Разработка управленческой отчетности. От идеи до дашбордов

Управленческая отчетность

Управленческая отчетность — это не просто отчетность для руководства, а инструмент для управления бизнесом. Она позволяет делать выводы для принятия стратегических и тактических решений на разных уровнях.

Для формирования корректной отчетности необходимы:

1. Продуманные регламенты и бизнес-процессы сбора, обработки и анализа данных.

2. Инструменты для обработки информации. В современных условиях большого потока данных вести управленческую отчетность на бумаге неэффективно. Инструментом может быть Excel или специализированные IT-решения.

Ключевая проблема, часто упускаемая аналитиками, которые занимаются разработкой управленческой отчетности: непонимание уровневой структуры отчетности. Это одна из главных причин плохого внедрения и непринятия пользователями.

Стандартные уровни отчетности:

1. Оперативный,

2. Аналитический,

3. Стратегический.

Каждому уровню отчетности соответствует своя группа пользователей. Смешение уровней в одном отчете делает его мало информативным. В связи с этим приходится делать множество итераций, чтобы удовлетворить запросы заказчика.

Например, возьмем сеть розничных магазинов. Администратор магазина ежедневно отслеживает, какие товары в его магазине продались. Это пример оперативной отчетности, суть которой в ежедневном контроле конкретных показателей в локальной точке.

Для товароведа важны продажи товаров в разрезе сети. Он агрегирует данные со всех магазинов, чтобы принять решения о перемещении товаров между складами или о новых поставках. Такая отчетность соответствует аналитическому уровню, так как из нее можно сделать выводы о продажах и выявить тренды.

Наконец — стратегический уровень. Если «талмуд» распечатанных продаж по всем магазинам принести директору сети, он, скорее всего, полистает его и положит на край стола. Директору нужны не детали, а ключевые показатели, на основе которых управляют бизнесом. Например, динамика продаж по сети в виде понятного графика или одна итоговая цифра продаж за день по сети. Этот уровень представления информации самый сложный.

Типичные ошибки при разработке управленческой отчетности

1. «У нас есть база данных. Давайте из нее выделим самое главное и получим отчетность». Вы, как аналитик, пришли к бизнесу с задачей автоматизировать отчетность и вам предлагают вывести все, что есть в базе данных, придумывая отчеты. Этот путь тупиковый — он основан на архитектуре данных, а не на потребностях бизнеса.

2. Смешение уровней отчетности. Потенциальные пользователи отчетности перестают ей пользоваться, так как видят в ней для себя мало полезного. Затруднено принятие решений.

3. Нет регламентов/процессов сбора информации. Не все данные могут находиться в одной информационной базе. Необходима интеграция между системами, когда, например, одна часть данных хранится в Excel, другая — вводится вручную. Информация должна собираться централизованно, иначе нельзя ручаться за ее достоверность.

4. Не определен состав отчетности на всех уровнях. Результат должен быть конкретным, визуализированным, понятным по виду и назначению для групп пользователей. В типовых конфигурациях 1С есть универсальные отчеты, но в проектах они редко работают без кастомизации или разработки дополнительных отчетов.

5. Подход от инструмента, а не от бизнеса. Когда говорят: «Зачем думать? Зачем изобретать велосипед? Давайте просто возьмем какую-нибудь BI-систему — она все решит!». Но BI-система — это лишь инструмент. Сама по себе она не обладает бизнес-логикой вашей компании. Если вся бизнес-логика исходит от инструмента, а не от понимания ваших процессов и целей — управлять бизнесом будет тяжело.

Технология разработки управленческой отчетности

На основе опыта я выделил 11 этапов разработки управленческой отчетности. Темным цветом обозначены ключевые этапы.

В технологию разработки управленческой отчетности входит:

1. Стратегия. Важно понять суть бизнеса, кем управляется компания и как мыслит руководство. Без этого вся работа может оказаться напрасной.

2. Разработка метрик/показателей для высшего руководства.

3. Определение состава информации для расчета метрик.

4. Обеспечение поддержки требуемой информации в информационных системах. Это IT-проект: доработка систем (1С), кастомизация, интеграция систем, загрузка данных из Excel, нормализация данных. В этот процесс также входит создание регламентов по сбору информации и организация процесса. Это самый большой этап, в нем мы должны обеспечить поддержку информационных систем.

5. Формирование оперативной отчетности. Она нужна не только для контроля (например, продаж в магазине), но и для проверки достоверности данных рядовыми пользователями.

6. Формирование аналитической отчетности. Она зависит от бизнес-задач: анализ трендов, выявление факторов/зависимостей. Отчетность включает анализ больших объемов данных.

7. Формирование стратегической отчетности. Агрегация показателей для руководства.

8. Определение формата визуализации отчетности разного вида. Был случай, когда на переговорах по поводу автоматизации управленческой отчетности специалисты компании не понимали, в каком виде директор хочет видеть отчеты. Поэтому важно определить формат отчетности для каждого уровня. Они могут быть представлены в виде таблиц, графиков, диаграмм и так далее.

9. Настройка визуального представления по каждому варианту (диаграмма, показатель или таблица). Чаще всего именно на этом этапе завершают работу над управленческой отчетностью. Трендом последних лет стала панель дашбордов.

10. Определение состава дашбордов в зависимости от пользователей информации. На каждом уровне отчетности может быть свой вид дашбордов. Таким образом, если у нас три уровня управленческой отчетности, то, как минимум, будет три вида дашбордов. Важно упомянуть, что на каждом уровне может быть несколько дашбордов. Например, у сотрудников, которые занимаются продажами, будут свои дашборды, у маркетинга — свои.

11. Группировка информации на дашбордах.

Проблема параллельной реальности

В реальной жизни возникает проблема: руководство не может ждать разработки IT-решений и начинает строить отчетность вручную (в Excel). Появляется «параллельная реальность».

Когда IT-решение будет готово, столкнутся два процесса с разной логикой и аналитикой. Такая проблема встречается достаточно часто: примерно половина проектов через это проходит. Поэтому чем раньше приступить к решению проблемы, тем меньше будет трудозатрат и головной боли.

Требования к инструментарию

Инструментарий должен:

1. Иметь возможность автоматического получения информации из всех задействованных в отчетности систем. Если вы строите ландшафт из нескольких систем, ваш инструмент должен уметь собирать информацию (либо напрямую, либо через промежуточные базы данных). Желательно, чтобы сбор информации происходил автоматически.

2. Иметь возможность детализации информации для ее более глубокого анализа. На любом уровне отчетности пользователь может захотеть «провалиться» вниз по данным и узнать, из чего эти данные состоят.

3. Содержать такие средства визуализации, которые удовлетворяют пользователей всех уровней. Обычно это таблицы, графики и дашборды. Практически все BI-системы, включая решения для платформы «1С:Предприятие», это обеспечивают.

*************

Статья написана по итогам доклада (видео), прочитанного на конференции Анализ & Управление в ИТ-проектах.