«БИП: Бизнес-Процессы». Примеры использования. Часть №5. Система оповещений

Всем здравствуйте!

Это продолжение предыдущих частей Часть №1, Часть №2, Часть №3 и Часть №4, в которых речь шла о различных вариантах и аспектах использования системы «БИП: Бизнес-Процессы».

• Часть №1: «БИП: Бизнес-Процессы». Примеры использования. Часть №1.
• Часть №2: «БИП: Бизнес-Процессы». Примеры использования. Часть №2.
• Часть №3: «БИП: Бизнес-Процессы». Примеры использования. Часть №3. Права и связи.
• Часть №4: «БИП: Бизнес-Процессы». Примеры использования. Часть №4. Графика.

Программный продукт «БИП: Бизнес-Процессы» предназначен для настройки произвольных бизнес-процессов в пользовательском режиме в любых конфигурациях 1С, работающих на технологической платформе «1С:Предприятие 8.3» в режиме управляемого приложения. Продукт может использоваться как отдельная конфигурация для моделирования бизнес-процессов, как дополнение для встраивания в существующие конфигурации и как расширение. Каждый вариант сертифицирован и имеет официальный статус «1С:Совместимо!».

Программный продукт предлагается в 2 вариантах:

• Основная поставка «БИП: Бизнес-Процессы»;
• Базовая версия   Расширение для настройки бизнес-процессов «Зодиак».

Эта часть будет посвящена автоматической системе оповещений по сценариям в системе «БИП: Бизнес-Процессы».

Содержание

1. Общее описание
2. Описание функционала
   1. Виды событий
   2. Получатели
   3. Типы оповещений
   4. Текст сообщения
   5. Тема/Контекст оповещения
   6. Настройка оповещений о просроченных задачах
   7. Обработка правил оповещения
3. Заключение

Общее описание

• Механизм формирования и отправки автоматических оповещений по сценариям — это отдельная подсистема, которая функционирует в связке с системой «БИП: Бизнес-Процессы».
• Условное обозначение системы оповещений — «Сигнал».
• Подсистема «Сигнал» — это отдельно встраиваемый в основную конфигурацию «модуль», подключаемый как расширение.
• Подключение подсистемы производится в режиме «Предприятие» в списке расширений простым добавлением. Дополнительные настройки в Конфигураторе не требуются, за исключением настройки прав доступа пользователей к подсистеме и добавления в справочник дополнительной внешней обработки, входящей в комплект.

• В интерфейсе программы подсистема вынесена в отдельный раздел.

Наверх

Описание функционала

Подсистема «Сигнал» включает набор инструментов, предоставляющих следующие возможности:

• настройка правил формирования и отправки автоматических оповещений (сообщений) пользователям в рамках сценариев подсистемы «БИП: Бизнес-Процессы».
• настройка правил формирования и отправки автоматических оповещений группам пользователей.
• выбор типа оповещения. В текущей версии доступны оповещения:
  •  в системе взаимодействия;
    • в рамках общих обсуждений,
    • в рамках контекстных обсуждений.
  •  по электронной почте.
  •  в Telegram (начиная с версии расширения 1.0.1.3).
    • для простой отправки автоматических уведомлений пользователям,
    • использование чат-бота для взаимодействия с системой.
• возможность создания оповещений вручную, в том числе и оповещений с отложенной отправкой.
• контроль отправки и логирование информации об успешных отправках и неудачных попытках.
• проверка неотправленных оповещений и автоматические повторные попытки их отправки.
• сохранение списка ранее отправленных сообщений.

Подсистема «Сигнал» не влияет на функционирование подсистемы «БИП: Бизнес-Процессы», а работает параллельно с ней.

После подключения подсистемы на форме сценария появляется дополнительная кнопка Настройка оповещений.

Чтобы не перегружать форму настройки сценария, весь функционал настройки оповещений вынесен на отдельную форму.

Правила отправки оповещений указываются для любого шага сценария.

При этом, для 1 шага может быть добавлено несколько правил оповещения.

Это может использоваться в следующих случаях:

• для шагов вида Выбор варианта и Условие, когда для различных вариантов и при разных результатах проверки условий должны отправляться разные оповещения.
• для других шагов, когда требуется отправлять несколько оповещений (например, для одних пользователей по электронной почте, для других — в систему взаимодействия и т.п.).

Добавление нового правила для шага осуществляется двойным щелчком по шагу в общем списке шагов сценария.

Наверх

Виды событий

При добавлении нового правила требуется указать момент, в который будет отправлено оповещение.

Для шагов вида Действие (Задача) это могут быть события:

•  создание новой задачи;
•  взятие задачи в работу;
•  выполнение задачи.
•  просрочка задачи.

Для шагов вида Вложенный процесс это могут быть события:

•  создание нового вложенного процесса;
•  завершение вложенного процесса.

Для всех остальных шагов оповещения настраиваются для событий вида  Завершение шага: успешно завершился шаг Старт (т.е. процесс по сценарию успешно запущен) — возникает событие «При выполнении шага Старт», произведен Выбор варианта (вручную пользователем или автоматически программой) — возникает событие «При выполнении шага Выбор варианта» и т.д.

Наверх

Получатели

После установки вида события, требуется указать Получателя оповещения.

