Главная задача у менеджера по закупкам в магазине – это определение хороших поставщиков и товаров, которые имеют недостаточный остаток, чтобы провести оформление документации на поставку товаров, а именно: «Заказ на перемещение» и «Заказ поставщику».
Определить потребность в товарах при работе в 1С:Розница можно как с помощью группы отчетов о продажах, так и с помощью обработки «Анализ продаж и формирование заказов». В обоих случаях основным требованием является совпадение учетных данных о текущих товарных остатках и о фактических остатках товара на полках магазина. Это достигается с помощью регулярных инвентаризаций в отделах торгового зала и подсобных складских помещениях.
Анализ продаж компании
Порядок работы менеджера по заказам следующий:
- определить товар с истекающими остатками;
- определить источник пополнения товаров;
- сделать заказ;
- согласовать заказ у поставщика.
Проведение заказа означает, что заказ согласован по всем параметрам.
Помимо статистики продаж товаров, для работы с поставщиками важна дополнительная информация, свидетельствующая о качестве работы поставщика и поставляемых им товаров – «Закупки» и «Работа с поставщиками».
Рассмотрим виды отчётов в базовой версии 1С:Розницы 8:
- Отчет «Анализ потребности в поставках»
Для определения поставщиков, которым пора делать заказ, служит отчет «Анализ потребности в поставках». В отчет выводится список всех поставщиков магазина, в том числе и распределительных центров, с примерной суммой заказа. Сумма заказа определяется по количеству товаров, необходимых для обеспечения указанного количества дней продаж. Список поставщиков сортируется по убыванию по сумме заказа, поэтому поставщики, которым нужно сделать заказ в первую очередь, выводятся в первых строках отчета.
- Отчет «Ведомость по заказам товаров»
В отчет выводится информация о заказанных, о поступивших за период отчета и ожидаемых к поступлению товарах в разрезе магазинов. Выводится информация о не выполненных заказах на перемещение, если на предприятии приняты допоставки.
- Отчет «Ведомость по поступлениям товаров»
В отчет выводится информация о поступившей за указанный период номенклатуре в натуральном и суммовом выражении. Отчет формируется в разрезе поставщиков магазинов.
- Отчет «Исполнительность поставщика»
В отчете предоставляется результат сравнительного анализа документов «Заказ поставщику» и «Поступление товаров от поставщика». В отчет выводятся документы поступления, вошедшие в отчетный период, и информация о заказах, по которым пришли товары.
- Отчет «Анализ причин возвратов поставщику»
В отчете выводится количество возвращенных поставщику позиций номенклатуры в сравнении с поступившим за тот же период количеством. Для каждой номенклатурной позиции выводятся также суммовые показатели и средние розничная цена и цена поступления. Строки группируются в контексте аналитики хозяйственной операции «Возврат поставщику».
- Отчет «Анализ расхождений по поставке»
В отчете предоставляется информация о поступлениях, при которых обнаружилось расхождение между количеством по факту поставки и количеством, указанным в документах сопровождения. Расхождения регистрируются в документе «Поступление товаров». Отчет формируется в разрезе поставщиков и документов за указанный пользователем период. Выводятся расхождения по количественным и суммовым показателям каждой товарной позиции и по итоговым суммам поставки.
Автоматический заказ
Формирование заказов поставщикам может производиться как вручную из списков документов «Заказы поставщикам» и «Заказы на перемещение», так и при помощи сервиса «Анализ продаж и формирование заказов». Сервис в базовой 1С:Розница 8 применяется для определения потребности в товарах на определенный срок. Позволяет следить за наполнением товарных категорий и наличием назначенного в ассортимент товара в остатке каждого магазина.
Если в момент формировки отчета имеются незакрытые просроченные заказы, то при открытии формы сервиса программа выведет сообщение: «Перед работой рекомендуется закрыть просроченные заказы». Пользователь может воспользоваться командой «Перейти к списку просроченных заказов», отсортировать просроченные заказы по магазину и поставщику, отметить заказы, которые нуждаются в закрытии, и закрыть их с помощью команды «Выполнить закрытие заказов».
