Бюджетирование на базе автоматизации ИС АУБ
ИС АУБ ориентировалась при создании как средство автоматизации бюджетирования и управленческого учета внутреннего предприятия холдинга. Основное предметное назначение функциональности АУБ – это инжиниринговая деятельность, что предполагает проектную ориентацию деятельности, большой (десятки тысяч) единый, обновляемый и обмениваемый внутри холдинга перечень инженерной (управленческой) номенклатуры, значительную долю постоянных издержек в составе себестоимости оказываемых услуг и соответственно критическую необходимость функционально базированного учета себестоимости продукции.
АУБ это подсистема метаданных, разработанная на платформе 1С8, являющаяся расширением типовых решений 1С (БП, УПП ...) с сохранением стандартного обновления типовых конфигураций. Все метаданные АУБ выстроены на отдельной линейке объектов, ни один из объектов типовой конфигурации (которую расширяет АУБ) не изменяется.
Рекомендуемый вариант использования ИС АУБ это отдельная БД с установленным расширением метаданных в которой данные бюджетирования и управленческого учета создаются, а бухгалтерские данные импортируются из БД используемой для регламентированного учета, при этом в типовом решении добавляется только один новый объект метаданных – план обмена «Полный для копии». Функциональность импорта реализована.
1. Принципы и сценарии
Основой для процесса бюджетного управления является соотнесение данных бюджетной модели полученных по принципу "сверху вниз" с данными запланированными "снизу вверх" (встречное планирование).
Так же данные бюджетной модели разделены по степени их детализации, более детальные данные имеют большую периодичность (меньший шаг/интервал) и меньший горизонт планирования.
Все данные разнесены на отдельные сценарии, которые разделяют данные модели как по принципу их создания ("сверху", "снизу"), так и по уровню детализации.
Данные модели вводятся оборотами по видам движений бюджетирования с указанием бюджетных аналитик, дополнительно могут генерироваться проводки по плану счетов бюджетирования. Совокупность всех оборотов по видам движений и аналитикам представляют бюджетную модель хозяйственной деятельности предприятия.
Данные различных сценариев соотносятся друг с другом в разрезе отдельных бюджетов. В АУБ автоматизирован вывод введенных плановых данных (оборотов) в различные гибко настраиваемые на стороне пользователя бюджеты, по сути являющиеся проекциями (срезами) этих данных для их контроля и анализа. При настройке бюджетов реализован автоматизированный контроль корректности этих настроек, есть механизм гибкого создания новых бюджетов (настроек) на основании уже созданных. Для самого вывода создан универсальный отчет по настроенному ранее, бюджету, в котором устанавливаются дополнительные настройки для расчета и вывода данных. Так же в отчете есть возможность различных расшифровок уже выведенных данных, есть механизм сохранения выведенного отчета вместе с его данными (и соответственно расшифровками) в файл, что позволяет сохранять контекст на момент формирования отчета (бюджета) даже в случае изменения плановых данных.
Кроме анализа соответствия данных на уровне бюджетной модели в АУБ используются отдельные подсистемы объектов (например, управление закупками) позволяющие анализировать плановые и фактические данные более детально (например, по управленческой номенклатуре, не используемой на уровне бюджетирования).
Основные сценарии бюджетирования:
1.1. Сценарии укрупненного планирования
Детализация: горизонт планирования год, периодичность (шаг) месяц.
- Бизнес-план
Принцип формирования: "сверху вниз"
- Годовой план
Принцип формирования: "снизу вверх"
1.2. Уточненное планирование
Детализация: горизонт планирования квартал, периодичность для данных БДР (затрат и доходов) месяц, для данных БДДС (приход и расход ДС) декада.
- Бизнес-план уточненный
Принцип формирования: "сверху вниз"
- Квартальный план
Принцип формирования: "снизу вверх"
1.3. Оперативное планирование
Детализация: горизонт планирования декада, периодичность день.
- Оперативный план
Принцип формирования: "снизу вверх"
Формирование «Сверху вниз» не предусмотрено
1.4. Фактические данные
Для отражения фактических данных в бюджетной модели используется специальный сценарий с периодичностью день
- Факт основной.
