Smartway – решение для планирования и организации командировок, разработанный на базе российского ПО. Просто задайте направления и даты, а Smartway сравнит цены на билеты или гостиницы в режиме реального времени, предложит выгодные варианты. А еще сервис позволяет автоматизировать и согласовывать процесс командировок прямо из 1С. Давайте разберемся, как это работает.
Покупайте билеты и бронируйте гостиницы без наценок
Гибкие фильтры позволяют найти ж/д, авиабилеты и отели по всему миру. Найти и купить билет можно даже в дороге, с помощью мобильного приложения. Цена на билет не изменится, пока идет процесс согласования.
- Настраивайте сложные маршруты с учетом пересадок и стыковок
- Автоматическая загрузка данных о сотрудниках при оформлении билетов
- Оплачивайте с расчетного счета компании
- Возмещайте НДС на основании счетов-фактур
Smartway сравнивает цены на билеты в режиме реального времени и предлагает выгодные варианты
Заказывайте такси
При заказе такси все закрывающие документы после поездки формируются автоматически:
- Заказывайте такси через привычный сервис Яндекс Go
- Оплачивайте поездки с корпоративного счета Smartway
- Контролируйте расходы на поездки, установив лимит на заказы сотрудников
Согласуйте командировки и управляйте бронированием
Сотруднику не нужно думать, с кем согласовать поездку, и кто поможет ее оплатить. Настройте в Smartway схемы согласования для разных случаев, например, кто согласует поездку, если сотрудник превышает лимит по деньгам.
Покупка происходит в три шага:
- Сотрудник добавляет билеты в корзину
- Ответственное лицо подтверждает поездку
- Сотрудник оплачивает билеты и гостиницу.
Так вы сможете оперативно согласовывать командировки и контролировать расходы, установив лимиты на покупки сотрудников. История каждого из согласований доступна в личном кабинете.
Интегрируйте сервис с вашей 1С
С 2018 сервис Smartway интегрирован в программы 1С, поэтому кадровый и бухгалтерский учет командировок стал проще.
- Автоматическая загрузка билетов в программы 1С
- Отражение актуальных изменений в табеле учета рабочего времени
- Выгрузка информации о сотрудниках в Smartway из 1С
- Автоматическое заполнение авансовых отчетов
- Автоматическое создание кадровых приказов на командировку
- Создание и согласование заявок на командировку с автоматической передачей данных в Smartway
- Акты, счета-фактуры и реестры билетов по всем поездкам доступны в личном кабинете, можно настроить автоотправку в бухгалтерию по электронной почте или ЭДО.
Билеты автоматически загружаются в программу 1С и учитываются по факту покупки. Например, авансовый отчет можно автоматически заполнить полученными билетами, а НДС попадает в книгу покупок.
Если сотрудник заполнил авансовый отчет внутри системы Smartway, он автоматически загрузится в программу 1C, останется его только провести.
|
Пример: Бухгалтеру приходится следить за тем, чтобы сотрудники вовремя принесли посадочные талоны и другие документы для учета командировки. Посадочные талоны теряют, забывают – из-за этого приходится вручную обращаться в авиакомпании за справками. С сервисом Smartway закрывающие документы формируются в личном кабинете. Если сотрудник потерял посадочный талон – электронные справки о совершенном перелете, сервис формирует их автоматически. |
Возможности интеграции с программами 1С
«1С:ERP Управление предприятием»:
Позволяет управлять согласованием и делать управленческую отчетность проще.
- Заявка на командировки оформляется в стандартной форме,
- Купленные билеты с корректно выделенным НДС отражаются в расходах и авансовом отчете,
- Все приобретенные услуги автоматически передаются в «1С:ERP».
Купленные билеты с корректно выделенным НДС отражаются в авансовом отчете: детализированный отчет можно скачать прямо из сервиса в формате PDF
«1С:Бухгалтерия 8»
Больше не нужно вносить данные о билетах вручную. Это экономит время и исключает ошибки, которые случаются при ручном вводе. Операции по обмену и возврату автоматически отражаются в авансовом отчете.
«1С:Зарплата и управление персоналом 8»
Позволяет автоматизировать обмен информацией о кадрах и их поездках и формировать документы.
- Приказ на командировку, командировочное удостоверение, ФИО командируемых сотрудников и даты поездок формируются автоматически. Список сотрудников обновляется тоже автоматически и всегда остается актуальными.
- Изменения в графике работы сотрудника отображаются в табеле учета рабочего времени: коллеги видят, что сотрудник в командировке, а бухгалтер будет рассчитывать и начислять выплаты по актуальному графику работы.
Тестировать бесплатно
Сервис Smartway можно протестировать бесплатно. Для этого запишитесь на демонстрацию продукта: наши менеджеры свяжутся с вами, ответят на вопросы и покажут работу сервиса в деле.