Что важно, а что - срочно?

20.05.19

Управление проектом

Поговорим о приоритетах

Расстановка приоритетов выполнения задач - чрезвычайно важная тема. Настолько важная, что у нее нет правильного решения. Существуют десятки, если не сотни методик, рекомендаций, диссертаций и исследований на тему того, в каком порядке надо решать задачи.

На первый взгляд, кажется, что проблема только в технике. Достаточно придумать некий алгоритм сортировки, исходя из ограничений и целей, и всё заколосится. А каковы цели? А какие задачи ведут к цели? А если целей несколько?

А что, если у нас не тупой конвейер по выполнению мелких сервисных задач? Если нам надо и клиентов обслуживать, и проектные задачи делать, и собственные продукты создавать? Как решить, что и когда делать? Особенно, если пул задач насчитывает одновременно сотни записей.

Если честно, правильного ответа на вопрос не знаю ни я, ни вы. Поэтому просто расскажу об инструменте, который кажется мне наиболее универсальным, и способным быть основой для создания системы приоритетов, подходящей под ваши цели, ограничения и процессы. Речь пойдет о матрице Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра – очень известный метод определения приоритетов. Например, в знаменитой книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей» матрице посвящена целая глава.

Матрица – это инструмент расстановки приоритетов задач. Придумал ее, говорят, 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Определять приоритеты с помощью матрицы просто и эффективно.

Насколько он известен, настолько же и не распространен в нашей среде, касалось бы это работы или жизни. Выглядит матрица Эйзенхауэра так:



Любая задача, которую надо сделать, попадает в один из четырех квадрантов матрицы. Выполнять следует в порядке сверху вниз, слева направо. Сначала – срочные и важные, потом – срочные и не важные, дальше не срочные и важные, и, наконец, не срочные и не важные.

Ключевая проблема, с которой сталкиваются люди при работе с матрицей Эйзенхауэра, это классификация задач по срочности и важности. А если точнее, то главная беда – понять, что вообще такое срочность и важность. Так и не разобравшись, люди бросают матрицу, поигравшись день или два. Попробуем разобраться.

К сожалению, или к счастью, однозначных критериев нет. Любой человек может придумать свои правила, но не любой будет этим заниматься. Поэтому поступим так: я расскажу, как я определяю срочность и важность, а вы решите для себя, годится вам такой подход, или нет. Ну и придумаете свои правила.

Начнем со срочности, т.к. она приоритетнее важности.

Какую задачу можно назвать срочной? Не помню, где я слышал этот критерий, но он мне очень понравился своей простотой. Срочная задача – та, которую после окончания срока можно уже не делать. Просто и понятно.

Но применить такой подход в жизни не просто. Вот перестала у клиента работать база – чинить надо срочно или нет? По критерию – нет, т.к. базу нужно поднимать и сейчас, и завтра, и через неделю. Если вы попробуете в кризисной ситуации кому-нибудь объяснять критерий срочности, то ничего хорошего не выйдет.

Поэтому мы возьмем более сглаженный критерий. Срочно – это когда высоки потери от того, что задача не решена. Отвлекитесь и подумайте, насколько срочны задачи, которые мы привыкли считать таковыми?

К сожалению, многие менеджеры склонны называть срочными задачами все подряд. Сожаление вызывает не то, что они не правы, а то, что перестает работать система приоритетов – все задачи выглядят одинаково. Программисту становится сложно выбирать.

В задачах клиентов часто встречается объективная срочность – например, вышеупомянутое падение базы. Или на дворе 19-е число октября, и клиенту надо сдавать НДС, а декларация никак не формируется. Или, не дай Бог, конец марта, и налог на прибыль никак не посчитать. Или счета-фактуры не печатаются, по необъяснимой причине, и возникают простои в отгрузке.

Такие задачи являются срочными, потому что удовлетворяют нашему критерию – есть реальные потери от того, что задача не решается. И не просто есть – не сданный вовремя налог на прибыль грозит нешуточным штрафом.

