Управленческая отчетность
Управленческая отчетность — это не просто отчетность для руководства, а инструмент для управления бизнесом. Она позволяет делать выводы для принятия стратегических и тактических решений на разных уровнях.
Для формирования корректной отчетности необходимы:
-
Продуманные регламенты и бизнес-процессы сбора, обработки и анализа данных.
-
Инструменты для обработки информации. В современных условиях большого потока данных вести управленческую отчетность на бумаге неэффективно. Инструментом может быть Excel или специализированные IT-решения.
Ключевая проблема, часто упускаемая аналитиками, которые занимаются разработкой управленческой отчетности: непонимание уровневой структуры отчетности. Это одна из главных причин плохого внедрения и непринятия пользователями.
Стандартные уровни отчетности:
-
Оперативный,
-
Аналитический,
-
Стратегический.
Каждому уровню отчетности соответствует своя группа пользователей. Смешение уровней в одном отчете делает его мало информативным. В связи с этим приходится делать множество итераций, чтобы удовлетворить запросы заказчика.
Например, возьмем сеть розничных магазинов. Администратор магазина ежедневно отслеживает, какие товары в его магазине продались. Это пример оперативной отчетности, суть которой в ежедневном контроле конкретных показателей в локальной точке.
Для товароведа важны продажи товаров в разрезе сети. Он агрегирует данные со всех магазинов, чтобы принять решения о перемещении товаров между складами или о новых поставках. Такая отчетность соответствует аналитическому уровню, так как из нее можно сделать выводы о продажах и выявить тренды.
Наконец — стратегический уровень. Если «талмуд» распечатанных продаж по всем магазинам принести директору сети, он, скорее всего, полистает его и положит на край стола. Директору нужны не детали, а ключевые показатели, на основе которых управляют бизнесом. Например, динамика продаж по сети в виде понятного графика или одна итоговая цифра продаж за день по сети. Этот уровень представления информации самый сложный.
Типичные ошибки при разработке управленческой отчетности
-
«У нас есть база данных. Давайте из нее выделим самое главное и получим отчетность». Вы, как аналитик, пришли к бизнесу с задачей автоматизировать отчетность и вам предлагают вывести все, что есть в базе данных, придумывая отчеты. Этот путь тупиковый — он основан на архитектуре данных, а не на потребностях бизнеса.
-
Смешение уровней отчетности. Потенциальные пользователи отчетности перестают ей пользоваться, так как видят в ней для себя мало полезного. Затруднено принятие решений.
-
Нет регламентов/процессов сбора информации. Не все данные могут находиться в одной информационной базе. Необходима интеграция между системами, когда, например, одна часть данных хранится в Excel, другая — вводится вручную. Информация должна собираться централизованно, иначе нельзя ручаться за ее достоверность.
-
Не определен состав отчетности на всех уровнях. Результат должен быть конкретным, визуализированным, понятным по виду и назначению для групп пользователей. В типовых конфигурациях 1С есть универсальные отчеты, но в проектах они редко работают без кастомизации или разработки дополнительных отчетов.
-
Подход от инструмента, а не от бизнеса. Когда говорят: «Зачем думать? Зачем изобретать велосипед? Давайте просто возьмем какую-нибудь BI-систему — она все решит!». Но BI-система — это лишь инструмент. Сама по себе она не обладает бизнес-логикой вашей компании. Если вся бизнес-логика исходит от инструмента, а не от понимания ваших процессов и целей — управлять бизнесом будет тяжело.
Технология разработки управленческой отчетности
На основе опыта я выделил 11 этапов разработки управленческой отчетности. Темным цветом обозначены ключевые этапы.
В технологию разработки управленческой отчетности входит:
-
Стратегия. Важно понять суть бизнеса, кем управляется компания и как мыслит руководство. Без этого вся работа может оказаться напрасной.
-
Разработка метрик/показателей для высшего руководства.
-
Определение состава информации для расчета метрик.
-
Обеспечение поддержки требуемой информации в информационных системах. Это IT-проект: доработка систем (1С), кастомизация, интеграция систем, загрузка данных из Excel, нормализация данных. В этот процесс также входит создание регламентов по сбору информации и организация процесса. Это самый большой этап, в нем мы должны обеспечить поддержку информационных систем.
-
Формирование оперативной отчетности. Она нужна не только для контроля (например, продаж в магазине), но и для проверки достоверности данных рядовыми пользователями.
-
Формирование аналитической отчетности. Она зависит от бизнес-задач: анализ трендов, выявление факторов/зависимостей. Отчетность включает анализ больших объемов данных.
-
Формирование стратегической отчетности. Агрегация показателей для руководства.
-
Определение формата визуализации отчетности разного вида. Был случай, когда на переговорах по поводу автоматизации управленческой отчетности специалисты компании не понимали, в каком виде директор хочет видеть отчеты. Поэтому важно определить формат отчетности для каждого уровня. Они могут быть представлены в виде таблиц, графиков, диаграмм и так далее.
-
Настройка визуального представления по каждому варианту (диаграмма, показатель или таблица). Чаще всего именно на этом этапе завершают работу над управленческой отчетностью. Трендом последних лет стала панель дашбордов.
-
Определение состава дашбордов в зависимости от пользователей информации. На каждом уровне отчетности может быть свой вид дашбордов. Таким образом, если у нас три уровня управленческой отчетности, то, как минимум, будет три вида дашбордов. Важно упомянуть, что на каждом уровне может быть несколько дашбордов. Например, у сотрудников, которые занимаются продажами, будут свои дашборды, у маркетинга — свои.
-
Группировка информации на дашбордах.
Проблема параллельной реальности
В реальной жизни возникает проблема: руководство не может ждать разработки IT-решений и начинает строить отчетность вручную (в Excel). Появляется «параллельная реальность».
Когда IT-решение будет готово, столкнутся два процесса с разной логикой и аналитикой. Такая проблема встречается достаточно часто: примерно половина проектов через это проходит. Поэтому чем раньше приступить к решению проблемы, тем меньше будет трудозатрат и головной боли.
Требования к инструментарию
Инструментарий должен:
-
Иметь возможность автоматического получения информации из всех задействованных в отчетности систем. Если вы строите ландшафт из нескольких систем, ваш инструмент должен уметь собирать информацию (либо напрямую, либо через промежуточные базы данных). Желательно, чтобы сбор информации происходил автоматически.
-
Иметь возможность детализации информации для ее более глубокого анализа. На любом уровне отчетности пользователь может захотеть «провалиться» вниз по данным и узнать, из чего эти данные состоят.
-
Содержать такие средства визуализации, которые удовлетворяют пользователей всех уровней. Обычно это таблицы, графики и дашборды. Практически все BI-системы, включая решения для платформы «1С:Предприятие», это обеспечивают.
*************
Статья написана по итогам доклада (видео), прочитанного на конференции Анализ & Управление в ИТ-проектах.
