Рекомендации по внедрению параллельного учета РСБУ+МСФО на платформе 1С

№

Проблема

Рекомендация

1

Методология параллельного учета

1.1

Обследование учета РСБУ и корпоративных стандартов (при их отсутствии – разработка).

Обследование включает в себя несколько пунктов:

1. Анализ учетной политики по РСБУ.
2. Анализ учетной политики по МСФО (если есть).
3. Анализ плана счетов МСФО (если есть).
4. Анализ мэппинга РСБУ-МСФО (если есть).
5. Обследование базы данных 1С на предмет качественности отражение хозяйственных операций по РСБУ для целей использования их в виде источника данных для учета по МСФО.
6. Обследование баз данных программ (CRM, ERP, ЗУП, СЭД и т.п.), интегрированных с программой, в которой ведется РСБУ.
7. Обследование планируемого к внедрению программного обеспечения для ведения параллельного учета РСБУ + МСФО.

В отчете о проведенном обследовании выносятся рекомендации в виде краткого технического задания по следующим вопросам:

1. Внесение изменений в учетные политики РСБУ и МСФО с целью гармонизации этих учетов.
2. Повышение качества учета по РСБУ и степени автоматизации параллельного учета, включая изменение плана счетов РСБУ и доработку справочников и документов 1С для целей МСФО.
3. Проецирование плана счетов МСФО и мэппинга РСБУ-МСФО на структуру данных 1C.

1.2

Гармонизация учетных политик РСБУ и МСФО.

Гармонизация РСБУ и МСФО включает в себя сближение стандартов РСБУ и МСФО с целью снижение трудозатрат при ведении учета МСФО посредством увеличения «параллельной» доли операций, транслируемой по мэппингу.

1.3

Разделение разделов учета МСФО на «параллельный» с РСБУ и «независимый» согласно достигнутой степени гармонизации.

Параллельным учетом называется метод двойного учета по локальным и корпоративным стандартам, состоящий из двух частей:

1. «Параллельная» разноска проводок в бухгалтерские книги РСБУ и МСФО для тех разделов учета, стандарты РСБУ и МСФО по которым схожи (например, денежные счета, дебиторы, кредиторы). Параллелизм осуществляется за счет настройки связи (mapping) между счетами из плана счетов РСБУ и счетами из плана счетов МСФО.
2. «Независимая» разноска проводок в бухгалтерские книги РСБУ и МСФО для тех разделов учета, стандарты РСБУ и МСФО по которым различны (например, амортизация ОС и НМА, быстрое закрытие МСФО, закрытие периода). Независимые проводки порождаются, как правило, различными документами 1С.

Для плана доработок программы параллельного учета имеет смысл составить полный перечень хозяйственных операций по РСБУ и МСФО, как «параллельных», так и «независимых», что позволит проанализировать, какие операции можно «запараллелить» по мэппингу, а по каким придётся разрабатывать специальных документы для «независимого» отражения операций.

1.4

Выбор программного обеспечения для ведения параллельного учета МСФО.

Для ведения параллельного учета РСБУ + МСФО автор может рекомендовать следующее программное обеспечение на платформе 1С:

1. «1С:Бухгалтерия КОРП МСФО» от компании «1С»
2. «1С:Управление холдингом» от компании «1С»
3. «1С:ERP Управление холдингом» от компании «1С»
4. «ИТАН:Управленческий баланс» от компании «ФинПроСофт»
5. «БИТ:Финанс» от компании «Первый БИТ»

1.5

Проецирование корпоративных стандартов на структуру данных 1С выбранного программного обеспечения.

При наличии корпоративных стандартов по МСФО (учетная политика, план счетов, финансовая отчетность и пр.), понадобится их адаптация под структуру данных выбранного программного обеспечения. На основе сравнительного анализа корпоративных стандартов и функциональных возможностей выбранного программного обеспечения составляется план его доработок.

2

Подготовка к внедрению параллельного учета

2.1

Нормализация справочников (при необходимости).

В случае, если справочники в 1С ведутся небрежно (присутствуют двойники, нарушается порядок машинной сортировки, заполнены не все реквизиты и т.п.), следует сделать их ревизию и наметить план работ по нормализации элементов в справочниках.

2.2

Внесение изменений в учет РСБУ согласно достигнутой степени гармонизации.

