Что я имею в виду под проектами? Это объекты учета, по которым руководителю предприятия необходимо отслеживать финансовые показатели.
Проектами могут быть:
- направления деятельности;
- виды продукции (товаров, услуг);
- сделки, договоры, клиенты, партнеры;
- объекты строительства;
- разовые мероприятия (например, участие в международной выставке или разработка новой версии корпоративного сайта).
Из финансовых показателей для управленческого учета в первую очередь представляют интерес доходы, расходы, прибыль, движение денежных средств.
Можно ли в "1С:Бухгалтерии" вести учет по проектам типовыми средствами?
Давайте посмотрим, какие есть варианты.
- Создать 4-е субконто на всех счетах учета, где задействованы проекты. Это счета учета выручки, расходов, расчетов с контрагентами, движения денег и т.д.
>> Несмотря на кажущуюся простоту такого подхода, мы рискуем полностью сломать типовую схему регламентированного учета в «1С:Бухгалтерии». Но главное, что 4-е субконто не рекомендуется создавать из-за ограничений быстродействия системы «1С:Предприятие».
- Использовать имеющиеся субконто, собирать данные по каждому счету и затем их как-то обрабатывать. Возможно, выгружать в Excel.
>> Такое решение возможно, но автоматизацией это назвать сложно.
- Добавить измерение в проводках (такое, как "Организация" или "Подразделение").
>> В реальности, это будет очень большой доработкой, которая потребует серьезных затрат на дальнейшую поддержку.
- Создать регистры накопления или сведений, в которые при проведении документов записывать данные о хозяйственных операциях в разрезе проектов.
>> Это тоже серьезная доработка типовой конфигурации – не столько из-за добавления регистров учета, сколько из-за перепрограммирования проведения документов. Фактически, это потребует постоянного переписывания конфигурации при каждом ее обновлении. Невероятно трудоемкое решение.
- Использовать дополнительные реквизиты и сведения. Каждому документу, относящемуся к проекту, назначить дополнительное сведение с обозначением этого проекта. Типовыми средствами можно получить реестр документов по проекту и даже какую-то более сложную выборку, если задействовать универсальный отчет.
>> Это решение также требует программной доработки. Во-первых, в виде отчетов: доходы и расходы универсальным отчетом не соберешь. Во-вторых, в виде дополнительных регистров сведений, в которые, возможно, придется записывать данные по нескольким проектам одного документа.
Но мне последнее решение показалось самым простым как в разработке, так и в дальнейшем сопровождении. Я использовала его сначала для одного заказчика, получила положительный опыт, который впоследствии стал основой для создания тиражного продукта.
Давайте разберем, как это работает.
Дополнительное сведение "Проект"
Создадим дополнительное сведение, как показано на скриншоте, и добавим его ко всем документам, связанным с учетом по проектам.
Тип значения – "дополнительное значение". Получается компактный иерархический справочник, его содержимое вы видите на скриншоте.
Примеры типов документов, к которым могут быть привязаны проекты: реализация товаров и услуг, поступление товаров и услуг, счета на оплату покупателям, счета от поставщиков, банковские и кассовые документы, требования-накладные, авансовые отчеты и т.д.
Сопоставление проектов с документами
Каждому документу через окно ввода значений дополнительных сведений назначим конкретный проект.
Кнопка ввода и редактирования дополнительных сведений доступна как из формы редактирования документа, так и из формы списка. Причем сам документ может быть закрыт от редактирования по дате запрета. Но на дополнительные сведения дата запрета не распространяется. Можно смело устанавливать проекты "задним числом".
Выведем колонку "Проект" в списки документов. Например, в журнал документов по реализации. Для этого используем команду "Изменить форму" из меню "Еще".
Используем типовые средства отбора, сортировки и поиска в списке для работы с проектами. Например, по сочетанию клавиш Ctrl+Alt+F можно отобрать записи по текущему проекту.
Формирование реестра документов по проектам
По кнопке "Печать" выведем реестр документов, также разместив в нем колонку "Проекты". Для этого поставим в настройках флажок в строке "Проект".
Все описанные выше действия делаются стандартными средствами типовой конфигурации.
Отчеты делаются программным путем. Хотя, если вы расскажете, как их можно сделать с помощью типового универсального отчета, то я с удовольствием послушаю и приму к сведению.
Отчеты по доходам и расходам в разрезе проектов
Отчеты делаются средствами СКД, что упрощает их настройку. Отчет по доходам и расходам имеет несколько вариантов: его можно посмотреть в таблице, где проекты в колонках, в строках, а также в разбивке по месяцам.
Отчеты по движению денежных средств
Вторые по значимости показатели – это движение денег на банковских счетах и в кассах предприятия. Пометив проектами документы поступления и списания денежных средств, пользователь указывает их для использования в отчетах по проектам.
Журнал банковских выписок с колонкой "Проект":
Отчет по движению денежных средств:
Прочие отчеты
В принципе, состав отчетов по проектам может быть очень широк. Это продажи, затраты, оплата счетов, движение товаров и многое другое.
На скриншоте представлен отчет по продажам в разрезе проектов, контрагентов и номенклатуры. Ко всему прочему, данные отчета разбиты по месяцам заданного периода.
АРМ "Проекты"
Из справочника дополнительных сведений получился такой АРМ (автоматизированное рабочее место):
Дерево проектов, контекстные отчеты в зависимости от выбранного в списке проекта – удобное рабочее место ответственного за учет по проектам.
Ограничения системы учета по проектам, основанной на использовании дополнительных сведений
У предложенной мною системы есть ограничения.
