Машиночитаемая доверенность представляет собой полный аналог привычной всем бумажной доверенности и наделяет определенных сотрудников правом подписывать электронные документы от имени компании, правом передачи их в иные компании. Подписывается МЧД сертификатом электронной подписи главы организации.
Отличается МЧД от бумажного документа тем, что:
- она позволяет работать главным образом с цифровыми документами;
- ее подлинность проверяется автоматически благодаря форме, то есть минуя контрагентов, представителей контролирующих органов предприятия.
Такая доверенность подтверждает компетентность сотрудников на подписание электронных бумаг и совершение иных юридически важных действия при работе в рамках ЭДО.
В конце минувшего года был принят Федеральный закон, согласно которому с осени текущего года все компании будут обязаны использовать МЧД (Машиночитаемую доверенность).
Как оформить машиночитаемую доверенность в 1С?
Для начала работы с МЧД в 1С необходимо оформить электронную подпись (например, с помощью сервиса 1С: Подпись) на того работника, который в дальнейшем займется электронными документами.
Далее предстоит оформить уже саму доверенность – либо через сервисы 1С, либо через «Создание xml-доверенности» спецсервиса ФНС России.
Сведения, которые должны содержаться в МЧД (Машиночитаемой доверенности):
- название и информация о представителе (его ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС, ИНН);
- данные о доверителе (компании указывают свое название и адрес, ИНН, регистрационный номер, КПП, информацию о руководстве, ИП – ФИО, регистрационный номер, ИНН, СНИЛС);
- дата оформления и период действия, если таковой имеется;
- перечисление компетенций, наделяемых сотрудника;
- усиленная квалифицированная электронная подпись заявителя.
После создания доверенность нужно подписать электронной подписью главы организации и зарегистрировать в ФНС России. Хранить ее можно в информационной системе, которая применяется в организации, или у оператора ЭДО.
Как создать машиночитаемую доверенность в системе программы 1С:Предприятие?
Чтобы создать Машиночитаемую доверенность в 1С, следует открыть программу, выбрать из перечня нужную компанию, по кнопке «ЭДО» в выпавшем списке кликнуть на раздел «Машиночитаемые доверенности». В появившемся окне можно увидеть все МЧД (Машиночитаемые доверенности), которые существуют на текущий момент у этой организации.
Машиночитаемая доверенность
Кнопка «Создать» позволит открыть карточку для регистрации новой доверенности с полями, необходимыми для заполнения, такими как период действия МЧД, сведения об организации и представителях и так далее.
Машиночитаемая доверенность (создание)
Здесь следует иметь в виду, что поле с номером доверенности заполнится автоматически, а номер основания нужно вписывать только если потребуется произвести передоверие из предыдущей доверенности или корневой.
Срок, в течение которого будет действовать МЧД (Машиночитаемая доверенность), должен быть не менее 2 дней с даты регистрации. После заполнения всех полей нужно нажать на «Подписать и отправить» (она расположена над таблицей).
Подписать и отправить
Далее у доверенности должен появится статус «Подписана», «Верна», «В реестре ФНС: Отправлена».
По завершении всех вышеуказанных действий новая МЧД появится в системе. Для ее регистрации в ФНС России потребуется всего несколько минут. Обновление можно совершить, нажав на кнопку «Еще» и выбрав команду «Обновить статус из реестра ФНС».
Изменение статуса на «Подписана», «Верна», «В реестре ФНС: Зарегистрирована» сообщит об ее успешной регистрации в налоговых органах РФ. Воспользоваться новой доверенностью можно не ранее, чем через 15 минут после регистрации.
Список подписанных с помощью новой МЧД документов можно найти в разделе «Подписанные документы».
Нужно вызвать команду «Отозвать» и кликнуть на кнопку «Еще» - МЧД после этого будет недействительна.
Также можно установить дату, с которой МЧД будет отозвана (когда представитель компании перестанет ее использовать). До этой даты доверенность будет считаться действительной. При необходимости можно вернуть доверенность обратно в работу.
