В своей книге «Визуализируйте работу. Как выявить расхитителей времени и оптимизировать процессы» автор рассказывает, как выявлять «расхитителей времени» — те задачи и привычки, которые тратят наши ресурсы, мешая эффективной и продуктивной работе. Автор показывает, как с помощью простых, но мощных инструментов визуализации можно сделать невидимую работу более понятной, улучшить взаимодействие в команде и повысить свою личную продуктивность. Книга предлагает стратегии для борьбы с многозадачностью, переключением контекста и другими распространенными проблемами, которые тормозят развитие и успех.
Немного расскажу об авторе. Доминика Деграндис – востребованный спикер на отраслевых конференциях. Пишет статьи для специализированных изданий, таких как Cutter IT и TechBeacon. Как директор по автоматизации и информатизации в компании Tasktop Technologies Доминика помогает компаниям совершенствовать производственные процессы.
Я выше отмечал, что Доминика Деграндис – специалист по методике Канбан в IT. Так вот, Kanban — это метод достижения целей с помощью разделения пути на этапы. Он позволяет организовать процесс, ставить задачи, следить за их выполнением, и успевать за дедлайнами. Метод Канбан реализуется на досках (это может быть и лист бумаги). Берёшь процесс и рисуешь на доске колонки. Колонки озаглавливаешь этапами этого процесса, к примеру: К работе, В работе, Готово. Ставишь в колонках задачи. И по мере выполнения двигаешь задачу по колонкам — то есть по стадиям выполнения. В этом и есть суть Канбана, если очень просто.
Если работаете в IT-сфере, советую ее книгу непременно прочитать. Внедрение методов, описанных в ней, в свою рабочую рутину поможет 1С-нику не погрязнуть в вечном аврале, наладить внутреннюю дисциплину, спокойно взглянуть на предстоящие планы и привести в порядок мысли.
Почему мне кажется полезным внедрение принципов книги «Визуализируйте работу. Как выявить расхитителей времени и оптимизировать процессы» в нашу работу? Работа 1С-аналитика часто сопряжена с множеством задач: разработка отчетов, консультирование пользователей, исправление ошибок и анализ бизнес-процессов. Такое разнообразие обязанностей может привести к перегрузке и снижению эффективности. В книге Доминики ДеГрандис предлагаются методы управления временем и задачами, которые помогают выявить и устранить «расхитителей времени». Предлагаю рассмотреть, как идеи из книги могут быть применены в работе 1С-аналитика, подкрепляя их цитатами автора и своими суждениями.
1. Чрезмерное количество задач (WIP): почему многозадачность — зло
Проблема: 1С-аналитик часто выполняет несколько задач одновременно: разработка отчетов, исправление ошибок, консультирование пользователей и тестирование новых функций. Это приводит к постоянному переключению внимания и снижению продуктивности.
Решение: ДеГрандис рекомендует ограничить количество одновременно выполняемых задач, используя визуальные инструменты, такие как Kanban-доска. Это помогает сосредоточиться на завершении текущих задач, прежде чем переходить к новым.
Цитаты из книги:
«Многозадачность – эффективный способ выполнить меньше задач, чем нужно. Это надежный метод увеличить объем заброшенной работы».
«Время — ресурс, ценность которого нельзя переоценить. Тем не менее, мало кто его бережет».
«Если жонглировать пятью мячиками, количество внимания на каждый не превышает доли секунды. Постоянно приходится переключать его на следующий мяч. То же самое происходит, когда занимаешься пятью делами одновременно. Каждому можно уделить лишь ограниченное количество внимания, пока не придется переключиться на следующую задачу».
А еще: Дополню, что вам, коллеги, стоит попробовать использовать методику «Pomodoro» — работать с полным фокусом 25-50 минут, затем делать короткий перерыв. Это помогает избежать усталости и сохранять продуктивность в течение дня. Мне, по крайней мере, помогает!
2. Неизвестные зависимости: как не сломать систему, даже не подозревая об этом
Проблема: В 1С-системах изменения в одном модуле могут неожиданно повлиять на другие части системы. Отсутствие понимания этих зависимостей может привести к сбоям и ошибкам.
Решение: ДеГрандис советует визуализировать зависимости между задачами и модулями системы. В 1С это можно реализовать с помощью: схем бизнес-процессов (BPMN, UML); документации API и интеграций; регламента тестирования, включающего проверку смежных модулей. Можно также использовать автоматизированное тестирование (например, «1С:Тест-центр») или CI/CD для выявления ошибок до выхода в продакшн.
Цитаты из книги:
«Бизнес часто отдает приоритет выпуску новых функций перед устранением технического долга. Они выбирают работу над задачами, приносящими доход, вместо работы по защите дохода. Это редко работает так, как надеется бизнес, особенно когда проблемы, обнаруженные на последних этапах незавершенных проектов, отвлекают инженеров от новых проектов».
«Плохая система побеждает хорошего человека».
3. Незапланированная работа: как бороться с внезапными срочными задачами
Проблема: Незапланированные срочные задачи могут нарушить рабочий график 1С-аналитика, откладывая выполнение запланированных задач и снижая общую продуктивность. Например, вы планировали день, но тут прибегает начальник с просьбой «срочно сделать отчет», затем бухгалтер просит разобраться с ошибкой, а параллельно приходит еще пять запросов от пользователей.
