Контроллинг затрат и их ограничений дополняет традиционный контроль исполнения бюджета, фокусируясь на анализе использования бюджета в момент возникновения обязательств, то есть на этапах закупок, заключения контрактов и приёма первичных документов.
Ключевые задачи контроля затрат на предприятии:
-
Определение и установка ограничений: определение приемлемых значений для различных показателей бюджета.
-
Мониторинг и контроль затрат в рамках ограничений: регулярное отслеживание и анализ данных о соблюдении установленных ограничений, выявление отклонений и принятие мер по их устранению.
-
Анализ причин отклонений и корректировка ограничений: выявление факторов, вызвавших нарушение ограничений, и внесение изменений в сами ограничения или процессы их установления. Программный продукт «Бюджетир» позволяет уменьшать, увеличивать или перераспределять ограничения.
-
Оценка эффективности контроллинга ограничений затрат: анализ результатов работы системы, определение сильных и слабых сторон, поиск возможностей для улучшения и оптимизации процесса.
Контроль затрат помогает предприятиям управлять рисками, оптимизировать работу и улучшать результаты. Однако без автоматизации этот процесс может быть сложным. Поэтому в состав «Бюджетира» был включён модуль контроля затрат, который обеспечивает эффективное соблюдение плановых бюджетов.
Контроллинг управления затратами в Бюджетир включает в себя:
1. Инструменты для настройки уровней контроля позволяют контролировать лимиты как по статьям бюджетов, так и по их группам, что облегчает процесс в случае высокой детализации статей.
2. Настройка аналитики для отслеживания затрат. Изначально контроллинг осуществляется на основе ЦФО и статей, но пользователи, управляющие контролем, могут добавить любую аналитику из «Бюджетира» в качестве дополнительной контролируемой аналитики (например, проекты).
3. Инструменты для регулирования частоты контроля затрат. Ограничения могут быть установлены на весь год, на квартал или на каждый отчётный месяц индивидуально, без переноса экономии в будущие периоды.
4. Инструменты для установки лимитов. Управление бюджетом затрат интегрировано в систему «Бюджетир», поэтому лимиты можно устанавливать на основе любого планового сценария или вводить вручную.
5. Инструменты для изменения лимитов. Ограничения могут быть увеличены, уменьшены или перераспределены в зависимости от потребностей и текущей ситуации.
6. Функция контроля затрат проверяет каждый документ, участвующий в контроле, на предмет соответствия установленным лимитам.
В качестве точек контроля в Бюджетире участвуют:
- Заявка на закупку — это документ, отражающий намерение центра финансовой ответственности (ЦФО) использовать лимиты затрат и потреблять ресурсы. Каждая заявка проверяется на наличие доступных лимитов, которые не были использованы предыдущими заявками и договорами. Если лимиты исчерпаны, в соответствии с настройками контроля бюджета затрат необходимо скорректировать потребность или внести изменения в лимиты (увеличить или перераспределить).
- Бюджет договора — это документ, который содержит информацию об ожидаемом использовании ресурсов в рамках уже подписанных соглашений. Он заменяет заявку и контролируется аналогичным образом. Бюджеты договоров могут изменяться в зависимости от изменений в использовании ресурсов или подписания дополнительных соглашений. Сам бюджет договора служит лимитом для контроля сумм первичных документов.
- Справка об отнесении затрат — это документ, используемый для первоначального ввода расходов в программу «Бюджетир», которая также выполняет функцию контроля. Перед внесением каждого СОЗ в систему проводится проверка на отсутствие блокировки лимитов по контрольным аналитикам (статья, ЦФО и дополнительные аналитики, если применимо), а также наличие остатка лимита договора (чтобы сумма по договору не превышала лимит).
Ознакомиться с другими функциональным возможностями можно по ссылке: //infostart.ru/soft1c/2139022/
Вступайте в нашу телеграмм-группу Инфостарт