Важно уметь разделять понятия «срочность» и «срок выполнения». Срок, так или иначе, есть у любой задачи, даже если он не обозначен. Тут я немного забегаю вперед, о сроках будет рассказано в другой раз, но хочу, чтобы вы поняли: наличие срока – это не срочность. Равно как и приближение срока – это не срочность.

Срочность задачи никак не соотносится со сроком ее исполнения. Например, срок выполнения задачи может вообще быть не типа «дата», а «как можно быстрее, блин!». Т.е., формально, срока-то никакого нет. А задача, тем не менее, срочная. Или срок у задачи может быть — завтра, но все понимают, что ее поставил человек, которому решение нафиг не нужно — он по первой же просьбе перенесет срок на любую дату. Или система так устроена, что без указания срока задачу нельзя внести.

Срочность – это отдельный атрибут задачи, характеризующий контекст ее рождения и жизни, а не менеджерские обозначения вроде «срока выполнения» или «включения в план этого дня».

Теперь о важности. Вернемся к классику – Стивену Кови. Он обозначил важными те задачи, которые на будущее. Достаточно простое, хоть и не совсем понятное определение. Попробуем расшифровать.

Есть задачи, от решения которых ничего принципиально не меняется. Вот решили вы ее, клиент заплатил деньги, и не произошло никаких значимых изменений – ни у вас, ни у клиента. Решение этой задачи не вызвало шквала новых задач, не запустился долгоиграющий проект, никого не уволили и не приняли на работу, не решилась какая-нибудь гнетущая проблема бизнеса клиента.

А есть задача клиента, решив которую, вы получаете проект. Есть центральная задача этапа проекта, которая переводит его из тестирования в эксплуатацию. Есть задача на проверку гипотезы в рискованной разработке, после решения которой у вас случается первый релиз, и вы можете, наконец, показать свой продукт пользователям и получить обратную связь. Есть задача, от решения которой зависит репутация команды или всей вашей компании. Есть задача, по которой будут судить о вашем повышении в должности. Есть задача, от которой зависит ваша часовая ставка.

Вот эти задачи – важные. От них что-то зависит. И не просто «что-то», а конкретное, понятное вам и полезное для вас «что-то». Они не только влияют на будущее, но и формируют его.

Вот, например, я создаю этот материал, который впоследствии станет курсом. Пока я не напишу материал, курса не будет. Не будет курса – не будет продаж. Напишу курс – все случится. Написание курса – важная задача. Вместо этого я могу отвлекаться на текущие задачи – сделать что-нибудь для клиентов, или выпустить очередной релиз. Возможно, это срочные задачи, но они не создают будущего. А курс – создает.

Вот это и есть важность задачи. Подспудно ее все понимают, но вот в чем загвоздка – одного понимания недостаточно. Когда мы говорили о выборе задачи, то отмечали: если человек сам решает, за какую задачу взяться, то он руководствуется собственными критериями. А какой человек, в здравом уме, по своей воле возьмется за важную задачу?

Сами понимаете: высокая важность – это высокая ответственность. Что бы мы не думали о людях, или о себе, то ответственности мы стараемся избегать. Поэтому важная задача будет откладываться, а программист займется тем, что ему по душе.

Чтобы важные задачи выполнялись в первую очередь, необходимо скорректировать систему приоритетов и помочь исполнителю с выбором. И вот настал момент, когда мы вносим в нашу систему приоритетов первый алгоритм – будем определять порядок выполнения в зависимости от срочности и важности.

Технически это очень просто. Достаточно добавить к задаче два поля – срочность и важность, и упорядочить по ним очередь. Например, рассчитав приоритет выполнения задачи в виде цифры. Если задача срочная, то добавляем 2 условных единицы, если важная – 1 условную единицу.

Итого, не важная и не срочная задача будет иметь приоритет, равный нулю. Срочная и не важная – 2. Не срочная и важная – 1. Срочная и важная – 3. Теперь упорядочиваем список задач по убыванию рассчитанного приоритета, и получаем результат – правильную последовательность, которая отражает нашу стратегию.

