Расширение позволяет использовать сервис «1С:Распознавание первичных документов» (1С:РПД) и имеет следующие возможности:

• Автоматическое распознавание бумажных документов по фото/скану (включая многостраничные).

• Обработка незнакомых системе документов, связанных с поступлением/списанием товаров.

• Загрузка файлов в любом формате: PDF, PNG, JPG, BMP, TIFF, Word, Excel, OpenDocument, RAR, ZIP, 7Z.
   

Распознавание и автоматический ввод:

• Счетов на оплату,

• Товарных накладных (ТОРГ-12),

• Счетов-фактур, актов, УПД,

• Кассовых чеков с формированием авансовых отчетов.

 

Дополнительные возможности:

• Интеграция с мобильным приложением «1С Сканер документов» для загрузки сканов прямо с телефона.

 

Поставка:

Отдельно для Бухгалтерии государственного учреждения 2.0 и БГУ 2.0 КОРП. Доступно в магазине расширений 1Cfresh.com.

 

Условия:

Расширение предоставляется бесплатно, оплачивается только сервис 1С:РПД по тарифам 1С.
 

1С:Распознавание Документов

 

Введение

Расширение призвано решить следующие проблемы:

• Заведение бумажных документов в 1С – это долгий процесс, в среднем отнимающий у профессионалов по шесть минут на один документ.
• Различия в написании наименований контрагентов и позиций номенклатур приводят к созданию дублирующих записей, что создает беспорядок в системе учета и выливается в потерянное время.
• Разрыв во времени между появлением бумажного документа и его созданием в 1С создает риск потери части первичных документов.

 

Установка расширения

В программе Бухгалтерия государственного учреждения 2.0 переходим на вкладку "Администрирование", выбираем "Печатные формы, отчеты и обработки":

 

 

В открывшемся разделе выбираем "Расширения":

 

Нажимаем кнопку "Добавить из файла" и загружаем расширение:

 

Обращаю ваше внимание на то, что расширение подключается в небезопасном режиме:

Последние версии расширении протестированы и работают начиная с релиза 2.0.100 программы БГУ 2.0. Для более старых релизов рекомендую использовать архивные версии расширения.

 

Тонкий клиент

После установки расширения "Распознавание документов" в главном меню появляется одноименный раздел:

 

 

Главное меню

Главное меню расширения выглядит следующим образом:

 

 

Задачи для распознавания

Выберем пункт "Задачи для распознавания" и попадем на соответствующую форму:

 

 

Большую часть формы занимает список документов, распознанных с помощью расширения. Он представляет собой таблицу со следующими колонками:

• Статус. В первой колонке отражает состояние загруженного документа и может принимать одно из следующих значений:
  • В обработке . Документ загружен и находится в очереди на распознавание.
  • С ошибкой . Документ распознать не удалось. Как правило это связано с низким качеством картинки.
  • Распознан . Документ распознан и ожидает проверки.
  • Обработан . На основании загруженного документа создан один или несколько документов 1С.
• Загружено. Дата загрузки документа.
• Форма. Отражает распознанный тип документа (Счет на оплату, Счет-фактура, ТОРГ-12, УПД, Акт об оказании услуг и т.д.)
• Имя файла. Отражает номер, дату и сумму документа.
• Источник. Отражает источник документа:
  • Вручную. Документ загружен через тонкий клиент или веб-клиент.
  • Мобильное приложение.
  • Электронная почта.
• Организация: распознанная организация, к которой относится документ.
• Контрагент: распознанный контрагент, фигурирующий в документе.

Слева от списка документов расположена навигационная панель, позволяющая быстро отфильтровать список по дате загрузки документа, контрагенту и организации:

 

 

Над списком документов расположены следующие кнопки:

• Добавить файлы. Позволяет загрузить файлы с рабочей станции текущего пользователя.
• Групповая обработка. Позволяет совершить групповые действия с распознанными документами
• Обновить. Обновляет статусы документов. По умолчанию обновление происходит в автоматическом режиме с интервалом в 30 секунд. Это значение может быть изменено в настройках.
• Миниатюры. Включает или выключает отображение панели внизу экрана, содержащей уменьшенные изображения, соответствующие документу, выбранному в таблице. По клику на файл происходит его скачивание.

 

 

• Созданные документы. Включает или выключает панель в правой части экрана, содержащей ссылки на документы 1С, созданные на основании документа, выделенного в списке.
• Группа переключателей, соответствующих статусам документов. Включают или выключают отображение документов с соответствующим статусом в списке. Счетчик отражает общее количество документов с таким статусом, игнорируя все фильтры.

 

Добавление файлов

Добавим изображения нажав на кнопку Добавить файлы:

 

 

Кнопка Добавить откроет стандартное окно выбора файла. Альтернативно можно перетащить файлы мышкой в окно списка.

Кнопка Удалить  удаляет файл из списка к загрузке.

В правой части расположены закладки, на которых можно посмотреть документ, который был добавлен к распознаванию и получить справку о формах, которые можно распознать.

Выберем файлы и нажмем кнопку Распознать:

 

 

После этого в списке документов появится по одной строчке со статусом "В обработке"  для каждого из загруженных файлов.

 

Проверка документа

После того, как распознавание закончится и статус сменится на "Распознано"  , зайдем в форму документа, открыв ее двойным кликом по строке в списке:

 

 

В правой верхней части формы расположена область просмотра изображения. Его можно масштабировать колесом мышки и кадрировать перетаскиванием.

В левой верхней части формы представлены распознанные значения из шапки документа, а в нижней части формы – из табличной части документа.

