Проблемы организаций при подготовке к внедрению документооборота

Итак, руководство организации приняло решение об автоматизации документооборота – о том, что подталкивает компании к этому решению, мы говорили в предыдущей статье. Теперь давайте поговорим о том, какие шаги необходимо сделать дальше?

Подготовка к реализация проекта по внедрению документооборота

В первую очередь, ищем человека, который может стать Руководителем проекта в организации. Прежде всего Руководителем проекта должен стать человек, который может организовать работы по проекту, а также сможет задействовать в работе руководителей и специалистов подразделений. Таким образом, Руководитель проекта - это профессионал в области проектного управления, который умеет организовывать работу ключевых пользователей системы документооборота.

В случае если такого человека нет внутри организации, тогда нужно пригласить его со стороны, используя аутсорсинг. 

Определение границ проекта

На следующем шаге автоматизации документооборота необходимо определить границы проекта. Что входит в границы проекта?

1. Множество документов с разделением на виды или типы документов, которые будут автоматизированы в системе 1С:Документооборот;

2. Порядок/правила нумерации документов, которые подлежат автоматизации;

3. Перечень связей между документами, которые будут находится в системе документооборота;

4. Список номенклатуры дел, если она используется в организации;

5. Ключевые реквизиты для документов, которые будут автоматизированы;

6. Организация структуры папок и/или категорий для хранения различных видов или типов документов;

7. Шаблоны документов и шаблоны файлов (правила автозаполнения);

8. Маршруты движения документов в организации;

9. Определение доступа к документам (матрицы прав доступа);

10. Группы пользователей, их роли;

11. Структура предприятия.

Сложности при определении границ проекта

Сложности, с которыми организация может столкнуться при определении границ проекта:

1. Документационное обеспечение управления не на высоком уровне (нет порядка в процессах и документах). 

От того насколько правильно и грамотно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Представьте себя на месте менеджера по продажам, подменяющего коллегу Антона. Перед вами стоит задача заключить с клиентом Антона типовой договор. Сегодня. Иначе клиент будет очень недоволен. Но где форма типового договора, знает лишь Антон, а где Антон - знает лишь один Господь Бог. Согласитесь, что это не самая лучшая ситуация для продуктивной работы, хотя казалось бы, все дело в одном типовом документе.

2. Отсутствуют знания предметной области у ключевых пользователей документооборота и/или у Руководителя проекта. 

Согласитесь, что странно удивляться тому, что вся хата в дыму, если печку взялся выкладывать сантехник. Также документооборот, делопроизводство и методология документационного обеспечения - эта такая же область знаний как и любая другая, и также требует изучения и освоения навыками в данной области.

3. Несколько ответственных за бизнес-процесс. 

Иван Андреевич Крылов давно все сказал по этому поводу в своей басне. Несогласованность - вот, главная проблема, когда лебедь, рак и щука не могут договориться между собой по одному вопросу, считая свое мнение самым главным и непререкаемым.

4. Невысокий статус проекта по внедрению документооборота в организации. Когда в какой-нибудь компании 50% бюджета выделяется на отдел продаж, 40% бюджета выделяется на отдел закупок, 9% бюджета тратится на бухгалтерию и 1% из бюджета идет на отдел хозяйственного обеспечения, стоит ли удивляться тому, что на кухне не всегда есть вкусные печеньки. 

Время - это деньги. 

Внимание к любому проекту выраженное в потраченном времени - это эквивалент бюджета, распределяемого на те или иные задачи.

Меньше потраченного времени - слабее полученный результат.

5. Имеются противники в подразделениях организации, поскольку их влияние с приходом автоматизации снижается. 

Движение луддитов зародилось в Англии много веков назад, но дело их и по сей день живет и процветает в лице многочисленных сторонников. Этих идейных сынов можно встретить чаще, чем хотелось бы людям несущим передовые технологии и прогресс. Прогресс пугает людей, которые не способны перестроиться, не способны обучиться, не способны оседлать новую волну. А напуганный человек либо убегает (но кто же побежит с хорошей должности или от хорошей зарплаты), либо нападает. Это психология выживания. Просто помните, луддиты среди нас.

Чтобы справиться с проблемами, определяя границы проекта, подготовьте организацию к автоматизации документооборота. Что для этого необходимо сделать?

1. Наладить систему управления документами в организации;

2. Определить ответственного за каждый бизнес-процесс;

3. Формализовать бизнес-процессы в организации;

4. Назначить руководителем проекта человека, который может организовать работу в команде для достижения поставленных целей;

5. Повысить статус проекта по внедрению документооборота в организации;

6. Провести работу с противниками, объяснив, что их влияние не снижается, а они встраиваются в общий маршрут движения документов в организации.

Что делать, если компания не может определить границы проекта самостоятельно?

В таком случае выходом из положения может стать привлечение специалистов из компаний, которые оказывают консалтинговые услуги в области реинжиниринга и автоматизации процессов. Специалисты из такой компании проведут анализ текущей деятельности вашей организации, определят “узкие места” для последующей автоматизации, предоставят рекомендации для подготовки организации к автоматизации документооборота, а также помогут определить границы будущего проекта по документообороту.

Итак, когда границы проекта по автоматизации документооборота определены, не менее важным является определение сроков и стоимости самого проекта.

Определение сроков и стоимости проекта

Задача по определению стоимости проекта кажется несложной, однако, имеется подводная часть бюджетного айсберга, о которой организации могут не подозревать.

Кроме стоимости приобретения программы 1С:Документооборот и лицензий в зависимости от редакции системы, количества пользователей, наличия дополнительных модулей, при расчете бюджета и планировании внедрения чаще всего забывают учесть: 

1. Стоимость обновления аппаратного обеспечения для обеспечения оптимальной производительности системы (покупка серверов, работа ИТ-отдела и т.д.);

2. Стоимость и время труда рабочей группы по внедрению системы документооборота;

3. Человеческие, временные и финансовые затраты на оцифровку и ввод документов в систему документооборота;

4. Стоимость обучения пользователей и администраторов.

Теперь, когда в бюджете все учтено, организации необходимо определить сроки для реализации проекта, получить одобрение от руководства компании и перейти к этапу автоматизации.  

Не забывайте про лайки и комментарии к публикации – расскажите о своем опыте. 

Если у Вас есть вопросы, разбор которых Вам бы хотелось увидеть в следующих статьях - пишите об этом в комментариях!

Конструктивная критика приветствуется!