Во-первых, привязка проектов к документам. Один документ = один проект.
Не всегда удается соблюдать это требование. Бывает, что сумму по поступившему документу нужно разнести на несколько разных проектов.
Я решила эту задачу, создав регистры сведений, в которые записываются такие распределения. Затем они участвуют в формировании отчетов по проектам.
Почему именно регистры сведений? Это независимые регистры, их не надо привязывать к проведению документов, и они отлично живут в расширениях "1С:Предприятия".
На скриншоте приведен пример распределения расходов по проектам для документа "Поступление услуг". Распределять расходы можно построчно, либо по заданным процентам (главное, чтобы в итоге было 100 %).
Особое место в проектном учете занимают затраты на оплату труда. Документ "Отражение зарплаты в бухучете" не имеет возможности для присоединения дополнительного сведения. Это и не нужно, так как зарплата вряд ли будет отнесена к одному проекту. Скорее всего, потребуется ее распределение, как это показано на скриншоте:
Распределение зарплаты делается в несколько этапов. Берутся суммы по сотрудникам. Каждому сотруднику указываются проценты работы по проектам. Затем происходит пересчет начисленных сумм и разнесение их по проектам.
И, как вишенка на торте, произвольное распределение затрат по проектам. Это когда хочется что-то отнести на проект, но подходящего документа нет. Тогда создается ручная операция без проводок, но с проведением по регистру сведений.
В текущей версии подсистемы учета проектов, представленной на Инфостарте, реализован механизм распределения затрат.
В ближайшее время планируется новая версия, в которой будет также распределение платежей и выручки от продаж.
Следите за новостями!
Во-вторых, некоторые неудобства типового интерфейса по работе с дополнительными сведениями: отдельное окошко для ввода информации, нет связи между документами, автоматического заполнения при вводе на основании.
Безусловно, эти недостатки можно исправить программно, но нужно ли? На мой взгляд, лучше использовать стандартные средства, тогда не будет необходимости их постоянно переписывать под новые версии БСП (библиотеки стандартных подсистем).
В-третьих, архитектура типовой конфигурации позволяет делать простые и эффективные в плане быстродействия отчеты только по оборотам счетов. Остатки получить сложно из-за того, что дополнительные сведения хранятся отдельно от проводок и не являются ни субконто, ни измерениями.
Это не представляется проблемой, если понимать, что данная система предназначена для оценки доходности в разрезе проектов, а не для глобального раздельного учета.
А что с обновлениями типовой конфигурации?
Предлагаемое решение по управленческому учету проектов никак не мешает установке типовых обновлений от 1С. Это расширение, и оно отлично себя чувствует при любом обновлении. Единственное, надо следить за режимом совместимости типовой конфигурации и платформы "1С:Предприятие".
Так, совсем недавно этот режим был переведен на 8.3.17 – вместе с релизом "1С:Бухгалтерии" 3.0.112.34. В этом случае достаточно просто "перещелкнуть" свойства расширения (с 8.3.16 на 8.3.17).
Обновления для расширения практически не требуются. Причин такой стабильности несколько:
1. Используется типовой механизм дополнительных сведений – без изменений, как есть.
2. Не вносятся изменения в типовую конфигурацию - ни в документы, ни в программные модули.
3. В отчетах задействованы бухгалтерские проводки – это механизм, не изменяющийся с момента выхода платформы 8.0, то есть последние 15 лет точно.
Почему для управленческого учета используется "1С:Бухгалтерия"?
«1С:Бухгалтерия» – основной продукт 1С для ведения учета, самый массовый, всеми узнаваемый. Это объясняется в первую очередь тем, что есть инфраструктура подготовки кадров среди пользователей. Многочисленные курсы, высшие и средние учебные заведения учат бухгалтеров работать с этой программой.
В результате, когда предприятие покупает программу "1С:Бухгалтерия", ему нужно только нанять бухгалтера.
Если же предприятие покупает другую программу, например, «1С:Управление торговлей» или «1С:Управление нашей фирмой», то перед ним сразу встают задачи обучения персонала, постановки учета, внедрения, доработки и т.д.
Подавляющее большинство предприятий использует «1С:Бухгалтерию» для регламентированного учета и подготовки отчетности. Даже ИП без сотрудников, нанимая бухгалтера-аутсорсера, использует "1С:Бухгалтерию" – возможно, и не зная этого.
Конечно, описываемое в данной статье решение подходит для небольших организаций. При таком уровне развития бизнеса, когда используются «тяжелые» типовые решения – такие, как "1С:Комплексная автоматизация" или "1С:Управление предприятием (ERP)", оно становится неактуальным.
Почему бы не использовать внешние сервисы управленческого учета?
Никаких противопоказаний относительно использования сторонних сервисов у меня нет. Но это означает выгрузку и загрузку данных. А, как говорят профессионалы, при переносе данных 100% результата не бывает. Всегда что-то теряется. Поэтому, если у вас уже есть база, которую вы ведете учет аккуратно, качественно, и прямо из нее можно получать управленческую отчетность – то что еще нужно для счастья?
Подведем итоги
В типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия" нет готового механизма для организации управленческого учета доходов и расходов в разрезе проектов или направлений деятельности. Пользователи решают эту задачу двумя способами: сами считают цифры по-старинке в Экселе или обращаются к программистам за автоматизацией.
У меня накоплен уже солидный опыт подобной автоматизации и есть готовое решение, которое можно доработать – никаких ограничений по доработке нет, весь код открыт.
Буду рада вашим вопросам по теме статьи и готова подискутировать о том, какое решение задачи в каком случае будет оптимальнее.
