Распознавание и загрузка сканов в 1С "одним нажатием". УПД, ТОРГ-12, накладные, счета, номенклатура, заказы и т.д.

Распознавание данных в 1С из сканов документов

"Сканы в 1С одним нажатием" - это мощная программа с простейшим интерфейсом для распознавания любых файлов товарных документов. Этот программный продукт был создан специально для тех, кто ищет реальное и эффективное решение для автоматизации процесса ручного ввода данных в 1С за умеренную стоимость. Программа сама находит таблицу в файле, необходимые для загрузки данные в ней (номенклатура, количество, НДС, цена, сумма) и загружает ее в 1С. Вместе с номенклатурой может найти контрагента, номер и дату документа, штрих-коды, серии ГТД, страну и т.д. Распознает товарные документы ЛЮБОЙ ФОРМЫ (УПД, ТОРГ-12, накладную, заказ клиента и т.д.). Содержит модуль работы с электронной почтой. Для поиска таблиц используются новейшие методы OCR-нейросети. Загружает только то, что нужно, т.е. пропускает повторы шапки таблицы, заголовки, промежуточные итоги, подписи и т.д.

Возможности программы

Универсальная загрузка сканов товарных документов. С помощью базы знаний, заложенной в программу, автоматически определяется тип документа, что позволяет программе самостоятельно выстроить более подходящий алгоритм загрузки и определить таблицу и расположение данных для загрузки в 1С.
Загружается только то, что нужно. Если в таблице загружаемого файла участвуют промежуточные данные, которые не нужно загружать (заголовки, повтор шапки и т.д.), то программа их определит и пропустит при загрузке в 1С.
Умный поиск загружаемой номенклатуры в базе. Программа ищет номенклатуру при загрузке по наименованию, по штрихкоду (если он есть в таблице), по артикулу (если он есть в таблице), по частичному совпадению наименования или артикула.
Любое положение текста в Скан-файле. Вы можете загружать файлы, отсканированные горизонтально, вертикально или даже не ровно. Программа распознает текст под любым углом.
Загрузка нескольких листов Excel. Программа позволяет загружать документы Excel, при этом данные документы могут содержать несколько заполненных листов. В данном случае таблицы с каждого из них будут объединены в единую таблицу и загружены в 1С. Поиск таблиц в каждом листе происходит автоматически.
Возможность ручной настройки соответствия номенклатур. Если не будет найдена номенклатура в базе, то программа предоставит пользователю возможность указать соответствие номенклатуры. Это действие будет сохранено как правило для дальнейших загрузок. Так же у пользователя будет возможность предварительно проверить загружаемую информацию на правильность распознавания и в случае ошибки откорректировать ее. После данной операции можно повторно запустить поиск номенклатуры.
Создание номенклатуры и ее подчиненных справочников. Если загружается новая номенклатура, то программа создаст новое значение справочника и запишет в него необходимые данные (код, наименование, единица измерения, артикул), а так же создаст штрихкод, серию ГТД, страну происхождения и характеристику номенклатуры если таковые будут найдены в загружаемом документе.
Ручная корректировка номера первой строки таблицы и номеров ключевых колонок. В том случае если вы загружаете файл Excel и таблица в нем имеет сложную структуру программа может неправильно определить положения колонок. Для таких случаев есть возможность ручной корректировки параметров загрузки. Данная система максимально проста, но при этом позволяет сделать гибкую параметризацию по загрузке файлов Excel.
Автоматическое определение и загрузка таблицы без шапки. Как правило, когда покупатели делают заказ, они создают таблицу в свободной форме, более того эта таблица может быть без шапки. В таких случаях программа найдет данные для загрузки с помощью специальных алгоритмов.
Огромный набор форматов файлов, которые программа успешно распознает. Форматы скан-файлов: PDF, DJVU, BMP, JPEG, JPG, GIF, PNG, MAC, PSD, TIFF. Форматы файлов Excel: XLS, XLSX. Форматы текстовых файлов: DOC, DOCX, RTF, ODT, HTML, HTM.
Возможность внесения своих доработок. В программе есть возможность вносить свои доработки, которые будут выполняться перед записью документа или номенклатуры. Данные доработки вы можете внести в форме параметров и настроек.
Автоматическое создание документа в 1С. Программа сама создаст новый документ и заполнит его вместо вас. При заполнении программа опирается на данные по умолчанию, данные в загружаемом файле и данные, которые вы можете указать в параметрах загрузки (параметры указывать необязательно).
Прикрепляет сканы к созданным документам. После создания документа в 1С обработка сама прикрепит файла скана, на основании которого он был создан. Данный функционал можно включить в параметрах обработки (кнопка "Параметры" -> вкладка "Прочие параметры" -> флажок "Присоединять файл к документу").
Удобная форма для загрузки файлов с электронной почты. Если вы принимаете файлы от поставщиков или покупателей к себе на почту, то вы можете их загружать в 1С прямо с вашей электронной почты. В программе представлен удобный механизм отслеживания новых писем в вашем почтовом ящике. Вам достаточно всего лишь выбрать файлы из вложений, которые нужно распознать и загрузить в 1С, далее просто нажать кнопку "Загрузить выбранное".

