Акт сверки — документ, который составляется на конкретную дату и фиксирует состояние расчетов между контрагентами. В нем отражаются все финансовые операции между организациями за определенный период, а итоговая сумма показывает, кто, кому и сколько должен. О тонкостях составления акта сверки в 1С:БП 3.0 рассказывает Андрей Ильичев, генеральный директор компании IS Group, сертифицированный специалист 1С.
Акт сверки составляется бухгалтером организации с помощью автоматизированной системы, подписывается у руководства и передается контрагенту в двух экземплярах. Тот, в свою очередь, подписывает и один акт возвращает обратно. Периодичность — минимум раз в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, а некоторые бухгалтера составляют акты сверки каждый квартал или по завершении финансовых операций в рамках одного договора — это позволяет минимизировать ошибки в бухучете.
Как правильно составить акт сверки
Документ «Акты сверки расчетов» находится в разделах «Покупки» и «Продажи».
- Нажимаем «Создать» и начинаем заполнение документа.
- «От» — дата формирования акта с контрагентом.
- «Контрагент» — выбираем организацию, с которой вы хотите сверить взаиморасчеты. Здесь же можно выбрать флажок «С обособленными подразделениями» — в этом случае сверка будет происходить и с головной организацией, и ее филиалами (в случае, если в справочнике контрагента указаны его обособленные подразделения).
- «Договор» — можно выбрать определенный, по которому будет происходить сверка, если вы очистите поле, то сверяться будут данные по всем расчетам.
- «Период сверки»: сверку обычно проводят один раз в месяц, квартал или год (периодичность зависит от целей: организация может проверить взаиморасчеты по конкретному договору, для целей подготовки годового отчета или др.).
- «В электронном виде» — если с контрагентом настроен электронный документооборот, то сдвигаем бегунок вправо.
- «Валюта» — обычно рубли.
Поговорим о вкладках.
- «Счета учета расчетов» — здесь выбираются счета, по которым будут анализироваться расчеты с контрагентом. Есть список по умолчанию, но бывают ситуации, когда фирмы используют особые счета.
- «По данным организации» — либо «добавить» (вручную), либо «заполнить» (автоматически из программы). Добавляем «по данным контрагента» также «заполнить» — заполняется вторая часть таблички расчетов.
Дополнительными настройками является добавление подписанта как со своей стороны, так и со стороны контрагента.
Сам акт сверки будет иметь следующие данные:
- дата;
- наименование документа и ссылка на него в программе,
- представление (приход, оплату и т. д.),
- дебет,
- кредит.
Внизу указывается сальдо на начало и конец месяца (сумма задолженности).
В завершение нужно сохранить документ и по кнопке "Печать" распечатать акт сверки и конверт для отправки его контрагенту по почте.
Когда документ вернется от контрагента, мы должны поставить галочку «документ подписан», тогда он заблокируется, и в него нельзя будет внести изменения.
|
|
Тонкости заполнения
Обычно у бухгалтеров не возникает особых сложностей с составлением и направлением акта сверки расчетов: это рутинная и регулярная процедура. Однако есть некоторые моменты, на которые стоит обращать внимание.
- Если в процессе сверки между контрагентами обнаружены расхождения, то они исправляются внесением первичных документов, например, товарной накладной или акта выполненных работ. Затем, после корректировки, нужно сформировать новый акт сверки и также подписать со своей стороны и направить контрагенту.
- Если с контрагентом возникают разногласия, он отказывается подписать акт, нужно помнить: заставить подписать акт его никак нельзя. Исключение — если обязанность подписывать акт сверки прописана в договоре (поэтому такую обязанность лучше предусмотреть в случае, если контрагент новый, или перечисляемые суммы значительны). В договоре прописывают, кто может быть инициатором сверки, возможную длительность подписания акта второй стороной и периодичность сверок.
Важно! Акт сверки нужен не только для выявления ошибок в бухучете. Если ваш контрагент подписал акт сверки, это означает, что он признает свою задолженность и намеревается ее оплатить (при наличии долга). Подписанный акт сверки обнуляет срок исковой давности. Как только сторона признает задолженность и подтверждает это подписью, срок начинает отсчитываться заново.
