Маршрутизация входящих документов, полученных через Оператора ЭДО

12.06.21

Функциональные - Документооборот и делопроизводство (СЭД)

Переход на электронный документооборот вносит свои коррективы в работу организации. Одна из задач, которые необходимо решить в процессе перехода - определение ответственного по документу в общем потоке входящих электронных документов. При использовании бумажного документооборота этот процесс является привычным, разбор входящей корреспонденции идет по «проторенной» дорожке. А вот с появлением ЭДО часто возникает желание автоматизировать процесс разбора входящих электронных документов. Об автоматизации и пойдет речь в этом посте.

Скачать исходный код

Наименование Файл Версия Размер
Маршрутизация входящих документов, полученных через Оператора ЭДО
.cfe 132,26Kb
4
.cfe 132,26Kb 4 Скачать

Проблематика

Организация переходит с бумажного на электронный документооборот. О причинах перехода, о плюсах и минусах написано уже достаточно много, на этом останавливаться не будем. Получается, что все входящие электронные документы попадают в общий ящик Организации. Тем самым формируется общий пул документов, который необходимо обработать.

Для небольшого потока входящих электронных документов обработкой может заниматься один сотрудник.

Однако, когда поток входящих электронных документов высок, когда организационная структура сложная – требуется разнесение потока документов на несколько сотрудников в зависимости от реквизитов документа. Будем называть подобное разнесение документов маршрутизацией.

Общая информация об электронном документе

Для каждого входящего электронного документа, полученного через Оператора ЭДО, в реквизитах электронного документа всегда определена «Организация» (получатель документа) и «Контрагент» (отправитель документа). При чем и получатель и отправитель однозначно идентифицируются по идентификатору участника ЭДО. Идентификатор присваивает Оператор ЭДО.

Другие аналитики по документу можно получить в зависимости от формата документа.

Электронные документы могут быть:

  1. Формализованные. Это всегда xml и его формат всегда регламентируется законодательством.  Пример: УПД, СФ, Акт выполненных работ.
  2. Произвольного формата. Это может быть любой документ свободного формата: pdf, jpeg, word, xml и прочее.

Для формализованных документов можно получить достаточно много информации. Обычно такие документы преобразуются в учетные документы в системе.

С документами произвольного формата ситуация сложнее. Если это xml, то можно разработать алгоритмы получения данных. Если же не xml, то придется искать другие пути. Можно распознавать текст, ориентироваться на паттерны и проч.

Тут еще отметим, что в зависимости от Оператора ЭДО в электронном документе может передаваться дополнительная сопутствующая информация. Эта возможность не рассматриваем в данном посте.

Решение без применения к учетной системе

Для формализованных документов форматом предусматривается возможность заполнения дополнительных реквизитов в самом файле электронного документа - xml.

Дополнительные реквизиты можно добавить, как в основные данные документа, так и в расшифровку, табличную часть.

Перечень таких реквизитов и правила их заполнения допускается фиксировать в соглашении об ЭДО между Контрагентами.

Например, участники электронного документооборота фиксируют, что Отправитель электронного документа в определенном реквизите передает информацию о номере и дате договора:

<ИнфПолФХЖ1>

                                                         <ТекстИнф Идентиф="Номер_Договора" Значен="5"/>

<ТекстИнф Идентиф="Дата_Договора" Значен="01.01.2021"/>

                               </ИнфПолФХЖ1>

Это позволит на стороне Получателя маршрутизировать документ.

Для произвольных документов в формате xml можно поступить таким же образом.

Для произвольных документов других форматов задача усложняется. Мы предлагаем в таких случаях использовать для маршрутизации маску имени файла.

Подобные решения могут потребовать доработок учетных систем. При чем с обеих сторон: и у Отправителя, и у Получателя.

Решения для 1С

Наша разработка решает задачу маршрутизации входящих электронных документов. Другими словами, определение ответственного по документу, согласно заранее настроенным правилам.

Используется Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 (3.0.90.59).

Разработка предоставляется в виде расширения.

Для целей маршрутизация используются следующие реквизиты Электронного документа:

  • «Подразделение». Добавляется из расширения.
  • «Ответственный». Есть в типовой конфигурации. В типовой реализации: заполняется автоматически именем пользователя, который выполнил обмен ЭДО.

