Я, кстати, не пошутила. Однажды, когда мы автоматизировали КДП меня вполне серьезно спрашивали о том, зачем нужен раздел отчетов про воинский учет и «можно ли их как-нибудь убрать». Сдержать вопрос: «А не убрать ли вам отчеты по штатному расписанию?» не удалось и посмотрели на меня как на странную.
Но это все лирика. Погнали.
Важно! В этой статье я расскажу только о процессе постановки с моим опытом и 1С. Тонкостей ведения ВУ здесь не будет, хотя могу и их написать как-нибудь (только попросите).
Итак, вы пришли в организацию (или прочли в интернетах), что есть такой зверь, как воинский учет. Начнем с ответа на вопрос, а надо ли? Федеральный закон «Об обороне» однозначно говорит: надо. При этом он использует мерзкое слово «обязанность». Иначе говоря, все работодатели независимо от численности штата и формы собственности обязаны вести воинский учет.
На счастье работодателей наши военкоматы крайне мало автоматизированы, так что вероятность того, что если вы учет не ведете, к вам нагрянут с проверкой невелика. Но лично я предпочитаю придерживаться постулата «Не если, а когда» и просто веду ВУ.
Обычно организации считают себя выше этой обязанности, во-первых, потому что вряд ли кто-то придет, а во-вторых, потому что штрафы копеечные. Оно того не стоит, говорят они. Но если вы – «белая» организация, то стоит припомнить требования ТК РФ к документам, предъявляемым работниками при приеме на работу, где русским по белому значится военный билет. Так что хотя бы увечный воинский учет вести вы будете.
А теперь давайте пошагово:
*важно: все, что будет ниже учитывает автоматизацию на 1С ЗУП 3.1 и многократно откатано только в Санкт-Петербурге. Я знаю, что в других регионах все примерно так же, но различия встречаются часто, так что если сомневаетесь, лучше свяжитесь с вашим районным военным комиссариатом (далее – ВК) для уточнения деталей.
Шаг 0: настройка программы
На самом деле, ничего сверхъестественного, но я покажу на всякий случай.
Во-первых, в настройках кадрового учета включаем воинский учет.
Вероятнее всего, вам не нужно морочиться с бронированием. Если нужно – вы об этом, с шансами, знаете и моя статья вообще вам не особо-то пригодиться.
Но все же: в случае мобилизации граждан (по поводу установления военного положения, например), многие государственные структуры «бронируют» для себя граждан, пребывающих в запасе (обычно, доктора и высокие офицерские чины), которые будут сняты со своей работы у вас и отправятся выполнять государственные задания. Так вот работа по бронированию включает в себя учет таких граждан и возможный оперативный поиск замены для них в целях сохранения производственного процесса (можно подумать, кто-то сможет в этом случае работать, а не переживать за коллегу). В Питере, при постановке на ВУ работник ВК может сам вам сообщить о том, что вам нужно и бронирование организовывать (если вы – медучреждение, например). Больше про бронирование писать не буду, если кому-то необходима и о нем инструкция, я составлю ее отдельно, уж больно тема благодатная.
Вторая настройка, которую стоит сделать – это настройка категорий должностей (для отчетности).
Идем в список должностей, открываем каждую и задаем параметры, соответствующие должности:
Сомневаетесь, к какой категории относить должность? Открываем профстандарты или принятые у вас на предприятии должностные инструкции (или любые другие документы, где отражены требования к кандидатам на конкретную должность) и смотрим, что написано. Если в требованиях указано высшее образование, например, крайне сомнительно, что это рабочие (хотя всякое бывает). Это не совсем правильно, возможно, зато отработанная годами схема не подводит.
С тем, что бухгалтеры, КДПшники, программисты всех мастей и менеджеры по продажам – это специалисты, придется смириться.
Шаг 1: сбор сведений
Собственно, собираем военные билеты. Тут важно отметить, что нам не интересно служил ли работник, нам интересен его статус по отношению к ВУ РФ. То есть штамп учетный.
Еще сведения о ВУ РФ могут предоставить в виде приписного и удостоверения офицера (суть – тот же военный билет, обложка только другая).
И вот тут рекомендация лично от меня, даже две, наработанные годами опыта. Во-первых, не копируйте военники. Сканируйте и сохраняйте цветные сканы. У меня в программе в приложенных файлах все счастливо существует. Как правило, штампы в ВК в достаточно плохом состоянии (а может руки у тех, кто ими пользуется) и даже на живом военном билете его очень сложно бывает разобрать. Во-вторых, сканируйте все страницы. Не только заполненные, а вообще все. У меня, например, были случаи, когда пытались мобилизовать работников куда-нибудь в связи с ошибкой работников ВК и именно отсутствие отметок в военном билете, который я им за минуту предоставила, натолкнул молодых офицеров на мысль, что кто-то из нас бредит. Понятно, что все решится и без того, но зачем организовывать всем лишнюю головную боль, а работнику веселое приключение за ваш счет, если этого легко можно избежать?
