Автоматизация фирмы франчайзи 1С

12.08.16

Управление проектом

Может, будет кому полезна история автоматизации нашей фирмы франчайзи 1С. Постараюсь также коротко изложить требования к системе на сегодняшний день.

Фирма была создана в 2005 году. Численность сотрудников 5 человек. С клиентами в основном работали по договорам поддержки на фиксированную сумму (абонементная плата). Учет вели в 1С7.7:Бухгалтерия. Доработали модуль по контролю абонентских договоров и автоматической выписки актов выполненных работ клиентам раз в месяц на фиксированную сумму. Учет задач вели с помощью MS Outlook.

Когда сотрудников стало больше 10, появились проблемы с контролем индивидуальной загрузки персонала. В 2007 перешли на 1С8: Управление торговлей, а с 2008 в 1С8:Управление торговым предприятием для Украины и доработали модуль по учету времени потраченного на выполнения работ. Все было построено на основании одного справочника, удобной формы для работы с ним и фильтрами по реквизитам этого справочника. С помощью этого же модуля мы контролировали количество затраченных часов на клиента в месяц. Перевели большую часть наших клиентов на почасовую оплату. Применяли его и для расчета заработной платы.

В 2008 году для регистрации заявок от клиента внедрили у себя 1С-Битрикс, модуль Техподдержка.

В 2010 году штат сотрудников был немного меньше 20 человек. Мы начали на нашем предприятии разрабатывать бизнес процессы, автоматизировать их и внедрять. До 2015 года с помощью более чем 40 бизнес процессов мы автоматизировали практически все процессы нашего предприятия. Можно сказать, каждый сотрудник получал список задач на день и в рамках этого списка работал. За сделанные задачи начислялась заработная плата, за просроченные задачи начислялся штраф. Счета генерировались автоматически. С помощью СМС напоминали клиентам о невозвращенных документах и просроченной задолженности. Велся учет отклонений присутствия сотрудников на рабочем месте, СКУД синхронизировали с 1С листами посещения, больничными, отпускными. На поддержание всей этой системы нам пришлось выделить одного программиста.

В 2015 году заинтересовались Agile – ом. Внедрили отдел сервис деска. Отдел внедрений и разработок разделили на команды по 4-6 человека. Внедрили корпоративный портал Битрикс. Снова пересмотрели возможности программных продуктов 1С:ITIL, Redmind, Jira и приняли решение на основании 1С8.3:БСП разработать свою конфигурацию. По сравнению с предыдущей версией программы сильно упростили. Из бизнес процессов оставили только «Приём на работу», «Контроль не подписанных документов у клиента», «Контроль просроченных оплат». Обслуживание программы практически не требуется.

Сегодня в нашей компании 34 человека. Из опыта внедрения постараюсь описать какие механизмы необходимы, на мой взгляд, для автоматизации фирмы франчайзи 1С:

  1. Панель Helpdesk для регистрации заявок от клиента. Мы используем модуль «Техподдержка» от Битрикс. Не хватает деления заданий по проектам (по договорам).
  2. Dashboard для работы команд в SCRUM, а также для работы Сервис деска. Мы реализовали в 1С.
  3. Модуль по учету затраченного времени. Для анализа эффективности работы необходим удобный модуль для засекания времени выполнения задач. Мы реализовали в 1С.
  4. Модуль для работы админ аппарата (администрация, бухгалтерия, тех персонал). Напоминания для выполнения периодических заданий, отчеты о проделанной работе, постановка и отслеживание выполнения внутренних задач предприятия, организация совещаний, мероприятий. Мы используем портал Битрикс.
  5. Модуль для учета проектов, договоров. Для фиксации договоренностей с контрагентом по видам работ, цене, ответственной команды доработали механизм в 1С.
  6. Модуль по выставлению счетов для контрагента. Необходим механизм, который автоматически будет формировать счета клиентам по зафиксированным условиям договора. Счета должны импортироваться в бухгалтерскую систему. Мы реализовывали на 1С.
  7. Учет отпусков. Мы используем портал Битрикса.
  8. Учет присутствия сотрудника в офисе. Синхронизируем систему СКУД с 1С.
  9. Соцсеть для внутреннего общения. Обсуждения сложных задач, интересных статей, книг, организация мероприятий, подготовка проектов, общие фотографии, группы для общения по проектам, по интересам. Активно используем портал Битрикса.
  10. Соцсеть для работы с клиентами. Очень полезна при внедрениях. Для совместного обсуждения проблем и задач клиента. Утверждения сроков, организация совещаний, хранения и передача видео уроков, инструкций и прочих файлов. Используем портал Битрикса.
  11. Модуль «База знаний». Некоторые команды используют у нас очень активно. Например, для регламентных работ указываю ссылку на статью в Базе знаний. Хотя есть команды, которые ей практически не пользуются. База знаний у нас в 1С.
  12. Модуль общей работы с файлами. Используем пока портал Битрикса.
  13. Модуль для формирования Баланса, БДДС, БДЗ. Баланс и ДДС ведем в целом по организации. Доходы и затраты делим по командам. Доработали модуль в 1С:УТП.
  14. Модуль по учету внутренних взаиморасчётов. Поскольку доходы и затраты ведем в разрезе команд, то дорабатывали модуль по учету оказанию услуг внутри предприятия (например, помощь одной команды другой при внедрении проекта у клиента).
  15. Модуль по контролю бухгалтерских документов, которые не вернул контрагент. БП в 1С:УТП.
  16. Модуль по контролю просроченной дебиторской задолженности, с автоматическим уведомлением клиента. БП в 1С:УТП.
  17. Механизм по контролю договоров (подписания, окончания сроков).
  18. Рабочее место сотрудника с ключевыми показателями работы. У каждой команды могут быть свои показатели.
  19. Рабочее место координатора команд с ключевыми показателями работы.
  20. Рабочее место руководителя с KPI.
  21. Удобно также мобильное приложение для отслеживания показателей, для работы с задачами, для общения с сотрудниками и клиентами. Используем 1С и портал Битрикса.

Хотелось бы, чтобы эта реализация была вся в одной программе. Но пока мы не нашли такой программы, которая удовлетворила все наши требования. Может, плохо искали :). А может, всего этого не надо. Интересно мнение коллег по этому поводу.

См. также

Компетенции и навыки РП Конфигурации 1cv8 Бесплатно (free)

В процессе написания статей на тему Идеальное место работы ЗУПера нужен аргументированный текст про адекватного РП и тимлида. Информации получилось много, поэтому выделю в отдельные 2 статьи. Рассмотрим все особенности работы руководителей проектов.

02.05.2024    3064    0    biimmap    39    

38

Канбан и поставка ценности Программист Платформа 1С v8.3 Бухгалтерский учет 1С:Бухгалтерия 3.0 Бесплатно (free)

При разработке 1С:Бухгалтерии 8 используются унифицированные процессы обработки задач, построенные на методике Kanban. О том, как выглядит доска задач, в чем пишут код команды – в конфигураторе или в EDT, и что делается для повышения качества и понятности кода самого многопользовательского проекта фирмы «1С», пойдет речь в статье.

26.04.2024    4154    0    mrXoxot    5    

29

Канбан и поставка ценности Платформа 1С v8.3 Бухгалтерский учет 1С:Бухгалтерия 3.0 Бухгалтерский учет Бесплатно (free)

Применение Agile в отделе разработки 1С:Бухгалтерии не сразу оправдало возложенные на него ожидания. Но только благодаря гибким методикам удалось стабилизировать выпуск релизов и перестроить разработку так, чтобы она всегда начиналась с анализа задачи и с общения с пользователями. Расскажем об квинтэссенции опыта разработки самого многопользовательского проекта фирмы «1С».

23.04.2024    3467    0    user1853337    8    

29

Кейсы проектов Руководитель проекта Бесплатно (free)

Как определить, что риск проекта высок настолько, что взяться за него – в 99% случаев значит потерять драгоценное время, деньги и другие ресурсы? Как еще до старта определить, что проект в лучшем случае на выходе станет пародией на задуманное, а в худшем – будет сорван? Сформулируем список типовых рисков срывов проекта и постараемся уберечь от ошибок внедренцев и заказчиков.