Так же возможно создание дополнительных сценариев (проектные версии). Данные версии бюджетов (сценариев) используется для формирования прогнозных данных по проектам, на этапе разработки бизнес-плана (потом данные этих версий могут автоматизировано переноситься в создаваемый бизнес-план, либо бизнес-планы следующих горизонтов).
Имеющаяся функциональность АУБ позволяет гибко и эффективно формировать плановые данные бюджетной модели, переносить имеющиеся данные (группами бюджетных движений) из горизонта в горизонт, из сценария в сценарий, при этом, если сценарии имеют разную периодичность (шаг) данные не копируются, а проецируются на горизонт сценария приемника.
Это позволяет эффективно создавать новые плановые данные на основе уже имеющихся, сделанных в других сценариях и/или горизонтах планирования.
2. Формирование плановых данных бюджетной модели по различным сценариям в АУБ
В зависимости от сценариев подходы для формирования данных бюджетной модели в АУБ различаются.
2.1. Бизнес-план (БП)
Основным инструментом ввода плановых данных БП является документ - Операция АУБ, который используется, как правило, для ввода целых комплексов движений. В АУБ имеется функциональность переноса движений содержащихся в этих документах (полностью или по отбору - группами) с пошаговой индексацией по задаваемому профилю в новый горизонт (период) БП.
Поэтому основой для формирования данных БП является данные предыдущего горизонта (так же в БП могут быть добавлены данные каких-либо проектных версий).
Понятно, что данные предыдущего горизонта, при их переносе в создаваемый БП, должны подвергаться отбору и модификации.
По сути, эта техника представляет автоматизацию выборки и изменения имеющихся плановых данных при формировании новых планов. При этом все производится на стороне пользователя сервисами предоставляемыми АУБ.
Следует отметить, что при формировании плановых данных БП с использованием документа Операция АУБ этот документ нужно стремиться наполнять однородными данными. Не следует все данные одного горизонта собирать в один документ, так же не нужно разбивать однородные данные на разные документы.
Оптимальным видится подход, при котором в один документ должны зайти данные одного функционального бюджета*, или его части, если он содержит несколько разнородных групп данных.
*Функциональный бюджет – это бюджет, отражающий определенную сторону деятельности предприятия.
Это нужно для того, что бы введенные данные было удобно подвергать выборкам и модификации при формировании новых плановых данных на базе имеющихся.
Предполагается, что подход, при котором новые плановые данные создаются на базе данных предыдущего горизонта, предполагается использовать в БП для данных не связанных с движением денежных средств. Данные ДДС предполагается формировать для БП на основе вновь созданных данных продаж и закупок с использованием документа Расчет ДДС.
Документ Расчет ДДС предоставляет сервисы разработки плановых движений ДС на основе продаж и закупок, имеющихся фактических движений ДС, дебиторской и кредиторской задолженности, позволяет управлять сбалансированностью денежного потока в рамках сегментов деятельности (проектов). Документ сохраняет контекст разработанных движений ДС (сохранение контекста позволит обосновать принятые решения, например, по расходованию ДС даже в случае изменения плановых данных и вызванного этим изменения контекста). Сам документ Расчет ДДС не делает движений бюджетирования, он формирует операцию АУБ делающую движения по заданному сценарию, сохраняет связь с созданной операцией.
2.2. Годовой план (ГП)
Сценарий ГП предусмотрен для наполнения данными бюджетирования с шагом и горизонтом аналогичными БП, но формируемыми на основе принципа "снизу вверх".
Этот сценарий может иметь не полный комплекс бюджетных движений, он не ориентирован на формирование прогнозного баланса и соответственно формирования проводок по плану счетов. Движения формируются только оборотами по видам движения бюджетирования – без проводок (наличие проводок настраивается для каждого сценария). Основная его задача выразить прогнозные данные исходящие "снизу" от структурных подразделений (центров ответственности и учета затрат) и дальнейшего соотнесения их с данными БП. Это соотнесение позволит сформировать более согласованные и реалистичные данные планов, уже на этапе их разработки как в БП так и в ГП. Сформирует лимиты для подразделений при формировании ими годовой программы закупок.
