Программа Информационная система учета сбыта бытовой техники и её гарантийного обслуживания имеет много пользовательский режим. Все пользователи программы могут быть отнесены к основным четырем типам: бухгалтерия, отдел продаж, сервис и администратор. В зависимости от выбранного пользователя могут быть доступны различные варианты интерфейса.
Начало работы с программой начинается с авторизации пользователя.
После авторизации перед пользователем появляется окно с доступными ему панелями и меню, справочниками, документами, отчетами.
Для облегчения работы с программой все доступные объекты (справочники, документы, отчеты, регистры) разделены по разделам. Разделы программы находятся на панели разделов
Рассмотрим подробнее возможности и правила работы в каждом из разделов программы.
В разделе «Рабочий стол» находится отчет «Спрос на бытовую технику». Он показывает какую долю из числа общих продаж занимают продажи того или иного вида бытовой техники. Для того чтобы получить данный отчет на определенный период необходимо, сначала перейти в раздел Рабочий стол. Затем следует указать начало и конец нужного нам периода и нажать кнопку «Сформировать».
Для наглядности представляемой информации, отчет представлен в виде круговой диаграммы.
Раздел «Контрагенты» содержит две панели: панель навигации «Справочники» и панель действий «Отчеты».
На панели «Справочники» располагаются справочники «Клиенты» и «Поставщики»
Справочник «Клиенты»содержит в себе информацию о клиентах магазина: фамилия, имя отчество клиента и его контактные данные.
Для того чтобы открыть справочник «Клиенты», необходимо выбрать пункт «Клиенты» на панели навигации «Справочники»
Навигация по справочнику осуществляется с помощью горизонтальной и вертикальной полос прокрутки.
Для добавления записи в справочник «Клиенты» необходимо нажать кнопку «Создать», и в появившемся окне ввести реквизиты клиента (ФИО, адрес, телефон).
Все поля, за исключения поля «Код», являются обязательными для заполнения. Поле «Код» заполняется системой автоматически, после нажатия кнопки «Записать и закрыть».
Для редактирования элемента справочника необходимо найти необходимый элемент в справочнике, открыть его двойным щелчком и в появившемся окне изменить нужную информацию в соответствующем поле. После чего нажать кнопку «Сохранить» или «Записать и закрыть».
Справочник «Поставщики» содержит в себе информацию о поставщиках магазина (наименование, номер расчетного счета, адрес и телефон поставщика). Эта информация необходима, как правило, для оформления бухгалтерской документации, учета расходуемых денежных средств на закупку продаваемой техники.
Процессы создания нового элемента справочника «Поставщики» и изменения информации, записанной в существующем элементе, практически не отличается от рассмотренных выше аналогичных процессов справочника «Клиенты», поэтому подробно на них останавливаться не будем.
Рассмотрим теперь возможности, предоставляемые панелью действий «Отчеты» раздела «Контрагенты».
«Отчет по поставщикам» позволяет получить информацию о полученной от поставщика технике и сумме потраченной на получение данной техники.
Для того чтобы сформировать данный отчет необходимо выбрать «Отчет по поставщикам» на панели действий «Отчеты». В появившемся окне выбрать реквизиты «Начало периода», «Конец периода», «Поставщик» и дать им нужные значения. Затем следует нажать кнопку «Сформировать». В отчете будут предоставлен данные о всех закупках у поставщика, происходивших в нужном нам период, а так же посчитаны итоги по графам «сумма» (перечисленные поставщику деньги) и «количество» (количество полученных от поставщика единиц бытовой техники).
Отчет «Покупки клиентов» позволяет получить информацию о том какие покупки в нашем магазине сделал клиент за определенный период времени. Процесс создания отчета не отличается от процесса создания предыдущего отчета «Отчет по поставщикам», за исключением того что вместо поставщика выбираем клиента.
Раздел «Сотрудники»содержит в себе панель навигации «Справочники» и панель действий «Отчеты».
Следует отметить, что панель действий «Отчеты» присутствует в каждом из разделов данной информационной системы.
Справочник «Сотрудники», расположенный на панели навигации «Справочники» содержит в себе информацию о сотрудниках фирмы. Как правило, новый элемент добавляется в справочник при приеме на работу нового сотрудника. Элемент справочника добавляется и редактируется аналогично рассмотренным выше справочникам. Отличительной особенностью данного справочника является то, что у каждого элемента существуют две табличные части: «Образование» и «Трудовая деятельность». В них записывается построчно данные об образовании сотрудника и его предыдущей трудовой деятельности соответственно.
