Проблемы организаций при подготовке к внедрению документооборота

18.06.20

Бизнес-анализ

Что необходимо сделать для реализации проекта по внедрению «1С:Документооборота?»Как мы говорили в предыдущей статье необходимо осознать проблему, провести классификацию проблем, определить риски и обосновать необходимость внедрения документооборота.

Итак, руководство организации приняло решение об автоматизации документооборота – о том, что подталкивает компании к этому решению, мы говорили в предыдущей статье. Теперь давайте поговорим о том, какие шаги необходимо сделать дальше?

Подготовка к реализация проекта по внедрению документооборота

В первую очередь, ищем человека, который может стать Руководителем проекта в организации. Прежде всего Руководителем проекта должен стать человек, который может организовать работы по проекту, а также сможет задействовать в работе руководителей и специалистов подразделений. Таким образом, Руководитель проекта - это профессионал в области проектного управления, который умеет организовывать работу ключевых пользователей системы документооборота.

В случае если такого человека нет внутри организации, тогда нужно пригласить его со стороны, используя аутсорсинг. 

Определение границ проекта

На следующем шаге автоматизации документооборота необходимо определить границы проекта. Что входит в границы проекта?

  1. Множество документов с разделением на виды или типы документов, которые будут автоматизированы в системе 1С:Документооборот;

  2. Порядок/правила нумерации документов, которые подлежат автоматизации;

  3. Перечень связей между документами, которые будут находится в системе документооборота;

  4. Список номенклатуры дел, если она используется в организации;

  5. Ключевые реквизиты для документов, которые будут автоматизированы;

  6. Организация структуры папок и/или категорий для хранения различных видов или типов документов;

  7. Шаблоны документов и шаблоны файлов (правила автозаполнения);

  8. Маршруты движения документов в организации;

  9. Определение доступа к документам (матрицы прав доступа);

  10. Группы пользователей, их роли;

  11. Структура предприятия.

Сложности при определении границ проекта

Сложности, с которыми организация может столкнуться при определении границ проекта:

  1. Документационное обеспечение управления не на высоком уровне (нет порядка в процессах и документах). 

От того насколько правильно и грамотно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Представьте себя на месте менеджера по продажам, подменяющего коллегу Антона. Перед вами стоит задача заключить с клиентом Антона типовой договор. Сегодня. Иначе клиент будет очень недоволен. Но где форма типового договора, знает лишь Антон, а где Антон - знает лишь один Господь Бог. Согласитесь, что это не самая лучшая ситуация для продуктивной работы, хотя казалось бы, все дело в одном типовом документе.

  1. Отсутствуют знания предметной области у ключевых пользователей документооборота и/или у Руководителя проекта. 

Согласитесь, что странно удивляться тому, что вся хата в дыму, если печку взялся выкладывать сантехник. Также документооборот, делопроизводство и методология документационного обеспечения - эта такая же область знаний как и любая другая, и также требует изучения и освоения навыками в данной области.

  1. Несколько ответственных за бизнес-процесс. 

Иван Андреевич Крылов давно все сказал по этому поводу в своей басне. Несогласованность - вот, главная проблема, когда лебедь, рак и щука не могут договориться между собой по одному вопросу, считая свое мнение самым главным и непререкаемым.

  1. Невысокий статус проекта по внедрению документооборота в организации. Когда в какой-нибудь компании 50% бюджета выделяется на отдел продаж, 40% бюджета выделяется на отдел закупок, 9% бюджета тратится на бухгалтерию и 1% из бюджета идет на отдел хозяйственного обеспечения, стоит ли удивляться тому, что на кухне не всегда есть вкусные печеньки. 

Время - это деньги. 

Внимание к любому проекту выраженное в потраченном времени - это эквивалент бюджета, распределяемого на те или иные задачи.

Меньше потраченного времени - слабее полученный результат.

  1. Имеются противники в подразделениях организации, поскольку их влияние с приходом автоматизации снижается. 