Кроме того, при сборе сведений стоит помнить о том, что не только мужчины могут быть военнообязанными. О наличии или отсутствии воинской обязанности вам однозначно подскажет страница 13 паспорта гражданина РФ, где собственно ставится соответствующий штамп (да, в паспорте я тоже сканирую все страницы, как раз во избежание таких сюрпризов).
Итак, у нас есть военный билет и мы вносим его сведения. Делаем мы это в сотруднике на вкладке «Воинский учет».
Из опыта: все, кто имеет отметку «не служил» - вторая категория запаса и всегда рядовой, с соответственным профилем. Все, у кого есть история прохождения службы – первая категория и, соответственно, может быть отличное от «рядового» звание.
У нас есть несколько вариантов отношения к воинской обязанности:
Тут, наверное, все понятно. Статус «Военнообязанный» присваивается на основании наличествующего в паспорте штампа. Если его нет, а перед вами юноша восемнадцати лет, например, он – призывник (или уже имеет документы, подтверждающие отсутствие обязанности). Во всех остальных случаях – ставим статус «Не военнообязанный» - чаще всего, женщинам и инвалидам.
Если работник по возрасту или состоянию здоровья должен сняться с ВУ, он все равно военнообязанный. Этот параметр в другом месте проставляется.
Статус отражаем реальный, самим потом проще будет концы искать. О том, что работник снят с воинского учета всегда есть штамп в военном билете. Тут мне сложно назвать точную страницу документа, потому как их много разных серий, но несколько страниц для отметок о постановке на ВУ есть во всех в конце (как правило).
Отмечу, что иностранных граждан мы на ВУ в РФ не ставим.
Военкоматы придется заводить руками.
Возможно, когда-нибудь и появится справочник, который можно подтянуть, а может и уже есть, просто я не в курсе, но пока что заводим все руками. ВК своего региона можно заводить сразу все не глядя, они точно будут, даже если в компании у вас двадцать человек.
Штамп о состоянии на воинском учете может быть нечитаемым. Тут у нас есть варианты: мы можем спросить работника, возможно он точно помнит, в какой ВК ходил, а если он не помнит, можем сопоставить адрес прописки с районным ВК и надеяться, что все соответствует (как правило, соответствует).
При этом все есть частый вопрос от работников: «А что будет, если я не принесу/не сделаю военный билет?». На него есть правильный ответ: «Отстраню от работы до исправления», но поскольку наши соотечественники не очень понимают прикола отстранений до исправления, есть чуть менее правильный и чуть более действенный ответ: «Уволю, к чертовой матери». Обычно косятся недоверчиво, но не проверяют.
Если народу у вас много, то сбор сведений – самая долгая часть. Собрали половину, можно уже и в ВК по месту регистрации юрлица топать.
Шаг 3: постановка на ВУ
Рекомендую сперва позвонить в тот ВК, который вы считаете вашим районным. Возможно, вы не правы, а чего зря ездить.
Сперва едем в ВК (актуально для СПб) и получаем картонную карточку учета и заявление о постановке на ВУ. В офисе все заполняем и готовим пакет документов, чтобы собраться с силами для второго захода к барышням (а в картотеке обычно барышни).
Готовим приказ об организации воинского учета. В настройке нашей организации во вкладке учетная политика есть даже возможность вывести стандартные формы на печать, а не гуглить их и не делать руками:
Этим приказом мы, во-первых, организуем ВУ, во-вторых, назначаем ответственного за сведения и того самого крайнего, кто на случай «временного убытия» на вопросы будет отвечать.
Приказ печатаем в двух экземплярах (в Петербурге так, в других регионах может быть иначе).
План работы тоже печатаем, в одном экземпляре, полностью заполняя только шапку.
Кроме того, покупаем/печатаем/расчерчиваем тетрадку журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил Российской Федерации. Форма стандартная, в методических рекомендациях приведенная. 
Кстати, вы можете получить в ВК номер телефона ответственного за это все в администрации района/города лица, которое пришлет вам методические рекомендации со всеми документами (актуально в СПб).
Еще нам нужно будет нагуглить (или получить в комплекте из администрации) должностную инструкцию ответственного за ВУР, утвержденная версия которой тоже поедет в ВК.
Кроме того, готовим личные карточки по форме Т-2 (отдельно печатаем для картотеки) и "Сведения о гражданине, подлежащем воинскому учету, и принятии (поступлении) его на работу (в образовательную организацию) или увольнении (отчислении) его с работы (из образовательной организации)". Вот тут и начинаются наши одинэсочные отчеты:
Этот отчет формируется на основании тех данных, которые мы заполняли в шаге 2 по сотрудникам. Я лично просто печатаю с тем, что есть, а потом при распечатке личных карточек проверяю, чтобы все было заполнено и без опечаток (люблю я их, знаете ли). Но можно и при формировании документов проверить и переформировывать пока не будет все правильно. За исправления ручкой в ВК не бьют, если что.