Решение: ДеГрандис рекомендует учитывать время на непредвиденные задачи при планировании и устанавливать четкие процедуры для обработки таких запросов, чтобы минимизировать их влияние на основную работу. Если внезапных задач становится слишком много, это сигнал, что нужно менять процессы. Можно внедрить систему заявок (например, через Service Desk или 1С:Документооборот), где все задачи фиксируются и оцениваются по приоритету.
Цитаты из книги:
«Переключение контекста убивает возможность углубиться в работу».
«Это проблема незапланированной работы: она тормозит запланированную, усиливает нестабильность системы и в итоге делает ее менее предсказуемой».
4. Конфликтующие приоритеты: как разобраться, что делать в первую очередь
Проблема: Когда различные заинтересованные стороны требуют немедленного выполнения своих задач, 1С-аналитик сталкивается с трудностью определения приоритетов. Руководитель требует сделать отчет к обеду, бухгалтерия ждет исправления ошибки, а клиент настаивает на доработке интерфейса. Как выбрать, какая задача важнее?
Решение: ДеГрандис предлагает использовать четкие критерии для расстановки приоритетов, такие как критичность задачи, ее влияние на бизнес и сроки выполнения. Например. Критичность: блокирует ли задача работу бизнеса? Срочность: какой крайний срок? Затраты времени: сколько ресурсов потребует задача? Это помогает принимать обоснованные решения о последовательности выполнения задач. Полезно, думаю, также проводить регулярные встречи с заказчиками и планерки с руководством, где расставляются приоритеты задач. Это снижает хаос и помогает избежать ситуаций, когда все задачи «срочные».
Цитаты из книги:
«Переключение контекста выводит из себя – редко хватает времени на качественную работу и нечасто выдается возможность усовершенствовать свои навыки».
«Занятость не приравнивается к росту, или совершенствованию, или ценности».
5. Заброшенная работа: куда исчезают начатые задачи
Проблема: Многие задачи остаются незавершенными из-за отсутствия обратной связи или изменения приоритетов, так скажем, зависают: код написан, но не протестирован; отчет разработан, но заказчик его не проверил; интеграция почти готова, но отложена «на потом». Такие незавершенные задачи создают нагрузку на команду и снижают эффективность работы.
Решение: ДеГрандис рекомендует регулярно отслеживать статус всех задач и принимать решения об их завершении или закрытии, чтобы избежать накопления незавершенной работы. В 1С-проектах это можно реализовать с помощью: Kanban-доски (статусы «Ожидание», «Тестирование», «Готово»); строгого дедлайна для получения обратной связи от заказчика; еженедельного аудита зависших задач. Если задача неактивна более 2-4 недель, стоит официально принять решение: закрыть её или переформулировать.
Цитаты из книги:
«Сделать работу видимой — одна из самых фундаментальных вещей, которые мы можем сделать для улучшения нашей работы, потому что человеческий мозг предназначен для поиска значимых шаблонов и структур в том, что воспринимается через зрение».
«Тратить время на проблемы, которых можно было избежать, – слишком дорогое удовольствие. К тому же это подрывает моральный дух».
К сожалению, в отличие от визуальной прозрачности физического труда, умственная работа происходит в коре головного мозга, где мысли становятся результатом сигналов, проходящих через нейроны на пути в нервную систему. Спрятанные от коллег, товарищей по команде и босса, наши идеи о том, как решить проблему или построить систему, остаются невидимыми».
Выводы
Применение методов, предложенных Доминикой ДеГрандис в книге «Визуализируйте работу», позволяет 1С-аналитику более эффективно управлять своим временем и задачами, снижать уровень стресса и повышать продуктивность. Визуализация работы и четкое определение приоритетов помогают справляться с основными «расхитителями времени» и делают рабочий процесс более прозрачным и управляемым. «Визуализировать работу – одна из основополагающих задач, которые позволяют улучшить качество процесса», – говорит автор. Если вам кажется, что работа превратилась в бесконечный поток срочных задач и незавершённых проектов — попробуйте применить эти методы. Скорее всего, вы удивитесь, насколько проще станет ваша повседневная работа.
Визуализация процессов: почему «видимая работа» эффективнее
Ключевая идея книги — работа должна быть «видимой». Это особенно важно в 1С, где процессы часто скрыты от заказчиков и руководства. Еще раз повторю, как, по моему мнению после прочтения этой книги, можно начать применять принципы книги в работе 1С-аналитика.
Если хочется улучшить продуктивность, но не знаете, с чего начать, попробуйте такие шаги:
- Внедрите Kanban-доску для управления задачами (в 1С, Trello, Jira).
- Проанализируйте зависимости в системе, чтобы избежать неожиданных сбоев.
- Выделите 20-30% времени на срочные задачи, чтобы они не мешали основной работе.
- Определите приоритеты задач по критериям критичности и срочности.
- Разбирайтесь с зависшими задачами: решите, закройте их или доработайте.
Через 2-4 недели вы увидите, как меняется эффективность работы, снижается ваш стресс и появляется больше времени на действительно важные задачи.
