Инструкция по установке
В комплекте с расширением предоставляется внешняя обработка, которая осуществляет формирование и рассылку актов сверки взаиморасчетов по расписанию.
Формирование документов и выполнение рассылки осуществляется в зависимости от установленного приоритета в рассылке. При выполнении регламентного задания сначала формируются документы акты сверки (если уже существует документ сверки взаиморасчетов с типом расчетов по контрагенту за этот период, то рассылка возьмет существующий документ). Программно создаются печатные формы в формате pdf и выполняется отправка на e-mail контрагента, указанный в карточке (если в карточке указано 2 адреса электронной почты, то рассылка выполняется на оба адреса).
Поэтому, перед работой с расширением выполните установку обработки в информационную базу (НСИ и Администрирование > Печатные формы, отчеты и обработки > Дополнительные отчеты и обработки > Добавить из файла) и настройте регламентное задание.
Если настроить регламентное задание так, как изображено на рисунке, то каждые 5 минут будет выполняться проверка очереди и выполнение рассылки по контрагенту с максимальным приоритетом.
Настройка регламентного задания для отправки необходима для того, чтобы не попасть в спам-листы почтовых сервисов (yandex, gmail и др.).
Также потребуется выполнить настройку системной учетной записи (НСИ и Администрирование > Органайзер > Настройка системной учетной записи), которая будет использоваться для отправки электронной почты.
После выполнения шагов описанных выше, перейдем к описанию работы с расширением.
После установки расширения в разделах “Продажи” и “Закупки” появится новый функционал:
Справочник “Рассылки актов сверки”
Основным механизмом для работы является справочник “Рассылки актов сверки”, который служит для формирования очереди, по которой будут сформированы документы актов сверки взаиморасчетов, а затем будет выполнена их рассылка.
Гиперссылки на регистры
- Очередь рассылок актов сверки
Выводит список с контрагентам, которые находятся в очереди на формирование документов и отправки писем по данной рассылке - Протокол рассылок актов сверки
Выводит журнал действий по данной рассылке
Добавление рассылки в очередь / Удаление рассылки из очереди
- Добавить в очередь.
Добавляет рассылку в очередь. - Удалить рассылку из очереди.
Удаляет данную рассылку из очереди.
Страницы рассылки
- Параметры рассылки
Содержит в себе настройки рассылки - Параметры печати
Содержит в себе настройки печатной формы акта сверки.
- Использовать факсимиле (больше не используется)
- Группа группировка печати
- Группа колонки печати
- Расписание
Содержит в себе настройки регламентного задания по формированию очереди. (Периодичность рассылки)
- Вариант расписания
Содержит в себе следующие настройки регламентного задания (по какому расписанию будет формироваться очередь):- Ежедневно
- Еженедельно
- Ежемесячно
- Произвольный
Например: каждый вторник и четверг.
- Заполнить по шаблону
Формирует настройки регламентного задания по типовым шаблонам 1С.
Если выбрать вариант “Произвольное” и нажать “Изменить”, то откроется настройка регламентного задания:
Реквизиты справочника
- Наименование рассылки
- Выполнять по расписанию
Включает регламентное задание (периодические рассылки) - Период рассылки.
Период за который будет сформирован документ “Акт сверки взаиморасчетов” - Вариант
Используется для периодических рассылок. Отвечает за установку периода рассылки от даты выполнения регламентного задания.
Например:
Регламентное задание выполняется в последний день месяца, а вариант установлен “Текуший месяц”. Если регламентное задание выполняется 31 декабря, то период будет с 1.12 по 31.12. - Приоритет рассылки
Влияет на очередность отправки рассылок. - Учетная запись электронной почты.
Отвечает за то, с какой электронной почты отправляется письмо. - Шаблон сообщения
Шаблоны находятся в разделе “НСИ и Администрирование” - “Органайзер” - “Заметки, напоминания, анкетирование, шаблоны сообщений” - “Шаблоны Сообщений”.
В расширении реализована возможность получения данных из следующих назначений:- Контрагент,
- Сверка взаиморасчетов.
- Сегмент контрагентов
Этот список можно использовать в качестве отбора для формирования рассылки.
Справочник “Сегменты контрагентов” предназначен для хранения списка контрагентов. Список заполняется вручную пользователем или по кнопке “Заполнение по списку ИНН”.
Если использовать кнопку, то ИНН могут быть разделены символами:- “,”
- “;”
- “<Пробел>”,
- “<Символ переноса строки>” .
Дополнительные отборы
- Расширенный отбор
Гиперссылка на расширенные отборы, где можно указать дополнительные параметры для отбора.
Например: Сегмент партнера.
- Отбор по основным критериям
Содержит в себе отборы по организации, контрагенту, основному менеджеру - Тип расчетов
Типы расчетов по которым будут сформированы документы актов сверки (документы формируются в разрезе типов расчетов)
Заполнение
- Перезаполнить список контрагентов
Перезаполняет список контрагентов на основании данных, заполненных в п. 15-18 - Добавить в список контрагентов
Добавляет в список контрагентов на основании данных, заполненных в п. 15 - 18
После нажатия на кнопку “Перезаполнить список контрагентов” (“Добавить в список контрагентов”) в табличную часть будут добавлены контрагенты найденные по заданным в пунктах 3, 7 - 11.
Важно! Если у контрагента не указана электронная почта, то он не будет помещен в табличную часть рассылки.
Ручное заполнение
После заполнения списка контрагентов необходимо нажать на кнопку “Добавить в очередь”, и в результате этих действий рассылка попадает в очередь рассылок на отправку. Это можно увидеть нажав на гиперссылку “Очередь рассылок актов сверки” или открыв регистр “Очередь рассылок актов сверки” из раздела “Закупки” или “Продажи”.
Рассылка актов сверки выполняется при помощи регламентного задания “Регламентное задание рассылок актов сверки” в котором можно задать расписание рассылки или выполнить рассылку вручную при помощи кнопки “Выполнить”.
Настройка периодической рассылки
Например, мы хотим отправлять акты сверки нашим должникам каждые 2 недели.
Для начала необходимо сформировать сегмент, который будет периодически обновляться (расписание обновления сегмента задается в сегменте клиентов). Сегмент клиентов можно сделать самостоятельно или обратиться к специалисту.
Создаем новую рассылку, переходим на страницу расписание, устанавливаем флаг “Выполнять по расписанию” и настраиваем расписание для формирования очереди.
Затем, переходим на страницу “Параметры рассылки”.
Устанавливаем вариант сверки “Сегодня” (документы актов сверки будут формироваться на день формирования очереди (каждый понедельник, каждые 2 недели))
Выбираем учетную запись электронной почты и шаблон сообщения.
Затем, переходим по гиперссылке “Расширенный отбор”, устанавливаем тип расчетов, сегмент партнеров и другие отборы по желанию.
Нажимаем “Записать и закрыть”.
Теперь каждые 2 недели по понедельникам будет выполняться формирование очереди с последующим созданием документов и рассылкой актов сверки.
Результат работы
В результат выполнения рассылки на указанный адрес электронной почты пришло письмо:
Очередь на рассылку очистилась:
В протокол добавилась запись о отправке:
Реализовано в виде расширения конфигурации с использованием расширения данных.
Тестирование расширения проводилось на следующей редакции:
- Комплексная автоматизация 2 (2.4.13.209)
- Управление торговлей, редакция 11 (11.4.13.209)
Требуется отключить безопасный режим.