Правила расчета цифр срочности и важности – не жесткие. И, к сожалению, работают только в том случае, если срочность и важность присваиваются задаче вдумчиво, а не просто так, чтобы побыстрее сделали.

Например, часто встречается ситуация, когда задачи от клиентов записывают менеджеры, а исполняют – программисты. Менеджеры, поняв систему приоритетов, начинают лепить срочность и важность всем задачам подряд, особенно когда за менеджером или клиентом не закреплен конкретный программист. Желание менеджера продвинуть свою задачу в начало очереди, в общем-то, понятно, но своим стремлением побыстрее получить как можно больше подписанных актов он сводит на нет все ваши усилия по построению системы приоритетов. И серьезно выбешивает программистов.

Решений у этой проблемы несколько.

Первое, пожестче – не давать менеджеру ставить срочность и важность. Пусть просто записывает задачу. Если есть какие-то дополнительные требования, способные повлиять на приоритет, пусть излагает в описании задачи. На самом деле, вдруг там и правда срочно? Координатор, или тимлид, или ведущий программист в этом случае будет ориентироваться на информацию от менеджера.

Второй вариант, помягче – делать две оценки срочности и важности. Одну – от менеджера, вторую – от того, кто что-то понимает, а итоговый приоритет вычислять по сумме условных единиц. Максимум 3 условных единицы от менеджера, и максимум 3 – от координатора. Система приоритетов станет более многогранной и сбалансированной.

Ну и не стоит забывать простое правило: есть на свете задачи не срочные и не важные. Когда появляются такие регуляторы, как срочность и важность, то рука сама так и тянется ими воспользоваться. Кажется, что чего-то не хватает, когда срочность и важность не указаны.

Отсутствие срочности и важности у задачи – это нормально. Но есть одна проблема – такая задача, теоретически, может не выполниться никогда, если постоянно будут появляться новые, имеющие хотя бы одну условную единицу приоритета. Как такой ситуации избежать, поговорим в другой раз.

Резюме
 

  • Матрица Эйзенхауэра – это простой инструмент определения приоритетов;
  • Приоритет регулируется двумя признаками – срочность и важность;
  • Срочная задача – та, потери от невыполнения которой высоки;
  • Важная задача – та, которая влияет на будущее;
  • Срочность приоритетнее важности;
  • Бывают задачи не срочные и не важные;
  • Приоритеты работают только при осознанном определении срочности и важности.

См. также

Компетенции и навыки РП Конфигурации 1cv8 Бесплатно (free)

В процессе написания статей на тему Идеальное место работы ЗУПера нужен аргументированный текст про адекватного РП и тимлида. Информации получилось много, поэтому выделю в отдельные 2 статьи. Рассмотрим все особенности работы руководителей проектов.

02.05.2024    3052    0    biimmap    39    

38

Канбан и поставка ценности Программист Платформа 1С v8.3 Бухгалтерский учет 1С:Бухгалтерия 3.0 Бесплатно (free)

При разработке 1С:Бухгалтерии 8 используются унифицированные процессы обработки задач, построенные на методике Kanban. О том, как выглядит доска задач, в чем пишут код команды – в конфигураторе или в EDT, и что делается для повышения качества и понятности кода самого многопользовательского проекта фирмы «1С», пойдет речь в статье.

26.04.2024    4151    0    mrXoxot    5    

29

Канбан и поставка ценности Платформа 1С v8.3 Бухгалтерский учет 1С:Бухгалтерия 3.0 Бухгалтерский учет Бесплатно (free)

Применение Agile в отделе разработки 1С:Бухгалтерии не сразу оправдало возложенные на него ожидания. Но только благодаря гибким методикам удалось стабилизировать выпуск релизов и перестроить разработку так, чтобы она всегда начиналась с анализа задачи и с общения с пользователями. Расскажем об квинтэссенции опыта разработки самого многопользовательского проекта фирмы «1С».