Установка фокуса в каждое из полей, включая табличную часть, фокусирует изображение в области просмотра:

 

 

Или, например, заполнение грузоотправителя и грузополучателя:

 

 

Уверенное распознавание

 

Установим фокус на поле "Контрагент":

 

 

Изображение сфокусируется на области, в которой алгоритм распознавания нашел значение контрагента.

Также откроется список контрагентов, которые с точки зрения алгоритма нечеткого поиска могут быть представлены распознанным текстом. Возле каждого из контрагентов отображается степень уверенности алгоритма в том, что данный контрагент представлен распознанным текстом.

В приведенном примере для варианта "Пять хлебов, ООО" уверенность составляет 94%, что достаточно (более 80%) для того, чтобы выбрать это значение, не обращая на него дополнительного внимания пользователя.

 

Неуверенное распознавание

 

Рассмотрим другой пример:

 

 

В этом случае уверенность алгоритма в варианте "Торговый дом "Комплексный" ООО" составила 73%, что меньше 80%, поэтому реквизит подсвечен красным, приглашая пользователя проверить работу алгоритма.

 

Создание из распознанных данных

 

Теперь рассмотрим сценарий, когда контрагент новый и его нет в базе:

 

 

В таком случае выбираем первый пункт меню и попадаем на форму создания контрагента:

 

 

Информация о контрагенте (Наименование, ИНН и КПП) собирается из разных частей формы.

Проверяем значения и нажимаем "Создать". Контрагент заводится в базе и подставляется в соответствующее поле документа.

Аналогичный пример с номенклатурой:

 

 

Альтернативное название

 

Рассмотрим еще один вариант: существующая номенклатура, но название отличается от того, что записано в справочнике:

 

 

После выбора правильного варианта расширение задаст вопрос:

 

 

Ответив "да" на этот вопрос мы создаем знание о том, что "Черничный тирольский пирог" является альтернативным названием для номенклатуры "Пирог тирольский с черникой", а это значит, что когда в следующий раз нам попадется альтернативное написание, алгоритм больше не будет сомневаться в правильности ответа:

 

 

Настроим расширение таким образом, чтобы оно в любой подобной ситуации по умолчанию запоминала соответствие альтернативных названий, не задавая нам вопрос каждый раз. Для этого из главного меню расширения зайдем в "Общие настройки" и установим флаг "Автоматически запоминать соответствия":

 

 

Сам список запомненных соответствий находится в форме "Соответствие распознанных строк", в который можно попасть из одноименного пункта главного меню расширения:

 

 

Элементы данного списка можно вручную создавать, изменять и удалять:

 

 

Создание документов в 1С

После того, как мы убедились в том, что все поля документа заполнены верно, мы переходим к созданию документов 1С, нажав кнопку "Создать документ" в левом верхнем углу формы:

 

 

Выберем желаемый тип документа и дождемся его создания, о завершении которого оповестит всплывающее окно.

Наш документ теперь перешел в состояние "Обработано" (зеленый круг), а в верхней части формы его редактирования появилась ссылка на созданный документ 1С:

 

 

Мобильное приложение

Попробуем теперь загрузить фото документа через мобильное приложение.

Установка

Зайдем в приложение-оболочку и нажмем кнопку "+":

 

 

Введем в поле "Адрес" http://caller.1c.ai/MobileOCR/1cema.xml и нажмем "Скачать":

 

 

На следующем экране нажмем "ОК":

 

 

Приложение предложит ввести ключ пользователя:

 

 

Для получения ключа пользователя в главном меню расширения в основном приложении выберем "Сервис" – "Подключение мобильного приложения":

 

 

Нажмем в мобильном приложении иконку сканирования QR-кода, наведем телефон на QR-код и попадем в форму списка документов:

 

 

 

Распознавание фотографий

В правом нижнем углу нажмем кнопку "Сделать фото" и сфотографируем документ:

 

 

Нажмем ОК и попадем в форму отправки:

 

 

Отправим файл на сервер распознавания, нажав кнопку "Отправить 1 файл" внизу экрана.

Приложение вернет нас на список файлов к отправке:

 

 

Документ пройдет стадии "Отправка" и "Обработка", после чего окажется в статусе "Загружен". Это означает, что документ распознан и мы можем посмотреть значения основных его полей, тапнув по нему:

 

 

Вернемся в основное приложение и увидим присланный документ в списке.

 

Вложения электронной почты

Рассмотрим еще один способ загрузки документов – из ящика электронной почты.

Создание учетной записи

В главном меню расширения зайдем на форму "Учетные записи электронной почты":

 

 

Нажимаем "Создать" и заполняем адрес почты и пароль:

 

 

Подтверждаем создание нажатием кнопки "Создать":

 

 

Настройка мониторинга

Из главного меню расширения заходим в "Общие настройки", включаем флаг "Распознавать вложения из почты", выбираем свой адрес и устанавливаем интервал сбора вложений:

 

 

Отправим скан на этот адрес и вскоре увидим задачу на распознавание в списке.

 

Заключение

Расширение "Распознавание Документов" помогает решать проблемы, обозначенные во введении:

• Технология распознавания текста делает большую часть работы оператора по вводу данных, экономя его время;
• Алгоритм нечеткого поиска помогает не плодить дублирующие объекты, сохраняя информационную базу в аккуратном состоянии;
• Возможность находясь "в полях" отправлять документы на распознавание с телефона и на почту помогает не терять первичные документы и держать базу в актуальном состоянии.