Экспертная оценка: учет отложенных расходов в бюджете

21.07.17

Функциональные - Бюджетирование и планирование

Статья предлагает методику учета фактических расходов организации в бюджете в том случае, когда документы подтверждающие стоимость этих расходов приходят в организацию с запозданием (документы от транспортных компаний) или порциями (документы от железной дороги). Это не попытка описать что-то каноническое, не описание Best Practice, а попытка решить одну из проблем, с которой мне пришлось столкнуться при автоматизации бюджетирования и построении бюджетных таблиц в паре компаний, где я работал, ну и приглашение к дискуссии, разумеется ;) Статья не имеет отношения к бюджетированию в УПП, БИТ Финанс или другим методикам бюджетирования.

   В узком смысле слова под бюджетирование понимают планирование, исполнение плана и план-фактный анализ. При планировании мы рисуем таблички с отражением того, как мы хотим видеть ситуацию в будущем. Когда мы строим фактические таблички, мы оперируем данными оперативного учета, которые показывают нам реальную ситуацию. Далее мы анализируем то, насколько мы нашим планом попали в факт, для того, чтобы наш будущий план был более близок к реальной ситуации. Это, если говорить о ситуации сильно упрощенно. В реальности, все много сложнее.

   Зачем вообще нужно бюджетирование? Явно, ведь, не для того, чтобы набрать отдел строгих теток, которые будут ваять руководству красивые таблички и блокировать все заявки на платежи со словами «Денег нет, но вы держитесь!» Любая организация не только извлекает прибыль, но и несет затраты. Затраты бывают прямыми и косвенными. Прямые затраты потому и называются прямыми, что они напрямую зависят от объема конкретной производимой продукции или услуг. Косвенные затраты это те, что соотнести напрямую – сложно. Но и все затраты так или иначе нужно оплачивать. Причем сначала оплачивать, а потом производить и продавать. Именно поэтому нам так важен точный план, чтобы на его основании можно было спланировать бюджет расходов и зарезервировать под него деньги. Вот финансисты и прогнозируют эти затраты, резервируют деньги, планируют платежи и прочее.

   Но вернемся к планированию. Для простоты рассмотрим простой бюджет «План продаж», в который для примера включим колонку ТР (транспортные расходы). Предположим, что у нас действует следующая схема формирования бюджета управленческих расходов:

  1. За 10 дней до начала месяца планирования мы строим план продаж (плановую часть).
  2. Через 10 дней после окончания месяца планирования мы рассчитываем факт (фактическую часть плана продаж).
  3. Фактические данные по затратам мы принимаем в бюджет расходов текущего месяца и оплачиваем до его конца. То есть, это месяц планирования + 1.

   Сначала рассмотрим самый простой вариант, когда мы продали продукт и получили все документы по расходам. Составим плановую таблицу Плана продаж:

Контрагент

Продукт

Кол-во

Цена

Сумма

ТР

Рога и копыта

Масло

2

110

220

16

Рога и копыта

Майонез

50

90

4500

400

АО МММ

Горчица

30

35

1050

90

Данная таблица – это прогноз продаж, как мы его видим. Источник данных может быть разным, от предварительных договоренностей с контрагентами, до прогнозирования. То есть, это план, к которому мы должны стремиться. Зная тоннаж продукции, зная адрес контрагента и тариф транспортной компании, мы можем запланировать и транспортные расходы, для платежного календаря такие данные, конечно, будут малопригодны, но для прогнозирования ситуации - вполне.

Проходит время, месяц завершается, и мы можем оценить его результат. Для этого нам нужно посчитать фактические продажи. Фактические продажи мы считаем по документам перехода права собственности от нас к контрагенту, обычно это реализация. Транспортные затраты мы считаем по полученным актам. Получаем такую таблицу факта продаж за, допустим, январь:

Контрагент

Продукт

Кол-во

Цена

Сумма

ТР

Рога и копыта

Масло

3

110

330

30

Рога и копыта

Майонез

40

90

3600

350

АО МММ

Горчица

50

35

1750

150

Данные по транспортным затратам переходят в бюджет расходов февраля, где аккумулируются все наши расходы для составления календаря выплат. Вот такой бюджет за февраль:

Контрагент

ТР

Рога и копыта

380

АО МММ

150

   В идеальном случае – это все, что нужно.

