Инструменты РП: из грязи и веток

Мой доклад называется «Из грязи и веток» – думаю, все понимают игру слов.

В докладе мы рассмотрим варианты использования бесплатных и не очень бесплатных инструментов, которые позволяют с минимальными затратами времени организовать "с нуля" проектную либо операционную деятельность.

Целевая аудитория

Информация, про которую я буду говорить, будет полезна в следующих случаях:

• Когда у вас внезапно появляется запрос сделать что-то срочно, и вам нужно понимать, откуда взять ту или иную информацию.

• Для начинающих РП.

• Для тех, кто планирует стать РП и хочет узнать для себя какие-то приемы (Tips and tricks)

• Для тех, кто хочет посмотреть, как это бывает у других.

Доклад будет с упором на франчайзинг 1С – для остальных сфер деятельности здесь ничего нового я не расскажу.

Шаблоны документов

Начнем с шаблонов документов. Есть некоторые ресурсы, которые помогут вам в ситуациях:

• если у вас появилось новое направление;

• если вам необходимо составить договор с SLA, а вы никогда этого не делали;

• если у вас нет юристов или шаблонов;

• если у вас появился сложный проект, в котором необходимо нужно проводить приемо-сдаточные испытания по определенным шаблонам, а вы этого никогда не делали.

В этих случаях можно использовать следующие ресурсы:

• Сравнительно недавно 1С-Рарус запустил сайт https://1c-pravo.ru/, где все представители фирм-франчайзи могут бесплатно получить достаточно большой перечень шаблонов – договорных документов, кадровых шаблонов и т.д. Рекомендую ознакомиться – замечательный сайт.

• ПрофКейс – это платный инструмент, о котором не все знают. В нем вы можете найти шаблоны на все случаи жизни, в том числе, например, для сертификации по ISO 9001.

Планирование проекта

Дальше мы поговорим про планирование проектов:

• поговорим про разбиение по этапам;

• рассмотрим нюансы по актированию;

• и разберемся, как можно быстро посчитать финансовую часть проекта.

Бизнес-процессы: Этапы

Почему важно разбивать проект на этапы?

Когда вы вступаете в долгосрочный проект (на несколько месяцев, на полгода или на год), вы понимаете, что зарплату вам будут платить каждый месяц. Выручки при этом на долгосрочных этапах у вас нет – у вас нет актирования (нет подписания актов сдачи-приемки работ).

Возможно, существует предоплата, но пока она не подтверждена актами, она ещё не является суммой, которая вам принадлежит.

А вам ещё, наверное, хочется получить премию за закрытие актов – обычно РП мотивированы на закрытие актов.

Бизнес-процессы: Этапы

Возникает основной вопрос – если актирование происходит один раз в несколько месяцев, как посчитать маржинальность проекта (направления, в рамках которого ведется проект)? Единственный ответ – актироваться нужно чаще.

Для этого есть несколько вариантов:

• либо каждый день выписывать ЛУРВ (листы учёта рабочего времени);

• либо включать актирование каждый месяц. Это можно назвать по-разному:

  • если вы РП в возрасте, то вы это называете
    «Технический акт каждый месяц»;

  • если вы модный молодой хипстер, то вы это называете
    «Scrum с месячными спринтами».

Бизнес-процессы: ЛУРВ

Часто у начинающих РП возникает вопрос – зачем делать ЛУРВ каждый день?

Представьте, что у заказчика внезапно возникает задача, на которую вы в течение месяца тратите достаточно большое количество ресурсов – у вас работает три аналитика и два разработчика.

В конце месяца вы представляете акт сдачи-приемки, и у заказчика возникает вопрос: «Почему это настолько дорого?»

В этой ситуации вам могут помочь листы учета рабочего времени.

Если у вас есть подписанные листы учета рабочего времени, вы говорите заказчику: «Вот почему так дорого, вы сами мне подписывали и консультации, и разработку, мы заранее оценивали и говорили вам, какие будут трудозатраты. Вы это всё подписывали».

Как получить подпись под ЛУРВ?

• попросить заказчика поставить живую подпись на распечатанном документе - этот документ потом сканируется/фотографируется, отправляется вам по почте. Этот вариант вас полностью защищает, но он самый трудоемкий для заказчика – заказчик вас за это возненавидит.

• попросить от заказчика e-mail типа «Указанные работы выполнены полностью и в срок. Претензий не имею, работы принимаю» – формулировка обязательно должна быть согласована с юристом, формулировка здесь имеет значение.

