Конфигурация представляет собой образец специализированной программы для управленческого учета в конкретном Холдинге, со своими определенными задачами, потребностями. Разрабатывалась без четкого ТЗ, по принципу “Я хочу того, не знаю чего. Но чтобы все работало”. В результате заработало.
Написать что-то свое оказалось проще, чем использовать стандартные конфигурации и их переделывать.
Особенности:
- Применение дерева значений для отчетов и представления табличных частей.
- Максимальное облегчение работы пользователей - нажми на кнопочку и все будет в шоколаде.
- Использование электронной почты для автоматической отправки сообщений пользователям, при ключевых изменениях.
- Разработанная система прав пользователей (каждый видит только то , что ему определено правами).
Конфигурация предназначена для:
- Ведения расходной части бюджета.
- Ведения доходной части бюджета.
- Ведения плана расходов и плана доходов.
- Формирования бюджета с расчетом рентабельности, валовой прибыли и т.п.
Включает:
- Формирование заявок на расходы, с утверждением рядом ответственных лиц (директор, бухгалтер).
- Механизм контроля за оплатой расходов.
- Оповещение заинтересованных лиц по электронной почте.
- Загрузка доходной части бюджета из баз на основе БП, УПП.
- План-фактный анализ по расходам и доходам, бюджет.
1. Формирование заявок на расходы, с утверждением рядом ответственных лиц(директор, гл.бухгалтер)
Принципы построения:
- Делать заявку на согласование может только пользователь с правами “инициатор”
- Прикрепленные файлы может изменять только тот, кто их добавлял. Добавлять может любой. При добавлении копий документов в наименовании ставить цифру 1,2 и т.д.
- При изменении этапов прохождения заявки заинтересованным лицам отправляется сообщения на почтовый ящик. (Тема-ЗАЯВКИ)
- Прохождение этапов согласования последовательно по списку согласователей.
- Все пользователи привязаны к юр.лицам по должностям.
- Красные поля обязательны для заполнения.
Стадии прохождения заявки:
- ЗАЯВКА. Присваивается при создании документа Инициатором. При нажатии на записать просто сохраняются данные. После кнопки ОК, стадия меняется на НАСОГЛАСОВАНИИ.
- НАСОГЛАСОВАНИИ –для прохождения этапа согласования заявки.
- В БАНКЕ - прошла на оплату, до момента оплаты заявки.
- НАОПЛАТУ – после прохождения этапа согласования, до момента оплаты заявки.
- ОТКЛОНЕНАСЗАМЕЧАНИЯМИ – согласователь отклонил, инициатор должен исправить замечания.
- УДАЛЕНА - оплаты не будет.
- ОТЛОЖЕНА – оплата позднее.
- ОПЛАЧЕНА – после оплаты заявки проставляется и дата оплаты (по данным банка).
Пользователи делятся на группы:
- ИНИЦИАТОР – может создать документ “Заявка”, отправить на согласования, исправить ошибки, если кто-то из согласователей отклоняет.
- СОГЛАСОВАТЕЛЬ – согласовывает заявку. К согласователям относятся гл.бухгалтер организации, директор, финансовый менеджер.( официальные названия должностей и ФИО могут не совпадать с данными 1С)
- БУХГАЛТЕР – ведет оплату заявок.
- ФИНАНСИСТ – работает с заявкой в интересах управленческого учета.
Основной экран для ИНИЦИАТОРА:
:
При нажатии на кнопки слева документы фильтруются по стадиям прохождения заявок. ИНИЦИАТОР может работать только со своими документами.
Экран при добавлении:
Красным помечены поля обязательные для заполнения, включая список товаров. Согласователи заполняются автоматически.
При нажатии на ФАЙЛЫ можно добавить необходимые документы.
При нажатии на ОК, если все правильно заполнено, стадия меняется на НАСОГЛАСОВАНИИ и первому в списке СОГЛАСОВАТЕЛЮ отправляется е-майл.
СОГЛАСОВАТЕЛЬ или одобряет или отклоняет заявку, выбирая свою ФИО в таблице СОГЛАСОВАТЕЛИ.
Рабочий экран согласователя:
В случае одобрения высылается майл следующему пользователю в списке. В случае отклонения – майл ответственному.
Ответственный исправляет ошибки и повторно отправляет на СОГЛАСОВАНИЕ.
При согласовании всеми ЗАЯВКА меняет статус НАОПЛАТЕ. После рассмотрения заявки ее или отклоняют или откладывают или удаляют.
2. Механизм контроля за оплатой расходов.
После прохождения этапов согласования финансисты могут сформировать реестр оплат.
Основной экран:
По отбору заполняется табличная часть. Финансисты могут поставить на оплату, отложить, или отклонить заявку. После проведения документа отправляется майл кассиру для проведения оплаты. При нажатии на кнопку Бухгалтерам , бухгалтер может выгрузить расходные платежки или проставить в заявках оплаченность.
После оплаты документ закрывается.
3. Загрузка доходной части бюджета из баз на основе БП,УПП.
Из бухгалтерских баз выгружаются данные о доходной части через текстовый файл своего формата.
Статьи доходов подвязаны к договорам контрагентов, поэтому статьи доходов в базе устанавливаются автоматом. Специально разделена загрузка и запись в базу, для уменьшения ошибок.
4.План-факт по расходам и доходам, бюджет.
Планы расходов и доходов, бюджет реализованы с помощью дерева значений, Оказалось удобнее и быстрее работает.
ПЛАН-Факт:
Бюджет:
