По завершению всех расчетов данного месяца расчетчик должен выгрузить данные в программу бухгалтерского учета. Эта операция выполняется обработкой «Выгрузка данных в бухгалтерскую программу». Часто на этом этапе у расчетчиков возникают вопросы, на которые трудно самостоятельно найти ответ.

• Какие точно документы выгружаются в программу бухгалтерского учета. Об этом можно почитать прямо в справке к документу?
• Почему документы, указанные для выгрузки, не всегда попадают в бухгалтерскую программу?
• Как быть, если есть сотрудники на зарплатном проекте, есть сотрудники, которым надо перечислять зарплату на лицевые счета их банков. Кроме этого в организации могут быть сотрудники, которым зарплата выплачивается расходным кассовым ордером по ведомости, а другим индивидуальными расходными ордерами?
• Всегда ли надо выгружать кассовые документы?
• А как выгрузить документы «Зарплата к выплате организаций», не выгружая платежных поручений и расходных кассовых ордеров?

Даже не очень подготовленные пользователи хорошо понимают, что перед выгрузкой следует выполнить все необходимые расчеты. А вот на вопрос обязательно ли перед выгрузкой регистрировать  выплату зарплаты не все могут ответить правильно. Правильный ответ –  не обязательно. Хотя бы потому, что выплата зарплаты может задерживаться на неопределенное время.

Но и те, кто понимает это, не редко удивляются отсутствию проводок в программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 по выплате зарплаты. Поэтому, прежде чем двигаться  дальше, приведем несколько утверждений.

• В программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 зарплатные проводки формируются по начислениям и удержаниям. Регистрируются они документом «Отражение зарплаты в регламентированном учете».
• В программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 проводки на выплату заработной платы не регистрируются. Проводки по кассе или банку формируются только в программе 1С Бухгалтерия 8.
• Документы вида «Платежное поручение исходящее» и «Расходный кассовый ордер» обычно выгружаются в программу бухгалтерского учета. Но можно и не выгружать, а создать непосредственно в бухгалтерской программе.

Выгрузка данных бухгалтерскую программу

На рисунке показана форма обработки «Выгрузка данных в бухгалтерскую программу». Рассмотрим ее реквизиты.

Реквизит «Организация».

В программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 можно рассчитывать заработную плату сотрудникам разных организаций. С другой стороны бухгалтерский учет этих организаций может вестись в одной или в разных информационных базах. Последнее обстоятельство вынуждает производить выгрузку и последующую загрузку раздельно по организациям.

В реквизите «Организация» указываем ту организацию, данные которой выгружаются в бухгалтерскую программу. Очень важно, чтобы реквизиты этой организации полностью совпадали в обеих программах. То есть в программе 1С Зарплата и управление персоналом и 1С Бухгалтерия 8. В противном случае в бухгалтерской программе при загрузке данных из зарплаты может быть создана новая организация.

Гиперссылка «Используется программа бухучета …».

Эта ссылка расположена сразу под реквизитом «Организация». Щелчок по ней открывает форму «Настройка программы» на закладке «Бухучет зарплаты».

Если в зарплатной программе ведется однофирменный учет, то на этой закладке указывается используемая в организации программа бухгалтерского учета. Чуть ниже следует указать режим выгрузки проводок: с детализацией по сотрудникам или сводно по сотрудникам.

Если в информационной базе ведется многофирменный учет, то на закладке надо указать «Используется несколько организаций» и перечислить все организации и программы бухгалтерского учета, которые в них используются. В табличной части этой формы для каждой организации указывается режим выгрузки проводок в бухгалтерскую программу.

Часто бухгалтера (расчетчики) пытаются выгружать данные с детализацией по сотрудникам. Как правило, никаких обоснований, кроме аргумента типа «мне надо, чтобы в бухгалтерской программе» были все данные по сотрудникам, не приводится.

Такая позиция определяется двумя причинами. Первая – бухгалтер просто боится потерять нужную информацию и на всякий случай выгружает все, что выгружается. Вторая причина обусловлена не достаточным знанием логики взаимодействия  программ 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 и 1С Бухгалтерия 8.

