Почему в организациях рождается решение по автоматизации документооборота

В жизни любой организации определенные документы проходят этап согласования. Нет проблем, когда этот этап двухуровневый. Например, менеджер по закупкам напрямую согласует контракты с генеральным директором. Менеджер прекрасно знает, где и кто должен согласовать контракт: ему просто отследить этот процесс.

А теперь представьте ситуацию, когда заключение контракта в компании одобряют юристы, финансисты, бухгалтера, и, возможно, кто-нибудь ещё. Чтобы ответить на вопрос контрагента «Когда подпишемся?», бедолага-менеджер потратит не один час, а в худшем случае, и не один день, выискивая нужный контракт. Удобно? Не думаю! 

Любой растущей компании со временем нужно организовать или привести в порядок систему документооборота. С ростом документации возникает необходимость большей формализации бизнес-процессов и перевода документооборота в электронный вид.

Предпосылки внедрения электронного документооборота

Мы привели лишь один из примеров проблем и неудобств, с которыми сталкиваются компании, ведущие бумажный документооборот. В случае с электронным документооборотом поиск нужного контракта, договора или акта – вопрос пяти минут, которые занимает открытие соответствующего раздела в программе.

Есть и другие симптомы, которые означают – компании нужен электронный документооборот. Среди них можно выделить:

1. Дублирование документов;

2. Невозможно быстро найти документ;

3. Превышение допустимого времени на обработку документа;

4. Ошибки в документах.

Когда данная ситуация осознается как проблема, приходит понимание, что с этим нужно что-то делать. И первое, что нужно сделать, это классифицировать проблемы.

Классификация проблем документооборота

Особенности классификации проблем документооборота:

Для наиболее успешной классификации проблем используется метод аудита, например, анкетирования или опроса сотрудников организации. Данный способ позволяет:

1. Выявить причину несвоевременной подготовки документов;

2. Выявить, что не устраивает в текущем процессе его участников, и какие изменения необходимо сделать для оптимизации процесса;

3. Выявить и определить всех участников процесса;

4. Определить перечень информационных систем, которые помогут устранить проблемы.

Информация, собранная в ходе аудита, подлежит классификации для подготовки перечня мер по устранению проблем.

Классификация проблем может быть представлена следующим образом:

Важно отметить, что в разных организациях перечень проблем и их классификация с указанием уровня риска будет отличаться, в зависимости от стандартизации и автоматизации, а также от уровня подготовки персонала и принятых практик в организации. 

Что же дальше?

Определение цели проекта по автоматизации документооборота

А дальше необходимо определить цель проекта по автоматизации документооборота. Правильно сформулированная цель поможет достичь результата в срок и решить поставленные задачи. 

Цель следует сформулировать очень конкретно, с определенным сроком достижения, а главное, с видимым явным конечным результатом, который можно будет измерить.

Количественные показатели можно измерить в единицах времени, в денежном выражении, количестве этапов обработки документа и т.д.

Обязательным условием оценки будет замер показателей до начала проекта и после.

Качественные показатели измеряются вероятностью наступления того или иного риска.

Вот некоторые примеры количественных показателей:

Вот некоторые примеры качественных показателей:

Необходимо понимать, что представление исчерпывающей информации о существующих проблемах, рисках и достижении цели позволят принять правильное решение по внедрению системы 1С:Документооборота.

В следующей статье мы поговорим о том, какие проблемы могут возникнуть при подготовке к внедрению документооборота, и как и решать.  Не забывайте про лайки и комментарии к публикации – расскажите о своем опыте. О чем вас спрашивают заказчики при внедрении документооборота? С какими проблемами сталкиваетесь при внедрении? О чем еще хотите поговорить, если вы и есть заказчик?

Конструктивная критика приветствуется!