Получателем может быть:

• Автор процесса или задачи;
• Исполнитель задачи;
• Наблюдатель по задаче;
• Роль пользователя. В этом случае, оповещение получат все пользователи, наделенные указанной ролью;
• Произвольный пользователь из списка пользователей.

Наверх

Типы оповещений

Когда Получатель указан, требуется выбрать тип оповещения:

• оповещение в системе взаимодействия,
• оповещение по электронной почте.
• оповещение в Telegram.

Для того, чтобы пользователь успешно получил оповещение в системе взаимодействия, пользователь должен быть авторизован в этой системе. Если пользователь новый, то ему достаточно зайти в программу. После этого работа с системой взаимодействия будет для него доступна.

При типе оповещения Электронная почта, в настройках пользователя на закладке «Адреса, телефоны» должен быть указан адрес электронной почты.

Для того, чтобы пользователь успешно получал оповещения в Telegram, он должен быть внесен в список пользователей Telegram (см. инструкцию, входящую в комплект поставки расширения).

Наверх

Текст сообщения

Сообщение для отправки вводится в отдельном окне и может содержать параметры.

Доступные параметры:

• [_Процесс] — текущий процесс,
• [_Задача] — текущая задача,
• [_УсловиеВыбор] — результат проверки условия или выбора варианта.

Кроме основных параметров можно указать производные от них параметры в виде [Параметр.ИмяРеквизита]. Примеры использования:

• [_Процесс.Объект] — основной объект процесса. Источник события, при котором был запущен процесс, или объект, указанный при ручном создании процесса.
• [_Задача.Комментарий] — комментарий к выполненной задачи.
• и т.д.

Также, в квадратных скобках могут быть использованы прочие функции:

• [ТекущаяДата()],
• [вн_ОбщиеФункции.ПолучитьЗадолженностьКлиента(_Процесс.Объект)]
• и т.д.

Наверх

Тема/Контекст оповещения

Если выбран тип оповещения Система взаимодействия, то требуется указать контекст оповещения.

Контекстом могут быть:

• Текущий процесс,
• Основной объект процесса,
• Текущая задача,
• Общее обсуждение. Общее обсуждение выбирается из общего списка общих обсуждений системы взаимодействия.

Если выбран тип оповещения Электронная почта, то требуется указать тему письма.

Если выбран тип оповещения Telegram, то в этом поле ничего указывать не требуется.

Наверх

Настройка оповещений о просроченных задачах

Для типа события  При просрочке задачи дополнительно требуется указать расписание оповещения о просрочке.

В расписании можно настроить:

• Периодичность отправки уведомлений о просроченных задачах.
  Периодичность может быть указана в минутах, часах или днях.
• Количество уведомлений о просроченных задачах.
  Если количество повторов не указано (0), то уведомления будут отправляться до тех пор, пока задача не будет Выполнена или Отменена.

Наверх

Обработка правил оповещений

Настроенное правило отображается в списке правил оповещений по сценарию отдельной строкой.

Теперь правило будет автоматически обрабатываться системой.

• События, при наступлении которых могут отправляться уведомления, записываются в регистр сведений «События» и обрабатываются регламентным заданием.
• По обработанным событиям, в соответствии с настроенными правилами, формируются оповещения.

*В оповещениях системы взаимодействия дополнительно выводятся ссылки на процесс и задачу.

• Оповещения сохраняются в регистре сведений «Сообщения» и отправляются автоматически при записи нового сообщения.

*Если оповещение отправляется в общее обсуждение системы взаимодействия, то получателями будут все участники этого обсуждения.

• Если, по каким-то причинам, отправка сообщения не удалась, то это сообщение сохранится в общем списке с отметкой об ошибке и детальным описанием причины этой ошибки.

• Система будет автоматически пытаться повторно отправить сообщение до тех пор, пока оно не будет отправлено или пока оно не будет вручную удалено из списка сообщений.

На примере выше, письмо будет отправлено получателю, как только у пользователя будет указан адрес электронной почты.

• Дополнительно, имеется возможность создать сообщение вручную. Оно будет отправлено автоматически при записи.
• Если в новом ручном сообщении указать будущую дату, то сообщение запишется с признаком отложенной отправки и будет обработано системой (отправлено) при наступлении указанной даты.

На изображении ниже приведен простейший пример настройки оповещений.

• Процесс состоит из 1 задачи.
• При создании задачи отправляется оповещение Автору в контекстное обсуждение текущего процесса.
• При взятии задачи в работу отправляется оповещение Автору в контекстное обсуждение текущего процесса.
• При выполнении задачи отправляется оповещение Автору в контекстное оповещение текущего процесса.

Наверх

Заключение

Подсистема «Сигнал» позволяет повысить удобство использования системы «БИП: Бизнес-Процессы» за счёт расширения информационного пространства, в котором она функционирует.

Система автоматических оповещений обеспечивает своевременное информирование сотрудников по ключевым этапам рабочих процессов, держит в курсе событий сотрудников, принимающих решения и контролирующих процессы предприятия, снижает вероятность несвоевременного выполнения задач и повышает качество работы в целом.

Система проста в подключении и настройке и доступна для использования с системой «БИП: Бизнес-Процессы», начиная с версии 1.0.3.2.

Наверх

Основная поставка «БИП: Бизнес-Процессы», версия 1.0  доступна по ссылке.

Базовая версии программы Расширение для настройки бизнес-процессов «Зодиак» доступна по ссылке.