Чтобы убедиться к чему приводит выгрузка с детализацией, давайте сделаем простой расчет. Ежемесячно в простейшей ситуации на каждого сотрудника программа делает по 7 проводок. Если в организации 100 человек, то ежемесячно вы будете выгружать по 700 проводок. Как правило, кроме оклада у сотрудников имеется много других видов расчетов: отпуска, больничные, премии, надбавки и т.д. и т.п. Более того, вместе с проводками могут выгружаться и соответствующие регистры сведений и накоплений.

Спрашивается, зачем ежемесячно загружать бухгалтерскую программу лишней информацией. Разбухание информационной базы может привести к заметному снижению быстродействия работы бухгалтерской программы.

Поэтому, если нет серьезных оснований для выгрузки с детализацией по сотрудникам, выгружаем сводно. При подготовке регламентных отчетов, если что-то не пойдет в части расчетов заработной платы и страховых взносов, то бухгалтер легко определит, откуда растут уши. Дает указание расчетчику. Он находит ошибки, исправляет их и  обновленные данные снова загружает в бухгалтерскую программу.

Реквизит «Период с».

В общем случае период выгрузки может быть произвольным. Но так как бухгалтер вынужден ежемесячно выполнять закрытие месяца, то и выгрузку данных необходимо выполнять ежемесячно. Учтите очень важный момент.

Например, документ «Отражение зарплаты в регламентируемом учете» за март оформлен датой от 1 апреля. В этом случае он не попадет в файл выгрузки.

Реквизит «Файл данных».

Выгрузка происходит в формате xml. Формат файла изменять нельзя, а вот имя можно дать любое и разместить его можно в любом удобном вам месте.

Раздел «Выгружаемые объекты».

В разделе «Выгружаемые объекты» указываются документы и регистры, которые необходимо выгрузить в бухгалтерскую программу.

1) Флаг «Отражение зарплаты в регламентированном учете».

Если флаг установлен, то в программу 1С Бухгалтерия 8 будут выгружаться одноименные документы «Отражение зарплаты в регламентированном учете». Разумеется, что в программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 такие документы необходимо создавать в конце каждого месяца после выполнения всех расчетов. 

Документы «Отражение зарплаты в регламентированном учете» формируют бухгалтерские проводки и записи в налоговом учете. Их надо ежемесячно выгружать в программу бухгалтерского учета.

2) Флаг «Данные учета по НДФЛ и страховым взносам».

Если флаг установлен, то в программу 1С Бухгалтерия 8 выгружаются следующие наборы объектов.

• Документы «Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН». В программе 1С Бухгалтерия 8 аналогом этого документа является документ «Ввод доходов, НДФ и налогов (взносов) с ФОТ». Поэтому на самом деле документ  «Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН» не выгружается. Просто данные из него переписываются в документ «Ввод доходов, НДФЛ и налогов (взносов) с ФОТ».
• Выгружаются регистры сведений. «Доходы с предыдущего места работы (НДФЛ)», «Применение вычетов (НДФЛ)» и «Стандартные вычеты физических лиц по НДФЛ», «Стандартные вычеты физических лиц на детей».
• Выгружаются регистры накоплений: «НДФЛ сведения о доходах», «НДФЛ расчеты с бюджетом», «НДФЛ имущественные вычеты», «Страховые взносы исчисленные», «Учет доходов для исчисления страховых взносов», «ЕСН Исчисленный», «ЕСН Сведения о доходах».  Точнее: данные из этих регистров копируются в документ «Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН». Кроме того, записям регистра  «НДФЛ имущественные вычеты» с видом движения «Приход» в бухгалтерской программе создается документ «Подтверждение права на имущественный вычет». Записи из перечисленных регистров накопления также переносятся  в бухгалтерский документ «Ввод доходов, НДФЛ и налогов (взносов) с ФОТ».

В текущей работе документ «Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН» используется редко. Он предназначен для корректировки вручную данных учета по НДФЛ, страховым взносам (до 2010 года - ЕСН) и пособий по социальному страхованию. Может использоваться для ввода начальных остатков и для восстановления учета при внедрении программы.

Но делать это не обязательно. Программа 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 позволяет формировать эти справки.

3) Флаг «Данные учета пособий по социальному страхованию».

Если флаг установлен, то в программу 1С Бухгалтерия 8 будет выгружены следующие документы.

• Документы «Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН» с соответствующими данными учета, дата которых попадает в указанный период, см. описание предыдущего флага.
• Регистр сведений: «Заработки получателей пособия по уходу за ребенком до полутора лет»,
• Регистры накоплений:  «Пособия по уходу за ребенком до полутора лет» и «Пособия социальному страхованию», введенные за указанный период.