Заполнение именно этих реквизитов является целью нашей разработки.

После заполнения реквизитов конкретный пользователь, или ответственные лица в подразделении могут установить отбор в рабочем месте «Текущие дела ЭДО». Тем самым сотрудники смогут получить список документов, которые им необходимо обработать. Определение значений реквизитов происходит автоматически, при получении электронного документа.

Для того, чтобы Подразделение и/или Ответственный заполнились нужно выполнить настройку.

Идем в раздел «Маршрутизация ЭДО». Этот раздел добавляется из расширения.

В данном разделе находятся два справочника:

  1. «Правила маршрутизации».

Используется для указания алгоритма, по которому определяется значение Подразделение и/или Ответственный. 

  1. «Настройки правил маршрутизации»

Используется для связки «Правила маршрутизации» с Организацией, Контрагентом и типом документа.  Именно по этой настройке будет определяться, какое правило применяется к электронному документу.

Используется два справочника так как одни и те же правила могут быть использованы для разных настроек (для разных Организаций, Контрагентов).

Таким образом настроив правила маршрутизации их можно задавать для разных комбинаций: для разных типов документов, для разных Контрагентов, для разных Организаций (если в базе данных ведется учет нескольких).

Справочник «Правила маршрутизации»

Элемент справочника содержит данные по каким правилам осуществляется маршрутизация. То есть по каким данным файла, по значениям каких реквизитов в файле xml определяется Подразделение и/или Ответственный.

Описание реквизитов:

  1. «Код» – заполняется автоматически, внутренняя нумерация 1С элементов справочника
  2. «Наименование» - указывается наименование правила маршрутизации. Советуем указывать такое наименование, что бы в общем списке по нему понятен был смысл правила
  3. «Вид правила» - выбирается способ маршрутизации. Возможные значения:
  • «Значение реквизитов XML» - используется для формализованных документов, проверяется значение реквизита в XML
  • «Маска имени файла» - используется для произвольных документов, проверяется соответствие наименования файла с документом заданной маске. Маску файла можно использовать и для формализованного документа, но нужно понимать, что наименование формализованного документа формируется автоматически системой

От выбранного «Вида правил» зависит дальнейшее заполнение табличной части.

  1. Табличная часть для «Вида правила» = «Значение реквизитов XML»

  • «Путь реквизита» - указывается путь до реквизита в XML. Причем указывается путь относительно секции «Файл»

  • «Значение реквизита» - указывается значение реквизита. Сравнение происходит по полному совпадению. Обрезаются только пробелы в начале и в конце «Значения реквизита»
  • «Значение Подразделения» - в случае выполнения условия указанное значение будет подставлено в карточку электронного документа
  • «Значение Ответственный» - в случае выполнения условия указанное значение будет подставлено в карточку электронного документа
  1. Табличная часть для «Вида правила» = «Маска имени файла»

 

  • «Шаблон поиска» - указывается подстрока поиска, которая ищется в наименовании файла. Поиск осуществляется по полному совпадению. Обрезаются только пробелы в начале и в конце «Шаблона поиска».
  • «Значение Подразделение» - в случае выполнения условия указанное значение будет подставлено в карточку электронного документа
  • «Значение Ответственный» - в случае выполнения условия указанное значение будет подставлено в карточку электронного документа
  1. Табличная часть для «Вида правила» = «Значения дополнительных реквизитов»

  • «Вид реквизита» - выбирается одно из следующих значений:

- «Документ»

- «Товары / Услуги / Права»

- «Сведения об отгрузке»

эти значения соответствует настройкам для заполнения дополнительных полей для выгрузки документа

Подробней об этом в статье на ИТС.

  • «Имя реквизита» - указывается наименование реквизита
  • «Значение реквизита» - указывается значение, которое будет проверяться в XML
  • «Значение Подразделение» - в случае выполнения условия указанное значение будет подставлено в карточку электронного документа
  • «Значение Ответственный» - в случае выполнения условия указанное значение будет подставлено в карточку электронного документа

Важно!

В табличной части можно указать несколько условий.  Порядок следования условий важен. Условия проверяются по порядку: от 1 к последнему. Если на каком-то шаге условие «сработало», устанавливаются значения из этой строки. Условия ниже не проверяются.

Для изменения следований строк используйте кнопки 

Справочник «Настройки правил маршрутизации»

Элемент справочника показывает какие «Правила маршрутизации» будут применены к определенной Организации, Контрагенту и типу электронного документа.

Описание реквизитов:

  1. «Код» – заполняется автоматически, внутренняя нумерация 1С элементов справочника
  2. «Наименование» - указывается наименования правила маршрутизации. Советуем указывать такое наименование, чтобы по нему был понятен смысл настройки
  3. «Организация» - справочник «Организации»
  4. «Контрагент» - справочник «Контрагенты»
  5. «Вид документа» - указывается тип электронного документа. Это же значение присутствует в Электронном документе.

Возможные значения:

  • «Счет на оплату»
  • «Товарная накладная»
  • «Акт об оказании услуг»
  • «Корректировочный счет-фактура»
  • «Счет-фактура»
  • «Произвольный документ»
  1. «Использование» - указывается будет ли применяться настройка к входящим электронным документам или нет.

Если галка установлена – то будет. Если галки нет – не будет.

  1. Табличная часть:
  • «Правило» - выбирается правило из справочника «Правила маршрутизации», которое нужно применить для указанных выше Организации, Контрагента и типа документа.

Важно!

В табличной части можно указать несколько правил.  Порядок следования правил важен. Правила проверяются по порядку: от 1 к последнему. Если на каком-то шаге правило «сработало» - оно выполняется. Правила ниже не проверяются.

Для изменения следований строк используйте кнопки 
 

 

Пример

Договорились с Контрагентом о следующем.

При отправке Электронного документа, Контрагент заполняет в табличной части «Товары / Услуги / Права» дополнительный реквизит «Для_Си_Эм_Экс2» значениями:

  • Значение1
  • Значение2

Выполняем настройки в нашей системе:

  1. Заполняем правило маршрутизации

Для каждого значения указывает соответствующие значения Подразделения и/или Ответстве

  1. Настраиваем правило маршрутизации

  1. Контрагент заполнил значение. В XML указаны значения

  1. Выполняем обмен ЭДО.

При обработке такого Электронного документа, заполнились реквизиты

 

Теперь либо ответственные лица в «Подразделение 1» либо непосредственно сам ответственный «Лукина Лидия Петровна» сможет с помощью фильтров в рабочем месте «Текущие дела ЭДО» увидеть документы, которые необходимо обработать.

Итоги

Это первая версия нашего решения.

В планах еще реализовать (как минимум):

  1. Ограничение прав на входящие электронные документы
  2. Рабочее место для Операторов. Все-таки не все документы автоматически маршрутизируются, ручную маршрутизацию нельзя исключать
К тому же, в нашем опыте мы не столкнулись с рядом других кейсов определения ответственных за документ. Будем признательны, если поделитесь вашим опытом.
Вопросы задавайте в комментариях – пообсуждаем. Мы в свою очередь расскажем, что знаем. Вероятно, что-то из ваших кейсов сможет войти в следующую версию решения.

ЭДО маршрутизация

См. также.

Документооборот и делопроизводство (СЭД) Типовые Бухгалтер Пользователь Руководитель проекта Платформа 1С v8.3 Управленческий учет Платные (руб)

Организуйте правильный оборот документов на вашем предприятии в 1С. Ведение учета и хранения документов. Управление потоками документации между подразделениями. Работа с договорами в компании. Автоматизация процессов подготовки, согласования и подписания документов. Сократите время и объем ошибок с 1С:ДО!

48500 руб.

