Из истории
В нашей организации за каждым подразделением закреплен ответственный человек, который 2 раза с месяц должен приносить сначала в отдел кадров, потом в бухгалтерию заполненный табель по этому подразделению, либо по нескольким подразделениям, два раза в месяц - на анванс и на зарплату. Наверное, по хорошему, должен существовать табельщик, который бы всем этим занимался, но такой штатной единицы на данный момент нет. Было решено рассылать этим ответственным автоматически сформированные табеля из внедренной у нас "1С Зарплата и управление персоналом 2.5" .
2 варианта реализации
Вариант №1 - человек отвечает за предоставление табеля по подразделению, в котором сам и работает.
Этот вариант не требует внесения изменений в конфигурацию. При первом открытии приложенной к публикации обработки для справочника "Физические лица" будет создано дополнительное свойство "Ответственный за табель". Всем физлицам, которые отвечают за предоставление табелей это свойство нужно установить в "Да".
Также для физлиц будет создан новый вид контактной информации "Рабочий E-Mail", его также у ответственных за предоставление табелей нужно заполнить в карточке физлица в разделе "Адреса и телефоны" - на этот адрес будут приходить письма с табелями.
Вариант №2 - человек отвечает за предоставление табелей по нескольким подразделениям.
Этот вариант потребует внести изменения в конфигурацию. Этот вариант заполнения предполагает, что 1 человек (физлицо) может отвечать за предоставление табеля по нескольким подразделениям, а не только по тому подразделению, в котором он сам работает. В этом случае в конфигурацию потребуется добавить новый справочник "ОтветственныеЗаТабеля" с единственным реквизитом "Подразделение" (тип "СправочникСсылка.ПодразделенияОрганизаций"), который будет подчинен справочнику "Физические лица" и установить на форме приложенной обработки для реквизита Подразделения (вкладка "Ответственные") ТипЗначения = справочник "ОтветственныеЗаТабеля", а потом уже в режиме "Предприятие" выбирать ответственное физлицо и добавлять в список подразделения, за которые он отвечает.
Как и в первом варианте для физлиц будет создан новый вид контактной информации "Рабочий E-Mail", его также у ответственных за предоставление табелей нужно заполнить в карточке физлица в разделе "Адреса и телефоны" - на этот адрес будут приходить письма с табелями.
Как это работает
1) Выбираем период формирования табеля. Напомню, что при формировании табеля за будущий или текущий месяц, выводятся данные только до рабочей даты, изменить которую можно в меню "Сервис/Параметры".
2) Выбираем организацию.
3) Нажимаем кнопку "Получить ответственных". При этом в список попадают либо все физлица, у которых свойство "Ответственный за табель" установлено в "Да" (вариант №1), либо все те, за которыми закрепили список подразделений на вкладке обработки "Ответственные" (вариант №2). Для варианта №1 вкладка "Ответственные" в обработке не видна!
4) Помечаем строки, которые нужно обработать (кому рассылать письма).
5) Заполняем тему и текст письма и нажимаем кнопку "Отправить по почте".
6) Либо выгружаем файлы в какую-то общую папку на сетевом диске, из которой ответственные сотрудники сами смогут забрать эти файлы, подправить в случае необходимости и распечатать.
К недостаткам данной реализации можно отнести то, что письма отправляются только средствами почтового клиента Microsoft Outlook от имени текущего пользователя, но при желании это все лечится прямыми руками и небольшим количеством времени :)
