В 1С:Бухгалтерия 2.0 работа с архивом сотрудников осуществляется следующим образом. Из пункта главного меню «Кадры» откроем справочник «Сотрудники организаций». Выведя на экран карточку конкретного сотрудника, обратим внимание на возможность установки галочки «Сотрудник актуален»:
Сотрудник актуален
Если эта опция выбрана, значит, сотрудник работает и не находится в архиве уволенных сотрудников. Снимем галочку и сохраним запись о сотруднике. Как видим, сотрудник исчез из списка:
Перемещение сотрудника в архив
Существует и другой способ внести личное дело сотрудника в архив (см. предыдущую иллюстрацию) - выберем пункт меню «Действия», а затем – «Поместить сотрудника в архив». После этого будет выдан запрос на подтверждение действия:
Запрос на перемещение сотрудника в архив
После согласия, сотрудник будет помещён в архив и исчезнет из списка:
Сотрудники в архиве
Чтобы в 1С: Бухгалтерия 2.0 отобразить сотрудников, помещённых в архив в общем списке сотрудников, в том же пункте меню «Действия» можно выбрать «Показывать архив сотрудников» (иллюстрация выше).
Помещённые в архив сотрудники будут выведены серым цветом, их можно «разархивировать», выбрав пункт меню «Извлечь сотрудника из архива»:
Извлечь сотрудника из архива в
Если после извлечения сотрудника из архива в 1С: Бухгалтерия 2.0 зайти в карточку сотрудника, можно убедиться, что галочка опции «Сотрудник актуален» снова установлена.
Архив сотрудников в 1С: Бухгалтерии 3.0
В 1С: Бухгалтерия редакция 3.0 интерфейс для работы с архивом менее интуитивен, более того, нередко возникает вопрос – сохранили ли разработчики эту функцию в новой редакции. Заметим, что для помещения сотрудника в архив необходимо иметь проведённый документ увольнения, после этого настройки для помещения в архив в 1С: Бухгалтерия редакция 3.0 становятся доступны.
Итак, чтобы отобразить настройку архивирования сотрудника в конфигурации Бухгалтерия 3.0, выберем в карточке сотрудника «Ещё» - «Изменить форму…»:
Настройка архивирования сотрудников
В открывшемся окне в разделе «Архив» отметим галочкой предложенную опцию «Не отображать в списках…». Применим сделанные изменения и обнаружим, что внизу карточки сотрудника появилась интересующая нас опция:
Карточка сотрудника
После сохранения изменений сотрудник исчезнет из списка сотрудников. Для того, чтобы отобразить сотрудников, перемещённых в архив, в списке сотрудников нажмём «Ещё» - «Настроить список…» и снимем галочку с опции «В архиве - равно - нет»:
Настройка архива сотрудников
После выполнения указанных действий записи об архивированных сотрудниках отобразятся перечёркнутым шрифтом:
Отображение архивированных сотрудников
Чтобы извлечь сотрудника из архива, необходимо убрать галочку с соответствующей опции внизу на карточке сотрудника.