19.02.2016    107692    108    5    

89

Документооборот и делопроизводство (СЭД) Платформа 1С v8.3 Платные (руб)

"1С:Архив" – это универсальная система, обеспечивающая надежное долговременное хранение документов с гарантией юридической значимости на неограниченный срок. "1С:Архив" разработан на основе нормативно-правовых актов по архивному делу, поддерживает операции хранения документов – от попадания в архив до уничтожения – и не имеет ограничений на объем хранимых данных. "1С:Архив" сопровождается методологической поддержкой в виде организационных документов по хранению, входящих в состав "Комплекта нормативных документов" к "Методике управления документами и совместной работой", разработанной специалистами фирмы "1С". Использование "1С:Архива" позволяет организовать единое хранилище всех бумажных и электронных документов из разных информационных систем, вести архивный учет в соответствии с требованиями Росархива и снизить нагрузку на учетные системы. Продукт подходит для малых, средних, крупных предприятий и учреждений любых отраслей.

90000 руб.

24.10.2022    5098    6    1    

6

Операции по ВЭД Документооборот и делопроизводство (СЭД) Бухгалтер Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Бухгалтерия 3.0 1С:Управление торговлей 11 1С:Управление холдингом 1С:Комплексная автоматизация 2.х Россия Бухгалтерский учет Платные (руб)

Программа предназначена для автоматизации внешнеторговых компаний и обеспечивает документооборот валютного контроля: присвоение Уникального номера контракта (УНК), формирований сведений о валютных операциях (СВО) и справок о подтверждающих документах (СПД), прочих необходимых форм учета и отчетности по валютным операциям согласно действующему валютному законодательству Российской Федерации, документооборот валютных платежей согласно международным стандартам и документооборот купли-продажи валюты, а также выгрузку любых документов 1С в любую систему клиент-банк.

30000 руб.

13.05.2009    67271    3    29    

42

Документооборот и делопроизводство (СЭД) Конфигурации 1cv8

«Таймлист» – экосистема сервисов («Таймлист Лайт», «1C:Совещание», «Таймлист Recorder»), основанная на искусственном интеллекте Таймлист, который позволяет эффективно работать с легкими поручениями за счет фиксации всех важных идей при расшифровке и последующем формировании автопротокола встречи. Сервисы, в которые интегрирован ИИ, позволяют работать с задачами (поручениями), полученными из автопротокола.

10000 руб.

06.12.2023    1824    0    0    

10

SALE! 25%

Кассовые операции Файловый обмен (TXT, XML, DBF), FTP ЭДО и ОФД Программист Бухгалтер Пользователь Платформа 1С v8.3 Бухгалтерский учет 1С:Управление нашей фирмой 1.6 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Бухгалтерия 3.0 1С:Управление торговлей 11 1С:Комплексная автоматизация 2.х 1С:Управление нашей фирмой 3.0 Россия Бухгалтерский учет Налоговый учет Управленческий учет Платные (руб)

В публикации размещены специализированные обработки для загрузки кассовых чеков в базах 1С (для локальных баз): '1С:Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0', '1С:Управление нашей фирмой 8, ред. 3.0', '1С:Комплексная автоматизация, ред. 2.5', ‘1С:ERP Управление предприятием, ред. 2’ и ‘1С:Управление торговлей, ред. 11.5’. Вы просто сканируете QR коды с бумажных и электронных чеков c помощью мобильного приложения ФНС и чеки автоматически (без ручного ввода) загружаются в документы 'Авансовый отчет', 'Расходы предпринимателя', 'Путевой лист', 'Приходная накладная', 'Поступление (акты, накладные, УПД)', 'Приобретение товаров и услуг', 'Отчет о розничных продажах' и 'Поступление денежных документов'.

12960 9720 руб.

19.08.2020    66297    312    73    

213

Документооборот и делопроизводство (СЭД) ЭДО и ОФД Учет документов Платформа 1С v8.3 Конфигурации 1cv8 Россия Платные (руб)

Мощный, единый инструмент для решения всех проблем, связанных с переходом на ЭДО. Экономит бумагу и время - организует архив оригиналов первичных документов прямо в базе 1С, в прикрепленных файлах к соответствующим документам. С помощью комплексного отчета по ошибкам в ЭДО позволяет выявить и исправить все возможные ошибки - ошибочно сопоставленные документы, не подписанные документы, подписанные, но не загруженные в 1С документы. Автоматически сопоставляет не сопоставленные между собой документы. Может работать по расписанию и присылать отчет о состоянии архива/по ошибкам на почту. Взаимодействует напрямую с сервисами Диадок/СБИС, имеет интуитивно понятный интерфейс и учитывает 3-х летний опыт 40+ клиентов.