• вы можете развернуть Bitrix / опубликованный ДО / 1С:ITIL и т.д. и заказчик будет там вам подтверждать листы учета рабочего времени. Если он подключит туда свою квалифицированную электронно-цифровую подпись, и будет ею подписывать ЛУРВ, вы полностью сможете подтвердить, что заказчик вам согласовал работы. К тому же, из подобных систем мы можете выводить какую-то сводную отчетность – по задачам, периодам, исполнителям, заказчикам и т.д. Это очень удобный вариант для заказчика, тем более, если у заказчика будет ЭЦП – вы полностью защищены

• или вы можете подтверждать ЛУРВ через ЭДО. Это очень технологичный вариант, полностью юридически подтверждающий оказание ваших услуг.

Бизнес-процессы: финансы

Как посчитать финансовую часть проекта? Доходную часть вы обозначаете в контракте, но как же посчитать затраты на исполнителей?

Существуют определенные нюансы, потому что у вас на проекте могут быть задействованы:

• сотрудники;

• исполнители по ДГПХ (договору гражданско-правового характера);

• самозанятые;

• а также внешние подрядчики в виде ИП или OOO (у которых может быть НДС).

Для каждого из этих видов исполнителей затраты будут считаться по-разному.

Прежде всего, помните, что на каждый рубль, который вы выплачиваете своему сотруднику, ваше предприятие, которое не имеет ИТ-льгот, выплачивает ещё 50 копеек налога (50% сверху вы платите налога)

Составьте себе табличку, из которой вы всегда сможете взять коэффициенты для расчета себестоимости вашего проекта.

• Вариант ООО с НДС – вы платите подрядчику 1000р; если у обеих сторон есть НДС, то ваши затраты составляют меньше на стоимость НДС, которое вы возместите и т.д.

• Cамозанятому вы заплатите (или он вам выставит в счете) еще сверху 6%.

• Физическое лицо – если это ваш сотрудник и у вас льготы IT компании, то с 2021 года налоги резко сокращают до 7,8, и с выплаченных 1000 рублей вы заплатите 240 руб. налога. Это очень круто, но необходимо регистрироваться как ИТ-компания.

Если у вас есть такая табличка, то вы всегда сможете ответить на вопрос «Сколько стоит проект, если вы знаете его трудозатраты, сколько он вам обходится и за сколько вы этот проект должны продать?».

Самый простой пример:

• 5 человек на фултайм на четыре месяца: руководитель проекта, 2 аналитика и 2 разработчика.

• Вы знаете их зарплаты, знаете сколько налогов вы за них платите – вместе с налогами вы платите примерно 800 тыс рублей в месяц.

• Для всех по-разному, но зачастую для франчайзинга норма прибыли на фонд оплаты труда составляет 50% т.е. вы должны себестоимость (зарплату, которую вы платите), умножить на два, получится 1.6 млн. - это целевая сумма выручки на такую команду.

Итак, сколько будет стоить такой проект? Его себестоимость за 4 месяца будет составлять 800 * 4 = 3.2 млн., значит, продавать при норме прибыли 50% от з/п нужно за 1.6 млн/месяц * 4 месяца = 6.4 млн.

Инструменты: Трекер

Следующий инструмент, который позволяет вам обеспечивать прозрачность взаимодействия заказчиков – это трекер. Он позволяет:

• Дать доступ заказчику к текущему списку задач,

• В этом списке можно видеть статус по задачам.

• Увидеть, кто ответственный,

• Для каждой задачи можно сослаться на какие-то инструкции, которые вы также можете отдельно выкладывать.

Варианты организацией трекера:

• Google Sheet – прекрасный бесплатный вариант

• Airtable – уровень выше (база данных), но если вы собираетесь вкладываться в этот инструмент, возникает вопрос – не проще ли опубликовать тот же самый Документооборот.

Инструменты: диаграммы

Варианты:

• Draw.io – замена Visio (must have), прекрасный вариант, интегрируется с Google Drive и т.д.

• Miro.com – замена доски для обсуждения

Бизнес-процессы: Общение

Что касается построения общения – здесь у каждого свой опыт и свои подходы.

Наши подходы следующие:

• Постановку задач и согласование мы выполняем по е-mail

• Операционное общение (потоковое общение) – мессенджеры и телефон. Телефон позволяет синхронизироваться «здесь и сейчас», мессенджер позволяет выдерживать какую-то паузу между ответами.

• Отдельные чаты для общения с заказчиками, и для общения команды – очень важно разделять чаты. Дело в том, что заказчики часто формулируют свои мысли расплывчато, их надо «дожать», чтобы согласовать определенные задачи. Если возникла конфликтная ситуация, команда не должна это видеть и тем более участвовать, поэтому лучше разделять эти варианты чатов.

Будьте гибкими в выборе инструментов – вы можете потерять заказчика, если настаиваете на каком-то варианте, который ему неудобен. Смиритесь с MS Teams, короче )

С точки зрения мессенджеров вы можете использовать на проекте самые разные варианты, я чаще работал с:

• Telegram (лучший, на мой взгляд);

• WhatsApp (самый распространенный);

• Slack (условно бесплатный) – он сильно рекламируется, от его использования есть серьезные бонусы, но имейте в виду, что бесплатно у него – только часть функциональности (например, вы видите только 10к последних сообщений, остальные сообщения у вас будут удаляться).