Понятно, что сроки формирования БП и ГП оптимально иметь близкими, желательно с пересекающимся периодом создания и некоторым опережением при создании БП в виде его начального варианта. Тогда при формировании ГП будут иметься ориентиры (лимиты) для подразделений участвующих в процессе бюджетирования.
Текущая функциональность АУБ позволяет наполнять ГП данными исходящими "снизу" в части затрат и закупок. Основным источником бюджетных данных для ГП по затратам и закупкам является документ Заявка бюджетная (подсистема управления закупками).
Заявка бюджетная позволяет формировать подразделениям годовые потребности по номенклатуре (управленческой) с указанием необходимых бюджетных аналитик (данные по обновлениям управленческой (заявочной) номенклатуры - наименования, классы, единицы измерения, цены с привязкой к заявочным годам и сохранением истории изменения в АУБ импортируются).
Документ формирует движения в подсистеме управления закупками (в детализации по номенклатуре), для передачи информации на сценарий ГП (оборотов в бюджетных аналитиках) предусмотрен сервис автоматизированного формирования Операции АУБ (связь с созданной операцией сохраняется). На основе Заявки бюджетной создаются плановые движения по затратам и закупкам.
В дальнейшем в АУБ планируется создание документа План продаж, который предусмотрен для формирования плановых данных "снизу" в части продаж и входящего денежного потока. Предполагается, что подразделения, отвечающие за организацию продаж, формируют в этом документе плановые продажи на год с указанием условий оплаты. Это позволит формировать на стороне бюджетирования движения по доходам и входящему потоку ДС.
При формировании данных ГП документами Заявка бюджетная и План продаж желательно иметь начальный вариант БП для передачи подразделениям ориентиров и лимитов. Это позволит иметь уже в первом приближении на ГП более согласованные плановые данные с БП.
После формирования плановых данных ГП (т.е. данных полученных "снизу" по горизонту год и шагу месяц) эти данные сравниваются в составе настроенных бюджетов с данными начального приближения БП (т.е. полученными по принципу "сверху вниз") и определяются дальнейшие шаги по их согласованию и уточнению. В результате этого процесса должны быть сформированы согласованные планы подразделений в части затрат, закупок, продаж и ДДС с общим БП предприятия на год.
2.3. Уточненный бизнес-план (УБП)
Бизнес-план уточненный с горизонтом планирования квартал и шагом декада является уточнением данных БП как в численном выражении так и по времени. Он формируется из данных БП содержащихся в Операциях АУБ переносом и проецированием строк в Операции АУБ сценария УБП с использованием соответствующих сервисов документа. Т.о. если основой для нового БП являются данные БП предыдущего горизонта, то для УБП – это данные БП этого же года в части планируемого квартала.
При этом к переносу как и в БП предполагаются только данные не связанные с движением денежных средств. Данные ДДС предполагается формировать для УБП на основе вновь созданных уточненных данных продаж и закупок с использованием документа Расчет ДДС.
Данные по доходам и затратам предполагается уточнять в основном по численным значениям (их можно оставлять привязанным к месяцам), данные по движению ДС уточняются по численным и временным характеристикам с привязкой движений ДС к декадным шагам внутри квартала.
Создаваемые по принципу "сверху вниз"данные сценария УБП являются лимитами и ориентирами для плановых данных квартального плана формируемыми "снизу вверх". Поэтому желательно, что бы они в начальном приближении были созданы несколько раньше, чем данные квартального плана.
2.4. Квартальный план (КП)
Сценарий КП предусмотрен для плановых данных с горизонтом планирования квартал и шагом декада, формируемых по принципу "снизу вверх".
КП не ориентирован на формирование прогнозного баланса и формирование проводок. Он нужен, что бы отразить уточненные прогнозные данные "снизу" полученные от подразделений и соотнести их с УБП.