Точнее, переносятся не сами регистры, а данные из них в бухгалтерский документ в документ «Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН».

Но делать это не обязательно. Программа 1С Зарплата и управление персонала 8 позволяет формировать эти отчеты.

4) Флаг «Кассовые документы».

Список видов кассовых документов, выгружаемых в программу 1С Бухгалтерия 8, зависит от установки следующих флагов.

• Установлен флаг «Все документы». В этом случае выгружаются документы «Зарплата к выплате организации», «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер», «Платежное поручение исходящее», «Депонирование организаций», «Списание депонентов в доходы организаций».
• Установлен флаг «Только депонирование».  В этом случае выгружаются документы «Зарплата к выплате организации», «Депонирование организаций», «Списание депонентов в доходы организаций».

В каких случаях следует устанавливать флаг «Кассовые документы», а в каких можно отказаться описано в следующем разделе.

Обычно с выгрузкой кассовых документов больше всего возникает вопросов. В следующем разделе рассмотрены разные ситуации

В этом случае надо или установить выгрузку с детализацией по сотрудникам, либо отказаться от переноса множества расходных ордеров в бухгалтерскую программу.

Способы выплаты зарплаты

В документе «Зарплата к выплате организаций» способ выплаты может принимать одно из двух значений: Через кассу или Через банк. Кажется, что все очень просто. Но ситуация усложняется тем, что каждый из этих способов неявно разделяется еще на два способа.

1.1: Через банк: Есть зарплатный проект.

Самый простой вариант, когда в организации есть зарплатный проект и лицевые счета всех сотрудников открыты в одном банке. В этом случае в идеале оформляется всего один документ «Платежное поручение исходящее». Он в качестве кассового документа выгружается в бухгалтерскую программу. Выгружается и документ «Зарплата к выплате организаций».

На основании этих документов в программе 1С Бухгалтерия 8 оформляется документ «Списание с расчетного счета» с операцией «Перечисление заработной платы».

В программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 процедура выплаты зарплаты через банк при наличии зарплатного проекта достаточно хорошо автоматизирована. Для подобного варианта нет никакой необходимости выгружать данные с детализаций по сотрудникам. Данные целесообразно выгружать сводно по сотрудникам.

Факт зачисления денежных средств на лицевые счета сотрудников в программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 регистрируется документом «Выписка банка на перечисление зарплаты» на основании документа «Платежное поручение исходящее».

Все операции, связанные с зачислением зарплаты на лицевые счета сотрудников легко реализуются в программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8. Поэтому нет особой  необходимости выгружать кассовые документы в программу 1С Бухгалтерия 8. Но так как таких документов будет мало и обычно бухгалтер хочет их видеть у себя в бухгалтерской программе, то установите флаг «Кассовые документы».

Следует помнить, что выгружаются проведенные кассовые документы. Поэтому перед выгрузкой кассовых документов убедитесь в том, что документы «Платежное поручение исходящее» проведены. Номер этого документа должен быть согласован с бухгалтерией.

1.2: Через банк: Нет зарплатного проекта - лицевые счета в разных банках.

Сотрудники имеют право самостоятельно открывать лицевые счета в тех банках, которые им нравятся. В результате бухгалтер вынужден будет перечислять зарплату сотрудников в разные банки. Для бухгалтера это очень трудоемкая работа.

К сожалению, в программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 такой вариант автоматизирован в недостаточной степени. Кроме того, не очевидны операции, которые надо сделать. В статье подробно описана технология перечисления зарплаты на каждого сотрудника в его банк. Кстати она же может служить и аргументом в пользу зарплатного проекта.

Для организации подобной работы расчетчику придется документ «Зарплата к выплате организаций» формировать для каждого сотрудника. Объясняется это тем, что в этом документе можно указать только один банк для перечисления зарплаты.

Для подобного варианта выгружать данные придется с детализаций по сотрудникам. Кроме этого надо выгружать и кассовые документы. Причина простая. Так как фактические перечисления зарплаты на лицевые счета сотрудников производятся в бухгалтерской программе, то в ней должны быть документы «Зарплата к выплате организации» и «Платежное поручение исходящее».