В случаях, когда возможно сближение стандартов РСБУ и МСФО, следует продумать доработки документов 1С по РСБУ, проводки которых могут быть оттранслированы по мэппингу. Например, 1С не позволяет автоматизированно начислять в РСБУ резервы по сомнительным долгам в разрезе договоров и валют, что априори понадобится в МСФО, соответственно, имеет смыл разработать такой универсальный документ, который будет формировать проводки в обеих бухгалтерских книгах: РСБУ и МСФО. При этом потребуются как внести изменения в учетные политики РСБУ и МСФО, так и доработать типовую конфигурацию 1С в части РСБУ (например, добавить субсчета на счете 63).

2.3

Разработка технического задания для доработки 1С под корпоративные стандарты в части, непокрываемой выбранным программным обеспечением

Степень проработки ТЗ может сильно варьироваться от минималистского до максимально подробного в зависимости от уровня программистов и преемственности компаний-исполнителей проекта. Чем ниже уровень программистов, и чем чаще меняются исполнители, тем более подробное должно быть ТЗ. Поэтому рекомендуется нанимать грамотных программистов и/или исполнителей с подтвержденным портфолио, что позволит снизить степень проработки ТЗ и, соответственно, бюджет проекта.

2.4

Доработка конфигурации 1С согласно корпоративным стандартам в части, непокрываемой выбранным программным обеспечением.

Такие доработки могут выполняться не все сразу, а постепенно, в порядке приоритета, определяемого трудозатратами отражения операций в программе. Например, быстрое закрытие (fast close) разумно отработать в первую очередь, а какие-то нерегулярные начисления (accruals) – в последнюю.

2.5

Разработка/доработка в MS Excel плана счетов МСФО согласно корпоративным стандартам и структуре данных 1С.

Проектирование плана счетов МСФО – обязательная фаза, т.к. ни один план счетов МСФО типовой поставки ни одной программы параллельного учета не отвечает корпоративным стандартам конкретной Группы компаний.

План счетов МСФО для целей мэппинга РСБУ-МСФО должен наследовать структуру счета плана счетов «Хозрасчетный» 1С:

• Состав реквизитов
• Состав субконто на счетах
• Разделение счетов дебиторов и кредиторов по соотношению валюты цены и валюты платежа в договоре:
  • Расчеты в рублях
  • Расчеты в валюте
  • Расчеты в условных единицах

При этом план счетов МСФО должен быть свободен от недоработок типовой поставки плана счетов «Хозрасчетный»:

• Не должно быть активно-пассивных счетов.
• Субконто должны быть только на субсчетах самого нижнего уровня.
• На счетах доходов и расходов МСФО, как правило, следует создавать одинаковые виды субконто с одинаковой иерархией.

2.6

Проектирование в MS Excel мэппинга счетов РСБУ и МСФО.

Проектирование мэппинга между планами счетов РСБУ и МСФО также является обязательной фазой, т.к. это следствие уникальности корпоративного плана счетов МСФО.

Мэппинг настраивается несколькими способами:

• «Однозначное соответствие»: один счет РСБУ → в один счет МСФО
• «Свёртка»: несколько счетов РСБУ → в один счет МСФО
• «Расщепление»: один счет РСБУ → в несколько счетов МСФО. При этом критериями аналитического расщепления могут быть:
  • Субконто на счете РСБУ → в счет МСФО
  • Реквизит субконто на счете РСБУ → в счет МСФО
  • Дополнительный реквизит субконто на счете РСБУ → в счет МСФО
  • Субконто на корреспондирующем счете РСБУ → в счет МСФО
  • Реквизит субконто на корреспондирующем счете РСБУ → в счет МСФО
  • Дополнительный реквизит субконто на корреспондирующем счете РСБУ → в счет МСФО

Особого внимания требует проектирование мэппинга активно-пассивных счетов РСБУ, т.к. в МСФО не существует счетов такого вида. Поэтому дебетовые обороты по активно-пассивным счетам РСБУ будут транслироваться в активные счета МСФО, а кредитовые обороты – в пассивные счета МСФО. Следствием такого подхода будет разработка дополнительного документа, делающего свертку однородных задолженностей в МСФО на дату их закрытия в РСБУ.

2.7

Проектирование в MS Excel отчетности МСФО.

Если отчетность по МСФО уже формируется методом трансформации из отчетности РСБУ, то имеет смысл взять за основу файлы трансформационных таблиц, сопоставив им источники данных в 1С.

2.8

Определение даты начала автоматизированного ведения учета по МСФО.

Настройка учета по МСФО в программе параллельного учета должна быть готова, как минимум, за один месяц до планируемой даты автоматизированного ведения учета по МСФО, лучше – за один квартал.

