На многих предприятиях для целей построения управленческой отчетности и план-фактного анализа применяются комплекты листов Excel. Являясь достаточно гибким инструментом , Excel позволяет финансово-экономическим службам разрабатывать свою структуру отчетности , бюджетную структуру и процедуры планирования.
Можно отметить ряд недостатков, которые могут присутствовать в подобных решениях:
1. Сложность переноса остатков между периодами. По сути, для каждого года приходится создавать свой комплект листов
2. Замедление в работе в случае большого количества данных
3. Сложная логика ссылок между листами и формулами
4. Необходимость ручного заполнения фактическими данными (по сути, осуществляя повторную обработку фактических данных)
Совокупность таких проблем в ряде случаев вынуждает компании внедрять более мощное и современное программное обеспечение для управленческого учета и бюджетного планирования. Примеров таких систем довольно много. Если говорить о платформе 1С Предприятие (как наиболее популярной учетной среде в России) – то примерами таких систем можно назвать:
- 1CУправление производственным предприятием (и решения на его основе)
- Инталев: Корпоративный менеджмент
- ИТАН: Управленческий баланс
И другие
Указанные системы позволяют качественно поднять уровень управления компанией, однако их внедрение требует значительных вложений средств и времени. Кроме того, в ряде случаев это означает “уход” от привычной структуры отчетности и форматов планирования
Предлагаемое решение позволит с минимальным бюджетом провести автоматизацию планово-учетных функций предприятия , не усложняя свои программные системы, и в кратчайшие сроки.
ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ
1. Предполагается , что структура отчетности и форм планирования в компании сохраняется. Это не потребует переобучения персонала. Более того, они будут работать с теми же самыми листами Excel
2. При небольшом объеме информации плановые данные могут традиционно вноситься в те же самые листы Excel
3. Фактические данные находятся в информационной базе 1С Предприятия (тем самым исключается “пересыщение” Excel большим количеством фактических данных
4. В базе 1С:Бухгалтерия 8.1 добавляются объекты “План-фактный анализ”. Эти объекты являются “Связующим звеном” между фактическими учетными данными бухгалтерии и листов Exclel. В справочниках настраиваются правила, по которым данные бухгалтерского учета попадают в листы Excel. Этими же правилами определяются принципы трансформации бухгалтерского учета в управленческий
5. Фактические данные автоматически перегружаются в СТРОГО УКАЗАННЫЕ для каждого показателя ячейки
6. Для целей корректировки бухгалтерского факта используются:
А) Фильтры. В настройках можно указать счета и аналитики, с помощью которых можно провести несложную “перекладку” учетной политики
Б) Для операций, которые отражаются в управленческом учете ДО их отражения в бухгалтерском учете (или вообще не имеющие аналогов, например, исключение внутренних оборотов компании) - используется “виртуальная организация”, добавленная в базу 1С Бухгалтерии. Итоги по этой организации также выгружаются в Excel для построения в его листах итоговой отчетности.
В) При нежелании “загрязнять” базу 1С Бухгалтерии “Виртуальной организацией”, эти операции вносятся в ОТДЕЛЬНУЮ базу. В этом случае потребуется двукратный запуск отчетов из двух информационных баз.
7. Если в компании имеется несколько информационных баз 1С Бухгалтерии, возможно последовательное заполнение одних и тех же листов Excel путем запуска отчета из всех информационных источников.
8. В случае существенного количества плановых данных возможен их ввод и хранение в базе 1С Бухгалтерии на “Виртуальной плановой организации”. В этом случае привычный формат планирования сохранить не удастся (например, план продаж придется заводить документом “Реализация товаров и услуг”), зато это позволит над одним бюджетом работать нескольким сотрудникам.