   Теперь рассмотрим более сложный случай, когда документы пришли с опозданием. Условимся, что месяц, за который мы считаем бюджет продаж – январь. Плановая таблица останется прежней. А вот факт мы поменяем, пусть документы по АО МММ не пришли на момент формирования бюджета. Писать в таблицу ноль мы тоже не можем, т.к. в этом случае нулевая сумма расходов пойдет в бюджет текущих расходов за февраль, и мы рискуем остаться в определенный момент без денег для оплаты задолженности контрагенту. Поэтому нам нужно каким-то образом зарезервировать эту сумму. Тут нам на помощь и приходит экспертная оценка (ЭО).

Что есть экспертная оценка? Это суррогат фактического показателя, который рассчитывается на основании других данных с некоторой точностью. Для чего она нужна? Для того, чтобы мы могли прописать ее в бюджет вместо фактического показателя, если получить сам фактический показатель на текущий момент невозможно.  Очень похоже на отложенные расходы в бухглатерском учете. Модифицируем нашу таблицу с фактическими данными, теперь она будет выглядеть так:

Контрагент

Продукт

Кол-во

Цена

Сумма

ТР (Факт)

ТР (ЭО)

ТР (итог)

Рога и копыта

Масло

3

110

330

30

0

30

Рога и копыта

Майонез

40

90

3600

350

0

350

АО МММ

Горчица

50

35

1750

0

140

140

   ЭО мы высчитали на основе некоторого алгоритма, близкого к данным, которые потом нам выставит транспортная компания (например, на основе адреса контрагента, километража и тарифа). В бюджет февраля по расходам пойдут такие суммы:

Контрагент

ТР

Рога и копыта

380

АО МММ

140

   Суммы зарезервированы, и мы можем спать спокойно, т.к. уверены, что денег на оплату услуг нам хватит. Но мы помним, что недостающий акт по доставке в АО МММ рано или поздно нам придет. Что мы будем делать в этом случае? В этом случае нам нужно предусмотреть алгоритм закрытия экспертной оценки для того, чтобы фактическая сумма все же попала в наш бюджет расходов.

Приходит 10е марта и мы возвращаемся к бюджету января, с учетом документов пришедших после 10го февраля он уже будет выглядеть так:

Контрагент

Продукт

Кол-во

Цена

Сумма

ТР (Факт)

ТР (ЭО)

ТР

Рога и копыта

Масло

3

110

330

30

0

30

Рога и копыта

Майонез

40

90

3600

350

0

350

АО МММ

Горчица

50

35

1750

150

140

150

Наши итоговые расходы на транспорт по АО МММ составили 150 руб, хотя мы рассчитали, что нам понадобиться 140 и внесли это в бюджет расходов за февраль.

Каковы должны быть дальнейшие действия системы?

  1. Мы должны зафиксировать фактические данные, которые пришли позже, в том же бюджете, поскольку они относятся именно к январскому периоду.
  2. Заранее предусмотреть алгоритм закрытия ЭО, или условий, при которых мы более не рассматриваем ЭО, а смотрим на факт. Например, для автотранспорта достаточно просто ненулевой суммы факта, а для ЖД – 90% от суммы ЭО.
  3. В отчетах по бюджетам нужно предусмотреть тот же алгоритм, который бы выводил фактические данные или ЭО при выполнении некоторых условий.
  4. По наступлению события закрытия ЭО рассчитывать разницу между ЭО и фактом и транслировать эту дельту в текущий бюджет расходов.

В нашем случае это решиться так: рассчитав еще раз бюджет января в марте мы получим новые данные по факту ТР. Допустим, что наш метод закрытия ЭО – это просто наличие некоторых ненулевых данных факта, тогда в марте у нас наступает закрытие ЭО за январь по АО МММ. Если мы посмотрим чуть выше, то вспомним, что мы уже резервировали на этого контрагента 140 руб в бюджете расходов за февраль. Значит, мы считаем дельту, которая равна 150 – 140 = 10

Тогда в наш бюджет расходов за март нужно будет дополнить строкой на 10 руб, а таблица расходов по месяцам будет выглядеть так:

Контрагент

ТР февраль

ТР март

Рога и копыта

380

0

АО МММ

140

10

При этом нужно понимать, что к этим цифрам могут быть добавлены и другие данные, т.к. отгрузка контрагентам будет продолжаться, и, новые данные о расходах будут перетекать из фактической части плана продаж за февраль в мартовский бюджет по расходам или могут прийти документы по отгрузке за декабрь в феврале, дельта от которых так же ляжет в март. Так же по мере продвижения по временной шкале нам нужно будет создавать новые бюджеты и просчитывать их, но от этого все равно не уйти. Но для простоты мы сознательно остановились на бюджете продаж одного месяца, чтобы увидеть как его данные последовательно обсчитываются и закрываются.