3

Внедрение параллельного учета

3.1

Обновление конфигурации 1С согласно корпоративным стандартам

После доработки конфигурацию программы параллельного учета следует обновить рабочую конфигурацию, в которой ведётся учет РСБУ.

3.2

Загрузка в 1С из MS Excel разработанного/доработанного плана счетов МСФО.

План счетов следует готовить в MS Excel в структурированном виде, позволяющем последующую быструю загрузку в 1С. Механизм загрузки должен предусматривать удаление загруженного плана счетов МСФО, т.к. проектирование в MS Excel всегда содержит какие-то ошибки и неточности (например, некорректное подчинение субсчета счету верхнего уровня).

3.3

Ввод в 1С (загрузка из MS Excel) мэппинга счетов РСБУ и МСФО.

Загрузка в 1С представляется возможной далеко не всегда из-за многофакторности мэппинга, что приводит к очень большим трудозатратам написания программного кода загрузки, а поскольку загрузка мэппинга делается лишь один-единственный раз при внедрении программы, то ручная настройка мэппинга в 1С часто оказывается гораздо более быстрым и менее трудозатратным решением.

3.4

Трансляция по мэппингу остатков по счетам РСБУ в остатки по счетам МСФО на дату, предшествующую дате начала автоматизированного ведения учета по МСФО.

Выбранное ПО для параллельного учета должно уметь транслировать в МСФО по мэппингу не только проводки РСБУ по текущим операциям, но и формировать остатки РСБУ на конкретную дату. Трансляция остатков должна осуществляться с учетом реклассификации объектов, учитываемых в РСБУ по стандартам, отличным от МСФО (например, программное обеспечение, учитываемое как расходы будущих периодов по РСБУ, реклассифицируется в нематериальные активы по МСФО). Если выбранное ПО для параллельного учета этого не умеет, то такую разработку имеет смысл делать только в том случае, если трудозатраты на ручной ввод остатков МСФО существенно превышают трудозатраты на разработку.

3.5

Выверка остатков МСФО согласно ранее сформированной отчетности, полученной методом трансформации отчетности РСБУ, подгонка оттранслированных остатков согласно трансформированным остаткам, объяснение расхождений между ними.

После трансляции по мэппингу остатков МСФО всегда возникают разницы меду оттранслированными по мэппингу остатками и остатками, полученными посредством трансформационных таблиц при трансформации отчетности из РСБУ в МСФО. Такие отклонения могут достигать 30%. Чтобы соблюсти преемственность финансовой отчетности по МСФО, следует не только показать разницы между двумя вышеупомянутыми технологиями в суммовом выражении, но и доказательно их объяснить.

3.6

Реверсирование подогнанных расхождений между оттранслированными и трансформированными остатками.

Все трансляционные проводки должны быть сначала подогнаны ручными корректировками под трансформационные остатки на дату, предшествующую началу ведению автоматизированного учета по МСФО, а затем, чтобы отсечься от трансформационных погрешностей, реверсированы на следующую дату   дату начала ведения автоматизированного учета по МСФО.

Настройка отчетности МСФО.

При выборе ПО для параллельного учета следует обращать внимание на тот факт, умеет ли оно выгружать отчеты с сохранением формул в MS Excel. Большинство программ на платформе 1С этого не умеют. Преимущество сохранения формул заключается в том, что при ведении параллельного учета можно будет использовать те же самые трансформационные таблицы, которые обычно составлены именно в MS Excel, просто подключив источник данных в виде 1С.

В переходный период внедрения программы параллельного учета разумно использовать трансформационные таблицы в качестве паллиативного решения, использующего 1С в качестве источника данных формирования отчетности в MS Excel. Для этого может быть использован генератор финансовой отчетности МСФО RayCon Financial Reports от нашей компании или программа «Отчетность по МСФО + трансформация» от калининградской компании «Аудит ИТ».

4

Опытная эксплуатация параллельного учета

4.1

Разработка пошаговой инструкции по ведению учета МСФО.

Поскольку ведение параллельного учета весьма трудоемкий процесс, необходимо разработать пошаговую инструкцию по ведению учета МСФО в разрезе ролей пользователей по разделам учета.

4.2

Обучение персонала согласно пошаговой инструкции по ведению учета МСФО.

Обучение персонала следует проводить на основе пошаговой инструкции по ведению параллельного учета РСБУ + МСФО.

4.3

Отладка ведения учета МСФО на одном месяце (квартале).

По завершению настройки параллельного учета следует произвести отладку формирования проводок МСФО на примере, как минимум, одного месяца, лучше – одного квартала.

4.4

Отладка формирования отчетности МСФО на одном месяце (квартале).

