Проблематика
Для небольшого потока входящих электронных документов обработкой может заниматься один сотрудник.
Однако, когда поток входящих электронных документов высок, когда организационная структура сложная – требуется разнесение потока документов на несколько сотрудников в зависимости от реквизитов документа. Будем называть подобное разнесение документов маршрутизацией.
Общая информация об электронном документе
Для каждого входящего электронного документа, полученного через Оператора ЭДО, в реквизитах электронного документа всегда определена «Организация» (получатель документа) и «Контрагент» (отправитель документа). При чем и получатель и отправитель однозначно идентифицируются по идентификатору участника ЭДО. Идентификатор присваивает Оператор ЭДО.
Другие аналитики по документу можно получить в зависимости от формата документа.
Электронные документы могут быть:
- Формализованные. Это всегда xml и его формат всегда регламентируется законодательством. Пример: УПД, СФ, Акт выполненных работ.
- Произвольного формата. Это может быть любой документ свободного формата: pdf, jpeg, word, xml и прочее.
Для формализованных документов можно получить достаточно много информации. Обычно такие документы преобразуются в учетные документы в системе.
С документами произвольного формата ситуация сложнее. Если это xml, то можно разработать алгоритмы получения данных. Если же не xml, то придется искать другие пути. Можно распознавать текст, ориентироваться на паттерны и проч.
Тут еще отметим, что в зависимости от Оператора ЭДО в электронном документе может передаваться дополнительная сопутствующая информация. Эта возможность не рассматриваем в данном посте.
Решение без применения к учетной системе
Для формализованных документов форматом предусматривается возможность заполнения дополнительных реквизитов в самом файле электронного документа - xml.
Дополнительные реквизиты можно добавить, как в основные данные документа, так и в расшифровку, табличную часть.
Перечень таких реквизитов и правила их заполнения допускается фиксировать в соглашении об ЭДО между Контрагентами.
Например, участники электронного документооборота фиксируют, что Отправитель электронного документа в определенном реквизите передает информацию о номере и дате договора:
<ИнфПолФХЖ1>
<ТекстИнф Идентиф="Номер_Договора" Значен="5"/>
<ТекстИнф Идентиф="Дата_Договора" Значен="01.01.2021"/>
</ИнфПолФХЖ1>
Это позволит на стороне Получателя маршрутизировать документ.
Для произвольных документов в формате xml можно поступить таким же образом.
Для произвольных документов других форматов задача усложняется. Мы предлагаем в таких случаях использовать для маршрутизации маску имени файла.
Подобные решения могут потребовать доработок учетных систем. При чем с обеих сторон: и у Отправителя, и у Получателя.
Решения для 1С
Наша разработка решает задачу маршрутизации входящих электронных документов. Другими словами, определение ответственного по документу, согласно заранее настроенным правилам.
Используется Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 (3.0.90.59).
Разработка предоставляется в виде расширения.
Для целей маршрутизация используются следующие реквизиты Электронного документа:
- «Подразделение». Добавляется из расширения.
- «Ответственный». Есть в типовой конфигурации. В типовой реализации: заполняется автоматически именем пользователя, который выполнил обмен ЭДО.
Заполнение именно этих реквизитов является целью нашей разработки.
После заполнения реквизитов конкретный пользователь, или ответственные лица в подразделении могут установить отбор в рабочем месте «Текущие дела ЭДО». Тем самым сотрудники смогут получить список документов, которые им необходимо обработать. Определение значений реквизитов происходит автоматически, при получении электронного документа.
Для того, чтобы Подразделение и/или Ответственный заполнились нужно выполнить настройку.
Идем в раздел «Маршрутизация ЭДО». Этот раздел добавляется из расширения.
В данном разделе находятся два справочника:
- «Правила маршрутизации».
Используется для указания алгоритма, по которому определяется значение Подразделение и/или Ответственный.
- «Настройки правил маршрутизации»
Используется для связки «Правила маршрутизации» с Организацией, Контрагентом и типом документа. Именно по этой настройке будет определяться, какое правило применяется к электронному документу.
Используется два справочника так как одни и те же правила могут быть использованы для разных настроек (для разных Организаций, Контрагентов).
Таким образом настроив правила маршрутизации их можно задавать для разных комбинаций: для разных типов документов, для разных Контрагентов, для разных Организаций (если в базе данных ведется учет нескольких).
Справочник «Правила маршрутизации»
Элемент справочника содержит данные по каким правилам осуществляется маршрутизация. То есть по каким данным файла, по значениям каких реквизитов в файле xml определяется Подразделение и/или Ответственный.