И если вы выбрали какой-то вариант мессенджера, сделайте его удобным для команды. Вы – РП, вы должны работать на команду. Чтобы команде было удобно работать:

• Пропишите хорошее название группы, которое сразу идентифицирует чат

• Добавьте в качестве изображения группы логотип заказчика

• Сделайте сводный файл, где будут указаны базовые параметры проекта, ссылки на базы, общие для всех доступы, ссылки на документацию.

• Прикрепите ссылку на сводный файл к описанию чата – в этом случае вы, ваши коллеги и заказчики быстро найдете важную информацию.

Обновления

Следующий аспект деятельности, который может затрагивать деятельность РП (особенно в микро- и нано-франчайзи ))) – это обновление баз.

Первый кейс – вам на пресейле нужно быстро проверить какую-то гипотезу в базе данных, чтобы сымитировать те кейсы, о которых вам сказал заказчик, и убедиться, что выбранная конфигурация под его кейс подходит.

Обычно вы для этого скачиваете и разворачиваете типовую конфигурацию, или берете конфигурацию, которая уже была развернута, обновляете и запускаете ее.

Но что делать, если конфигурация обновлялась полгода назад, обновлять и потратить на это несколько часов? Скачать с сайта релизов - да, но не для всех типовых выложены полные дистрибутивы.

Вторая ситуация – клиент на сопровождении, у него четыре типовые информационные базы (БП, БП, ЗУП, ДО).

Каждый месяц, когда выходит очередное обновление 1С, вам приходится:

• всех выгнать;

• запустить обновление в режиме Конфигуратора;

• запустить в режиме Предприятия, чтобы отработали обработчики обновлений;

• ...и так с каждым релизом;

• ...a еще есть патчи – их тоже нужно не забывать накатывать.

Для всего этого есть прекрасное решение – «Обновлятор 1С» (helpme1c.ru). Это не реклама, этот инструмент спасает ваше время, практически без вашего участия обновляет все типовые базы, и при этом:

• выбрасывает пользователей и выключает (а после обновления – включает) фоновые задания;

• делает (или если вы отключите – не делает) бэкапы;

• понимает, по какому маршруту релизов нужно обновлять;

• откатывает старые и накатывает новые патчи;

• версия без ограничений – 1000 рублей единоразово.

В основном он рассчитан на типовые, хотя там есть определенные настройки. Рекомендую.

Удаленное подключение

Это ужасная боль, когда TeamViewer вам пишет «Обнаружено коммерческое использование», и приходится либо каждые пять минут переподключаться, либо использовать:

• AnyDesk

• Ammyy Admin

Но внезапно, для удаленной связи можно использовать:

• Skype

• Zoom – он позволяет дистанционно управлять чужим сеансом, это сейчас must have, заказчику не трудно будет его себе скачать, подумайте об этом.

Опросы

Бывают ситуации, когда вам нужно быстро собрать обратную связь от большого количества людей. Например, у нас такая ситуация была, когда мы искали подрядчиков на определенные задачи.

Создаете форму в Google Forms, она автоматически загружает информацию в Google Sheet, и дальше вы раскрашиваете эту таблицу, как хотите, используете, как вам удобно. При появлении новых ответов на анкеты Google Forms автоматически добавит вам в эту таблицу новые строчки.

Подрядчики

Но что делать, если ваша компания получила подряд на какой-то новый проект, а вы не владеете этой предметной областью, или это разовая задача (например, обучение). Где найти исполнителя?

• Инфостарт, раздел «Тендеры»: infostart.ru/freelance – это самый лучший вариант, я сам им пользуюсь, рекомендую.

• Компании, которые предоставляют услуги аутсорсинга 1C – вы их все знаете, они сейчас появляются на рынке, все новые и новые.

• Биржа 1C – сама фирма «1С» дает возможность искать подрядчиков на своей площадке. Недостаток этого метода только в том, что это внутренняя закрытая площадка для франчайзи 1С.

• Сайты фрилансеров

• Региональные франчайзи. Вы можете спамить их письмами с предложениями о сотрудничестве – я так делал, когда мне нужен был курс обучения. Написал нескольким ЦСО (это был редкий курс обучения), и получил прекрасного подрядчика.

Если вы хотите быть подрядчиком в проекте Инфостарта, то переходите по QR-коду и заполняйте анкету, чтобы работать вместе с Инфостартом.

*************

Данная статья написана по итогам доклада (видео), прочитанного на онлайн-митапе "Инструментарий руководителя проекта".