Вы решили, что вашей компании пора идти в ногу со временем и внедрять СЭД? Вы встали на интересный, но тернистый путь. Давайте сначала определимся, кто Вы?
Особенности инициативы «сверху» и «снизу»
Вы – руководитель. С одной стороны, это значительно упрощает дело, так как Вы обладаете административным ресурсом. Инициативе «сверху» никто явно противостоять не будет. Но с другой стороны, сами Вы внедрением заниматься не будете, и перед Вами стоит непростая задача: выбрать руководителя проекта. Даже если в вашей компании присутствует служба ДОУ, это вовсе не значит, что руководителем проекта следует назначить руководителя этого подразделения. Зачастую именно делопроизводители наиболее консервативны и не готовы к автоматизации. Следует выбрать сотрудника, который уже успешно работает с системами автоматизации, наверняка в вашей компании такой найдется. Освоить теорию делопроизводства гораздо проще, чем превратиться из ретрограда в новатора. Большое значение также имеет психологический портрет будущего руководителя проекта. В идеале это должен быть человек, пользующийся в компании безусловным авторитетом. Хочу подчеркнуть, что это должен быть человек, которого уважают, но не боятся. Это важно, потому что в процессе внедрения СЭД у пользователей возникнут вопросы, которые они должны не бояться задавать.
Вы – инициативный сотрудник. Хорошо, если вы именно такой сотрудник, который был описан выше, если нет, подумайте, стоит ли вам проявлять инициативу. У вас одна задача: убедить руководителя в необходимости внедрения СЭД. Какие выбрать аргументы зависит исключительно от характера вашего руководителя и стиля его руководства. Общих рекомендаций здесь быть не может. На кого-то может подействовать всего лишь один аргумент «Это уже у всех есть», кому-то требуется детальные пояснения и демонстрация потенциальных возможностей СЭД. Есть только один универсальный совет: не пытайтесь взять руководителя измором. Если руководитель согласиться на этот проект, не осознав его значения, вы не получите в ходе внедрения должной административной поддержки. Без использования административного ресурса проект внедрения СЭД обречен.
Внедряем сами или привлекаем специалистов?
После того как выбран руководитель проекта со стороны компании, необходимо определить степень участия сторонней организации в процессе внедрения СЭД: будет ли это полное ведение проекта или только консалтинг. Не буду останавливаться на финансовых аспектах этого выбора, естественно полное ведение проекта сторонней организацией обойдется дороже. Рассмотрим цели, которые преследуют организация-заказчик и организация-исполнитель. Первая преследует цель оптимизировать свой документооборот посредством внедрения СЭД, вторая – заработать денег посредством внедрения СЭД. Казалось бы, конечный результат один и тот же, однако разница в подходах будет такая же, как в браках по любви и по расчету. Как показывает практика, одни только деньги никогда не будут достаточным стимулом для эффективной работы. Если внедрением занимается непосредственно сотрудник организации, то он мотивирован не только финансово. Если это сотрудник, которого мы описали выше, то он чувствует свою ответственность перед руководителем и умеет найти индивидуальный подход к коллегам - будущим пользователям СЭД. Если же такого сотрудника в компании нет, а внедрять СЭД все-таки надо, то выбор в пользу стороннего внедрения очевиден.
Сообщаем сотрудникам радостное известие
Объявляя сотрудникам о переходе на электронный документооборот, постарайтесь не подчеркивать важность момента. Это обычное изменение, продиктованное требованиями времени. Ведь для человека, который умел печатать на печатной машинке, наверняка не составила труда использовать для тех же целей клавиатуру, а калькулятором пользоваться гораздо проще, чем счетами. Так и использование СЭД не будет коренным образом отличаться от привычного бумажного документооборота.
Обязательно закрепите факт перехода и его порядок локальным нормативным актом. Несмотря на всю нелюбовь в бюрократии, без приказа у нас, как правило, ничего не делается, и ваше объявление останется не более чем декларацией.
Нужно ли автоматизировать все и сразу?