Описание реквизитов:
- «Код» – заполняется автоматически, внутренняя нумерация 1С элементов справочника
- «Наименование» - указывается наименование правила маршрутизации. Советуем указывать такое наименование, что бы в общем списке по нему понятен был смысл правила
- «Вид правила» - выбирается способ маршрутизации. Возможные значения:
- «Значение реквизитов XML» - используется для формализованных документов, проверяется значение реквизита в XML
- «Маска имени файла» - используется для произвольных документов, проверяется соответствие наименования файла с документом заданной маске. Маску файла можно использовать и для формализованного документа, но нужно понимать, что наименование формализованного документа формируется автоматически системой
От выбранного «Вида правил» зависит дальнейшее заполнение табличной части.
- Табличная часть для «Вида правила» = «Значение реквизитов XML»
- «Путь реквизита» - указывается путь до реквизита в XML. Причем указывается путь относительно секции «Файл»
- «Значение реквизита» - указывается значение реквизита. Сравнение происходит по полному совпадению. Обрезаются только пробелы в начале и в конце «Значения реквизита»
- «Значение Подразделения» - в случае выполнения условия указанное значение будет подставлено в карточку электронного документа
- «Значение Ответственный» - в случае выполнения условия указанное значение будет подставлено в карточку электронного документа
- Табличная часть для «Вида правила» = «Маска имени файла»
- «Шаблон поиска» - указывается подстрока поиска, которая ищется в наименовании файла. Поиск осуществляется по полному совпадению. Обрезаются только пробелы в начале и в конце «Шаблона поиска».
- «Значение Подразделение» - в случае выполнения условия указанное значение будет подставлено в карточку электронного документа
- «Значение Ответственный» - в случае выполнения условия указанное значение будет подставлено в карточку электронного документа
- Табличная часть для «Вида правила» = «Значения дополнительных реквизитов»
- «Вид реквизита» - выбирается одно из следующих значений:
- «Документ»
- «Товары / Услуги / Права»
- «Сведения об отгрузке»
эти значения соответствует настройкам для заполнения дополнительных полей для выгрузки документа
Подробней об этом в статье на ИТС.
- «Имя реквизита» - указывается наименование реквизита
- «Значение реквизита» - указывается значение, которое будет проверяться в XML
- «Значение Подразделение» - в случае выполнения условия указанное значение будет подставлено в карточку электронного документа
- «Значение Ответственный» - в случае выполнения условия указанное значение будет подставлено в карточку электронного документа
Важно!
В табличной части можно указать несколько условий. Порядок следования условий важен. Условия проверяются по порядку: от 1 к последнему. Если на каком-то шаге условие «сработало», устанавливаются значения из этой строки. Условия ниже не проверяются.
Для изменения следований строк используйте кнопки 
Справочник «Настройки правил маршрутизации»
Элемент справочника показывает какие «Правила маршрутизации» будут применены к определенной Организации, Контрагенту и типу электронного документа.
Описание реквизитов:
- «Код» – заполняется автоматически, внутренняя нумерация 1С элементов справочника
- «Наименование» - указывается наименования правила маршрутизации. Советуем указывать такое наименование, чтобы по нему был понятен смысл настройки
- «Организация» - справочник «Организации»
- «Контрагент» - справочник «Контрагенты»
- «Вид документа» - указывается тип электронного документа. Это же значение присутствует в Электронном документе.
Возможные значения:
- «Счет на оплату»
- «Товарная накладная»
- «Акт об оказании услуг»
- «Корректировочный счет-фактура»
- «Счет-фактура»
- «Произвольный документ»
- «Использование» - указывается будет ли применяться настройка к входящим электронным документам или нет.
Если галка установлена – то будет. Если галки нет – не будет.
- Табличная часть:
- «Правило» - выбирается правило из справочника «Правила маршрутизации», которое нужно применить для указанных выше Организации, Контрагента и типа документа.
Важно!
В табличной части можно указать несколько правил. Порядок следования правил важен. Правила проверяются по порядку: от 1 к последнему. Если на каком-то шаге правило «сработало» - оно выполняется. Правила ниже не проверяются.
Для изменения следований строк используйте кнопки 
Пример
Договорились с Контрагентом о следующем.
При отправке Электронного документа, Контрагент заполняет в табличной части «Товары / Услуги / Права» дополнительный реквизит «Для_Си_Эм_Экс2» значениями:
- Значение1
- Значение2
Выполняем настройки в нашей системе:
- Заполняем правило маршрутизации
Для каждого значения указывает соответствующие значения Подразделения и/или Ответстве
- Настраиваем правило маршрутизации
- Контрагент заполнил значение. В XML указаны значения
- Выполняем обмен ЭДО.
При обработке такого Электронного документа, заполнились реквизиты
Теперь либо ответственные лица в «Подразделение 1» либо непосредственно сам ответственный «Лукина Лидия Петровна» сможет с помощью фильтров в рабочем месте «Текущие дела ЭДО» увидеть документы, которые необходимо обработать.
Итоги
Это первая версия нашего решения.
В планах еще реализовать (как минимум):
- Ограничение прав на входящие электронные документы
- Рабочее место для Операторов. Все-таки не все документы автоматически маршрутизируются, ручную маршрутизацию нельзя исключать