Преимущества по сравнению с ЭДО и программами-аналогами:

ОПЛАТА ЗА ФАЙЛ, А НЕ ЗА СТРАНИЦЫ. Приобретая пакет загрузок, вы платите только за файл. Сколько в нем страниц - не важно. После распознавания и загрузки файла из нескольких страниц у вас с баланса будет списан только 1 файл!
НЕТ ОГРАНИЧЕНИЙ НА КОЛИЧЕСТВО РАБОЧИХ МЕСТ . Приобретая пакет загрузок, вы можете использовать данную программу на неограниченном количестве рабочих мест.
МОЩНЫЙ МЕХАНИЗМ ПОИСКА НОМЕНКЛАТУРЫ. Поиск номенклатуры в 1С всеми возможными способами: по артикулу, по штрихкоду, по наименованию, по спец.регистрам и т.д.
ВЫСОКАЯ ТОЧНОСТЬ РАСПОЗНАВАНИЯ. Благодаря самому современному подходу к OCR-преобразованиям изображений, вероятность успешного распознавания данных стремится к 100%. Программа может уловить поток данных даже с нечетко сфотографированного документа.
ОГРОМНАЯ БАЗА ЗНАНИЙ. В обработке заложена база знаний, позволяющая распознавать и загружать практически любые товарные документы.
ПОИСК КОНТРАГЕНТА, ДАТЫ И НОМЕРА ДОКУМЕНТА. Автоматически может найти значения реквизитов шапки документов (контрагент, дата, номер, режим НДС и т.д.). Вероятность нахождения - 70%.
АВТОЗАПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТА. Не только загружает данные из файла, но и заполняет табличную часть 1с аналитикой: проставляет счета учета, статьи затрат, суммы (НДС, вознаграждений) и т.д.
НЕ ТРЕБУЕТ ПОДПИСКИ ИТС. Для работы с программой вам не потребуется подписка ИТС.

Анимированный скриншот программы

Видеопримеры

Видеопример пакетной загрузки сканов в 1С.

В данном примере распознаем и загружаем данные из скана типового документа УПД и ТОРГ12. Принцип загрузки очень простой.

Видеопример загрузки скана счета на оплату в 1С

Еще одно видео демонстрации работы программы на примере загрузки данных скана УПД

Видеопример загрузки документа из ЭДО в 1С

Если вы хотите загружать данные из сканов полученных по ЭДО, то это видео будет полезно для Вас. В этом видео наглядно показано, как можно без труда загрузить данные из ЭДО с помощью программы "Сканы в 1С одним нажатием".

Распознаем и загружаем документы в 1С с помощью фотокамеры

Как распознать сканы и загрузить данные в 1С с помощью программы "Сканы в 1С одним нажатием". Загружаем сканы в 1С без использования сканера!

Ошибка при запуске программы. Решение

Если при запуске программы в 1С возникает ошибка "Нарушение прав доступа" или "Установлен безопасный режим. Выполнение операции запрещено", используйте решение описанное в данном видео

Технические требования

Тестирование проводилось:

Управление торговлей 10.3.12.3, 10.3.18.4, 11.2.3.202, 11.3.3.196, 11.4.1.248, 11.5.0.85
Управление производственным предприятием 1.3.80.1, 1.3.84.1
Комплексная автоматизация 1.1.75.3, 1.1.79.1, 2.0.3.89, 2.4.1.15
Бухгалтерия предприятия 2.0.52.4, 2.0.66.3, 3.0.49.27, 3.0.65.35, 3.0.100.08
ERP Управление предприятием 2.4.1.110, 2.4.3.160
Управление небольшой (нашей) фирмой 1.6.6.42, 1.6.7.55
Автосервис 1.6.17.161
Розница 2.2.5.26., 2.3.2.34, 3.0.2.139
Управление торговым предприятием для Казахстана 2.0.13.10
Далион. Управление магазином 1.2.1.10, 2.0.15.01
Управление холдингом 3.1.6.01. 3.1.7.2
Альфа-авто 4.1.3.02. 5.1.13.04

На текущий момент решение не поддерживает технологию 1С Fresh.