Если вы не хотите создать напряженность в коллективе, лишится половины сотрудников, сорвать выполнение других задач, откажитесь от мысли автоматизировать все и сразу. Для сотрудников отдела делопроизводства это будет равносильно смене места работы, для других сотрудников – приведет к резкому увеличению времени, затрачиваемому на работу с документами, и нехватке времени на основную работу. Несмотря на то, что мы позиционируем переход на электронный документооборот как средство облегчения работы с документами, процесс перехода всегда сложный. Автоматизацию документооборота можно и нужно проводить поэтапно, при этом каждый следующий этап будет даваться сотрудникам легче предыдущего. Более того, оценив возможности, которые дает СЭД в плане автоматизации отдельных задач, сотрудники, возможно, сами захотят автоматизировать другие. Единовременная комплексная автоматизация слишком трудоемка и неизбежно вызовет отторжение.
При этом автоматизируя отдельный бизнес-процесс, автоматизируйте его полностью. Довольно странно выглядит ситуация, когда договор согласуют в СЭД, а потом распечатывают лист согласования и вместе с договором дают на подпись руководителю. Не надо думать, что до следующего этапа вы еще не дозрели, до него можно не дозреть никогда.
С этим вопросом тесно связан другой:
Внедрять ли сразу юридически значимый электронный документооборот?
Обязательным реквизитом, который делает документ документом, является подпись. Другим необходимым реквизитом документа является дата. Часто ли в вашей компании возникают ситуации, когда дата подписания, указанная на документе, и реальная дата его подписания не совпадают? Даже если ваш ответ «иногда», вы не готовы к юридически значимому электронному документообороту. Подписывать документы «задним числом» считается нормой в большинстве отечественных компаний. Подписать документы электронной подписью «задним числом» невозможно.
Наверняка ваша компания уже использует юридически значимый документооборот при работе с банками и государственными учреждениями. При этом наши руководители не любят официально делегировать полномочия исполнителям. А вот отдать рутокен со своей электронной подписью рядовому бухгалтеру считается вполне рядовой ситуацией. Руководитель не задумывается о том, что это равносильно тому, чтобы подписать незаполненный чек или пустые листы бумаги, на которых впоследствии может появиться любой текст.
Осознание того, что электронная подпись является аналогом собственноручной, сложный психологический процесс. Переход на юридически значимый электронный документооборот не стоит смешивать с обычной автоматизацией создания и регистрации документов и бизнес-процессов.
Определяем степень участия различных категорий сотрудников в электронном документообороте
При разработке индивидуальной модели электронного документооборота вам необходимо определиться со степенью участия различных категорий сотрудников в нем. Условно можно выделить три категории:
- Сотрудники, для которых работа с документами – это и есть их основная работа. Это делопроизводители, кадровики, бухгалтеры, юрисконсульты и т.п.
- Сотрудники, для которых работа с документами вторична или которые мало участвуют в документообороте. Это «производственники», «продажники», инженеры, технологи и т.п.
- Руководитель или руководители.
Естественно сначала надо понять, насколько эти категории сотрудников участвуют в существующем бумажном документообороте и насколько это участие устраивает вашего руководителя. Например, некоторые руководители до сих пор убеждены, что разработка должностных инструкций – это задача отдела кадров. Это подход в корне не правильный. Вряд ли кадровик должен составлять должностную инструкцию для инженера по эксплуатации отопительных котлов, скорее это задача главного инженера. Если ваш руководитель это понимает, то, скорее всего, он сторонник максимального вовлечения в процесс документооборота категории №2. Если вашего руководителя вполне устраивают должностные инструкции, скаченные кадровиком из интернета, то при создании индивидуальной модели электронного документооборота постарайтесь максимально исключить эту категорию из процессов создания документов.
Другой аспект – это участие самого руководителя в электронном документообороте. Все зависит от стиля руководства: одни управляют, другие правят. Если ваш руководитель не может и дня прожить без секретаря, в системе ЭДО для него надо создать столь же комфортные условия. Если он привык писать на документах длинные резолюции, то эта функция доступна и в электронном документообороте, только без вреда для самих документов. Если же руководитель привык задания выдавать напрямую исполнителям, и во всех вопросах сначала разбираться сам, а только потом переадресовывать специалистам, то таким же образом должен быть настроен его функционал в системе ЭДО. В любом случае внедрение СЭД не должно служить поводом для «перевоспитания» руководителя.