В настройках отчета мы можем настроить тех, кто будет выводиться в печатной форме (как почти всегда, собственно).
В некоторых регионах ВК требуют личные карточки по форме Т-2 ВУР. Этот момент стоит уточнить при первом визите. В Питере и обычные благосклонно принимают, так что печатаю их, проверяя, чтобы все, что нужно было заполнено. По данным воинского учета обычно просят, чтобы было заполнено все, что было показано на рисунке из шага 2:
Вот с таким комплектом мы и идем в ВК во второй раз:
- Карточка учета (картонка, которую дали при первом визите)
- Заявление (которое дали при первом визите)
- Приказ об организации военно-учетной работы (в двух экземплярах)
- План работ
- Должностная инструкция ответственного за ВУР
- Сведения о гражданах, подлежащих ВУ
- Личные карточки
Я вполне искренне считаю, что если у вас много народу в организации, не стоит даже пытаться собрать все сразу. Времени потратите гору, а толку – чуть. Так что я собираю половинамии-третями и вожу. Нет, барышни в ВК обработают сколько притащу, но смысл?
Во время второго визита у вас заберут пункты с первого по пятый списка, а пункты шесть и семь вы вместе отсмотрите.
Сведения по гражданам, состоящим на учете в ВК вашего города военкомат переправит сам, а о тех, кто состоит на учете в других регионах придется почтой отправлять вам. Личные карточки, которые мы готовили, проштампуют и вернут вам для организации картотеки.
Отмечу, что те же личные карточки, которые вы заводите для личного дела при трудоустройстве не подойдут (не спрашивайте, я не знаю – все требуют всегда отдельные). На инфостарте полно обработок для печати Т-2 ВУР, можете просто воспользоваться одной из них 😊
Если по кому-то из работников будут вопросы или необходимо проверить информацию, комплекты документов вам просто вернут на доработку.
Личные карточки работников, которые состоят на ВУ в других регионах, вам проштампуют здесь же, ничего слать и молиться, чтобы вернули не придется.
В конце этого визита вам дадут справку о том, что с сегодняшнего дня ваша организация официально состоит на воинском учете и внесут соответствующую запись в журнал проверок.
Таких заходов будет несколько, пока всех военнообязанных не предоставите и призывников не сдадите.
В следующий ваш визит вам отдут немножко документов со второго (с подписью военкома, все дела).
Шаг 4: администрация
Возможно, не в Питере это организовано иначе, но я все-равно расскажу. После того, как мы свели все-все данные и сдались в ВК, мы должны предоставить в администрацию района отчет по форме 18 на дату начала ведения воинского учета.
Он формируется на базе всех данных и настроек, которые мы делали в шагах 0, 1 и 2. Я рекомендую делать это после того, как получили штампы на все личные карточки, чтобы повысить достоверность предоставляемой информации.
В последствии, вы будете сдавать этот отчет ежегодно.
Шаг 5: организация картотеки
Наконец, у нас на руках есть пачка проштампованных военкоматом личных карточек военнообязанных работников, которые надо хранить.
Во-первых, законодатель настаивает на том, что храниться это богатство должно в железном шкафу, запирающемся на замок.
Во-вторых, мне удобно делать это в лотках такого типа:
Потому что мы должны составить четыре раздела картотеки:
- Офицеры
- Все простые смертные (прапорщики, мичманы, сержанты, старшины, солдаты, матросы)
- Барышни
- Призывники
В рамках каждого раздела картотеки поддерживается алфавитный порядок.
А я беру вот такой шестисекционный лоток, где дополнительно храню журнал и все хохоряшки по проверкам и комплекты по принятым сотрудником, которые я еще не свозила в ВК.
Про номенклатуру дел для картотеки ВУР. Я не веду и ни разу ничего мне за это не было, но не факт, что так же будет у вас. Вполне вероятно, я глубоко в этом вопросе не права.
Шаг 6: ведение воинского учета
При приеме на работу и увольнении мы формируем сведения о гражданине, подлежащем ВУ, печатаем или заполняем личную карточку и везем ее в ВК.
Чаще всего, меня просят подкопить несколько штучек и возить кучками. Часто ВК не против того, чтобы я направляла сведения почтой, а личные карточки довозила кучкой (хотя мне так не очень удобно). Тут уж как договоритесь с ВК.
К вам ежегодно будет ходить проверка, проверять картотеку и достоверность сведений. Ничего страшного в ней нет, никто особо не стремиться вас закопать.
Я постаралась сегодня рассказать коллегам о том, как становиться на воинский учет в качестве работодателя. Искренне надеюсь, что хотя бы часть вопросов мне удалось снять, а если нет - спрашивайте, я постараюсь помочь :-)
Спасибо за внимание.