Требования к загружаемым документам

1. Шрифт черный, фон белый. Для достижения высокого уровня распознавания необходимо выбирать сканы документов, но так же допускается выбор фото документа. Во втором случае, если вы фотографируете на телефон, фото должно получиться четким и как можно более ярким. Здесь все просто: текст должен быть отчетливо виден. Он должен быть четко прослеживаться, а фон (бумага) должен быть белым, либо не сильно затемненным. Никаких серьезных помех, теней и засветов быть не должно. Текст, написанный от руки не распознается.

Примеры правильных и неправильных скан-файлов:

2. Доступ в интернет. Загружаемый скан-файл отправляется на специальный сервер для обработки документов. Он не хранится и не передается третьим лицам, а временно загружается для распознавания текста. После обработки ваш документ сразу удаляется с сервера. Сервер доступен 24 часа в сутки и работает на стабильном отказоустойчивом оборудовании.

В случае если файл соответствует требованиям, но не загрузится или загрузится, но не так как нужно, то для успешного результата можно просто вручную подкорректировать параметры в настройках программы, либо обратиться в техподдержку за помощью (услуга бесплатна, действует для всех покупателей). Услуга технической поддержки оказывается оперативно и непосредственно разработчиком решения. Как показывает практика, абсолютное большинство файлов успешно распознаются и загружаются в автоматическом режиме.

Так же хотелось бы предупредить, что программа в некоторых случаях может поставить ненужный пробел или распознать неправильно символ. Данный момент дорабатывается и со временем будет исправлен, более того, программа перед загрузкой в документ 1С предоставляет пользователю возможность проверить и откорректировать загружаемые данные.

Описание алгоритма поиска номенклатуры из скан-файла в 1С

Поиск номенклатуры происходит в несколько этапов:

Первый этап - поиск по точному совпадению. На этом этапе в случае нахождения в файле штрихкодов или артикулов, программа ищет номенклатуру по полному соответствию одного из этих реквизитов, т.к. в большинстве случаев они являются идентификаторами справочника, но при этом обработка предварительно проверяет качество (длину и содержимое) штрихкода и артикула в загружаемом файле и если они соответствуют требованиям, то происходит поиск по ним.
Второй этап - состоит из поиска по реквизитам наименований в базе (наименование, полное наименование).
Третий этап – поиск в номенклатуре контрагентов. Поиск номенклатуры происходит по справочнику (в некоторых базах 1С это регистр сведений) «Номенклатура контрагентов» в разрезе контрагента, который указан в файле. В этом справочнике так же программа производит поиск по артикулу контрагента или наименованию.
Четвертый этап - последний. Программа производит поиск по вхождению строки в файле и наоборот (номенклатура из файла в 1C и номенклатура из 1C в файле). Поиск по вхождению настроен для реквизита "Наименование" и "Артикул", опять же здесь тоже учитывается минимальная длина значения для поиска.
Есть еще пятый этап поиска – эвристический поиск по артикулу. Производит поиск по неточному совпадению артикула, а также ищет артикул в наименовании. По умолчанию он отключен, так как не дает достаточную точность поиска соответствий номенклатуры.

Любой из данных этапов можно отключить в параметрах загрузки (вкладка "Настройка поиска номенклатуры"), так же как и создание не найденной номенклатуры.

Краткое описание версий программы

СКАНЫ В 1С ОДНИМ НАЖАТИЕМ. Распознавание и загрузка (версия для УТ11, КА2, ERP2). Программа для загрузки сканов заказов, поступлений товаров, возвратов, счетов и т.д.. Как правило это "Расходная накладная", "Счет на оплату, "УПД", "ТТН", "ТОРГ-12" и т.д. Скриншоты программы в описании публикации. Адаптирована для конфигураций: "Управление торговлей 11.хх", "Комплексная автоматизация 2.хх", "ERP Управление предприятием 2.хх".