Учёт дополнительных работ в бюджетировании имеет ряд важных аспектов:
- Финансовая прозрачность помогает избежать недопонимания между клиентом и исполнителем, предоставляя чёткое представление обо всех затратах.
- Контроль расходов обеспечивает мониторинг и управление затратами, что крайне важно для соблюдения бюджета проекта.
- Оценка рисков даёт возможность заранее определить потенциальные финансовые последствия и принять необходимые меры.
Непредвиденные траты могут возникать по разным причинам:
- рост цен на материалы;
- внеплановые изменения в проекте;
- необходимость дополнительных работ;
- дефекты материалов и затраты на их устранение;
- прочие ситуации, требующие дополнительных расходов.
Процесс расчёта доплаты включает несколько шагов:
1. Определение дополнительных работ. На этом этапе фиксируются все работы, которые не были предусмотрены изначально. В программе «Бюджетир» для этого используется «Акт регистрации дополнительных работ».
Он предназначен для указания компенсируемого времени и затрат, не учтённых в основном плане производства.
Если подрядчики нарушают условия договора или возникают непредвиденные ситуации, требующие дополнительных работ, акт может иметь претензионный характер.
2. После определения дополнительных работ нужно оценить их стоимость. Это может включать изучение рыночных цен, расчёт трудовых затрат и количества материалов, требующихся для выполнения этих работ. Когда производственный отдел формирует акт регистрации дополнительных работ, на рабочем столе экономиста появляется раздел «Этапы компенсации дополнительных работ». В настройках можно выбрать нужные параметры отбора.
Компенсируется заказчиком/подрядчиком
Статус компенсации определяется в соответствии с порядком, указанным в справочнике «Статусы компенсации дополнительных работ». Объёмы требований для расчёта также учитываются.
Все остальные данные заполняются автоматически на основе акта о дополнительных работах. Если снять флаг, этап компенсации будет пропущен и перейдёт к следующему шагу (перепрыгнуть через этапы без снятия флажка невозможно).
3. Согласование с клиентом: необходимо согласовать все дополнительные работы и их стоимость с заказчиком, чтобы обеспечить прозрачность и избежать разногласий.
4. Внесение корректив в бюджет: после одобрения следует внести изменения в бюджет проекта, чтобы учесть новые затраты и, возможно, пересмотреть другие статьи бюджета.
5. Контроль и отчётность: требуется регулярно мониторить выполнение дополнительных работ и их воздействие на общий бюджет проекта, подготавливая отчёты для заинтересованных сторон. В программе «Бюджетир» для решения этих задач используется специализированный отчёт «Компенсация дополнительных работ», который отображает все акты дополнительных работ, время выполнения и статус компенсации.
Чтобы снизить вероятность незапланированных трат, рекомендуется предусмотреть в смете резервные средства для компенсации неожиданных издержек. Мы рассказываем, как создать такие резервы для бюджета в рамках проекта, в нашей статье «Контроль лимитов затрат».
