С 1 марта 2023 года будет действовать новый порядок оформления путевых листов: электронные вытесняют бумажные. Как компании подготовиться к этим новшествам, расскажем далее.
История вопроса
До 1 марта 2023 года еще действует приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». А далее и вплоть до 1 марта 2029 года заполнение путевых листов будет регламентировать порядок оформления или формирования путевого листа, утвержденный приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390 (зарегистрирован в Минюсте 29.11.2022 № 71192).
Появление новых требований к путевому листу связано с принятыми поправками в Устав автомобильного транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ в редакции Федерального закона от 06.03.2022 № 39-ФЗ). Эти изменения устанавливают требования к реквизитам путевого листа и позволяют формировать его как в бумажном, так и в электронном виде. До 1 марта 2023 года ФНС России должна разработать и утвердить формат электронного путевого листа.
Путевой лист служит не только для контроля за передвижением автомобилей и перемещением грузов, но и является основанием, в частности, для начисления заработной платы водителям и для списания ГСМ.
Для внедрения электронной формы путевого листа (ЭПЛ) в документооборот компании нужно провести ряд мероприятий.
Что делать
Если вычесть период предстоящих новогодних каникул, то до вступления в силу приказа № 390 осталось не более двух месяцев. За это время надо многое успеть.
Прежде всего руководитель компании должен назначить должностное лицо, ответственное за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортных средств. Этот сотрудник должен получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) или – при соблюдении некоторых условий – неквалифицированную электронную подпись. Этой подписью он будет заверять дату и время выходы в рейс, техническое состояние транспортного средства и другие сведения ЭПЛ.
УКЭП или неквалифицированную электронной подписью должен иметь и медицинский работник, проводящий предрейсовый осмотр. Такой подписью медработник подтверждает отсутствие признаков воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов рабочей среды и трудового процесса на состояние здоровья водителей, острого профессионального заболевания или отравления, признаков алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения.
Для использования электронных подписей компании нужно приобрести соответствующее оборудование, программное обеспечение и обучить работников работе с ними. Кроме того, в подразделения (гараж, диспетчерская и т.п.), где нет интернета, нужно его провести для электронного обмена документами с другими отделами компании (бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
|
Если в вашей компании уже стоит задача перейти на электронный документооборот, наши сервисы помогут организовать и настроить переход на ЭДО. 1С: Кабинет сотрудника – КЭДО позволяет работодателю и сотрудникам обмениваться электронными версиями документов вместо бумажных. Нужные документы создаются, подписываются и хранятся в сервисе «1С:Кабинет сотрудника». Бесплатный пробный период – 45 дней! Распознавание и загрузка документов в 1С – сервис для загрузки данных из первичных документов в систему складского или бухгалтерского учета в программе 1С. 1С-ЭДО. Обмен электронными документами с контрагентами из программы 1С – сервис предназначен для организации обмена юридически значимыми документами между контрагентами, в том числе счетами-фактурами, актами выполненных работ, ТОРГ-12 и прочими ЭД из конфигураций 1С без использования сторонних программ. |
Новые реквизиты
Независимо от формы (бумажный или электронный) с 1 марта 2023 года путевой лист должен содержать следующие сведения:
- срок действия путевого листа;
- лицо, оформившем путевой лист;
- транспортное средство;
- водитель (водители) транспортного средства;
- вид перевозки;
- вид сообщения.
Указывать номер путевого листа уже не обязательно. Оставить номер и другие реквизиты компания может по своему усмотрению. В этом случае форму путевого листа нужно утвердить локальным актом, например, в составе учетной политики.
Юрлица-собственники ТС в путевом листе должны будут указать:
- полное наименование,
- адрес в пределах местонахождения,
- номер телефона,
- ОГРН.
Индивидуальные предприниматели (ИП) в путевом листе указывают:
- фамилию, имя, отчество (при наличии),
- адрес регистрации по месту жительства,
- номер телефона,
- ОГРН.
Приказом вводится классификация видов перевозки:
- коммерческие перевозки;
- перевозки для собственных нужд;
- передвижение и работа специальных транспортных средств.
При заполнении путевого листа потребуется указать и вид сообщения: городское; пригородное; междугородное.
Регистрация результатов контроля
С 1 марта журнал регистрации путевых листов вести не нужно, так как номер путевого листа перестанет быть обязательным реквизитом.
Обязательным станет ведение журнала регистрации результатов контроля технического состояния транспортных средств. В него ответственное за техническое состояние должностное лицо вносит отметки «выезд на линию разрешен» либо «выезд на линию не разрешен». Отметки ставят в зависимости от результатов предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства.