2.1: Через кассу: РКО с операцией «Выплата заработной платы по ведомостям».

На основании документа «Зарплата к выплате организаций» со способом выплаты через кассу вводится документ «Расходный кассовый ордер» с операцией «Выплата заработной платы по ведомостям». Другими словами на платежную ведомость, содержащую в общем случае более одного сотрудника, выписывается один документ «Расходный кассовый ордер».

При выплате зарплаты через кассу это наиболее подходящий и простой вариант. При таком варианте целесообразно выгружать данные сводно по сотрудникам.

Документы вида «Расходный кассовый ордер» с операцией «Выплата заработной платы по ведомостям» регистрируют факты выплаты заработной платы сотрудникам через кассу в программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8.

Целесообразно выгружать кассовые ордера в бухгалтерскую программу. Их не много, но их номера очень важно согласовать с бухгалтерией. Причина в том, что это, видимо, единственный тип документа для которого законодательством регламентируется хронологическая последовательность номеров документов. Выгружаемые документы должны быть проведены.

Если не желаете их выгружать, то можно отменить их проведение перед выгрузкой. Но в этом случае вы обязательно наткнетесь на неприятности. Почему?

• Во-первых, после выгрузки вам снова надо провести расходные ордера. Иначе программа 1С Зарплата и управление персоналом будет полагать, что начисленная зарплата не выплачена сотрудникам.
•  Во-вторых, вполне вероятно, что в регламентных целях вам иногда потребуется выгружать данные за предшествующие месяцы. Если вы снова пред этим не отмените проведение расходных ордеров, то они перенесутся в бухгалтерскую зарплату. В результате у вас может быть зафиксирована в бухгалтерии, как минимум, двойная выплата.

2.2: Через кассу: РКО с операцией «Выплата заработной платы работнику».

Предыдущий вариант может не устраивать некоторые организации. Дело в том, что при выплате зарплаты по ведомости сотрудники могут видеть зарплату своих коллег. Чтобы избежать этой ситуации приходится зарплату выплачивать индивидуальными кассовыми ордерами. Точнее документами «Расходный кассовый ордер» с операцией «Выплата заработной платы работнику».

Программа позволяет автоматически сформировать кассовые ордера по документу «Зарплата к выплате организаций».

При необходимости обойти детализацию можно воспользоваться следующем приемом. В программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 выписываем документы «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата заработной платы работнику». Распечатайте их и передайте их в кассу.

Перед выгрузкой данных отмените их проведение. В этом случае при установленном флаге «Кассовые документы» эти типы расходных ордеров не будут выгружаться. Но выгрузятся документы вида «Зарплата к выплате организаций». На основании этих документов в программе бухгалтерского учета создайте документы «Расходный кассовый ордер» с операцией «Выплата заработной платы по ведомостям».

После успешной загрузки данных в бухгалтерскую программу вернитесь в программу 1С Зарплата и управление персоналом и снова проведите документы «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата заработной платы работнику». 

Заключение

Первый и главный вывод.

Легче правильно научиться работать с программой 1С, чем потом искать в ней ошибки. И все-таки, вот некоторые практические рекомендации.

1)   Детальная выгрузка по сотрудникам обязательно только в двух случаях. В случае перечисления зарплаты на лицевые счета сотрудников, открытые в разных банках. И в случае, если в программе выписаны документы «Расходный кассовый ордер» с операцией «Выплата заработной платы сотруднику». В остальных случаях целесообразна сводная выгрузка данных по сотрудникам.

2)   По возможности избегайте перечисления зарплаты на лицевые счета сотрудников, открытые в разных банках. Это очень трудоемкая работа. В типовой конфигурации  автоматизировано подготовка платежных документов только для зарплатного проекта.

3)   Если зарплата выплачивается через банк по зарплатному проекту или через кассу по ведомости, на которую оформляется один расходный кассовый ордер, то выгрузку производите сводно по сотрудникам с выгрузкой кассовых документов.

4)   Если в программе оформлен хотя бы один документ «Расходный кассовый ордер» с операцией «Выплата заработной платы сотруднику», то  выгрузку придется делать с детализацией по сотрудникам.

5)   Выгружаются только проведенные кассовые документы. Этот факт можно использовать в тех случаях, когда мы хотим выгрузить только часть каких-то кассовых документов.

Удачи Вам, Владимир Ильюков.