Организуем процесс обучения «без отрыва от производства»
Кто-то привык постоянно повышать квалификацию, участвовать в семинарах, тренингах и т.п. Кто-то считает, что лучшее обучение – это собственно работа. Процесс обучения пользователей СЭД должен быть золотой серединой. Мы должны исходить из того, что мы не обучаем ни чему новому. Электронный документооборот – это аналог бумажного. Абсолютно излишне отправлять всех сотрудников на курсы или устраивать тренинги. Но совершенно необходимо написать четкие инструкции. Инструкции должны быть написаны конкретно для вашей организации применительно к вашей системе документооборота. Не приемлемо просто переписать отдельные главы из руководства пользователя СЭД, даже если вам кажется, что там все понятно. С помощью специальных программ, которые позволяют вести видеозапись с экрана, можно создать видеоролики, иллюстрирующий процесс создания определенного вида документа или определенный бизнес-процесс «от и до».
Помимо письменных и видео-инструкций, у пользователей должна быть возможность обратиться за помощью непосредственно к руководителю проекта. При этом в 90% случаев из 100 это будут вопросы, которые уже раскрыты в инструкциях. Скорее всего, инструкции сначала никто не прочитает. Все вопросы обязательно должны быть заданы в письменном виде и в таком же виде отправлены ответы на них. Если вопрос будет задан устно, то с высокой долей вероятности пользователь никак не законспектирует ответ на него и при повторении подобной ситуации обратится с вопросом заново. Общение между руководителем проекта и пользователями наиболее удобно вести посредством корпоративной электронной почты. Отвечая на вопросы пользователей руководителю проекта обязательно надо ссылаться на пункты инструкций, прикреплять файлы с инструкциями, несмотря на то, что у пользователя они уже есть, а также вставлять скриншоты файлов с инструкциями с выделение абзацев, иллюстрирующих ответ на вопрос пользователя. Это заставит хоть некоторых пользователей прочитать, наконец, инструкции.
Совмещаем процессы внедрения и опытной эксплуатации
Чем больше растянут во времени процесс внедрения, тем меньше вероятность, что опытная эксплуатация будет успешной. Системы автоматизации документооборота удобны тем, что позволяют автоматизацию проводить поэтапно при условии, что введена вся необходимая для данного этапа нормативно-справочная информация.
В очередной раз подчеркну, СЭД – это не сложно. К работе с СЭД не надо долго готовиться. Издаем приказ о переходе на использование СЭД в части автоматизации работы с определенным видом документов и/или бизнес-процессом с приложением инструкций и через месяц начинаем работать. Конечно, сначала пользователи будут допускать ошибки, но в этом нет ничего фатального. Наверняка в вашем бумажном журнале регистрации входящих писем есть зачеркивания, а может быть даже замазывания штрихом. Если увлечься тестированием, у пользователей начнет складываться впечатление, что это все не всерьез. К работе сотрудники подойдут гораздо ответственнее, чем к тестированию, и ошибок будет допущено меньше.
Не стоит также дублировать бумажный и электронный документооборот. С трудом можно представить себе ситуацию, когда с электронным документооборотом что-то не получилось и требуется возврат к бумажному. Это может быть вызвано только проблемами с компьютерной техникой, но технический аспект мы в этой статье рассматривать не будем. Кроме того, сотрудники наверняка без энтузиазма воспримут двойную работу, при этом по привычке основной работой будут продолжать считать бумажный документооборот, а электронный воспринимать как тестирование.
Отторжение СЭД. Как с ним бороться?
Итак, мы подошли к главному вопросу нашей статьи. Как и все новое на пути своего внедрения электронный документооборот встречает сопротивление. Бороться с этим можно, но победить это нельзя. Электронный документооборот должен войти в привычку и перестать быть новинкой.
Зачастую отторжение вызывает не сам факт замены бумажного документооборота электронным, а попытка в корне изменить существующую систему. Заказывая внедрение на стороне, руководители хотят получить вместо плохого бумажного документооборота хороший электронный. В организациях, где документооборот налажен, проблем с переводом его в электронную форму, скорее всего, не будет.
Я уже указывала на роль административного ресурса в процессе внедрения электронного документооборота. Как и все новое ЭДО придется «насаждать».
Материальное стимулирование работников, успешно работающих в системе ЭДО, актуально, пожалуй, только в крупных компаниях с многочисленным отделом делопроизводства, или компаниях, для которых делопроизводство является основным видом деятельности. Не каждая компания возьмется пересматривать свою систему оплаты труда только в целях успешного внедрения ЭДО.
Лучший стимул – это понимание значимости совершенствования документооборота. Если в вашей компании сотрудники – команда, которая имеет общую цель и делает общее дело, то именно у вас проект внедрения ЭДО «обречен» на успех.