Основным источником бюджетных данных для КП по затратам и закупкам является документ Заявка уточненная (подсистема управления закупками текущая функциональность). Заявка уточненная формируется автоматизировано из обработки данных содержащихся в Заявках бюджетных (годовых) с выборкой данных по периоду. В документе производится уточнение данных по закупкам, корректируются состав, объемы и сроки поставок. Заявка уточненная представляет основу для формирования программы закупок на квартал, обеспечивает сервис автоматизированного формирования лотов. Программа закупок (ПЗ) проходит утверждение и дальнейшие изменения в содержащей ПЗ Заявке уточненной не допускаются.
В дальнейшем по данным утвержденной ПЗ проводятся конкурентные процедуры и закупки согласно сформированных лотов. Если в течение квартала возникают новые, не учтенные в ПЗ потребности они отражаются в документе Заявка сверхлимитная. Документ Заявка сверхлимитная в течение текущего квартала делает движения в подсистеме закупок аналогичные документу Заявка уточненная, а в следующих кварталах является совместно с Заявкой бюджетной источником для автоматизированного заполнения документов Заявка уточненная следующих горизонтов планирования (кварталов).
Документы Заявка уточненная и Заявка сверхлимитная формируют движения в подсистеме управления закупками (в детализации по номенклатуре), для передачи уточненных данных на сценарий КП предусмотрено автоматизированное формирование Операции АУБ, которая производит плановые движения по затратам и закупкам в бюджетировании.
В дальнейшем планируется создание документа План продаж уточненный, который предусмотрен для формирования плановых данных "снизу" в части продаж и входящего денежного потока. Он формируется автоматизировано на основе документа План продаж с последующим уточнением данных. Это позволит получать уточненные движения по доходам и поступающим ДС.
Наличие к началу формирования КП готового начального варианта УБП создаст необходимые ориентиры и лимиты для подразделений участвующих в формировании КП.
После формирования КП ("снизу") эти данные сравниваются с данными начального приближения УБП ("сверху") для их согласования и уточнения.
2.5. Оперативный план (ОП)
Сценарий ОП отражает плановые данные с горизонтом планирования декада и шагом день, формируемые по принципу "снизу вверх".
Информация для ОП формируется в подсистемах оперативного управления закупками, продажами и движения денежных средств.
Задачей ОП является обеспечение эффективной логистики закупок, продаж и денежного потока. В АУБ инструментом первичного ввода данных ОП являются документы Заявка оперативная и Оперативные поступления *.
* Заявка оперативная реализована в текущей функциональности АУБ, документ Оперативные поступления планируется к разработке.
Документ Заявка оперативная является «проектом» конкретной закупки в нем уточняются ее параметры, т.е. состав, количество, цены, куда и когда должно быть поставлено то что покупается. Заявка оперативная содержит табличную часть (ТЧ) описывающую планируемые закупки и ТЧ описывающую платежи (связанные с закупкой). Основанием для автоматизированного заполнения документа в части закупок может быть выбран лот ПЗ (формируются в документе Заявка уточненная) или документ Заявка сверхлимитная. Так же в ТЧ по закупкам Заявки оперативной можно автоматизировано перемещать строки из документов Заявка бюджетная, Заявка уточненная, Заявка сверхлимитная выбранные произвольным образом. В дальнейшем, на основании информации по плановым закупкам, внесенным в Заявку оперативную может быть сформирован документ фактического поступления в АУБ.
Так же Заявка оперативная содержит информацию по платежам (расходам ДС), которая может быть автоматизировано заполнена на основании введенных в документ данных по закупкам по специальному алгоритму. Документ Заявка оперативная может быть использован и только для отражения запланированных расходов ДС (без закупок), это нужно, например, для планирования выплат, которые не связаны с закупками (например, оплата налогов), в этом случае заполняется только табличная часть «Платежи» документа.
Документ Оперативные поступления симметричен по своей роли документу Заявка оперативная. Он касается оперативного планирования продаж (является «проектом» конкретной продажи) и поступления денежных средств. Так же он может быть использован для отражения только плановых поступлений ДС (без продаж) не имеющих связи с конкретными продажами.
