Изменение объектов расчета в проведенных документах
Тема нашей статьи очень интересная и насущная.
На практике часто приходится сталкиваться с тем, что пользователи меняют объект расчетов в цепочке связанных между собой документов. Далее обращаются со следующим вопросом, почему не закрываются расчеты и отгрузки по заказу, по которому выписаны все документы и проведены все расчеты с поставщиком.
Рассмотрим классический сквозной пример, связанный с оформлением цепочки документов закупки ТМЦ (товарно-материальных ценностей), который, на практике, попадается чаще всего. Все документы оформлены 2023 годом.
ВАЖНО! Метод устранения ошибки в учете, связанной с некорректным использованием объекта расчетов в первичных документах, который будет описан в данной статье, адекватно срабатывает только для документов, созданных в валюте Российский рубль. Проводить исправления могут только пользователи с полными правами Администратора.
В программе 1С КА 2 был создан документ «Заказ поставщику 00ЦБ-000001 от 17.07.2023» на сумму 1 900 000 RUB, в документе не указан договор (Рис.1). Это означает, что по умолчанию, после проведения, объектом расчетов становится сам документ «Заказ поставщику», о чем свидетельствуют данные регистра накопления «Плановые оплаты поставщикам» (Рис.2) который можно увидеть, сформировав отчет «Движения документа» непосредственно из самого документа «Заказ поставщику» (Рис.3)
Рис.1
Рис.2
Рис.3
Далее, на основании документа «Заказ поставщику 00ЦБ-000001 от 17.07.2023» были созданы два документа:
- «Приобретение товаров и услуг 00ЦБ-000004 от 24.07.2023» на сумму 1 000 000 RUB;
- «Приобретение товаров и услуг 00ЦБ-000005 от 07.08.2023» на сумму 900 000 RUB (Рис.5, 8).
В документе, «Приобретение товаров и услуг 00ЦБ-000004 от 24.07.2023» (Рис.5), пользователь ошибочно указал договор, и, соответственно, объектом расчетов для данного документа, после его проведения, является договор, о чем свидетельствуют данные регистра накопления «Расчеты с поставщиками по срокам» (Рис.6), который можно увидеть, сформировав отчет «Движения документа» непосредственно из самого документа «Приобретение товаров и услуг» (Рис.7).
ВАЖНО! Если в документе «Приобретение товаров и услуг» заполнено поле «Договор», а, в договоре, в свою очередь, используется «Детализация расчетов»: «По договорам» (Рис.4), то, по результатам проведения документа не будут сформированы расходные записи в регистрах накопления «Плановые оплаты поставщикам» и «Плановые поставки», это будет видно в отчете «Движение документа».
Рис.4
Рис.5
Рис.6
Рис.7
В документе «Приобретение товаров и услуг 00ЦБ-000005 от 07.08.2023» (Рис.8), пользователь оставил поле договор незаполненным, и, соответственно, объектом расчетов для данного документа, по умолчанию, является «Заказ поставщику 00ЦБ-000001 от 17.07.2023», о чем свидетельствуют данные регистра накопления «Расчеты с поставщиками по срокам» (Рис.9), который можно увидеть, сформировав отчет «Движения документа» непосредственно из самого документа «Приобретение товаров и услуг» как показано выше на Рис.7.
Рис.8
Рис.9
Также на основании документа «Заказ поставщику 00ЦБ-000001 от 17.07.2023» были созданы следующие документы:
- «Заявка на расходование ДС 00ЦБ-000001 от 25.07.2023» на сумму 1 000 000 RUB;
- «Заявка на расходование ДС 00ЦБ-000002 от 08.08.2023» на сумму 900 000 RUB;
- «Списание безналичных ДС 00ЦБ-П000003 от 25.07.2023» на сумму 1 000 000 RUB
- «Списание безналичных ДС 00ЦБ-П000004 от 08.08.2023» на сумму 900 000 RUB
(Рис.10).