23.04.2024    3463    0    user1853337    8    

29

Кейсы проектов Руководитель проекта Бесплатно (free)

Как определить, что риск проекта высок настолько, что взяться за него – в 99% случаев значит потерять драгоценное время, деньги и другие ресурсы? Как еще до старта определить, что проект в лучшем случае на выходе станет пародией на задуманное, а в худшем – будет сорван? Сформулируем список типовых рисков срывов проекта и постараемся уберечь от ошибок внедренцев и заказчиков.

20.12.2023    3345    0    1СERP    21    

31

Кейсы проектов Программист Бизнес-аналитик Пользователь Руководитель проекта Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Оптовая торговля, дистрибуция, логистика Россия Бесплатно (free)

В 2021 году начали проект в дистрибьюторской компании. Имели большой опыт внедрения УПП, но периодически возникали вопросы. Зачем что-то придумали в ERP, что стало менее удобнее, чем было в УПП? Почему нельзя было взять лучшие идеи из УПП и ERP и скрестить их? А идея, что обеспечение нужно выносить из заказов, с каждым новым проектом находила все большее подтверждение. В итоге на этом проекте удалось применить лучшие (на мой взгляд) методические решения, которые мне довелось внедрять в конфигурациях УПП и ERP, в т.ч. подход, что реагировать нужно только на важное (то, как на заре появления ERP Фирма 1С ее позиционировала).

05.07.2023    15094    0    ASchekachev    37    

55

Канбан и поставка ценности Бесплатно (free)

Когда ИТ-отдел разрывается между разнотипными задачами от внутренних заказчиков, стоит посмотреть в сторону гибких подходов. О том, как, используя три практики Канбана – WiP-лимит, визуализация и распределение по сервисам – улучшить отношения с заказчиками, не бояться давать обещания по срокам и укладываться в них, на конференции Infostart Event 2021 Moscow Premiere рассказал руководитель направления 1С в компании UTG Станислав Алексенко.

28.06.2023    6190    0    stnslv    5    

25

Управление проектом Команда Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Управление холдингом Бесплатно (free)

Предыдущие мои статьи на тему управления проектами носили концептуальный характер – ради чего мы делаем проекты, почему мы не получаем поддержку от коллектива пользователей, где найти помощь и мотивацию, как победить сложного заказчика. Теперь от концепций перейдем к технологии. Первая часть будет посвящена вопросам декомпозиции проектных задач на подзадачи для выявления узких мест нашего проекта.

10.02.2023    5266    0    andironenko    3    

32

Компетенции и навыки РП Бизнес-аналитик Руководитель проекта Бесплатно (free)

Многое узнать ты еще можешь, мой старый падаван. Это только начало… Если честно, каждый раз, когда мне предлагают поднять тему “компетенций руководителя проекта”, у меня возникает ощущение, что я все время бьюсь в одну и ту же стену.

12.01.2023    5828    0    MariaTemchina    28    

22
Комментарии
Подписаться на ответы Инфостарт бот Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. DmitryKSL 156 20.05.19 08:08 Сейчас в теме
Первое что надо выяснить, является ли задача разовой. Не важно срочная она или важная или и то и другое, если это разовая задача то ее вообще делать не надо. В большинстве случаев бух либо менеджер сделает такую задачу ручками быстрее чем она будет автоматизирована. Вот этот момент позволяет решать другие задачи без авралов в спокойном режиме, т.к. пользователи почему то считают что программист должен делать абсолютно все, и постоянно пытаются навешать любые хотелки, даже то что они сами могут сделать не напрягаясь. Типичный пример:
- почему я должна вбивать эти данные ручками, есть программист!
ответ: мой труд стоит дороже, а писать алгоритм я буду в три раза дольше, больше эта задача никогда не повторится с вероятностью 99%, делать не буду и точка.
2. user-z99999 70 20.05.19 08:47 Сейчас в теме
Возможно, мой вопрос в рамках статьи.
Подскажите как распределить время в течении суток (недели, месяца, года, лет) ?
24 часа - 8 часов на сон = 16 часов в день
Сколько тратить на:
здоровье
спорт
детей
жену
развлечения
курсы
форум
и т.д.
Никак не получается понять идеальное распределение времени?
Может руководствоваться целями? Например очень большая зарплата, тогда понятно, что остальное будет страдать.
А если цели ошибочны? Или у человека не бывает ложных целей?

