В эфире новая экспериментальная рубрика «Готовые решения». В ней мы каждую неделю будем рассказывать о типовых программах 1С, авторских решениях и новинках автоматизации.
Откроет новую рубрику обзор решения «ЦИФРОВОЕ СНАБЖЕНИЕ», редакция 1.1 – программа в октябре вошла в реестр российского программного обеспечения. В новости расскажем о самых интересных фишках решения.
ЦИФРОВОЕ СНАБЖЕНИЕ
«ЦИФРОВОЕ СНАБЖЕНИЕ» – решение, созданное специально для цифровизации всего цикла закупок и снабжения. Продукт обеспечивает полную автоматизацию всех этапов закупок: от сбора и планирования потребности в товарах и услугах до подписания договора и контроля за его исполнением.
Система позволяет полностью перевести весь бизнес-процесс снабжения в цифровой формат и отказаться от бумажных документов. Информация, единожды заведенная в систему, передается от одного этапа бизнес-процесса к другому без потерь и искажений.
«ЦИФРОВОЕ СНАБЖЕНИЕ». редакция 1.1 в реестре российского ПО
Установка и внедрение системы
Если организация уже использует стандартные системы учета фирмы 1С, например, 1С:Бухгалтерию или 1С:Управление торговлей, установка и запуск «ЦИФРОВОГО СНАБЖЕНИЯ» занимает всего несколько дней.
В ходе установки администратор учетной системы Заказчика по инструкции настраивает работу решения:
-
настраивает планы обмена,
-
выполняет первичное наполнение справочников и маршрутов согласования документов,
-
знакомит пользователей с системой.
Основные преимущества продукта
Сквозной процесс снабжения в едином цифровом пространстве.
«ЦИФРОВОЕ СНАБЖЕНИЕ» предлагает клиенту выстроенный и прозрачный бизнес-процесс по проведению закупок и снабжения.
Цифровые документы изначально формируются в информационной системе с использованием встроенных шаблонов и шаблонов заказчика.
|
Примеры встроенных шаблонов:
Примеры шаблонов заказчика:
|
Пакеты документов, которые заказчик публикует или отправляет поставщикам в электронном виде, заверяются электронной цифровой подписью. Данные внутри документа невозможно изменить по ошибке или несанкционированно. В системе настраиваются права доступа и отслеживается история изменений.
Решение предусматривает встроенную систему согласования: документация по закупке пройдет всю цепочку ответственных сотрудников по заранее настроенному маршруту. Все участники процесса от инициатора закупки до службы снабжения могут в режиме реального времени видеть, на каком этапе находится закупка, и где именно застопорился процесс.
Система структурирует процесс снабжения, подсказывает направление и сопровождает движение документов напоминаниями ответственным сотрудникам.
Удобный многоуровневый интерфейс
Все участники процесса работают в интерфейсе 1С, где отслеживают статус процессов и список текущих задач на интерактивной панели DashBoard с цветовой кодировкой.
Например, на панели, принадлежащей инициатору закупки, можно проверить количество задач в работе, все ли выполняются в срок, и какие этапы уже прошла заявка на закупку [потребность].
Статус каждой заявки отображается детально: инициатор видит свою заявку, статус заявки, попала ли потребность в лот, лот – в закупку, а закупка – в план. Если на предприятии не используется план закупок, то сразу после первичного утверждения закупочной процедуры можно готовить закупку к объявлению, и после этого переходить к сбору предложений.
У каждого из виджетов есть цветовая кодировка отражаемых значений. Специалист с первого взгляда может определить, в каком состоянии процесс. Если мы в красной зоне – значит, что-то не так, надо раскрыть виджет процесса и посмотреть по внутренним показателям, в чем проблема.
На этом виджете мы видим: две задачи находятся в процессе согласования, и они просрочены. Можно оперативно посмотреть, у кого на согласовании находится задача, и уточнить у этого специалиста, в чем проблема.
Каждое ответственное лицо на дашборде видит свою область работы. Например, руководитель департамента увидит задачи в пределах своего подразделения как в целом, так и по каждому сотруднику в отдельности.
Руководителю не нужно постоянно отвлекать сотрудников от работы, чтобы проверить статус закупки, ведь все процессы по закупкам он может отследить в системе: от освоения бюджета формированием потребностей до заключения договоров по завершенным закупкам.
Работа в режиме реального времени для оперативных решений
Система согласования предусматривает гибкие настройки для каждого документа, который требует согласования. Мы можем указать предельные сроки для каждого согласующего, в которые нужно согласовать пакет документов.
Например: для обычного случая мы можем выделить ответственным сотрудникам 8 часов, а для срочных и аварийных потребностей мы можем настроить отдельные временные рамки: на согласование срочной потребности выделить 2 часа, а аварийной – 30 минут для каждого участника согласования. У заказчика есть возможность настроить данные сроки самостоятельно.
Признак срочности и аварийности перейдет от первого сформированного документа [потребность] по всем документам цепочки – лот, закупка, план закупок, договор.