Панель действий «Отчеты» позволяет получить доступ к двум отчетам: «Контактные данные сотрудников» (по должностям) и «ТМЦ по сотрудникам».
Отчет «Контактные данные сотрудников» позволяет получить информацию о том, кто из сотрудников находится на выбранной должности. Попутно выводится контактные данные (адрес, телефон).
Отчет «ТМЦ по сотрудникам» позволяет получить информацию о том, какие товарно-материальные ценности и в каком количестве числятся на сотруднике.
Раздел «Бухгалтерия» содержит в себе панель навигации, панели действий «Отчеты» и «Сервис».
На панели «Сервис» находятся «Реквизиты фирмы». Здесь хранятся данные о самой фирме:
- название фирмы;
- фактический адрес;
- контактный телефон;
- генеральный директор.
Эти данные можно посмотреть или изменить, выбрав «Реквизиты фирмы» на панели «Сервис». Для того чтобы изменения вступили в силу необходимо нажать кнопку «Записать и закрыть». Данные реквизиты отображаются при печати документов.
Рассмотрим панель навигации данного раздела. На ней расположены группы объектов: справочники, документы, журналы документов, регистры.
Справочник «Склады» несет в себе перечень складов фирмы. Справочник «Товар» содержит в себе информацию о продаваемом товаре. В справочнике «Вид товара» перечисляются виды продаваемой бытовой техники.
Документы расположенные на данной панели заполняются в процессе хозяйственной деятельности фирмы.
При заполнении документа «Приходная накладная на товар» указывается от какого поставщика пришел товар, кто из сотрудников принял его и на какой склад оприходовал. В табличной части документа указывается наименование, вид, количество товара, цена одной единицы, сумма построчно. Следует отметить, что наименование товара выбирается из справочника «Товар», а вид товара из справочника «Вид товара». Сумма рассчитывается автоматически. Как произведение количества на стоимость. Данный документ записывается в журналах документов «Движение товаров» и «Движение денег», а так же находит свое отражение в записях регистров «Закупочные цены», «Остатки на складах» и «Расход денежных средств».
Документ «Приходная накладная на товар», как и любой другой документ, может быть распечатан. Для этого нужно открыть документ и на его форме найти и нажать кнопку печать.
Документ «Акт перемещение товара» свидетельствует о том, что товар был перемещен с одного материально-ответственного лица (сотрудника) на другое и (или) одного склада на другой . Данный документ записывается в журнале документов «Движение товаров» и регистре «Остатки на складах».
Документ «Акт на списание товара» свидетельствует о том, что товар по какой-либо причине списан с остатков товара. Например, он пришел в негодность по причине собственной эксплуатации. Данный документ создает запись в регистре «Остатки на складах» и в журнале документов «Движение товаров».
Для того чтобы установить розничную цену на продаваемый товар, используется документ «Установка цены на товар» (рис.15). Данный документ записывается в журнал документов «Изменение розничных цен» и в регистр «Цены на продаваемую технику» (Цены).
Рассмотрим теперь отчеты доступные из раздела «Бухгалтерия».
Отчет «Остатки товара» позволяет получить информацию о том на каких складах, в каком количестве хранится товар и МОЛ за данный товар на заданную дату.
Отчет «Приход денежных средств» показывает, как следует из его названия, приход денежных средств в магазин от покупателей, а так же за какую технику покупатели расплачивались с магазином.
Узнать какие суммы были выплачены контрагентам (поставщикам за поставку бытовой техники и клиентам за возвращённую технику в магазин) за определенный период можно из отчета «Расход денежных средств»
Перейдем к рассмотрению раздела «Продажи»В нем расположены две панели. На панели действий «Отчеты» расположены ссылки на три отчета: «Прайс лист», «Возвраты», «Продажи».
На панели навигации расположены две группы объектов: документы и регистры. Рассмотрим сначала документы: «Товарный чек» и «Акт возврата товара».
Документ «Товарный чек» создается в момент оформления покупки покупателем в магазине товара. Он служит основанием для выдачи товара со склада покупателю. Правила заполнения данного документа не отличаются от правил заполнения документов рассмотренных выше. Стоит отметить еще раз, что все поля являются обязательными для заполнения, кроме полей дата и номер. Они заполняются системой автоматически при нажатии на кнопку «Записать и сохранить».