На основе введенной информации по поступлению и расходам ДС может быть сформирован отчет АУБ календарный план движения ДС (планируется к разработке).
Подсистемы управления закупками, продажами, движения ДС имеют необходимые отчеты для сравнения и анализа введенной информации. Однако эта информации находится «ниже» уровня бюджетирования и более детальная.
Для соотнесения информации подсистем оперативного планирования с данными УБП ее необходимо «поднять» на уровень бюджетирования. Это делается документом Экспорт в бюджетирование оперативных данных (планируется к разработке). Документ обрабатывает данные оперативного планирования выбранной подсистемы (закупки, продажи, движения ДС) за выбранную декаду и автоматизировано формирует Операцию АУБ (связь с созданной операцией сохраняется). В случае изменения данных оперативного планирования документ Операцию АУБ за соответствующую декаду нужно переформировать сервисами документа экспорта.
Экспорт в бюджетирование оперативных данных нужен, что бы была возможность соотнести данные сформированные в подсистемах оперативного планирования с данными УБП. Это соотнесение производится стандартными средствами подсистемы бюджетирования в составе настроенных бюджетов с данными УБП в декадной периодичности.
Данные сценария УБП являются лимитами и ориентирами для плановых данных ОП.
Предполагается вести постоянный мониторинг и соотнесение создаваемых ("снизу вверх") данных оперативного планирования для обеспечения их соответствия УБП.
Кроме этого данные оперативного планирования являются основанием для заполнения документов фактических движений управленческого учета в АУБ.
3. Фактические данные управленческого учёта и бюджетной модели в АУБ (сценарий – "Факт основной")
3.1. Задачи управленческого учета
Цель и задача управленческого учета (УУ) – это информационная поддержка необходимая для принятия эффективных управленческих решений при ведении бизнеса. Это значительно отличает его от регламентированного учета (РУ), основной задачей которого является эффективное оформление деятельности перед государством, которое устанавливает правила бухгалтерского учета для РУ, регламентирует учетную модель.
УУ делается на основе максимального учета специфики автоматизируемого бизнеса, это определяет его правила и модель. Эффективный УУ не может быть типовым – подходящим «для всех бизнесов».
Основное предметное назначение УУ в АУБ – это автоматизация инжиниринговой деятельности (ИД).
ИД – обладает существенной спецификой и значительно отличается, например, от массового производства, на автоматизацию которого направлено большинство имеющихся на рынке ИТ решений. В ИД нет «массового» сырья, затраты на производство носят в основном косвенный, условно-постоянный характер. Даже если это материальные затраты в оказываемой услуге или произведенном изделии их доля и величина носят в значительной степени не стабильный характер. Вся деятельность состоит в основном из выполнения отдельных маленьких и больших проектов.
При этом, хотя материальные затраты могут иметь и не основную составляющую в себестоимости, следует ожидать что перечни используемой в ИД «инженерной» номенклатуры, различных приборов и оборудования могут быть большими (десятки тысяч) и вероятно будут интенсивно дополняться и изменяться.
С другой стороны ожидаемая значительная составляющая в себестоимости косвенных затрат, вызывает потребность в, наиболее эффективной для управления косвенными затратами, методике функционально базированного учета себестоимости (Activity Based Costing, ABC), что обеспечит возможность для функционально-стоимостного анализа (ФСА).
В АУБ отделяются «экономические сущности» затрат (справочники Объекты затрат и Потоки затрат) от «железок» - управленческой номенклатуры материалов, приборов и оборудования. Первые составляют аналитики бюджетирования и по ним организуется (достаточно сложный) функционально базированный учет себестоимости, вторые присутствую в УУ, по ним ведется количественный (складской) учет, оценивается их стоимость (нормативный метод, средние цены), но они находятся «ниже» уровня бюджетирования, по ним не рассчитывается «функциональная» себестоимость. Объекты затрат – содержат производимые услуги, продукцию, полуфабрикаты, функции и затраты. Потоки затрат – это ОС или группы ОС (как мы их видим на уровне бюджетирования), резервы или другие амортизируемые активы, пассивы или их группы.