Рис.10
Теперь необходимо сформировать отчет «Карточка расчетов с поставщиками», непосредственно, из документа «Заказ поставщику 00ЦБ-000001 от 17.07.2023», как показано на Рис.12.
Расскажу немного подробнее об отчете «Карточка расчетов с поставщиками».
Данный отчет предназначен для сверки взаиморасчетов с конкретным поставщиком. В отчете выводится детальная информация о состоянии взаиморасчетов, плановой оплате и плановой поставке на момент проведения каждого документа. Отчет можно сформировать из документов – «Заказ поставщику», «Приобретение товаров и услуг» и из карточки «Поставщика».
В данном отчете выводится информация о взаиморасчетах, то есть по каким документам осуществлялись операции по оплате, приобретению или возврату товаров, работ, услуг.
В отчете можно получить полную информацию о том, какими документами была погашена задолженность поставщику по оплате поставленных товаров, а также задолженность поставщика в части обязательств перед нами. Отчет рекомендуется смотреть в разрезе объектов расчетов, но при необходимости можно сформировать и с детализацией до расчетного документа, чтобы можно было определить какая оплата на какую накладную закрылась и почему.
В отчете видно, что не поступили ТМЦ на сумму 1 000 000 RUB, а документ «Приобретение товаров и услуг 00ЦБ-000004 от 24.07.2023» вообще не попал в отчет (Рис.11)
Рис.11
Рис.12
Если сформировать отчет «Карточка расчетов с поставщиками» из документа «Приобретение товаров и услуг 00ЦБ-000004 от 24.07.2023» на сумму 1 000 000 RUB, то можно увидеть, что документ не привязан к «Заказу поставщику 00ЦБ-000001 от 17.07.2023», хотя и был создан на его основании. (Рис.13).
Рис.13
Также необходимо проверить информацию в других отчетах, таких как «Ведомость расчетов с поставщиками» и «Задолженность поставщикам» (Рис.16, 17), в этом примере данные отчеты показывают наличие задолженности по оплате поставщику и по поступлению ТМЦ от поставщика.
Открыть вышеуказанные отчеты можно из раздела «Закупки» - «Отчеты по закупкам» - «Расчеты с поставщиками», далее выбрать интересующий отчет (Рис.14, 15)
Подробнее об отчете «Ведомость расчетов с поставщиками»
Данный отчет показывает детальный анализ взаиморасчетов, изменение задолженности за период и текущее сальдо расчетов и позволяет проанализировать фактическую задолженность.
В отчете выводится информация о расчетах с поставщиками, динамике увеличения или уменьшения задолженности с возможностью фильтрации по заданным параметрам (таким как, поставщик, организация).
Особенности отчета:
- анализ остатков и оборотов взаиморасчетов с поставщиками за выбранный период
- разрезы отчета: объект расчетов, расчетный документ, дата возникновения задолженности, дата планового погашения задолженности
- оценка данных в валютах взаиморасчетов, регламентированного и управленческого учетов.
- остатки плановой поставки и плановой оплаты поставщикам
- анализ зачета авансов по расчетным документам
Для расшифровки строки отчета, до регистратора, можно открыть отчет «Карточка расчетов с поставщиками» кликнув два раза на нужную строку и выбрав меню «Расшифровать другим отчетом».
Подробнее об отчете «Задолженность поставщикам»
Данный отчет показывает текущее состояние расчетов и позволяет оценить общее состояние задолженности по поставщикам, а также проконтролировать своевременность оплаты товаров, поставленных в кредит. Расчет задолженности поставщику производится на основании определенных для него этапов оплаты в соответствии с графиком оплаты, указанным в соглашении, в случае, если, соглашение не используется, то расчет задолженности поставщику производится на основании определенных для него этапов оплаты в соответствии с графиком оплаты, указанным в документе «Заказ поставщику».
Использование отчета позволяет получить ответы на следующие вопросы:
- Какова сумма задолженности по неоплаченным поставкам товаров?