В табличной части документа значения полей столбца «Сумма» рассчитываются построчно, как произведение полей «Количество» и «Цена».
При проведении документа «Товарный чек» создаются записи в журналах документов «Движение денег» и «Движение товаров», а так же записи в регистрах «Приход денежных средств» и «Остатки на складах». Данные объекты находятся в разделе «Бухгалтерия» на панели навигации.
Создание документа «Акт возврата техники в магазин» свидетельствует о том, что покупатель в силу какой-то причины отказался от купленного ранее товара и получил деньги обратно.
Записи о проведении данного документа добавляются в регистры «Расход денежных средств», «Остатки на складах», «Возвраты» а так же в журналы документов «Движение денег» и «Движение товаров».
Рассмотрим теперь отчеты данного раздела.
Отчет «Прайс лист» дает представление о том какие розничные цены действуют, действовали, или будут действовать в магазине на продаваемую технику.
Отчет «Остатки товара»позволяет получить информацию о том, какие товары есть в наличии на складах магазина, а так же узнать на ком из сотрудников данный товар числится. Данный отчет можно получить абсолютно на любую дату: как прошедшую, так и настоящую. Для этого нужно только изменить значение параметра «Дата» на нужную нам дату.
На панели навигации расположены группы объектов: документы, регистры, журналы документов.
Документ «Акт приемки на гарантийное обслуживание» создается при поступлении техники на гарантийное обслуживание в магазин. Данный документ регистрируется в журнале документов «Движение техники» и находит свое отражение в регистрах «Гарантийное обслуживание» и «Остатки техники на гарантийном обслуживании». После проведения документ может быть снова открыт и распечатан.
Создание документа «Акт проведение гарантийного обслуживания» происходит при проведении гарантийного обслуживания техники. Данный документ содержит информацию о том, кто из сотрудников проводил обслуживание техники поступившей на гарантийное обслуживание. Документ регистрируется в журнале документов «Движение техники», и создает записи в регистре «Гарантийное обслуживание».
Документ «Акт возврата техники клиенту» свидетельствует о том, что техника, прошедшая гарантийное обслуживание, была возвращена клиенту. Данный документ регистрируется в журнале документов «Движение техники» и создает записи в регистре «Остатки техники на гарантийном обслуживании».
Рассмотрим теперь отчеты, представленные в разделе «Гарантийное обслуживание техники».
Отчет «Остатки техники на гарантийном обслуживании» выдает информацию об остатках техники, поступившей на гарантийное обслуживание в магазин. Из данного отчета так же можно узнать, кто из сотрудников отвечает за обслуживаемую технику, количество поступившей техники и имя клиента, сдавшего технику на обслуживание.
Отчет «Техника прошедшая гарантийное обслуживание» дает информацию, о том кто из сотрудников проводил гарантийное обслуживание техники в определенный период, наименование, вид техники, а так же имя клиента, предоставившего технику на гарантийное обслуживание. Данный отчет пригодится для анализа работы сотрудников магазина, занятых в процессе гарантийного обслуживания техники.
Получить информацию о технике, прошедшей гарантийное обслуживание и переданной клиентам, за определенный промежуток времени позволяет отчет «Техника переданная покупателям после гарантийного обслуживания»
Стоит отдельно остановится на том, что различным пользователям доступно разное количество разделов. По умолчанию в программе создано четыре пользователя:
- админ;
- бухгалтерия;
- отдел продаж;
- сервис.
Пользователь «сервис» имеет доступ только доступ только к двум разделам: «Контрагенты» и «Гарантийное обслуживание техники»
«Рабочий стол» для данного пользователя не отображает своего содержимого.
Пользователю «бухгалтерия» имеет полноценный доступ к четырем разделам:
- «Рабочий стол»;
- «Клиенты»;
- «Бухгалтерия»;
- «Контрагенты».
Пользователю «отдел продаж» доступно содержание трех разделов «Отдел продаж», «Рабочий стол» и «Контрагенты». Стоит отметь что данному пользователю в разделе «Контрагенты» доступны только справочник «Клиенты» и отчет «Покупки клиентов».
Пользователь «админ» имеет доступ ко всем разделам программы, содержащимся в них документам, регистрам, справочникам, журналам документов и отчетам.
