Мы собрали самые актуальные вопросы с вебинара и подготовили подробные ответы.
Вопрос 1. Что делать с дублированием НСИ при обмене 1С:Архив с несколькими учетными системами?
Дублирование НСИ может возникать по разным причинам:
-
параллельное ведение справочников в разных базах;
-
отсутствие единой точки ввода данных;
-
объединение разнородных ИБ;
-
организационные и технические ошибки.
Как предотвратить проблему:
-
выбрать единую систему для ведения НСИ;
-
заблокировать ручной ввод в остальных системах;
-
назначить ответственное подразделение;
-
разработать регламент создания и изменения справочников;
-
согласовывать добавление новых элементов.
Если дубли уже появились:
-
применяются встроенные обработки 1С («Поиск и удаление дублей», «Поиск ссылок на объекты», «Замена и объединение элементов»);
-
иногда требуется индивидуальная доработка для предотвращения повторных ошибок при обмене.
Главное: профилактика эффективнее, чем последующая чистка. Правильная настройка процессов на этапе внедрения избавит от множества проблем в будущем.
Вопрос 2. Как передавать документы из 1С:ДО в 1С:Архив, чтобы сохранить доступ к ним для сотрудников?
На этапе оперативного хранения файлы остаются в карточках документов в 1С:ДО.
-
Документы хранятся одновременно в обеих системах.
-
Удаление файлов из 1С:ДО происходит только после того, как архивист в 1С:Архив примет документ по «Сдаточной описи».
-
После приёмки документы переходят на архивный контур хранения.
-
В 1С:ДО запускается регламентное задание, удаляющее прикрепленные файлы, и с этого момента хранение осуществляется только в 1С:Архив.
Таким образом, сотрудники сохраняют доступ к документам на всём этапе работы и ознакомления, а после передачи используют 1С:Архив как основную систему хранения.
Вопрос 3. Что делать с документами в 1С:ДО, подписанными CAdES-BES, если срок действия сертификатов уже истёк?
Электронные подписи с истекшими сертификатами принимаются в 1С:Архив, но важно учитывать особенности:
-
такие подписи корректны, однако в них нет данных, подтверждающих, что подпись сделана в период действия сертификата;
-
при приеме документов система автоматически усовершенствует подписи до архивного формата CAdES-A v3, проставив метку времени на момент приема в 1САрхив;
-
это частично решает проблему истекших сертификатов.
Рекомендация: использовать изначально подписи усовершенствованных форматов с меткой времени, что позволит избежать подобных ситуаций.
Итоги
Вопросы слушателей на вебинаре показали, что внедрение и эксплуатация 1С:Архив тесно связаны с практическими нюансами интеграции с другими системами и особенностями работы с документами. Грамотная настройка процессов и использование механизмов, встроенных в систему, позволяют избежать многих проблем на раннем этапе.
Как в вашей компании решается вопрос дублирования НСИ и работы с электронными подписями? Делитесь опытом в комментариях, обсудим лучшие практики!