Можно придумать некий идеал человека (конечный результат).
Но как распределять время, чтобы достичь этого человека не понятно.
Подскажите?
4. yyv-911 20.05.19 14:46 Сейчас в теме
(2)
жно придумать некий идеал человека (конечный результат).
Но как распределять время, чтобы достичь этого человека не понятно.


Рискну ответить за автора.
все показатели (спорт, дети, форум) можно определить только экспериментальным путем. более того они динамичны.
Сегодня они одни, завтра другие. Сегодня заболел, завтра заболел ребенок.
Где то тут была статья про эквалайзер у автора. оно примерно про это же.

Так же многие цели достижимы только при методичном их долблении.
К этому относиться как минимум спорт и питание.
Способствует режим дня. Т.е. многие задачи можно делать всегда в одно и тоже время. Например почту смотрю в 12-00 и не ранее.
Большой зарплате не обязательно способствует затраты по времени. Скорее личностные качества (если говорить о повышении). Личностные качества прокачиваются спортом (здоровье), воспитанием детей (навыки управления), проведением времени с женой (навыки партнерства).
Поэтому хочешь высокую зарплату - занимайся спортом, воспитывай детей и питайся правильно.
Если хочешь большую зарплату как великий специалист - сиди на форумах, проводи время с женой, проходи курсы и занимайся спортом.
примерно как то так.
5. AntonSm 30 20.05.19 15:27 Сейчас в теме
(2) вам, наверно, вот эта статья нужна - Жизнь во Флаконе.
Алексей_mir2mb; user-z99999; 1c-intelligence; +3 Ответить
6. Manoshkin 357 21.05.19 04:13 Сейчас в теме
(2) На мой взгляд увеличение продолжительности рабочего времени качественно не изменит уровень дохода, а в депрессию, при постоянной нехватке денег и около обитающих проблем, загонит. Наличие перегородок, ограничений (в том числе и разделения времени) помогает отгородить себя как личность от влияния внешнего мира и позволяет лучше сохранять свое Я. Но в целом мир стремится к "безусловной любви" :))) , нет условий, нет ограничений, перегородок, поверхностей, времени, можно быть сразу и везде. Поэтому установленные границы будут постоянно подвергаться коррекции, в том числе и изнутри. И их придется корректировать.
7. user-z99999 70 21.05.19 11:44 Сейчас в теме
(6)
увеличение продолжительности рабочего времени качественно не изменит уровень дохода

Так нужно быть стратегом, а не фанатиком!
Поэтому:
1) планирование
2) реализация планов

