Памятка модератора мероприятий Инфостарта

Добрый день.

Мы являемся организаторами конференции INFOSTART EVENT, а также региональных митапов, которые проходят под именем Инфостарта.

	Ирина Радченко, руководитель отдела обучения и мероприятий. Телефон: 8(812) 309-06-46, доб. 105 E-mail: iradchenko@infostart.ru
	Екатерина Базжина, event-менеджер Телефон: 8 (812) 309-06-46, доб. 145 E-mail: eb@infostart.ru

Для того, чтобы вы понимали, что мы ждем от модератора наших мероприятий, мы подготовили эту памятку. Если после ее прочтения у вас останутся вопросы, будем рады на них ответить.

Кто такой модератор?

Если коротко - человек, который отвечает за качество докладов.

Эксперт, который разбирается в теме своей секции/мероприятия, который, вероятнее всего уже выступал на каких-то ИТ-шных мероприятиях и сделал это на отлично! А еще это человек, которого мы отобрали из десятка кандидатов и доверили ему самую важную часть в организации мероприятия.

Что делает модератор?

• предлагает своих кандидатов в докладчики;
• среди поступивших на наш сайт заявок на доклады отбирает наиболее подходящие ;
• формирует целостную программу своей секции;
• предлагает свои форматы сессий: мастер-классы, воркшопы, мозговые штурмы, хакатоны, фасилитационные сессии - все, что душе угодно!
• помогает докладчикам в процессе подготовки к выступлению;
• ведет свою секцию во время мероприятия.

Что НЕ делает модератор?

• не рассылает приглашения выступать на наших мероприятиях (только если очень хочется:D);
• не занимается оформлением документов;
• не переписывает названия и тезисы докладов (а если очень хочется, предварительно обсуждает этот вопрос с будущим докладчиком);
• не правит презентации докладчиков;
• не занимается организацией проезда и проживания докладчиков.

Зачем мы ввели роль “модератора”?

1. Отбор наиболее полезных для наших участников докладов. Программа наших мероприятий - это наша гордость, работа над которой состоит из большого количества этапов. Когда мы проводили всего 1 мероприятие в год, на котором было 30 докладов, мы справлялись с этими обязанностями сами. Но с увеличением количества докладов, нам не хотелось терять в качестве.
2. Помощь докладчикам. Многие спикеры выступают на наших мероприятиях впервые. Мы убеждены, что главное - не форма, а содержание. Вообще не важно, как человек стоит/дышит/жестикулирует на сцене, главное - о чем он говорит. А модератор помогает докладчику выстроить правильную структуру, убрать всю “воду” и оставить только то, что нанесет непоправимую пользу участникам.
3. Разнообразие форматов проведения. Со временем мы пришли к тому, что 30-минутное выступление докладчика на сцене - самый оптимальный формат представления ИТ-тематики. Однако, мы хотим, чтобы программа конференции была также наполнена практическими “фишками”, мастер-классами и воркшопами. Тут все просто: одна голова хорошо, а две - лучше.

Что получает модератор?

• Бесплатная аккредитация по пакету «VIP» (все опции подробно указаны в таблице с описанием VIP пакета участника).
• Оплата проезда.
• Оплата проживания в отеле.
• Суточные и вознаграждение по итогу голосования участников.
• Возможность выбрать свой формат выступлений для всей секции: круглый стол/мастер-класс/классический доклад.
• Свобода выбора в формировании программы секции.
• Гонорар модератора.

Обязанности модератора

Коротко все обязанности мы перечислили в начале этой публикации. Ниже опишем подробнее, но не обязательно читать все сразу, можно знакомиться с каждым этапом по мере наступления.   
Для того, чтобы объяснить весь пул обязанностей модератора, разобьем процесс подготовки программы на несколько этапов:

Прием заявок на доклады

Доклады мы получаем двумя способами: 

1. Заявки с сайта: к началу работы модератора у нас, как правило, уже есть пул заявок. Мы передаем вам заявки, в которых указана вся контактная информация потенциального докладчика, тема и тезисы выступления. Задача модератора: внимательно с ними ознакомится, при необходимости запросить расширенное описание, узнать побольше про профессиональный опыт и т.д. 
2. Активный поиск: тут священное право модератора предложить своих кандидатов. Не важно, знакомы вы с кандидатом лично или просто читали где-то его статью. Главное, чтобы человек обладал подходящими знаниями и опытом. Модератор может самостоятельно связаться с кандидатом или доверить это нам. Очень желательно, чтобы доклады от приглашенных спикеров участвовали в голосовании наравне с заявками с сайта - это справедливо, и к тому же помогает объективнее оценить тему приглашенного докладчика. 

