Функционал решения включает:
1. Форма работы с задачами.
Одной из основных потребностей, помимо планирования задач, была задача учета вопросов/задач сопровождения проектов, которые возникают в течение дня и требуют немедленной реакции. При необходимости нужно было быстро переключиться по проектам, решить вопрос и отразить фактические трудозатраты, с кратким описанием.
1.1 В основе функционал динамического списка, задачи сгруппированы по проекту.
1.2 Область "создание задачи" для быстрого создания задачи.
1.3. Кнопка "Старт" активирует учет времени по задаче, а также автоматически завершает учет времени по предыдущей задаче.
1.4 Кнопка "Стоп" завершает учет времени по задаче, при завершении задачи выводится форма ввода примечания, описания отрезка времени по задаче.
1.5 В верхней части формы выводятся данные по текущей задаче и времени.
На проекты, по которым было сопровождение, и нет возможности планирования задач, заводилась одна "регулярное сопровождение", в рамках нее велся учет отрезков времени
2. Документ "Задача".
Выше описанная форма работы с задачами оперирует документом "Задача", он имеют следующую функциональность
2.1 Учет по стандартным реквизитам, таким как проект, описание, заказчик, срок выполнения, статусы задачи.
2.2 Учет плановой оценки. В дальнейшем при выполнении задачи, если задана оценка, будет производиться пересчет табличной части документа с учетом фактического времени и плановой оценки для выявления расхождений оценки и фактических трудозатрат, а также наглядно показать, какая ставка часа в итоге выходит.
2.3 Вкладка дополнительно, для ввода и учета произвольной информации по задаче (к примеру, сохранение тезисов по задаче от заказчика или вставка изображений). Данный функционал взят из публикации //infostart.ru/1c/tools/1820647/
2.4 Вкладка "чеклист" для учета выполнения дополнительных пунктов по задаче
3. Учет ставки часа
Учет ставки идет в дополнительном регистре сведений по измерениям период и проект. При работе из формы работы с задачами соответственно подставляется нужная ставка в рамках отрезка времени и проекта.
4. Округление времени
Немаловажным для меня функционалом является округление времени. Бывают ситуации когда контрагент обращается в рамках сопровождения с вопросом, который решается, к примеру, за 5 минут, но по факту отвлечение (смещение фокуса с одной задачи на другую) отнимает больше фактического времени. И с контрагентом обговаривается минимальное время, которое будет выставляться при решении таких вопросов. В итоге при фактических затратах в 6 минут, при необходимых настройках в системе отразится 15 минут (произойдет округление времени в большую сторону, кратную настройке). Также в регистре можно задать порог, при котором округление не выполнять (к примеру, задачи, которые больше 1 часа)
5. Бюджет проекта
Служит для учета фиксированных сумм абонентского сопровождения, когда в месяц есть оговоренная сумма, которая закрывается вне зависимости от закрытых часов в рамках месяца. Эти данные учитываются в отчете, который будет описан отдельно.
6. Отчет по детализации выработки
Основным отчетом для меня служит детализация задач по контрагентам, проектам и периодам. Для себя я вижу реальную картину заработанных денег в рамках периода (аналог отражения доходов по начислению, а не по поступлению на р/с), для клиента я могу предоставить детальную расшифровку трудозатрат в рамках отчетного периода. Что касается бюджета, то в отчет он попадает по принципу, если затрачено часов в рамках проекта больше бюджета, то учитываются фактические данные, если же часов потрачено меньше бюджета, то в расчет идет вся сумма бюджета. Также в итогах вычисляется средняя сумма в рамках периодов, что опять же для меня важно для анализа закрытого года.
7. Учет удержаний.
Мелочь, но сказать надо. Задается процент удержания в рамках проекта, который учитывается расчете фактических сумм в рамках периода. Это сделано в основном для удержания налога на самозанятого (6/4%) или же НДФЛ (13%), если по проекту работаешь по трудовому договору.
8. График эффективности
Простой график выработки часов в рамках дня, который для себя я использую как некий ориентир, который позволяет держать некую "планку" часов в рамках дня. И показывающий, к примеру, как в моем случае прыгает выработка (за хорошим продуктивным днем обязательно последует спад)
9. Механизм типовых задач
Для быстрого создания задач также предусмотрен механизм задания шаблонов типовых задач. В справочнике указывается задача с типом "шаблон" и на основании этого шаблона, при клике на строчку с типовой задачей, создается задача (Шапка документа задачи заполняется на основе задачи шаблона).
ИТОГ
1. Система учета трудозатрат для меня несет функцию самодисциплины. Если ты видишь свои трудозатраты, можешь их сравнить с прошлым периодом, к примеру. Видишь график эффективности, ты стараешься не позволить себе опуститься ниже достигнутых показателей.
2. Важно, что не происходит учет ради учета, манипуляции с задачами минимальны (нажатие старт/стоп ввод комментария), а в итоге я получаю весь необходимый для меня срез информации.
3. Также систему я использую для накопления сопутствующей информации в рамках задачи (сохранение переписки, прикрепление файлов ТЗ и наработок), что опять же по итогу позволяет мне удобней обращаться к архиву материалов (по сравнению с организацией каталогов файлов просто в проводнике).
4. Для клиента есть возможность предоставить быструю развернутую информацию по трудозатратам, вплоть до автоматической рассылки (типовой функционал БСП). Что опять же без дополнительных действий позволяет оказывать прозрачные услуги
P.S
Данное расширение в моем случае используется в конфигурации УНФ. 3.0.4.65, версия платформы 8.3.22.1704. Но Заимствованы только стандартные справочники (контрагенты, номенклатура, Пользователи, УчетныеЗаписиСинхронизацииФайлов, ТомаХраненияФайлов). Что позволяет использовать разработку на большинстве типовых 1с.
Систему я постоянно развиваю под свои задачи, есть планы по автоматическому формированию счетов на оплату на основании трудозатрат. Более детальный учет неоплаченных переработок (оценка меньше фактических трудозатрат, и клиенту выставляется только согласованная сумма) в совокупности с противоположной ситуацией, когда оценка больше фактических трудозатрат.
Тут, как говорится, каждый сходит с ума по-своему и, возможно, для кого-то это будет казаться излишеством, а кто-то найдет для себя полезное.
Вступайте в нашу телеграмм-группу Инфостарт
