Вот для таких руководителей и выходит на первый план проблема автоматизации предприятия, потому что эффективное управление без информации невозможно, а достоверную и полноценную информацию, можно получить только правильно выстроив и автоматизировав все процессы компании.
Что можно и нужно автоматизировать на предприятиях ЖКХ?
Направлений для приложения усилий в области автоматизации масса. Здесь и бухгалтерский учет, расчет зарплаты, паспортный учет, расчет квартплаты, планирование и управленческий учет, а также отдельная задача по раскрытию информации о деятельности компании перед жильцами. В общем, практически весь спектр задач без скидок на то, что ваша управляющая компания может управлять всего лишь двумя домами.
Расчет квартплаты: свои квитанции или услуги расчетного центра?
Для принятия решения о том заниматься ли расчетом квартплаты самостоятельно или отдать этот вид деятельности на аутсорсинг достаточно посчитать затраты для каждого из вариантов. И тут же приходим к парадоксальному выводу. Аутсорсинг практически всегда был выгоден из-за того, что работы выполненные профессионалами дешевле или качественнее, а зачастую и то и другое, чем, если бы компания занималась бы этим видом деятельности сама. Но в данном случае данное правило почему-то не работает. Достаточно собрать цены на печать квитанций и умножить цену одной квитанции на количество обслуживаемых лицевых счетов, как тут же приходим к логичному выводу, что инвестиции в собственный расчетный отдел окупятся за срок от полугода до года. На мой взгляд, достаточно веский довод.
Если вы все еще не до конца убеждены в необходимости самостоятельного расчета квартплаты, подумайте над тем, какую информацию и в каких разрезах вы хотите получать в итоге. И поинтересуйтесь у организаций, предоставляющих услуги расчетного центра, смогут ли они выдавать отчеты необходимые вам для ведения деятельности. Может быть, где-то и есть расчетные центры, которые выдадут все, что вам необходимо, но автор данной публикации пока еще такого не встречал.
Какой программный продукт выбрать для автоматизации?
В области ведения бухгалтерского учета и расчета зарплаты уже много лет безусловным лидером считаются программы фирмы «1С». Так что в данном случае выбора нам не оставили - все конкуренты либо прекратили свое существование, либо безбожно отстают в технологиях и уровне поддержки. Тем более что фирма «1С» продолжает совершенствовать свои разработки и с выходом продукта «1С: Предприятие 8» вышла на новый уровень автоматизации.
Теперь попытаемся рассмотреть варианты автоматизации для остальных видов деятельности компании ЖКХ. Поскольку бухгалтерия у нас автоматизируется продуктом «1С» логично было бы подобрать систему, которая как минимум может обмениваться данными с бухгалтерской программой, а еще лучше была бы так же написана на платформе 1С: Предприятие 8. Тогда ряд вопросов о поддержке и обучении пользователей отпадет сам собой, что в свою очередь может сэкономить немало денег.
Комплексная автоматизация: единая программа для всех подразделений или периодический обмен данными?
Дать однозначный ответ на данный вопрос достаточно трудно. Каждый подход имеет ряд как положительных, так и отрицательных черт и нам здесь приходится выбирать из «двух зол» меньшее. В случае варианта с обменом данными, узкое место сразу бросается в глаза, это наличие самого обмена и все связанные с этим проблемы:
- данные не моментально отражаются в связанных подсистемах, а через какое-то время (после проведения обмена);
- коллизии возможные при обмене данными, когда недостаточно четко прописаны правила что и в какой подсистеме изменять;
Но все это вполне преодолимые препятствия, часть которых даже может обернуться положительным моментом автоматизации. А вот в случае единой информационной системы минусы с первого взгляда не так заметны, но они есть. И наши специалисты считают, что эти недостатки гораздо серьезнее и имеют более глобальные последствия, чем в случае с раздельными программами для бухгалтерии и расчета квартплаты (управленческого учета):
- несовпадение циклов управленческого и бухгалтерского учетов, что приводит к проблеме, когда отчетность по бухучету уже сдана, а в управленческом учете изменяются данные «задним числом», в результате чего приходится подавать уточняющие бухгалтерские отчеты;
- значительный рост базы данных и количества, одновременно работающих пользователей и как результат, снижение быстродействия и увеличение шанса возникновения взаимных блокировок базы данных;
- сложность администрирования и последующего сопровождения подобной системы, что, безусловно, отразится на совокупной стоимости владения программным продуктом;
Заключение
В данной статье разобраны далеко не все вопросы, возникающие при выборе системы для автоматизации предприятия жилищно-коммунальной сферы. И в то же время я старался не рекламировать программный продукт, выпускаемый нашей компанией, а предоставить читателям наиболее общий алгоритм действий и рассуждений, которого стоит придерживаться при выборе программы.
Надеюсь, что мой опыт будет кому-либо полезен. Готов обсуждать спорные моменты. В последующих статьях я постараюсь осветить другие аспекты, влияющие на выбор программного продукта для компании, работающей в сфере ЖКХ.
Бушин Илья
Директор ООО "Альфа-Софт"
г.Воронеж