Голосование за доклады

Как проходит голосование: в голосовании принимают участие все участники сообщества Инфостарт. Голоса уже зарегистрированных участников мероприятия учитываются отдельно. 
Задача модератора: В середине голосования составить шорт-лист докладов, которые могут войти в программу на основании: темы/тезисов, профессионального опыта докладчика, популярности доклада на голосовании.

Важно: поговорить лично с докладчиком на этом этапе. В нашей практике были случаи, когда докладчики (особенно те, кто выступает впервые) писали интригующие темы и невероятно интересные тезисы, но, когда дело доходило до тестового прогона выступления, выяснялось, что человеку сложно выстроить логику повествования/говорить понятным языком и т.д. В таком случае нужно минимум 5-6 прогонов, чтобы доклад не был похож на защиту курсовой :). Лучше знать это сильно заранее и учитывать этот факт при включении доклада в шорт-лист.

Финальное решение

Задача модератора: за 3 дня до окончания голосования решить, какие доклады войдут в окончательную программу конференции, в какой последовательности должны быть выступления докладчиков и в каком формате.

Последовательность

Ключевой фактор, который помогает участникам переварить материал в нужном порядке. Определить правильную последовательность помогут ответы на следующие вопросы:

• В каком порядке лучше всего подать материал - от общего к частному или, наоборот, отталкиваясь от личного опыта участника и постепенно переходя к популярным приемам и трендам? Самый распространенный вариант - от общего к частному.
• Как помочь участнику переварить материал? Конференции - всегда очень насыщенные дни, обрушивается большой объем информации за короткое время. Какую информацию лучше подать с утра/перед обедом/в конце дня?
• Каков требуемый уровень активности участников? Где в программе кульминация?

Рис. - сценарий изменения уровня активности участников со временем

Форматы

Мастер-классы, воркшопы, мозговые штурмы, хакатоны, фасилитационные сессии - и много других вариантов.
Может быть какую-то из заявок стоит выдать не в формате доклада?
Единственное ограничение - форматы, которые требуют активности от участников лучше ставить во вторую половину дня (и в малый зал).

Подготовка к конференции

После того, как финальное решение по докладам принято,  мы связываемся со всеми докладчиками и запрашиваем тестовые видео-доклады у интересующих нас докладчиков. 
Для нас важно, чтобы каждый докладчик получил экспертную обратную связь от модератора по тестовому видео.
Мы составили небольшой чек-лист для удобства оценки докладчика:

1. Докладчик умеет формулировать свои мысли: грамотная речь и четкое определение целей и задач доклада.
2. Докладчик может развернуто ответить на вопросы, которые касаются тематики его доклада: в ответах докладчика не должно быть “воды”.
3. Докладчик выполняет устные и письменные договоренности: присылает запрашиваемые материалы в срок, перезванивать, если обещал перезвонить и т.д.
4. Докладчик готов открыто делиться своим опытом: заведомо преувеличенные показатели, ложные и дезинформирующие факты в докладе должны быть пресечены.

Для того, чтобы качественно подготовить программу конференции, модератор может: 

• Проводить тестовые прогоны выступления докладчиков в режиме онлайн.
• Проверять предварительный вариант презентации.
• Давать свои рекомендации о том, что нужно учесть при подготовке к докладу по тематике выступления.
• Проверять финальные версии презентации. Важно: если докладчик не присылает вам какие-либо материалы, незамедлительно сообщайте об этом организаторам мероприятия. Мы будем помогать вам на всех этапах.

Работа на мероприятии

Расписание составлено, докладчики в боевой готовности, финальные презентации собраны. Что дальше?
А дальше начинается работа на мероприятии - та верхушка айсберга, которую увидят участники мероприятия.
Основные задачи модератора во время мероприятия:

1. Ведение и координация секции. Соглашаясь стать модератором вы должны учитывать, что вам также предстоит участвовать в конференции оффлайн. Мы подразумеваем, что модератор секции = ведущий секции. 
2. Представление докладчиков. В момент мероприятия вы - единственный человек, который знает все о предстоящем докладе. Ваша задача - представить человека так, чтобы у зрителей сложилось однозначное понимание, почему конкретный человек имеет право выступать на конкретную тему: можно рассказать о профессиональном опыте, о проектах, которые имеют отношение к теме доклада, о его достижениях или провалах, о процессе подготовке к докладу и т.д. 
3. Координация и ведение дискуссии на секции вопросов-ответов. По каждой секции мы выделяем специальное время в отдельном зале для всех вопросов от участников конференции. Соответственно, модератор секции = ведущий секции вопросов и ответов. В идеале, необходимо подготовить 3-4 вопроса каждому докладчику вашей секции на случай, если из зала не будет вопросов.