Движение луддитов зародилось в Англии много веков назад, но дело их и по сей день живет и процветает в лице многочисленных сторонников. Этих идейных сынов можно встретить чаще, чем хотелось бы людям несущим передовые технологии и прогресс. Прогресс пугает людей, которые не способны перестроиться, не способны обучиться, не способны оседлать новую волну. А напуганный человек либо убегает (но кто же побежит с хорошей должности или от хорошей зарплаты), либо нападает. Это психология выживания. Просто помните, луддиты среди нас.

Чтобы справиться с проблемами, определяя границы проекта, подготовьте организацию к автоматизации документооборота. Что для этого необходимо сделать?

  1. Наладить систему управления документами в организации;

  2. Определить ответственного за каждый бизнес-процесс;

  3. Формализовать бизнес-процессы в организации;

  4. Назначить руководителем проекта человека, который может организовать работу в команде для достижения поставленных целей;

  5. Повысить статус проекта по внедрению документооборота в организации;

  6. Провести работу с противниками, объяснив, что их влияние не снижается, а они встраиваются в общий маршрут движения документов в организации.

Что делать, если компания не может определить границы проекта самостоятельно?

В таком случае выходом из положения может стать привлечение специалистов из компаний, которые оказывают консалтинговые услуги в области реинжиниринга и автоматизации процессов. Специалисты из такой компании проведут анализ текущей деятельности вашей организации, определят “узкие места” для последующей автоматизации, предоставят рекомендации для подготовки организации к автоматизации документооборота, а также помогут определить границы будущего проекта по документообороту.

Итак, когда границы проекта по автоматизации документооборота определены, не менее важным является определение сроков и стоимости самого проекта.

Определение сроков и стоимости проекта

Задача по определению стоимости проекта кажется несложной, однако, имеется подводная часть бюджетного айсберга, о которой организации могут не подозревать.

Кроме стоимости приобретения программы 1С:Документооборот и лицензий в зависимости от редакции системы, количества пользователей, наличия дополнительных модулей, при расчете бюджета и планировании внедрения чаще всего забывают учесть: 

  1. Стоимость обновления аппаратного обеспечения для обеспечения оптимальной производительности системы (покупка серверов, работа ИТ-отдела и т.д.);

  2. Стоимость и время труда рабочей группы по внедрению системы документооборота;

  3. Человеческие, временные и финансовые затраты на оцифровку и ввод документов в систему документооборота;

  4. Стоимость обучения пользователей и администраторов.

Теперь, когда в бюджете все учтено, организации необходимо определить сроки для реализации проекта, получить одобрение от руководства компании и перейти к этапу автоматизации.  

Не забывайте про лайки и комментарии к публикации – расскажите о своем опыте. 

Если у Вас есть вопросы, разбор которых Вам бы хотелось увидеть в следующих статьях - пишите об этом в комментариях!

Конструктивная критика приветствуется!

См. также

Кейсы проектов Работа с заинтересованными сторонами Бесплатно (free)

Бывают ситуации, когда обновление изрядно измененной 1С с большой базой не составляет особых трудностей — до определенного момента. Таким моментом становится, например, переход на новую подредакцию. После чего приходит понимание, что обновлять, как раньше — уже не получается и нужно что-то менять.

12.07.2024    569    0    1c-izh    1    

3

Внедрение изменений Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Бесплатно (free)

Большинство бухгалтеров привыкли вести учет в конфигурации 1С:Бухгалтерия. Но что бывает, если такого бухгалтера перевести с 1С:Бухгалтерии на ERP? Об основных ошибках бухгалтера после перехода и роли аналитика в том, чтобы помочь бухгалтеру преодолеть трудности и изменить привычные паттерны, пойдет речь в статье.