Кроме этого вся деятельность предприятия разделяется по сегментам (справочник Сегменты деятельности), которая в частности предусматривает разделение по осуществляемым проектам.
Необходимость эффективно учитывать в УУ специфику ИД неизбежно приводит к значительным отличиям правил ведения и учетной модели УУ от РУ.
3.2. Автономность управленческого учета в АУБ
УУ в АУБ ведется независимо от РУ (от самого факта ведения РУ) и представляет собой замкнутую автономную подсистему. В бюджетной модели фактические операции УУ отражаются по сценарию "Факт основной" оборотами по видам движений и аналитикам бюджетирования. Поэтому "Факт" бюджетирования, при наличии фактического управленческого учета, «всегда на месте» и сравнение его с плановыми данными производится стандартными средствами подсистемы бюджетирования в составе настроенных бюджетов. Это существенно отличает подход АУБ для бюджетирования от типовых решений, имеющихся на ИТ рынке, где "Факт" бюджетирования в основном транслируется из «бухгалтерского» (РУ) "Факта", а сам фактический управленческий учет в системе не ведется. Подобный подход не возможен для ИД, как в прочем для любой деятельности, учетная управленческая модель бизнеса которой значительно отличается от моделей регламентированных РСБУ *.
*Отличия РСБУ и других стандартов бывают просто не совместимыми. Например, в МСФО при учете ОС у лизингодателя оно вообще не учитывается как ОС. В активе баланса учитывается суммарная дисконтированная стоимость будущих лизинговых платежей (дисконтированный денежный поток).
Наличие независимого, автономного "Факта" с одной стороны обеспечивает необходимую гибкость и адекватность задачам управления, не требует настройки и постоянной подстройки механизма трансляции фактических операций из РУ, но с другой стороны влечет за собой «двойной» ввод фактических данных. Однако трудоемкость «двойного» ввода фактических операций предполагается значительно снизить за счет сервисов автозаполнения документов («массовых», наиболее часто используемых) в АУБ.
3.3. Подходы к созданию фактических документов УУ и РУ в АУБ
При автоматизации ввода в УУ фактических данных реализуются два возможных подхода:
Первый подход, когда документ отражающий факт хозяйственной деятельности сначала водится в бухгалтерии (РУ), а потом на основании группы введенных в РУ документов сервисом АУБ в УУ создаются документы – образы, обеспечивающие движения УУ, с частично заполненными управленческими аналитиками. Далее, в созданных управленческих документах (своего рода «заготовках»), данные дополнительно корректируются, с использованием сервисов документов УУ. Например, такой подход предполагается применять для фактических операций с денежными средствами, расчетами с персоналом и налогами.
Второй подход, когда хозяйственная операция сначала отражается в УУ, а потом на ее основе, в БД используемой для РУ (бухгалтерской), создается частично заполненный документ образ («заготовка») для отражения этой операции в РУ. Этот подход применяется для документов закупки материалов и услуг и реализации. При формировании документов движения материалов, например, поступления материалов (соответствие управленческой и бухгалтерской номенклатур целесообразно устанавливать уже на этапе формирования Заявки оперативной – реализовано в текущей функциональности АУБ), будут помимо бюджетных и управленческих аналитик, указываться аналитики, используемые в бухгалтерском учете (например, бухгалтерская номенклатура). Сервисы АУБ, после ввода данных «запомнят» сочетание этих аналитик, и при следующем вводе эта связь будет предложена для выбора (реализовано в АУБ). При этом соотнесение не обязательно должно быть один к одному, будет предложен выбор из реализованных вариантов связей. По завершении ввода с использованием сервиса документа Поступление МТР (УУ), автоматизировано создается бух документ (частично заполненный – "заготовка") в БД используемой для РУ (реализовано в АУБ).
Таким образом, предполагается избегать дублирующего ручного ввода данных о фактической деятельности.
3.4. Учетная модель УУ в АУБ
Учетная модель УУ в АУБ имеет двухуровневую структуру.
Это необходимо, что бы разделить учетные подходы к объектам, имеющим разную детализацию и задачи.