Автоматическая проверка комплектности документов
Когда процесс подходит к этапу объявления закупки или согласования итогов закупки, в системе срабатывает специальный триггер: пакет документов готов к согласованию.
Программа проверит перечень минимально необходимых сформированных документов и подскажет, если в пакете чего-то не хватает.
Роботизация процессов подготовки закупочной документации
Роботизация процессов подготовки закупочной документации и сравнения коммерческих предложений поставщиков системе снимает часть рутинной работы со специалистов, участвующих в процессе закупки.
Так выглядит рабочий документ «Закупочная процедура» во время подготовки к документации к объявлению, при этом проверка комплектности произведена – «Пакет документов готов к согласованию» стоит зеленая галочка
Например, во время подготовки закупки к объявлению, система автоматически формирует список приглашаемых участников на основании списка товарных номенклатур, кодов ОКВЭД2 и ОКПД2, и базы контрагентов. Ответственный специалист может отредактировать предложенный системой список, добавив или убрав приглашаемых участников.
В документе «Закупочная процедура» нажмем на ссылку вверху экрана «Редактировать адреса рассылки». Откроется форма, где система уже сформировала список приглашаемых участников на основании списка товарных номенклатур, кодов ОКВЭД2 и ОКПД2, и имеющейся в системе базы контрагентов
Из системы каждому перспективному участнику направляется пакет документов об объявлении закупки и автоматически сформированный шаблон коммерческого предложения. В шаблоне поставщик указывает характеристики предлагаемого товара или услуги.
В документе «Закупочная процедура» нажмем на ссылку вверху экрана «Файлы по процедуре». Откроется форма, в которой видно содержание пакета документов об объявлении закупки.
Встроенный почтовый сервис отправки и приема сообщений автоматически распределяет заявки участников по закупочным процедурам и не позволяет вскрывать заявки участников до того, как истечет время сбора предложений.
Когда заказчик получает от поставщиков заполненные шаблоны коммерческого предложения, и все заявки участников вскрываются, в системе автоматически формируется документ – технико-коммерческое предложение [ТКП] поставщика.
Другие документы, приложенные к заявке участника, система автоматически прикрепит к карточке поставщика (карточке контрагента).
Роботизация процессов сравнения предложений участников
Специалисты отдела снабжения направляют ТКП на техническую оценку, а документы поставщиков проходят проверку по процедуре «Должной осмотрительности». Такую проверку проводят для того, чтобы оценить добросовестность партнера и возможность дальнейшего сотрудничества.
После согласования ТКП по технической части и проверки поставщиков, все предложения сравниваются друг с другом в документе «Аналитическая справка». В этом документе система сама ранжирует все предложения по параметрам оценки:
- если в условиях закупки указан выбор по цене – по цене, исходя из условий оплаты, на едином финансовом базисе;
- если в условиях закупки многокритериальный выбор – по сумме полученных по критериям баллов.
На скрине – пример Аналитической справки по процедуре закупки с условием попозиционного выбора по цене, где система по 2-й номенклатурной позиции «Услуги клининга офисных и складских помещений, Складское помещение 500м^2» установила ранжирование предложений участников по автоматически рассчитанной «Сумме в сопоставимых условиях». Очередность привлекательности предложений 1,2,3 – где «1» самое выгодное по цене предложение.
По утвержденным результатам закупки система автоматически создает спецификации и карточки договоров с приложением всех необходимых документов для заполнения и согласования договора.
Планы по развитию
Выход обновленного релиза ожидается в декабре 2023 года. К этому моменту в решении запланировано внедрение следующих функций:
- Реализация функционала «Закупочный орган» – с автоматическим формированием повестки заседания. Закупочный орган – это коллегия по закупкам, которую заказчик создает для проведения торгов. В систему войдет голосование по вопросам заседания в системе, автоматическое формирование протокола сразу по окончанию заседания, согласование/утверждение протокола;
- Расширение перечня встроенных закупочных процедур, шаблонов закупочной документации и аналитик для выполнения требований 223-ФЗ и 44-ФЗ;
- Интеграция системы с ЕИС и электронными торговыми площадками (декабрь 2023 года – СБЕР АСТ, в дальнейшей перспективе – РОСЕЛТОРГ и др.)
- Реализация еще одного этапа бизнес-процесса снабжения – исполнения договора. Система проконтролирует сроки выполнения работ и напомнит ответственному куратору договора о том, что очередной этап исполнения договора подошел к концу и нужно проверить, выполняет ли поставщик контрактные обязательства:
- При исполнении условий договора куратор договора подгружает первичку и согласует оплату. Если условия договора не исполняются поставщиком – инициируется проведение претензионной работы.
В дальнейшем развитии решения запланирован дополнительный функционал: контроль претензионной работы, включая регистрацию передачи обращения в суд и контроль исполнения решений суда, если вопрос перейдет в плоскость исковых требований, а также планирование потребности в закупке с учетом остатков на складах.
