Экспертная оценка: учет отложенных расходов в бюджете

   В узком смысле слова под бюджетирование понимают планирование, исполнение плана и план-фактный анализ. При планировании мы рисуем таблички с отражением того, как мы хотим видеть ситуацию в будущем. Когда мы строим фактические таблички, мы оперируем данными оперативного учета, которые показывают нам реальную ситуацию. Далее мы анализируем то, насколько мы нашим планом попали в факт, для того, чтобы наш будущий план был более близок к реальной ситуации. Это, если говорить о ситуации сильно упрощенно. В реальности, все много сложнее.

   Зачем вообще нужно бюджетирование? Явно, ведь, не для того, чтобы набрать отдел строгих теток, которые будут ваять руководству красивые таблички и блокировать все заявки на платежи со словами «Денег нет, но вы держитесь!» Любая организация не только извлекает прибыль, но и несет затраты. Затраты бывают прямыми и косвенными. Прямые затраты потому и называются прямыми, что они напрямую зависят от объема конкретной производимой продукции или услуг. Косвенные затраты это те, что соотнести напрямую – сложно. Но и все затраты так или иначе нужно оплачивать. Причем сначала оплачивать, а потом производить и продавать. Именно поэтому нам так важен точный план, чтобы на его основании можно было спланировать бюджет расходов и зарезервировать под него деньги. Вот финансисты и прогнозируют эти затраты, резервируют деньги, планируют платежи и прочее.

   Но вернемся к планированию. Для простоты рассмотрим простой бюджет «План продаж», в который для примера включим колонку ТР (транспортные расходы). Предположим, что у нас действует следующая схема формирования бюджета управленческих расходов:

1. За 10 дней до начала месяца планирования мы строим план продаж (плановую часть).
2. Через 10 дней после окончания месяца планирования мы рассчитываем факт (фактическую часть плана продаж).
3. Фактические данные по затратам мы принимаем в бюджет расходов текущего месяца и оплачиваем до его конца. То есть, это месяц планирования + 1.

   Сначала рассмотрим самый простой вариант, когда мы продали продукт и получили все документы по расходам. Составим плановую таблицу Плана продаж:

Данная таблица – это прогноз продаж, как мы его видим. Источник данных может быть разным, от предварительных договоренностей с контрагентами, до прогнозирования. То есть, это план, к которому мы должны стремиться. Зная тоннаж продукции, зная адрес контрагента и тариф транспортной компании, мы можем запланировать и транспортные расходы, для платежного календаря такие данные, конечно, будут малопригодны, но для прогнозирования ситуации - вполне.

Проходит время, месяц завершается, и мы можем оценить его результат. Для этого нам нужно посчитать фактические продажи. Фактические продажи мы считаем по документам перехода права собственности от нас к контрагенту, обычно это реализация. Транспортные затраты мы считаем по полученным актам. Получаем такую таблицу факта продаж за, допустим, январь:

Данные по транспортным затратам переходят в бюджет расходов февраля, где аккумулируются все наши расходы для составления календаря выплат. Вот такой бюджет за февраль:

   В идеальном случае – это все, что нужно.

   Теперь рассмотрим более сложный случай, когда документы пришли с опозданием. Условимся, что месяц, за который мы считаем бюджет продаж – январь. Плановая таблица останется прежней. А вот факт мы поменяем, пусть документы по АО МММ не пришли на момент формирования бюджета. Писать в таблицу ноль мы тоже не можем, т.к. в этом случае нулевая сумма расходов пойдет в бюджет текущих расходов за февраль, и мы рискуем остаться в определенный момент без денег для оплаты задолженности контрагенту. Поэтому нам нужно каким-то образом зарезервировать эту сумму. Тут нам на помощь и приходит экспертная оценка (ЭО).