14880 руб.

17.12.2018    44839    62    51    

75

Кассовые операции ЭДО и ОФД Бухгалтер Платформа 1С v8.3 Бухгалтерский учет 1С:Управление нашей фирмой 1.6 1С:Бухгалтерия 3.0 1С:Комплексная автоматизация 2.х Россия Бухгалтерский учет Платные (руб)

Согласно 54-ФЗ по правилам ведения кассовых операций необходимо оформлять приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) на основании чеков ККМ. Все данные о чеках, можно взять на сайте оператора фискальных данных (ОФД). Обработка загрузки данных из ОФД в 1С сделает за вас в 1С - ПКО и РКО, Операции по платежным картам или Отчет о розничных продажах (может создать номенклатуру в 1С, указать налоги и др. реквизиты в документах в зависимости от налогообложения ККМ в торговой точке). Проверено на: OFD.RU / Первый ОФД / Такском / Платформа ОФД / Ярус / ОФД Яндекс / ОФД Астрал /ОФД СБИС / Гарант ОФД / КОРУС ОФД / КОНТУР ОФД / ОФД АО Тандер / ИнитПро / Группа Элемент/

3600 руб.

09.08.2017    149096    876    372    

531
Комментарии
Подписаться на ответы Инфостарт бот Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. Yashazz 4758 06.04.21 12:18 Сейчас в теме
Нормально так. Полезно. Плюсую.
user594530_abeille89; +1 Ответить
2. user594530_abeille89 13 06.04.21 12:42 Сейчас в теме
(1) спасибо! старались :)
3. chng 17.08.21 18:11 Сейчас в теме
У нас задача поставлена аналогичная и ваше решение позволит начать не с нуля, за что отдельное спасибо.
Интересно, со сколькими контрагентами договорились заполнять поле "подразделение" или это больше как демонтрация возможности?

В нашем случае мы не планируем ни с кем договариваться, в качестве условия маршрутизации использоватьс свой собственный общий реквизит "подразделение инициатор" который добавлять в во все документы основания, которые инициируют обмен первичкой...
user594530_abeille89; +1 Ответить
4. user594530_abeille89 13 17.08.21 19:00 Сейчас в теме
(3) Оказалось, что договариваться с контрагентами не так сложно, как казалось в начале :)
Но, соглашусь, надежней искать пути решения без доп. реквизитов.

Не до конца поняла ваше решение. Кажется, что вы говорите про исходящий поток.
Если подробней опишете, может быть смогу помочь.
5. chng 18.08.21 13:09 Сейчас в теме
(4)Не до конца поняла ваше решение.

В нашей конторе не может просто так, взять и появиться какой-то первичный документ, да еще через ЭДО. Т.е. всегда есть какое-то основание (или событие) которое предопределило, что к нам залетает первичный документ.
Если кто-то, что-то получает, то только по договору, то договор уже есть в системе и в нем обязательно зафиксирован "инициатор"
Если что-то оплачивают, то значит есть счет, который тоже уже внесли и т.п. А вносит именно сотрудник "Подразделения инициатора"
Идея в следующем:
1. К документам (инициирующим процесс получения первички) добавляем общий реквизит "подразделение инициатор"
2. В полученом хмл-е находим "основание" и пытаемся с ним разобраться для поиска конкретного документа-инициатора
3. Из документа-инициатора, достаем подразделение и далее по маршруту...

У нас Управление холдингом, но в рамках этой задачи, можно считать, что это БП КОРП. И задача ставится так, чтобы ни один типовой УХ-шный объект не "пострадал", а все крутилось в рамках объектов подсистемы ЭДО и своих расширений.

Вот как-то так.
6. heiheshang 13.01.23 02:57 Сейчас в теме
Для 11.5 такое уже не работает. Есть решения для 11.5 ?
7. user594530_abeille89 13 14.01.23 13:22 Сейчас в теме
(6) нет, к сожалению, мы не обновляли решение для более свежей версии БП
user1782657; +1 Ответить
Оставьте свое сообщение