- Какова сумма плановой оплаты по заказам и графикам договоров?
- Какие поставщики имеют наибольшую сумму просроченной оплаты за поставленные товары?
- На какую сумму планируется поставка от поставщиков?
- На какую сумму ожидается оплата поставщикам?
- Какова сумма задолженности поставщиков перед организацией?
Рис.16
Рис.17
Также проверку корректности данных и наличие/отсутствие остатков по регистрам накопления «Расчеты с поставщиками», «Расчеты с поставщиками по срокам», «Плановые поставки», «Плановые оплаты поставщикам» можно осуществить с помощью «Универсального отчета», который расположен в разделе «НСИ и администрирование» – «Администрирование» – «Печатные формы, отчеты и обработки» - «Универсальный отчет» (Рис. 18, 19).
Рис.18
Рис.19
Ниже на рисунках представлены уже настроенные универсальные отчеты (Рис.20, 21, 22, 23)
Рис.20
Рис.21
Рис.22
Рис.23
Воспользоваться «Универсальным отчетом» может только пользователь с полными правами. Ниже описание настройки «Универсального отчета» для регистра накопления «Расчеты с поставщиками по срокам».
Для настройки необходимо открыть «Универсальный отчет» как показано на Рис. 18, 19.
Далее, необходимо настроить поля: «Период»; «Тип объекта»; «Имя объекта»; «Имя таблицы» (Рис.24)
Рис.24
Далее, необходимо настроить фильтры как показано на Рис.25. Нужную «Аналитику учета по партнерам» и «Объект расчетов» необходимо взять из отчета «Движение документа» из данных по регистру накопления «Расчеты с поставщиками по срокам», данный отчет можно сформировать из документа «Приобретение товаров и услуг» (Рис.7).
Рис.25
В сквозном примере, вышеописанная ошибка в учете была обнаружена в середине 2024 года. Соответственно, 2023 год закрыт для редактирования, регламентированная отчетность за 2023 год сдана.
Для того, чтобы исправить вышеописанную ошибку, необходимо прибегнуть к использованию такого инструмента, как «Корректировка регистров», который расположен в разделе «НСИ и администрирование» – «Начальное заполнение» – «Корректировка регистров» - «Создать» (Рис.26, 27)
Рис.26
Рис.27
Необходимо добавить регистры накопления в создаваемый документ «Корректировка регистров» как показано на Рис.28.
Рис.28
Для того, чтобы корректно заполнить документ «Корректировка регистров», необходимо воспользоваться отчетами «Движение документа» из документов:
- «Приобретение товаров и услуг 00ЦБ-000004 от 24.07.2023» на сумму 1 000 000 RUB;
- «Приобретение товаров и услуг 00ЦБ-000005 от 07.08.2023» на сумму 900 000 RUB;
- «Списание безналичных ДС 00ЦБ-П000003 от 25.07.2023 12:00:01 на сумму 1 000 000 RUB»;
- «Списание безналичных ДС 00ЦБ-П000004 от 08.08.2023 15:53:03 на сумму 900 000 RUB».
Далее, необходимо заполнять сторнирующие и корректировочные записи в выбранных в документе регистрах в точности по аналогии с заполнением тех же регистров в отчетах «Движение документа» (Рис.29, 30, 31, 32).
Рис.29
Рис.30
Рис.31
Рис.32
Если данные в документ «Корректировка регистров» были внесены корректно, то отчеты «Карточка расчетов с поставщиками», «Ведомость расчетов с поставщиками», «Задолженность поставщикам» покажут отсутствие задолженности как в части оплаты, так и в части поступления ТМЦ, по объектам расчетов «Заказ поставщику 00ЦБ-000001 от 17.07.2023» на сумму 1 900 000 RUB и «Основной договор» (Рис.33, 34, 35, 36, 37).
Рис.33
Рис.34
Рис.35
Рис.36
Рис.37
