Фирма была создана в 2005 году. Численность сотрудников 5 человек. С клиентами в основном работали по договорам поддержки на фиксированную сумму (абонементная плата). Учет вели в 1С7.7:Бухгалтерия. Доработали модуль по контролю абонентских договоров и автоматической выписки актов выполненных работ клиентам раз в месяц на фиксированную сумму. Учет задач вели с помощью MS Outlook.
Когда сотрудников стало больше 10, появились проблемы с контролем индивидуальной загрузки персонала. В 2007 перешли на 1С8: Управление торговлей, а с 2008 в 1С8:Управление торговым предприятием для Украины и доработали модуль по учету времени потраченного на выполнения работ. Все было построено на основании одного справочника, удобной формы для работы с ним и фильтрами по реквизитам этого справочника. С помощью этого же модуля мы контролировали количество затраченных часов на клиента в месяц. Перевели большую часть наших клиентов на почасовую оплату. Применяли его и для расчета заработной платы.
В 2008 году для регистрации заявок от клиента внедрили у себя 1С-Битрикс, модуль Техподдержка.
В 2010 году штат сотрудников был немного меньше 20 человек. Мы начали на нашем предприятии разрабатывать бизнес процессы, автоматизировать их и внедрять. До 2015 года с помощью более чем 40 бизнес процессов мы автоматизировали практически все процессы нашего предприятия. Можно сказать, каждый сотрудник получал список задач на день и в рамках этого списка работал. За сделанные задачи начислялась заработная плата, за просроченные задачи начислялся штраф. Счета генерировались автоматически. С помощью СМС напоминали клиентам о невозвращенных документах и просроченной задолженности. Велся учет отклонений присутствия сотрудников на рабочем месте, СКУД синхронизировали с 1С листами посещения, больничными, отпускными. На поддержание всей этой системы нам пришлось выделить одного программиста.
В 2015 году заинтересовались Agile – ом. Внедрили отдел сервис деска. Отдел внедрений и разработок разделили на команды по 4-6 человека. Внедрили корпоративный портал Битрикс. Снова пересмотрели возможности программных продуктов 1С:ITIL, Redmind, Jira и приняли решение на основании 1С8.3:БСП разработать свою конфигурацию. По сравнению с предыдущей версией программы сильно упростили. Из бизнес процессов оставили только «Приём на работу», «Контроль не подписанных документов у клиента», «Контроль просроченных оплат». Обслуживание программы практически не требуется.
Сегодня в нашей компании 34 человека. Из опыта внедрения постараюсь описать какие механизмы необходимы, на мой взгляд, для автоматизации фирмы франчайзи 1С:
- Панель Helpdesk для регистрации заявок от клиента. Мы используем модуль «Техподдержка» от Битрикс. Не хватает деления заданий по проектам (по договорам).
- Dashboard для работы команд в SCRUM, а также для работы Сервис деска. Мы реализовали в 1С.
- Модуль по учету затраченного времени. Для анализа эффективности работы необходим удобный модуль для засекания времени выполнения задач. Мы реализовали в 1С.
- Модуль для работы админ аппарата (администрация, бухгалтерия, тех персонал). Напоминания для выполнения периодических заданий, отчеты о проделанной работе, постановка и отслеживание выполнения внутренних задач предприятия, организация совещаний, мероприятий. Мы используем портал Битрикс.
- Модуль для учета проектов, договоров. Для фиксации договоренностей с контрагентом по видам работ, цене, ответственной команды доработали механизм в 1С.
- Модуль по выставлению счетов для контрагента. Необходим механизм, который автоматически будет формировать счета клиентам по зафиксированным условиям договора. Счета должны импортироваться в бухгалтерскую систему. Мы реализовывали на 1С.
- Учет отпусков. Мы используем портал Битрикса.
- Учет присутствия сотрудника в офисе. Синхронизируем систему СКУД с 1С.
- Соцсеть для внутреннего общения. Обсуждения сложных задач, интересных статей, книг, организация мероприятий, подготовка проектов, общие фотографии, группы для общения по проектам, по интересам. Активно используем портал Битрикса.
- Соцсеть для работы с клиентами. Очень полезна при внедрениях. Для совместного обсуждения проблем и задач клиента. Утверждения сроков, организация совещаний, хранения и передача видео уроков, инструкций и прочих файлов. Используем портал Битрикса.
- Модуль «База знаний». Некоторые команды используют у нас очень активно. Например, для регламентных работ указываю ссылку на статью в Базе знаний. Хотя есть команды, которые ей практически не пользуются. База знаний у нас в 1С.
- Модуль общей работы с файлами. Используем пока портал Битрикса.
- Модуль для формирования Баланса, БДДС, БДЗ. Баланс и ДДС ведем в целом по организации. Доходы и затраты делим по командам. Доработали модуль в 1С:УТП.
- Модуль по учету внутренних взаиморасчётов. Поскольку доходы и затраты ведем в разрезе команд, то дорабатывали модуль по учету оказанию услуг внутри предприятия (например, помощь одной команды другой при внедрении проекта у клиента).
- Модуль по контролю бухгалтерских документов, которые не вернул контрагент. БП в 1С:УТП.
- Модуль по контролю просроченной дебиторской задолженности, с автоматическим уведомлением клиента. БП в 1С:УТП.
- Механизм по контролю договоров (подписания, окончания сроков).
- Рабочее место сотрудника с ключевыми показателями работы. У каждой команды могут быть свои показатели.
- Рабочее место координатора команд с ключевыми показателями работы.
- Рабочее место руководителя с KPI.
- Удобно также мобильное приложение для отслеживания показателей, для работы с задачами, для общения с сотрудниками и клиентами. Используем 1С и портал Битрикса.
Хотелось бы, чтобы эта реализация была вся в одной программе. Но пока мы не нашли такой программы, которая удовлетворила все наши требования. Может, плохо искали :). А может, всего этого не надо. Интересно мнение коллег по этому поводу.
