Автоматизатор! Ты записался в группу экспресс-обследования.
Это значит, что ты должен задавать вопросы и слушать. И все.
Ты не должен давать советов и/или оценок ситуации. Никаких «ах, да что ж вы так, ну кто же этого не знает, это же очень просто». Открывая рот, когда тебя об этом не просят, ты ставишь под угрозу выполнение проекта.
Твоя цель, как члена группы – описать бизнес-процессы компании как они есть.
Для этого владелец бизнеса разрешил тебе задавать вопросы своим работникам.
Просто сделай это.
Описание бизнес-процесса должно состоять из простых предложений с существительным-субъектом и глаголом в действительном залоге с необходимым минимумом дополнений.
Субъект действия является подлежащим, а объект – дополнением в винительном падеже без предлога. Никаких «Лекция записывается студентом, груз доставляется самолетом, ребенок умывается матерью». Только «Студент записывает лекцию, самолет доставляет груз, мать умывает ребенка».
Твоя цель сейчас, во-первых, получить информацию о функционале конкретного работника (подразделения).
Тебе необходимо выяснить:
- вертикальные (с руководством и подчиненными) и горизонтальные (другими сотрудниками подразделения, с другими подразделениями) связи работника внутри фирмы;
- связи работника с внешними по отношению к фирме организациями: государством в любых проявлениях, арендодателями, поставщиками (комитентами), покупателями (комиссионерами), арендаторами и финансовыми институтами;
- характер связей: информация, запрос, распоряжение, отчет;
- документарное сопровождение связи (первичка, бумажный документооборот, электронный документооборот);
- объект связи (МПЗ, услуги, основные средства, трудовой ресурс, деньги);
- степень заинтересованности и/или участия сотрудника в формировании таких понятий, как:
- себестоимость товара (продукции);
- партионность (откуда пришел конкретный товар и для каких целей);
- дополнительные характеристики товара (срок годности, серия, № ГТД, наличие сертификата соответствия и проч.);
- ценообразование;
- состояние взаиморасчетов с контрагентами.
Тебе необходимо, во-вторых, выяснить мотивацию сотрудника, какие факторы определяют то или иное его решение/поведение в бизнес-процессе, в том числе это наличие инструкций и распоряжений руководства, личный профессиональный опыт и материальная заинтересованность, нематериальные стимулы.
Тебе необходимо выяснить, в-третьих, каковы критерии эффективности участия сотрудника в бизнес процессе, т.е. каким образом можно определить, с одной стороны, достигает ли он своей функциональной цели, с другой – насколько нужен его функционал для достижения целей процесса.
******
Отвечая на вопрос "а для кого это?", выкладываю отчет об обследовании, проведенном очень хорошим главным бухгалтером.