20.12.2023    3353    0    1СERP    21    

31

Кейсы проектов Программист Бизнес-аналитик Пользователь Руководитель проекта Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Оптовая торговля, дистрибуция, логистика Россия Бесплатно (free)

В 2021 году начали проект в дистрибьюторской компании. Имели большой опыт внедрения УПП, но периодически возникали вопросы. Зачем что-то придумали в ERP, что стало менее удобнее, чем было в УПП? Почему нельзя было взять лучшие идеи из УПП и ERP и скрестить их? А идея, что обеспечение нужно выносить из заказов, с каждым новым проектом находила все большее подтверждение. В итоге на этом проекте удалось применить лучшие (на мой взгляд) методические решения, которые мне довелось внедрять в конфигурациях УПП и ERP, в т.ч. подход, что реагировать нужно только на важное (то, как на заре появления ERP Фирма 1С ее позиционировала).

05.07.2023    15096    0    ASchekachev    37    

55

Канбан и поставка ценности Бесплатно (free)

Когда ИТ-отдел разрывается между разнотипными задачами от внутренних заказчиков, стоит посмотреть в сторону гибких подходов. О том, как, используя три практики Канбана – WiP-лимит, визуализация и распределение по сервисам – улучшить отношения с заказчиками, не бояться давать обещания по срокам и укладываться в них, на конференции Infostart Event 2021 Moscow Premiere рассказал руководитель направления 1С в компании UTG Станислав Алексенко.

28.06.2023    6196    0    stnslv    5    

25

Управление проектом Команда Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Управление холдингом Бесплатно (free)

Предыдущие мои статьи на тему управления проектами носили концептуальный характер – ради чего мы делаем проекты, почему мы не получаем поддержку от коллектива пользователей, где найти помощь и мотивацию, как победить сложного заказчика. Теперь от концепций перейдем к технологии. Первая часть будет посвящена вопросам декомпозиции проектных задач на подзадачи для выявления узких мест нашего проекта.

10.02.2023    5277    0    andironenko    3    

32

Компетенции и навыки РП Бизнес-аналитик Руководитель проекта Бесплатно (free)

Многое узнать ты еще можешь, мой старый падаван. Это только начало… Если честно, каждый раз, когда мне предлагают поднять тему “компетенций руководителя проекта”, у меня возникает ощущение, что я все время бьюсь в одну и ту же стену.

12.01.2023    5837    0    MariaTemchina    28    

22
Комментарии
Подписаться на ответы Инфостарт бот Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. whitevolta 5 12.08.16 10:58 Сейчас в теме
Константин спасибо за статью, тема очень актуальная !
Мы только начинаем, штат 2 сотрудника.
Пользуемся:
1. Итилиум (регистрация задач, учет времени, интерфейс для клиента)
2. Арбис (учет договоров, итс)
3. CRM Рарус (контактные данные, история общения)

p.s. пробовал несколько раз пользоватся crm от битрикс, очень перегружен интерфейс, просто не мое. Какое то время пользовались onlyoffice - очень хорошая программа, самые положительные впечатления (на тот момент был очень скудный отчет по выполненым задачам, разработчики все обещали сделать но все откладывалось)
2. capitan 2547 12.08.16 14:51 Сейчас в теме
Правильно я понимаю что портал Битрикс и самописная база 1С живут отдельно или синхронизация между ними есть ?
3. zhyhallo 99 12.08.16 15:08 Сейчас в теме
(2) capitan, Синхронизация есть в две стороны. Клиент работает на Битриксе. Наши сотрудники могут вести переписку как с 1С, так и на Битриксе.
4. necropunk 9 12.08.16 15:54 Сейчас в теме
А как учитываете изменения в базе клиента? Просто, к примеру, если есть сложный проект, типа, внедрение ЕРП или УПП, плюс обмены, плюс интеграция, когда работает команда - без фиксировании изменений и составления хотя бы минимальной документации никуда. Используете что-либо типа СППР или все хранится "в головах"?
5. zhyhallo 99 12.08.16 16:38 Сейчас в теме
(4) necropunk. Для таких внедрений создаем две группы на портале Битрикс. Внутреннею только для нас и внешнею совместно с сотрудниками клиента. Всю важную по изменением информацию пишем там. Такие же группы есть на каждый наш продукт. Кроме того, как обычно, следим, чтобы документировали код, описывали помещение в хранилище, писали инструкции пользователям на новые механизмы.
7. necropunk 9 12.08.16 17:39 Сейчас в теме
(5) меня интересует именно, разобрались в бизнес-процессе, поняли как он работает в фирме. Потом есть понимание как он идет в типовой программе. Потом серия изменений программы, по нескольким задачам скорее всего, но логически относящееся к одному механизму и одному бизнес-процессу. Чтобы было понимание как он работает и можно было другой блок с ним пытаться интегрировать другой команде пока, я вот про что. Как описываете такие сложные моменты?
9. zhyhallo 99 12.08.16 18:11 Сейчас в теме
(7) necropunk, пока нам полностью хватает портала для проектов, где участвует сразу несколько команд.
6. maxx 995 12.08.16 17:11 Сейчас в теме
А з/п сотрудникам схема какая?
8. zhyhallo 99 12.08.16 17:59 Сейчас в теме
(6) maxx, Это, наверное, тема отдельной статьи. За 10 лет перепробывали много разных схем и снова вернулись к ставкам.
10. vandalsvq 1574 13.08.16 00:50 Сейчас в теме
Используем свою систему управления разработкой. Решает следующие задачи:
1. учет сообщений пользователей (бизнес-процессы: проверка, анализ)
- автоматизирован процесс отправки из существующих систем заказчика и прием у нас
- полная история процесса работы с сообщением и их классификация
2. учет заданий на разработку (бизнес-процессы: подготовка задания)
- история процесса разработки
- файлы заданий на разработку
3. сопровождение процесса разработки (бизнес-процессы: программирование, тестирование, сборка релизов)
- учет трудозатрат на разработку
- учет изменений в программе (по объектам метаданных)
- учет процесса тестирования (в процессе разработка автоматизированного тестирования)
- учет выпуска релиза, измененных объектов и описаний изменений
4. произвольные задачи (простые задачи, получил - выполнил/поручил/проконтролировал)
5. база знаний (куда без нее, представлена на данном портале)
6. учет выставленных работ и начисления зарплаты (по данным трудозатрат)
7. электронная почта
Имеются модули для встраивания в решения заказчиков, для связи с нашей программой, показывают историю изменений (по релизам), сообщения пользователей. Планируется расширение модуля.