По завершению отладки формирования проводок МСФО следует произвести отладку формирования отчетности МСФО на том же периоде – один месяц или один квартал.

5

Командообразование на проекте параллельного учета

5.1

Создание единой команды из представителей Исполнителя и Заказчика.

Залогом успешного и своевременного выполнения проекта по внедрению параллельного учета является единая команда, состоящая из представителей обеих стороны: Исполнителя и Заказчика. Если сотрудники Заказчика не будут вовлечены в проект с начала его реализации, становятся велики риски неумения и нежелания (вплоть до саботажа) сотрудников работать в программе после запуска проекта в эксплуатацию.

5.2

Разделение сфер ответственности между Исполнителем и Заказчиком.

Для снижения бюджета проекта Заказчик может часть работ взять на себя. Такими работами, например, могут быть: разработка учетных политик, ввод остатков МСФО, разработка карт проводок МСФО, разработка программного кода программистами 1С и т.п.

5.3

Наделение руководителя проекта со стороны Заказчика полномочиями на уровне заместителя руководителя и освобождение его, хотя бы частично, от обычных рутинных обязанностей.

В связи с тем, что проект параллельного учета затрагивает интересы нескольких департаментов (ИТ, бухгалтерия, планово-экономический, МСФО и др.), во главе проекта со стороны Заказчика должен стоять сотрудник, наделенный полномочиями, позволяющими ему отдавать распоряжения, обязательные к исполнению для всех руководителей задействованных в проекте департаментов.

5.4

Освобождение членов команды со стороны Заказчика от обычных рутинных обязанностей.

Практика показывает, что часто при внедрении параллельного учета заказчики не нанимают новых сотрудников, а текущие сотрудники не освобождаются от своих каждодневных должностных обязанностей. Поскольку занятость текущих сотрудников до проекта полная, то им приходится работать либо сверхурочно, либо пренебрегая одной из нагрузок: обычной либо проектной. И в том, и в другом случае, страдает бизнес. Если приоритет остается за обычными обязанностями, то затягиваются сроки проекта параллельного учета. Если приоритет отдается проекту параллельного учета, то идет пренебрежение обычными должностными обязанностями.

5.5

Обязательные еженедельные митапы.

Поскольку проект параллельного учета достаточно сложный, то Заказчику необходимо держать руку на пульсе. Это лучше всего делать посредством еженедельных телеконференций, на которых подводятся итоги за прошедшую неделю. Желательно это делать либо в начале недели (например, утром в понедельник), либо в конце недели (например, вечером в пятницу.)

6

Смежные и сопутствующие работы на проекте параллельного учета

6.1

Интеграция 1С с CRM, ERP и другими системами оперативного учета.

Часто оперативный учет ведется в ERP-системе, расчет зарплаты – в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», а подготовка договоров – в СЭД, что влечет за собою необходимость интеграции указанных программ с бухгалтерской подсистемой. Такая интеграция подразумевает, что детализированная аналитика, необходимая для целей МСФО, передается по цепочке из этих программ в РСБУ, а затем – в подсистему МСФО. Поэтому уже на стадии проектирования стоит запланировать всю цепочку передачи данных для МСФО.

6.2

Назначение ответственных за ведение справочников и организация ввода и изменения объектов исключительно через них.

Ответственные за ведение справочников - это сотрудники, которые имеют доступ к справочникам по записи. Все остальные сотрудники должны иметь доступ только по чтению. Ответственные за ведение справочников должны быть назначены приказом по предприятию и с ним должны быть под роспись ознакомлены все сотрудники, связанные с использованием справочников.

6.3

Разработка регламентов ведения справочников.

При отсутствии регламентов ввода и содержания справочников, их следует разработать. При наличии регламентов их следует адаптировать для целей параллельного учета.

Регламенты для каждого справочника должны содержать следующие пункты:

1. Ответственное лицо, имеющее доступ к справочнику по записи.
2. Порядок подачи заявки инициатором ответственному лицу на ввод нового элемента в справочник, включая возможные согласования и обогащения другими сотрудниками недостающими у инициатора заявки данными.
3. Заявка должна содержать все существенные поля как для учета РСБУ, так и для учета МСФО.
4. Периодический мониторинг справочника на соответствие надлежащему ведению (отсутствие двойников, соблюдение машинной сортировки по алфавитному и гнездовому способам, актуальность изменяемых данных и т.п.).

Каждый регламент должен быть подписан руководителем проекта и с ним должны быть под роспись ознакомлены все сотрудники, связанные с использованием справочников.