15.05.2024    4368    0    TanyaRi    69    

26

Внедрение изменений Бесплатно (free)

Эта статья о том, как за годы практики мы в компании выстроили систему проектных подходов по корпоративным внедрениям 1C, и зачем она вообще нужна. Выделю основные проблемы этого процесса, подскажу решения и раскрою внутреннюю кухню нашего подразделения.

15.05.2024    6239    0    cesar    15    

49

Проектирование Анализ предметной области Бесплатно (free)

В девятнадцатом выпуске второго сезона подкаста Радио “Аналитик“ обсудили, как и для чего применяют DDD, и почему аналитиком важно знать об этом подходе.

13.05.2024    559    0    Radio_Analyst    0    

3

Анализ предметной области Бесплатно (free)

В этой части статьи обсуждается идея о том, что бухгалтерская реальность (AR) строится как научная (математическая) модель хозяйственной реальности (ER), а также рассмотрены общие принципы построения научных моделей.

03.05.2024    878    0    Polav62    9    

4

Внедрение изменений Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Бесплатно (free)

Статья об основных зонах внимания и часто допускаемых ошибках при внедрении современных ERP-систем – «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:ERP.Управление холдингом».

27.04.2024    2187    0    user893825    0    

17

Лидерство Личная эффективность Agile Анализ потребностей и поиск решений Бесплатно (free)

В семнадцатом выпуске второго сезона подкаста Радио “Аналитик“ обсудили, что из себя представляет модель Кеневин, чем и в каких ситуациях она может быть полезна тем, кто работает в сфере ИТ и не только.

19.04.2024    603    0    Radio_Analyst    0    

5

Анализ потребностей и поиск решений Бесплатно (free)

Расскажем о Customer Development (CustDev) в заказной разработке, методиках исследования и проверке гипотез при создании MVP. Восстановим справедливость в отношении CustDev: рассмотрим, что это такое, и поделимся практикой применения.

18.04.2024    805    0    tachenkov    0    

4

С какими проблемами сталкиваетесь при внедрении?


Организационные - слабая подготовленность сотрудников к внедрению (80%, 4 голосов)
80%
Определение границ проекта при внедрении документооборота (60%, 3 голосов)
60%
Экономические - системы документооборота требует определенных финансовых затрат, на которые руководство не всегда готово согласиться, принимая решение о внедрении (60%, 3 голосов)
60%
Отсутствует документооборот как таковой, даже бумажный (40%, 2 голосов)
40%
Определение цели проекта по автоматизации документооборота (20%, 1 голосов)
20%
Технические - сложность интеграции с различными информационными системами (20%, 1 голосов)
20%
Другое (ответ в комментариях) (0%, 0 голосов)
0%

Комментарии
Подписаться на ответы Инфостарт бот Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. CyberBob 4 19.06.20 06:25 Сейчас в теме
На мой взгляд, статья "ни о чём и обо всём". 98% статьи можно применить к любому проекту внедрения. Полностью соглашусь с тем, что обязательно нужен спец, который четко представляет как устроен ЭДО в 1с ДО, в чем его преимущества и слабости и как лучше всего его использовать на конкретной организации.
papche; Darklight; +2 Ответить
2. tindir 22.06.20 06:25 Сейчас в теме
Мои потуги запуска ЭДО в 1СДО закончилисть тем, что мне сказали "у нас на бумаге все построено и сделайте то же самое в цыфри". После недели общения с людом я осознал, что кроме как на бумаге такое ни где не получится. И заверение руководителя в том, что у него все двигается по цепочке, разбились о реальное описание, того как бумажка добирается до него. И это была не цепочка =) это была какая-то хроматина =)
3. Cyberskin 2 22.06.20 10:06 Сейчас в теме
Прежде всего Руководителем проекта должна стать человек...

Какой сексизм :)
4. Marta_Snytkina 42 22.06.20 15:57 Сейчас в теме
(3) Спасибо, что указали на опечатку.
Текст отредактирован, никакого сексизма не подразумевалось)
Оставьте свое сообщение