаться.
Хотим узнать, какие возможности предоставляет система
Если это типовое решение, то мы достаточно легко найдем ответы в открытых источниках. Это будет быстрее и проще, чем пробовать исследовать систему самостоятельно.
Если система доработана или написана с нуля, то задача сложнее. Нужно определить, кто нам сможет о ней рассказать, так как самостоятельное изучение может не привести к желаемым результатам.
Не все системы интуитивно понятны
Системы отличаются по доступности для тех, кто с ними работает впервые. Есть такой термин «порог вхождения», который помогает описать эту особенность.
Системы с низким порогом вхождения можно начать использовать без дополнительной подготовки, так как они подразумевают, что пользователю будет интуитивно понятно, как с ними работать.
Но, зачастую, разные функциональные возможности в системе обладают разными уровнями порога вхождения.
Например, если мы захотим отправить письмо, скорее всего нам будет интуитивно понятно, куда перейти и что нажать.
А если мы захотим оформить прием на работу сотрудника или выполнить закрытие месяца, то тут не обойтись без дополнительной информации.
Где искать эту информацию?
Ответ может отличаться в зависимости от того, хотим мы узнать общие практики или те, что применяются в конкретной компании.
📌 В любом случае нам важно выяснить:
1. В каких бизнес-процессах задействована функциональность, которая нас интересует.
2. Как выглядят процессы пошагово и какие существуют правила для их выполнения.
3. В каком состоянии должна быть система, чтобы этот процесс выполнялся (настройки, введенные данные).
4. Под какими правами должны выполняться действия.
5. Что должно получаться в результате выполнения отдельных действий и всего процесса целиком.
Для типовых решений можно найти информацию на ИТС, Инфостарт и в прочих источниках. Но есть процессы, в которых нужны дополнительные знания, например знания специфики ведения учета. Можно попробовать изучить что-то самостоятельно, но точно не стоит пытаться стать главбухом за одну ночь, чтобы разобраться в системе. Лучше найти человека, который поможет разобраться в возникающих вопросах.
💬 В связи с трендами на использование AI хочу отметить отдельно, что нейросети могут галлюцинировать и выдавать что угодно за правду. В части работы с 1С пока надежнее пользоваться проверенными сайтами.
Если нужны ответы, учитывающие специфику конкретной компании, то эту информацию можно попробовать получить из внутренней документации (если она есть), у пользователей или тех, кто связан с доработкой или поддержкой системы.
Вот так, начинали с исследования системы, а вернулись к документам и людям. Но это разумный подход, так как в самостоятельном исследовании доработанных или самописных систем порог вхождения выше. И выше риск потратить время и понять что-то не так или не понять ничего совсем.
А если для работы с системой требуется понимание бизнес-процессов компании и знание правил ведения учета, то без помощи экспертов совсем не обойтись.