Вопросы бухгалтерии ведутся в отдельной программе, для коммуникации используется skype (группы, индивидуальная переписка).

Ведется разработка портала - личный кабинет заказчика (основная цель - повышение прозрачности и контроля над процессом разработки) + база знаний online - на базе программы в которой мы ведем учет. Программа написана на 1С, используется последняя версия БСП и платформы (нарабатываем навыки, обкатываем и изучаем возможности). Портал пишется на angular, backend - rest api в 1С. Планов по развитию много, а вот рук мало ))))).

ну как то так

пы.сы. мы не совсем франчи, занимаемся разработкой для узкого круга крупных клиентов.
drmaxart; Itilive.ru; ImGrey; zhyhallo; +4 Ответить
11. happyden 25 17.08.16 10:30 Сейчас в теме
Хотелось бы, чтобы эта реализация была вся в одной программе. Но пока мы не нашли такой программы, которая удовлетворила все наши требования.


По моему если и будет такое решение, то будет жутко неповоротливый монстр.

И потом франчи находятся между молотом и наковальней, потому и приходится вокруг себя мостить такое высокотехнологичное окружение, как управление разработкой, информационными системами, торговлей и взаимоотношениями с клиентами, мотивацией, а еще требуется - внутренняя связь, база знаний, бух.учет... и еще мобильность.
evgefremov; zhyhallo; +2 Ответить
12. maXon777 129 28.04.17 10:49 Сейчас в теме
Добрый день!