Вернувшись к формированию заказов поставщикам, следует ввести параметры для расчета потребности в товарах:
- Период расчета средних продаж – статистический период, за который рассчитываются средние продажи. Длительность периода определяется экспертным путем;
- Поставщик – указывать поставщика не обязательно. В этом случае в результат выведутся все поставщики, которые поставляют указанный товар;
- Магазин – по умолчанию устанавливается текущий магазин или магазин, указанный в настройках пользователя;
- Дата заказа – устанавливается текущая дата;
- Желаемая дата поставки – планируемая дата поставки;
- Дата начала продаж – позволяет учесть технологический период предпродажной подготовки товара;
- Количество дней продаж – определяет период, который должен обеспечить заказ;
- Остаток после продаж – позволяет рассчитать страховой остаток товара на конец заданного периода продаж.
Также можно использовать дополнительный отбор по определенной группе товаров, воспользовавшись командой «Установить отбор».
После ввода параметров для автоматического заказа нужно кликнуть на «Рассчитать».
Алгоритм расчета потребности в товарах
Система рассчитывает рекомендованное к заказу количество по формуле: Количество к заказу = Прогноз продаж за день * ((Дата планируемой поставки - Дата заказа) + Количество дней в периоде планирования - Исходящий остаток в днях торговли) - (Текущий остаток + Количество заказано).
В программе 1С:Розница (базовая версия) поддерживаются два способа расчета потребности в товарах:
- среднедневные продажи за весь период;
- средние продажи по дням недели.
При использовании первого алгоритма расчета потребности в товарах Прогноз продаж за день = Количество продаж за период анализа / Количество дней с ненулевым остатком в периоде анализа.
Такой алгоритм учитывает занижение среднедневных продаж из-за отсутствия товара на полке в период статистического анализа, но не прогнозирует падение или рост спроса. Лучше всего алгоритм работает для товаров хорошо обеспеченного стабильного спроса. Так как алгоритм расчёта потребности в товарах не учитывает тенденции спроса, точность расчета рекомендованного к заказу количества падает, если период поставки слишком большой.
Если продажи товаров имеют отчетливую недельную периодичность или возрастающий/падающий тренд, лучше использовать алгоритм «Средние продажи по дням недели».
При использовании данного алгоритма вычисляется тренд продаж. На полученный недельный профиль продаж накладывается первоначальный тренд. Таким образом при прогнозировании система автоматически увеличивает количество продаж, если выявляется растущий тренд, и снижает, если тренд падающий.
Рис. 1 Анализ продаж компании и формирование заказов поставщикам
Результат выполнения сервиса в конфигурации 1С Розница
По умолчанию товарные строки выводятся сгруппированными по поставщикам, в порядке убывания потребности. В качестве поставщиков будут выведены как поставщики-контрагенты, так и поставщики-магазины, в том числе и склады управляющей системы. Поставщики выводятся с сортировкой в порядке уменьшения суммы заказа. Это позволит менеджеру сконцентрироваться на поставщиках с наибольшим заказом и на товарах этих поставщиков, в которых испытывается наибольшая потребность. Пример указан на скриншоте ниже:
Рис. 2 Пример автоматического заказа поставщику
Товарные позиции выводятся в разрезе характеристик с количественными и суммовыми показателями. В колонке «Потребность» выводится рассчитанная по введенным параметрам потребность в товаре. В последующих группах колонок «К заказу» и «К возврату» выводятся округленное до целого количество, рекомендуемое к заказу, и товарные излишки к возврату в базовых единицах измерения. Если на предприятии ведется информация об упаковках товаров, то заказ может также быть рассчитан в упаковках, наилучшим образом приближающих необходимое количество. В колонке «Цена» выводится цена последней поставки данного товара и далее рассчитываются суммы рекомендованного заказа и возврата.
По каждой номенклатурной позиции при работе в 1С:Рознице в таблицу выводится полная информация об ассортиментной политике, о средних продажах за период аналитики, прогнозируемом остатке на дату начала продаж, ожидаемом поступлении, а также статистика возвратов от покупателей и возвратов поставщику, зарегистрированных в заданный период анализа.
Менеджер может выбрать поставщика, установив флажок в соответствующей строке. Тогда будут отмечены все товары данного поставщика, которые попали в таблицу в результате выполнения сервиса. Менеджер также может раскрыть список товаров поставщика и установить флажки в строках избранных товаров. Нельзя одновременно отмечать товары нескольких поставщиков.
После того как отмечены товары, в базовой версии 1С:Розница 8 можно создать документы «Заказ поставщику», «Возврат товаров поставщику», либо «Заказ на перемещение» при помощи сервиса «Создать документы» в командной панели таблицы. После формирования нового документа сервис «Анализ продаж и формирование заказов» автоматически перезапускается.
