- А почему вы инвентаризации не проводите?
- А смысл? У нас же неправильные технологички!
- Вы знаете, сколько у вас проходит продуктов в месяц?
- Нет, как мы можем посчитать? У нас, знаете ли, неправильные технологички!
А на самом деле бороться с этой напастью можно (и нужно) довольно просто.
Разобьем нашу борьбу на два шага.
Шаг 1. Игнорируем проблему.
Реальный расход продуктов можно понять исходя из приходных накладных и инвентаризаций. Инвентаризации дают нам остатки на начало (ОН) и на конец (ОК) периода. Приходные накладные дают приход (П). В результате реальный расход (РР) равен:
РР = ОН + П - ОК
Заметьте, что никакие технологички тут не участвуют. Не важно, что записано в этих злобных зверьках.Реальный расход можно посчитать и без них.
Но как же от них ибавиться? Они же тут же под ногами суетятся. Каждый раз, когда мы проводим Акт реализации (или делаем расход по документу расхода), неправильные технологички делают свое черное дело. А какое именно? Они искажают нормативный расход (НР). В результате инвентаризация нам показывает отклонения от нормативного расхода.
Обращаю внимание еще раз - излишки (И) и недостачи (Н) - это отклонения от нормативного расхода. Если последний у нас не очень правильный, но и отклонения тоже будут не правильные. Но это не делает неправильным реальный расход (РР)!
РР = НР + Н - И
Таким образом получить реальный расход можно двумя путями:
1. Не проводить расходы вообще. В этом случае недостачи по инвентаризации покажут реальный расход.
2. Проводить расход по техкартам. В этом случае реальный расход нужно считать с учетом излишков и недостач. Даже если вы не верите техкартам, расходу, излишкам и недостачам в отдельности, их сумма даст правильное значение. Ему верьте!
Условием на первом шаге будут являться только правильные накладные и инвентаризации.
Шаг 2. Начинаем с ней бороться.
Теперь, когда вами освоен первый шаг, и вы знаете свой реальный расход продуктов и его отношение к выручке (фудкост), можно приступать ко второму шагу.
Однако и на этом шаге я бы рекомендовал продолжать двигаться последовательно. Как утверждают лучшие шеф-повара Африки – «слона надо есть по частям».
На втором этапе мы попытаемся разделить весь расход продуктов на разные статьи. Ведь понятно, что продукты не в полном объеме попадают на стол гостям. Какая-то часть портится во время хранения, какая-то уходит на технологические нужды и питание персонала. А какая-то часть пропадает бесследно в неизвестном вам направлении.
Чтобы разделить общий расход на части, надо эти части для начала определить. Давайте упомянем самые популярные:
- расход продуктов на реализацию (нормативны)
- списания на порчу
- на питание персонала
- на проработку
- на представительские расходы
- излишки/недостачи
Каждую из определенных вами статей необходимо контролировать. Ни одну из них нельзя оставлять без присмотра.
Нормативный расход продуктов мы определяем по данным о продажах и техкартам. Здесь нам на помощь приходит программное обеспечение (ПО), которое делает за нас весь сложный расчет.
Расходы на питание персонала и представительские расходы рекомендуется так же «пропускать» через кассовое ПО для уменьшения ручного ввода и автоматического расчета расхода продуктов.
Списание на порчу и проработку автоматизировать сложнее, поэтому их придется сначала класть на бумагу, а уж потом вносить в вашу складскую программу.
На этом шаге Инвентаризация в конце периода уже покажет не итоговый расход продуктов, как это было на первом шаге, а отклонение «книжного» расхода, рассчитанного по нормам, от реального.
Чтобы облегчить себе задачу вначале второго шага, я бы рекомендовал регистрировать расход не всех продуктов сразу, а только самых ходовых. При этом я имею в виду, что не все, а только некоторые продукты вносятся в техкарты и акты списания.
Да, конечно, техкарты будут в этом случае не полные, и не будут показывать всю себестоимость блюда. Но это же будет не всегда. Мы дойдем постепенно и до того, что заполним технологички до конца. Но пока что начнем только с самого необходимого.
Скажем, возьмем одно из самых ходовых товаров по кухне – картофель. Занесем его во все техкарты, где он используется. Также будем отмечать его списания на порчу и проработку. В результате при инвентаризации мы получим отклонение от норм только этого товара. Расход всех остальных товаров будет по прежнему считаться «котлом».
Это позволит нам сузить круг рассматриваемых товаров. Не так уж и сложно разобраться с движением товаров, если их всего 10-20. Гораздо сложнее, когда их 200-500 (а у некоторых и до 2000).
Пускай в первый список войдут товары, которые занимают в обороте наибольшую долю. С ними важно разобраться в первую очередь, потом что эффект будет наибольшим.
Можно так же добавить этот список штучными товарами, расход которых легко рассчитывается. Скажем, если вы принимаете от поставщика пирожные в штуках и продаете их по одной штуке на порцию, то никаких отклонений от норм тут не ожидается. Нельзя положить гостю чуть меньше или чуть больше штуки. Поэтому любое отклонение от книжных остатков можно рассматривать как результат неправильной работы персонала и делать соответствующие выводы.
Для практического перехода на второй шаг надо:
- Получить данные по реальному расходу продуктов за истекший период по методу шага 1.
- Отсортировать расход продуктов по убыванию итоговой суммы расхода.
- Взять для следующего шага первую страницу отчета (продукты с наибольшей суммой оборота за месяц).
- По этому списку сделать бланки, в которых должны отмечаться списания.
- Внести эти продукты в техкарты блюд и заготовок.
По результатам инвентаризации в конце нового периода необходимо провести тщательную работу по выбранным товарам.
Тот же метод можно применить и к барным блюдам, хотя норматив там гораздо проще, чем в кухне, больше штучных товаров и вообще меньше ассортимент.
Учет хозстредств
Т.к. на расход хозсредств сложно определить какие-либо нормы, привязанные к продаже блюд или к чему бы то ни было другому, их следует так и учитывать, как уитывались продукты на первом шаге, - методом инвентаризации («по фактическому» расходу). Нормировать такой расход можно только на выручку целиком за период. Определите процент от выручки, который может быть потрачен, и следите за тем, чтобы этот процент не превышался. Более того, каждый месяц необходимо планировать его уменьшение, при условии сохранения уровня качества обслуживания.
Расход в зал
Есть еще одна категория продуктов, учет которых следует продолжать вести «котлом». Это продукты, выставляемые в зал на столы (соль/перец, иногда сахар, масло, хлебные палочки). Расход таких продуктов также с трудом поддается нормированию на какие бы то ни было результаты деятельности заведения в течение периода. Эту статью следует также контролировать по общей сумме в процентном отношении в выручке.
