Согласование заявок на оплату помогает разделить ответственность за решение об оплате и проконтролировать целевое использование.
Чтобы не тратить время на «хождение по кабинетам» для получения резолюции от каждого ответственного лица, переведите процесс согласования в единый интерфейс внутри 1С.
Предотвратите несогласованные выплаты
Организация сбора заявок от подразделений – одна из важнейших составляющих автоматизации казначейства.
Использование заявок на оплату помогает организациям упорядочить расход денежных средств. Когда планируемые операции вместе с прогнозными остатками наличных и безналичных средств отражаются в платежном календаре, это наглядно иллюстрирует вероятность появления «кассовых разрывов».
Но главная функция заявок на оплату – возможность предотвратить несогласованные выплаты денег и проконтролировать необоснованные расходы в компании.
Такой контроль реализуется через многоэтапное согласование: юрист проверяет комплектность и корректность документов, бухгалтер – возможные налоговые последствия сделки с контрагентом, технические специалисты – целесообразность приобретения конкретной модели оборудования и т. д.
Переведите процесс согласования заявок на оплату в единый 1С-интерфейс – это поможет вам соблюдать исполнение бюджетов по подразделениям и видеть прохождение каждого этапа согласования.
Автоматизируйте сбор и согласование заявок в 1С
ФинОфис организует рабочее место для сбора заявок от подразделений и помогает контролировать график платежей в платежном календаре.
Рабочее место по заявкам в модуле Казначей позволяет вводить заявки по ЦФО и показывает, в какой стадии согласования и оплаты они находятся.
А с помощью возможностей модуля Процессы можно гибко настраивать для заявок маршруты согласования любой степени сложности и видеть состояние согласования по заявке в специальном отчете «Ход согласования».
Руководители подразделений могут иметь доступ к заявкам в рамках своего ЦФО и оперативно отслеживать изменение статуса заявок от пользователей подразделения – права на доступ гибко регулируются.
Настройте процесс согласования
При создании заявки инициатор согласования запускает бизнес-процесс, где прописаны этапы согласования, роли исполнителей (задаются для каждого ЦФО отдельно) и условия, которые должны быть проконтролированы.
Маршрут согласования можно спроектировать самостоятельно, используя в нем любое количество этапов и любые условия, например, проверки:
- ЦФО;
- организации;
- проекта;
- вида операции по оплате;
- инициатора;
- контрагента и его договора;
- приоритета заявки (реквизит «Важность»);
- конкретной статьи расходов (возможен контроль вхождения в список);
- контроль лимита и др. (в условиях можно указывать проверки для любых реквизитов заявки).
В качестве этапов могут быть вложенные процессы – это позволит создавать отдельные бизнес-процессы согласования для каждого ЦФО или организации, например.
К заявке могут быть прикреплены любые файлы – сканы и сопутствующие документы, которые помогут обосновать необходимость расхода.
По итогу согласования на каждом этапе можно настроить создание объектов в подчиненных базах.
На любом этапе согласования можно создавать поручения любым пользователям любой базы 1С – для этого не требуется менять маршрут бизнес-процесса.
Модули Казначей и Процессы можно установить в любую конфигурацию 1С или использовать как отдельные решения, интегрируясь с любым количеством учетных баз. Кроме этого, возможно поэтапное внедрение этих систем с их последующей «связкой».
Чтобы принять решение о покупке было проще – протестируйте ФинОфис. Мы бесплатно продемонстрируем возможности продукта и ответим на все вопросы.
Звоните нам по телефону 8 (800) 555-52-56 доб. 304, пишите в комментариях или оставляйте заявку на консультацию у наших специалистов.