И лучше плохой план, чем его отсутствие вовсе.
Мне подсказали в (4) как улучшать планирование.
Алексей_mir2mb; +1 Ответить
8. 1c-intelligence 12826 21.05.19 19:05 Сейчас в теме
(7) Антон в (5) правильно написал - нужен баланс, в статье про это много написано.
3. acanta 20.05.19 10:22 Сейчас в теме
Понравилось определение важности.
Иногда под понятием на будущее подразумевается отложить на потом, т.е. прямо противоположное.
Это даже подкрепляется пословицами " не ставить телегу впереди лошади","будет день - будет пища".
Попытка обратить внимание на важные вопросы воспринимается как генератор проблем.
Чувствуется некоторая ограниченность в принятии решений именно по важным вопросам, автор определил это как ответственность.
9. kosmo0 111 23.05.19 10:45 Сейчас в теме
Один из вариантов определения степени важности и срочности задач.
В январе прибежало несколько бухгалтеров с срочными задачами. Реально срочными и важными (налоги и соответственно штрафы за несвоевременность). Понимая что моей компетентности не хватает чтобы определить что самое важное и срочное, просто пошел к главбуху с вопросом - какой приоритет задач. И главбух указал приоритет задач.
Конечно это работает при наличии адекватности у руководства. А то есть любители прибегать с вытаращенными глазами у которых ЛЮБАЯ задача самая самая важная (а потом по журналу регистрации видишь что твою обработку использовали через пару месяцев после создания).
Алексей_mir2mb; +1 Ответить
10. ASUAndy 82 23.05.19 10:48 Сейчас в теме
Иван, спасибо за статьи!
Первый раз увидел понятное, лёгкое определение срочности!
Чаще всего говорят, что срочность - это наличие срока у задачи. Только эта статья поставила у меня в голове всё на свои места!
Очень жду продолжение, где будет описано про сроки в задачах.
Так же мне всегда было не понятно что делать с задачами без срочности и важности. И на этот вопрос есть крючёк в статье :)
Так что жду продолжения вдвойне!
Когда ждать? ;)
п.с. Все Ваши статьи очень интересные, но лично меня сильно запутало то, что несколько серий с похожими персонажами выходили параллельно и тяжело было прочитать одну цельную историю.
Алексей_mir2mb; +1 Ответить
11. nyam-nyam 24.05.19 09:40 Сейчас в теме
Иван решил таки сделать свою секту... С БлекДжеком и программистами 1С. :)
Алексей_mir2mb; +1 Ответить
12. Kutuzov 744 27.05.19 15:17 Сейчас в теме
Небольшие корректировки в порядок выполнения. Срочные и важные задачи можно не делать. Т.к. если они важные, а их до сих не сделали, видимо они еще и сложные. Сложную и срочную задачу можно правильно решить с вероятностью 10%, в остальных 90% случаев решение будет все равно не верное. Не формируется НДС 19-го числа? Ну что ж, рисуйте на коленке, т.к. то, что вам наляпает программист с вытаращенными глазами будет скорее всего не правильно, ну или при формировании еще какая-нибудь хрень вылезет.
Срочные и неважные задачи лучше тоже не делать, а перевести в разряд не срочных. Потому что такие "срочные" задачи чаще всего используются нашим мозгом, чтобы отлынивать от "важных" задач, и успокаивать себя - вот, я же делаю, решаю так сказать.
Поэтому в первую очередь занимаемся важными и не срочными задачами, а в качестве разгрузки уже - не важными и не срочными.
gubanoff; +1 Ответить
13. gubanoff 63 28.05.19 12:43 Сейчас в теме
(0) правильно выполнять задачи не из первого квадрата "срочно, важно", а из второго - "не срочно, важно". Тогда не будет аврала и не будет задач в первом квадрате. Нужно стремиться предвидеть задачи, действовать проактивно, планировать и т.п. Тем более в авральном режиме некогда подумать над хорошим решением.
14. ASUAndy 82 24.10.19 12:07 Сейчас в теме
Иван, добрый день!
В статье есть несколько интересных мне тем, всё жду-не дождусь обещанного "следующего раза". Когда планируете продолжение? Или я его пропустил?
Например, "Срок, так или иначе, есть у любой задачи, даже если он не обозначен. Тут я немного забегаю вперед, о сроках будет рассказано в другой раз"...
А больше всего интересует:
"Отсутствие срочности и важности у задачи – это нормально. Но есть одна проблема – такая задача, теоретически, может не выполниться никогда, если постоянно будут появляться новые, имеющие хотя бы одну условную единицу приоритета. Как такой ситуации избежать, поговорим в другой раз."
15. 1c-intelligence 12826 24.10.19 18:45 Сейчас в теме
(14) вы не пропустили, просто у меня приоритеты поменялись. Тема управления задачами с целью повышения эффективности мало кому интересна, поэтому я о ней не пишу. Только практикой занимаюсь.
16. ASUAndy 82 25.10.19 04:52 Сейчас в теме
(15) Ясно, спасибо!
Мне кажется я нашёл ответ на эти вопросы в описании FlowCon :)
Оставьте свое сообщение