"Нижний" более детальный уровень – это уровень управленческой номенклатуры (УУН) на котором учитываются объекты, содержащиеся в справочнике управленческой номенклатуры, т.е. материалы, приборы и оборудование (материально-технических ресурсов и оборудования (МТР)). Задачи учета по отношению к МТР в АУБ – это управление закупками, учет остатков по складам, инвентарный учет оборудования и степени его износа, оценка актуальной стоимости активов отражающих остатки МТР на балансе. Учетные механизмы этого уровня реализованы в модели по возможности наиболее просто.
"Верхний", укрупненный – это уровень функционально базированного учета себестоимости (УФБУС) и отражения "Факта" в бюджетировании. На нем учитываются произведенные услуги, продукция и полуфабрикаты, выполненные подразделениями функции и понесенные затраты (справочники Объекты затрат и Потоки затрат). Основной задачей его является реализация функционально базированного учета себестоимости произведенных услуг и продукции, отражение результатов учета в бюджетировании.
Общим для обоих уровней является объект отражающий наличие любых материальных ценностей вне зависимости от их роли в учете и хозяйственной деятельности – это регистр Физический капитал (ФК). На нем учитываются фактические количественные остатки материалов, инвентарных объектов (ИО), продукции и полуфабрикатов в разрезе счетов учета и аналитик бюджетирования, управленческой номенклатуры (МТР). Стоимостная оценка активов в регистре не делается (только количественный учет), предполагается, что она будет делаться в зависимости от учетных подходов, реализуемых на различных уровнях.
Измерения (аналитики) регистра ФК: Счет учета (Плана счетов Бюджетирование), статья расходов (объекты или потоки затрат), сегмент деятельности (проект), место затрат, управленческая номенклатура.
3.4.1. Управленческий учет МТР в АУБ
Учет МТР – это учет в детализации управленческой номенклатуры (УН) ("нижний" уровень). Справочник УН содержит единый, обновляемый и обмениваемый внутри холдинга перечень инженерной (управленческой) номенклатуры, по которому постоянно формируется информация по актуальным рыночным ценам в привязке к заявочным годам. В АУБ реализован импорт данных по обновлениям УН, обновляются наименования, классы, единицы измерения, цены с привязкой к заявочным годам и сохранением истории изменения.
Наличие нормативной базы по ценам УН позволяет, при наличии количественного учета, делать оценка актуальной стоимости остатков и движений МТР в УУ.
Оценка стоимости МТР по установленным нормативным ценам и переоценкой остатков на счетах учета МТР по итогам месяца, отдельного учета отклонений по поступлениям, переоценке и инвентаризации МТР реализует концепцию нормативного метода учета затрат. Фактические затраты складываются из затрат нормативных и отклонений от норм. Отклонения от норм считаются затратами на период, анализируются и списываются в том периоде (месяце) когда они возникли. Нормативная часть затрат рассматривается как затраты на продукт и подлежит списанию вместе с количественным списанием МТР, она рассчитывается из количества и нормативный цены соответствующего периода (года), действующей на момент движения.
Использование в нормативном методе, реализуемом в АУБ, оценки стоимости МТР по количеству и нормативным (рыночным, обновляемым) ценам позволит иметь актуальную рыночную оценку активов на счетах учета МТР в бюджетировании.
Концепция учета стоимости МТР на базе нормативного метода считается в АУБ основной, именно она применяется для отражения стоимости в проводках и оборотах бюджетирования по сценарию "Факт основной". Отклонения рассчитываются в каждом документе учета МТР соответствующего типа, например, документ Поступление МТР (реализован в АУБ) делает отклонения по поступлению возникающими при отличиях нормативных (установленных) и фактических цен покупки, документ Инвентаризация МТР (реализован в АУБ) делает отклонения по инвентаризации возникающими при количественных отличиях фактического остатка от учетного остатка до инвентаризации.