Что есть экспертная оценка? Это суррогат фактического показателя, который рассчитывается на основании других данных с некоторой точностью. Для чего она нужна? Для того, чтобы мы могли прописать ее в бюджет вместо фактического показателя, если получить сам фактический показатель на текущий момент невозможно.  Очень похоже на отложенные расходы в бухглатерском учете. Модифицируем нашу таблицу с фактическими данными, теперь она будет выглядеть так:

   ЭО мы высчитали на основе некоторого алгоритма, близкого к данным, которые потом нам выставит транспортная компания (например, на основе адреса контрагента, километража и тарифа). В бюджет февраля по расходам пойдут такие суммы:

   Суммы зарезервированы, и мы можем спать спокойно, т.к. уверены, что денег на оплату услуг нам хватит. Но мы помним, что недостающий акт по доставке в АО МММ рано или поздно нам придет. Что мы будем делать в этом случае? В этом случае нам нужно предусмотреть алгоритм закрытия экспертной оценки для того, чтобы фактическая сумма все же попала в наш бюджет расходов.

Приходит 10е марта и мы возвращаемся к бюджету января, с учетом документов пришедших после 10го февраля он уже будет выглядеть так:

Наши итоговые расходы на транспорт по АО МММ составили 150 руб, хотя мы рассчитали, что нам понадобиться 140 и внесли это в бюджет расходов за февраль.

Каковы должны быть дальнейшие действия системы?

1. Мы должны зафиксировать фактические данные, которые пришли позже, в том же бюджете, поскольку они относятся именно к январскому периоду.
2. Заранее предусмотреть алгоритм закрытия ЭО, или условий, при которых мы более не рассматриваем ЭО, а смотрим на факт. Например, для автотранспорта достаточно просто ненулевой суммы факта, а для ЖД – 90% от суммы ЭО.
3. В отчетах по бюджетам нужно предусмотреть тот же алгоритм, который бы выводил фактические данные или ЭО при выполнении некоторых условий.
4. По наступлению события закрытия ЭО рассчитывать разницу между ЭО и фактом и транслировать эту дельту в текущий бюджет расходов.

В нашем случае это решиться так: рассчитав еще раз бюджет января в марте мы получим новые данные по факту ТР. Допустим, что наш метод закрытия ЭО – это просто наличие некоторых ненулевых данных факта, тогда в марте у нас наступает закрытие ЭО за январь по АО МММ. Если мы посмотрим чуть выше, то вспомним, что мы уже резервировали на этого контрагента 140 руб в бюджете расходов за февраль. Значит, мы считаем дельту, которая равна 150 – 140 = 10

Тогда в наш бюджет расходов за март нужно будет дополнить строкой на 10 руб, а таблица расходов по месяцам будет выглядеть так:

При этом нужно понимать, что к этим цифрам могут быть добавлены и другие данные, т.к. отгрузка контрагентам будет продолжаться, и, новые данные о расходах будут перетекать из фактической части плана продаж за февраль в мартовский бюджет по расходам или могут прийти документы по отгрузке за декабрь в феврале, дельта от которых так же ляжет в март. Так же по мере продвижения по временной шкале нам нужно будет создавать новые бюджеты и просчитывать их, но от этого все равно не уйти. Но для простоты мы сознательно остановились на бюджете продаж одного месяца, чтобы увидеть как его данные последовательно обсчитываются и закрываются.

Что дает эта схема?

1. Мы более оперативно учитываем наши расходы. Сразу можем видеть их сумму, и пусть она имеет некоторое отклонение, при отлаженных алгоритмах расчета ЭО отклонения будут незначительными.
2. Мы точнее можем планировать взаиморасчеты. Это дает некоторую плавность, т.к. если бы мы не учли данные февралем, то они появились бы у нас только в марте.
3. Хотя в нашу схему и заложена некоторая погрешность, мы ее можем компенсировать в будущем текущим периодом, выводя общую сумму на сумму реальных расходов, что интегрально за некоторый период даст нам корректную сумму фактических расходов.

   В более сложном случае, документы могут опаздывать на несколько месяцев или приходить порциями, в этом случае нам нужно только изменить метод закрытия ЭО и увеличить время пересчета старых бюджетов, для того, чтобы все ЭО в них были закрыты фактом.

В другой своей публикации, я заложил механизм расчета бюджетных таблиц с использованием ЭО, кому интересно, может посмотреть. Если кого данная тема заинтересовала, если я что-то понял не так или сморозил какую-то глупость, предлагаю обсудить это в комментариях.