Как вести учет путевых листов и затрат на горючее для нетранспортных компаний?
В программе 1С Бухгалтерия Предприятия 8 существует возможность вести учет путевых листов и затрат на горючее для нетранспортных компаний, которые используют легковые авто для служебных поездок. Для данных манипуляций были добавлены:
· новый документ Путевой лист;
· новый вид операции "Топливо" к документу "Поступление (акт, накладная)";
· в "План счетов" к субсчету 10.03 добавлены новые субсчета:
10.03.1 "Топливо на складе" – на данный счет перенесены все движения, которые раньше были отражены на счете 10.03 "Топливо";
10.03.2 "Топливо в баке автомобиля" – предназначен для учета горючего по путевым листам
счет 76.15 "Приобретение по топливным картам" (используется как вспомогательный для учета количества горючего без суммы);
· новый справочник "Транспортные средства";
· в справочнике "Физические лица" у лиц, на которых будет оформляться путевой лист, можно и нужно указать данные водительского удостоверения по ссылке "Все документы";
· установлена функциональность "Полная" либо выборочная с установленной галочкой "Путевые листы" на вкладке "Запасы" (данная манипуляция необходима, чтобы включились опции по учету путевых листов, рис. 1).
Как отобразить документы для оформления путевых листов в 1С 8.3?
Какие же действия нам необходимо с Вами выполнить, чтобы правильно, быстро и четко отобразить все документы для оформления путевых листов в 1С 8.3? Всего несколько последовательных шагов, к которым мы и приступаем.
Для начала проведем первоначальные настройки (рис. 1):
Раздел: "Главное → Функциональность".
На вкладке "Запасы" установите флажок "Путевые листы".
Рис. 1
Документ Путевой лист (рис. 2 - 4):
Раздел: "Покупки → Путевые листы".
Кнопка "Создать" (рис. 2).
Рис. 2
По ссылке "Счет затрат" можно изменить счет учета расходов в 1С на израсходованное горючее (рис. 3).
На вкладке "Топливо" показано количество литров горючего, заправленного в бак автомобиля. В колонке "Документ" следует выбрать вариант приобретения горючего – "Топливная карта" или "Кассовый чек" и заполнить нужные данные (рис. 3).
Рис. 3
На вкладке "Маршрут" по кнопке "Добавить" заполните табличную часть – укажите точки отправления и прибытия по маршруту следования автомобиля, дату, время, показания одометра. Расстояние и расход горючего рассчитаются автоматически на основании показаний одометра и нормы расхода горючего в одноименном поле (рис. 4).
По кнопке "Печать" можно распечатать путевой лист в 1С 8.3 по форме № 3 для легкового автомобиля или упрощенную форму путевого листа, а также авансовый отчет, если горючее приобреталось за наличные или по банковской карте (обратите внимание, что в этом случае нарушится сквозная нумерация авансовых отчетов, потребуется вручную поправить номер документа в печатной форме и номер следующего вновь создаваемого документа "Авансовый отчет").
Кнопка "Провести и закрыть".
Рис. 4
По кнопке посмотрите результат проведения документа.
Итак, при оплате горючего топливной картой документ сформировывает проводки в программе 1С по дебету счета 10.03.2 лишь на то количество горючего, которое было заправлено в бак. При оплате горючего подотчетными средствами (наличными или банковской картой) сформировываются проводки в программе 1С по дебету счета 10.03.2 на количество заправленного в бак горючего и сумму. На количество израсходованного горючего сформировывается проводка в программе 1С по кредиту счета 10.03.2 (на количество без суммы).
Однако в случае получения от поставщика горючего первичных документов (накладной и счета-фактуры) на выбранное за период горючее создается документ "Поступление (акт, накладная)" с видом операции "Топливо", который сформирует проводки в программе 1С по дебету счета 10.03.02 на общую сумму без количества.
Счет 76.15 "Приобретение по топливным картам" можно использовать как вспомогательный.
В процессе выполнения регламентной операции "Корректировка стоимости номенклатуры" в числе обработки "Закрытие месяца" создается проводка в программе 1С по дебету счета затрат и кредиту счета 10.03.2 на сумму израсходованного горючего, которая была рассчитана по средней стоимости за период.
Рис. 5
Вот мы и разобрали подробно каждое действие, которое нам следует выполнить, чтобы правильно организовать работу по ведению учета горючего в 1С Бухгалтерия Предприятия 8.
Итог – на данном примере мы наглядно показали, что не все так сложно, и четкие последовательные действия приводят к правильному результату!
