Что необходимо, чтобы построить систему управления?
Необходимо осознать, что:
- Выстраивая каждую систему отдельно - мы сами создаём точки конфликтов, где решения принимаются без учёта всех вовлечённых в процесс сторон;
- Организуя какой-либо бизнес-процесс - мы не используем данные, как результат этого процесса, ВЕЗДЕ, где эта информация, необходима;
- Бизнес - это много чего… но его основа - это Бизнес-Процессы. Они обуславливают "необходимости в ресурсах" (не только в деньгах и материалах, но и во времени, мозгах сотрудников), они приводят к результатам.
Например, подписывая договор - мы можем нарушить Бюджет, можем не воспользоваться тем, что оплата по данному договору может пройти АВТОМАТИЧЕСКИ, что не только сэкономит время, как минимум 3-х менеджеров, но и зарекомендует компанию перед контрагентом, как "правильную". А ведь может оказаться так, что именно в тот момент, когда надо платить - у компании "другие приоритеты"….
"Финансы" состоят из
- Наличия совокупности Планов: от Стратегического - до оперативного. Последний зависит от отраслевой специфики его Бизнес-Процессов
- Регламентов Бизнес-Процессов: Не для бюрократии, а для возможности "штамповать алгоритм" . Именно из регламентов вытекает структура информации, форматы Отчётов, Показатели KPI. Именно формула "Бизнес-Процесса" в своём ответе содержит Результат, который где-то превращается в деньги, а где-то в "ресурсы" следующего Бизнес-Процесса
- Документооборота: Это "скучные рельсы", которые, как коммуникации в Вашем жилье должны быть спрятаны "в глубину". Вы уверены - с холодного крана горячая вода не потечёт…
А затраты на доставку конкретному клиенту - "не лягут" на "какие-то транспортные расходы". Вы будете заниматься оценкой результата, основанного на качественных и оперативных данных, а не выяснять куда бухгалтер отнёс затраты.
- Отчётности: Это грамотная совокупность форматов, которые позволяют видеть во взаимосвязанных, не перегруженных информацией форматах то, что Вы анализируете, в динамке, с возможностью "углубиться в детали".
И, наоборот, увидеть, как данный показатель влияет на другие показатели: Затраты на персонал растут, и их структура "такова", но на единицу продаж - снижение.
Хочется сразу увидеть единицу маржи на единицу продаж, сравнить её между каналами сбыта, а также Планом… это даже интересно.
Отмечу, что Форматы Планов и Отчётов будут едины: 1)На "нижнем уровне" (сметы, вспомогательные таблицы) - это множество Таблиц. Их не надо смотреть каждый день, но именно в них "первоисточники" 2) На верхних уровнях - множество простых Таблиц, анализов, Графиков. Есть возможность реализации простых "BI-инструментов", которые позволят на Ваш планшет/монитор выводить "живую" графическую информацию
- Управления Денежными средствами: Этот процесс в большинстве компаний первичен.
Принимающий решения "кому платить" - наравне с Богом. Но это часто "главный нарушитель".
Оплаты - это следствие Бизнес-Процессов, платить/не платить решается не при утверждении реестра, а ещё при разработке Стратегии… затем несколько этапов более детального планирования, … заключается Договор с утверждённой спецификацией, Акт, … Казначей должен уметь реагировать на отклонения в Выручке.
Вместе с Экономистом понимать природу отклонений и, соответственно, на них реагировать - это все.
Собственнику же - надо показывать Графики с положительной Ликвидностью, а не факсы высланных документов с угрозами: "все пропало!"
- Персонала и его умения системно работать: Сотрудники должны обладать необходимыми навыками, быть мотивированными и… должны существовать чёткие системы подотчётности, управления Задачами.
Если задачи ставятся "в коридоре" - их результат будет "коридорным"
Автоматизация управления финансами:
Все вышесказанное можно "упаковать" в единую систему. Но начинать надо не с автоматизации. Как только поймём все вышеперечисленное - надо поставить процессы на "жёсткие, но легко управляемые рельсы".
- Зачем же автоматизировать?
- Чтобы избавить Бизнес от "человеческого фактора"
- Чтобы работать максимально быстро (с точки зрения Бизнес-Процессов)
- Чтобы максимально быстро иметь правильную информацию
- Без автоматизации - … практика показывает, что все вышесказанное работает не эффективно, а со временем переходит на уровень самого "продвинутого" сотрудника в цепочке последовательности действий
Автоматизацию необходимо рассматривать как отдельный, комплексный проект. Если он гармонично продолжает построение обсуждаемых систем - это существенно сокращает время и увеличивает качество за счёт понимания процессов. Реализация командой с такими же подходами - не демотивирует сотрудников компании: "все сначала?".
Такой подход также сократит Бюджет, т.к. промоделированные Бизнес-Процессы и структуры данных будут являться элементами Технического Задания для автоматизации.
Срок автоматизации зависит от многих факторов. Для ориентира: 4 месяца
Критерии окупаемости:
Обсуждаемые проекты не приносят единицы денег с каждой проданной единицы продукции компании. Не корректно говорить о снижении затрат на определённый процент и т.п.
Монетизация прибыли возникает от того, что:
- Бизнес работает БЫСТРЕЕ, т.е. в единицу времени мы получаем большее количество единиц маржи
- Бизнес более эффективный - количество маржи на единицу продаж растёт
- Персонал более мотивированный
- Собственник становится собственником Бизнеса, а не заложником необходимости принимать решения
Попробуйте поиграться с процентами сами. Все зависит от структуры P&L Вашего Бизнеса: сложности Бизнес-Процессов, масштаба Бизнеса и его прибыльности.
Кому нужена автоматизация:
- Собственнику
- ТОП-Менеджерам
- Ответственным за Бизнес-Процессы
Первые две категории - получат возможность УПРАВЛЯТЬ (и получать Результат от этого Управления) Ответственные - смогут работать. Мотивированно, Результативно
Задавайте вопросы по внедрению в комментариях - будем разбираться вместе!