В качестве дополнительной оценочной базы в АУБ рассчитывается средняя стоимость МТР. Оценка делается на основе данных учетного регистра Средняя стоимость МТР, содержащего фактическую стоимость в разрезе УН. Приход по регистру делается исходя из фактической стоимости, содержащейся в документе поступление МТР, расход согласно сложившейся к моменту расхода средней цены и списываемого количества. Первоначальное заполнение регистра, на фактически имеющиеся остатки МТР, планируется сделать исходя из нормативных цен.
Наличие дополнительного метода в учете стоимости позволит делать сравнительный анализ данных по стоимости МТР, в дальнейшем возможен дополнительный (отдельный) учет "Факта" по сценарию "Факт по средним".
Наличие параллельных фактических данных по «нормативному методу» и «по средним» дает более надежную оценку стоимости МТР и возможность более эффективного контроля закупочной деятельности.
Справочник УН содержит материалы, приборы и оборудование, при этом часть из них имеет характер оборотных средств (материалы), а другая часть описывает используемые ОС.
Соответственно учет МТР в АУБ разделяется на складской учет (оборотные МТР) и учет ОС – инвентарных объектов (ИО).
Складской учет МТР делается на основе количественных остатков содержащихся в регистре Физический капитал (ФК), стоимостная оценка делается по нормативному методу, отражается по сценарию "Факт основной". Стоимость учитывается по счетам, указанным в измерении регистра ФК. По концу месяца стоимость учета МТР по счетам переоценивается. Необходимость переоценки связана с изменением учетных цен УН (централизовано устанавливаемых и импортируемых в АУБ).
Документы складского учета:
- Инвентаризация МТР (реализован в АУБ);
- Поступление МТР (реализован в АУБ);
- Списание МТР;
- Перемещение МТР;
- Перепродажа МТР;
- Переоценка МТР.
Если закупленное МТР используется в деятельности как основное средство, то дополнительно по каждой единице ОС (МТР) в АУБ ведется учет как по инвентарному объекту (ИО). ИО в АУБ – это обособленная единица имущества предприятия, имеющая стоимость и используемая в основной деятельности. Свою стоимость на результат деятельности ИО, обычно переносят посредством амортизации. В системе каждому ИО устанавливается уникальный инвентарный номер, который предлагается по возможности физически нанести на соответствующий физический объект ИО.
Каждый ИО это элемент справочника Инвентарные объекты (учетная карточка ИО), в справочнике поддерживается связь с УН (МТР), содержится инвентарный номер. По ИО учитываются (с сохранением истории изменений): счета учета и амортизации, аналитики бюджетирования, материально ответственное лицо (МОЛ – справочник физические лица), доля амортизации. В процессе использования ИО, при изменении его положения, назначения, способа использования, значения аналитик могут изменяться. При амортизации изменяется значение доли амортизации ИО.
В регистре ФК ИО учитываются, как остатки по УН (суммарно по УН – не по объектам). При этом в ФК учитываются суммарное количество ИО одной УН по аналитике счета учета, а по аналитике счета амортизации их суммарный износ (отрицательным остатком – "количественная" амортизация). Сложение остатков по счетам учета и амортизации даст суммарную долю остаточной стоимости МТР ("количественная" остаточная стоимость).
Методика переоценки ИО по сценарию "Факт основной" основывается на учетных ценах УН (централизовано устанавливаемых и импортируемых в АУБ), при этом используются остатки по регистру ФК в разрезе УН и счетов (учета и амортизации). Стоимость по счету учета это остаток в ценах УН на момент переоценки, по счету амортизации отрицательный остаток ФК в ценах УН учитываемый по кредиту счета.
Эта методика проста и соответствует, например, предусмотренной МСФО (IAS 16 п. 33) модели переоценки ОС по амортизированной восстановительной стоимости.
На уровне бюджетирования ИО отражаются суммарно (по объектам ИО и УН) по счетам по переоцениваемой стоимости в разрезе бюджетных аналитик. Норма и способ амортизации задается в аналитике Поток затрат, ссылка на которую содержится в каждой карточке ИО.
Документы для учета ИО:
- Инвентаризация ИО;
- Принятие к учету ИО;
- Амортизация;
- Списание ИО;
- Перемещение ИО;
- Продажа ИО.