А модулем "База знаний" не поделитесь? думаю многим было бы интересно.
13. zhyhallo 99 29.04.17 18:38 Сейчас в теме
(12) Добрый день! Используем модуль http://infostart.ru/public/203534/. Отлично, красиво написано и все в 1С. Добавили только возможность добавление схем с бизнес процессов.
ogroup; BratIvan; maXon777; +3 Ответить
14. Axe 23.02.19 05:52 Сейчас в теме
Удивительно, что в 1С до сих пор так и не написали конфигурацию для внутренних нужд. Я в данной сфере уже 10 лет, но первое время работал в Корпорации Парус (Украинской). И как ни парадоксально, но у них есть модуль под названием Парус - Менеджмент и Маркетинг. Сейчас переименован в CRM (Управление взаимоотношениями с клиентами)
Реализовано ведение базы клиентов, потенциальных клиентов, колл-центра, учет рабочего времени сотрудников, вся хроника событий по контрагентам, маркетинговые мероприятия, акции, адресные обращения, ведения проектов и много-много чего еще. И я бы не сказал что это неповоротливый монстр, потому что там очень грамотно все реализовано. Работая с этой программой, ни один сотрудник не пропустит входящее обращение от клиента, которое принял другой сотрудник, если ты обещал позвонить клиенту через год, то уж поверьте, программа вам напомнит об этом. Куча дополнительных полей для дополнительной информации, фильтр заданий по каждому сотруднику, воронка продаж, статусы ведения клиентов, анкетирование, и т.д. и т.п.
Конечно на сегодняшний день требований еще больше, но если кто-то разрабатывает что-то подобное, я готов поучаствовать в проекте.
Я уже давно работаю удаленно, но база клиентов только растет. И я представляю какой бардак твориться у франчей в офисах.
Про само решение Паруса можно прочитать на оф.сайте
Просто по воле судьбы я теперь в России, но более удобной программы так и не нашел.
Если кому интересно пощупать этот продукт могу поделиться. Стучите в скайп - ник такой же как тут.
linsa; zhyhallo; +2 Ответить
15. Axe 23.02.19 06:04 Сейчас в теме
кто-то занимается еще этим вопросом ?
16. zhyhallo 99 25.02.19 10:49 Сейчас в теме
(15)
кто-то занимается еще этим вопросом ?

Думаю, разработку подобных систем нужно начинать со стандартизации процессов фирм франчайзи 1С. Каждый разрабатывает свои стандарты. Иногда изобретая велосипед. Многие разрабатывают программы под свои стандарты.
18. Axe 25.02.19 12:50 Сейчас в теме
(16) Это и удивляет, что до сих пор этого нет.
17. zhyhallo 99 25.02.19 10:51 Сейчас в теме
В прошлом году в качестве базы знаний начали использовать модуль WiKi корпоративного портала Битрикс.
23. aleksae 14.08.21 09:59 Сейчас в теме
(17) Константин, заинтересовал ваш "Модуль по учету затраченного времени. Для анализа эффективности работы необходим удобный модуль для засекания времени выполнения задач". Можете поподробнее рассказать о принципах его работы?
24. zhyhallo 99 24.08.21 10:30 Сейчас в теме
(23) При учете хронометража трудозатрат выделил бы такие особенности:
1. Кнопка старт, финиш задачи должна быть легкодоступна. На форме самой задачи, в контекстном меню списка задач, на форме списка задач.
2. При старте новой задачи проверять и при необходимости останавливать хронометраж в уже запущенной задаче.
3. При закрытии программы сообщать о запущенных задачах.
4. При ручном редактировании хронометража обязательно должна быть записана причина.
5. Для внедрения механизма нужен отчет по ручным редактированием хронометража.
6. Учесть возможность засечки одной задачи двум и больше сотрудникам.
7. Сделать отдельную форму "Задачи на день" для работы с текущими задачами. В конце дня отмечать плановые задачи на следующий день, плановое время их выполнения. Тут же сделать удобные механизм переключения между задачами и визуализации фактических трудозатрат за сегодня.
25. aleksae 26.08.21 11:05 Сейчас в теме
(24) Спасибо большое за развернутый ответ!
19. happyden 25 26.02.19 11:13 Сейчас в теме
http://estyuff.ru/ вот известная в узких кругах разработка
20. ylia11735 08.12.20 11:20 Сейчас в теме
(19)Хуже этот конфигурации сложно что-то представить (((
тех.поддержка на нуле, куча ошибок. логика программы вообще не понятна. Очень жалеем что, когда-то перешли на нее. ищем альтернативные варианты. Может посоветуете альтернативу?
21. ylia11735 08.12.20 11:21 Сейчас в теме
(20)
а на нуле, куча ошибок. логика программы вообще не понятна. Очень жалеем что, когда-то перешли на нее. ищем альтернативные варианты. Может посоветуете альтернативу?


http://estyuff.ru/ - имею ввиду эту конфигурацию
22. mai_milka 08.07.21 16:12 Сейчас в теме
(20)мы перешли на эсти, дописали конечно, так как сырая очень. Тех поддержка не хотела отрабатывать наши вопросы. Раньше были на торговле с настройками плюс рарус для франчайзи.
26. avrudnev 21.11.22 18:16 Сейчас в теме
(22) Эсти - открыта для доработок?
Оставьте свое сообщение