Что дает эта схема?

  1. Мы более оперативно учитываем наши расходы. Сразу можем видеть их сумму, и пусть она имеет некоторое отклонение, при отлаженных алгоритмах расчета ЭО отклонения будут незначительными.
  2. Мы точнее можем планировать взаиморасчеты. Это дает некоторую плавность, т.к. если бы мы не учли данные февралем, то они появились бы у нас только в марте.
  3. Хотя в нашу схему и заложена некоторая погрешность, мы ее можем компенсировать в будущем текущим периодом, выводя общую сумму на сумму реальных расходов, что интегрально за некоторый период даст нам корректную сумму фактических расходов.

   В более сложном случае, документы могут опаздывать на несколько месяцев или приходить порциями, в этом случае нам нужно только изменить метод закрытия ЭО и увеличить время пересчета старых бюджетов, для того, чтобы все ЭО в них были закрыты фактом.

В другой своей публикации, я заложил механизм расчета бюджетных таблиц с использованием ЭО, кому интересно, может посмотреть. Если кого данная тема заинтересовала, если я что-то понял не так или сморозил какую-то глупость, предлагаю обсудить это в комментариях.

бюджетирование экспертная оценка бюджет отложенные затраты

См. также

Автоматический заказ поставщику в 1С: загрузка прайсов и анализ цен поставщиков для УТ 10.3, УТ 11, КА2, УНФ, УПП, ERP, Розница 2

Бюджетирование и планирование Оптовая торговля Розничная торговля Логистика, склад и ТМЦ Анализ продаж Пользователь Платформа 1С v7.7 Платформа 1С v8.3 1С:Комплексная автоматизация 1.х 1С:Управление торговлей 10 1С:Розница 2 1С:Управление производственным предприятием 1С:Управление нашей фирмой 1.6 1С:Управление торговлей 11 1С:Комплексная автоматизация 2.х Розничная и сетевая торговля (FMCG) Оптовая торговля, дистрибуция, логистика Беларусь Украина Россия Казахстан Управленческий учет Платные (руб)

Система управления запасами для 1С помогает работать с запасами правильно: автоматически рассчитывает потребность и делает заказ поставщику, загружает прайсы, перемещает товары по филиалам, анализирует продажи и позволяет управлять ассортиментом.

28500 руб.

21.04.2017    91954    116    40    

206

ФинОфис - контроль и управление финансами

Бюджетирование и планирование Бизнес-аналитик Бухгалтер Пользователь Управляемые формы Конфигурации 1cv8 Россия Управленческий учет Платные (руб)

«ФинОфис» - программный продукт для автоматизации бюджетирования, казначейства, консолидации данных и настройки бизнес-процессов в 1С.

20000 руб.

20.12.2017    49931    15    7    

85

Учет по проектам в 1С:Бухгалтерии 3.0

Учет доходов и расходов Бухгалтер Пользователь Платформа 1С v8.3 Бухгалтерский учет 1С:Бухгалтерия 3.0 Россия Бухгалтерский учет Управленческий учет Платные (руб)

Расширение "Проекты" добавляет в типовую конфигурацию управленческий учет по проектам: позволяет вести список проектов, привязывать проекты к документам, подсчитывать доходы и расходы в разрезе проектов в 1С.

12000 руб.

30.11.2021    21276    88    45    

78

Модуль Фонды: Простое управление финансами для УНФ, УТ 10/11, КА, УПП / ERP, КА, БП

Учет доходов и расходов БДР, БДДС Бюджетный учет Бизнес-аналитик Пользователь Руководитель проекта 8.3.14 Конфигурации 1cv8 1С:Управление торговлей 11 Беларусь Россия Казахстан Бюджетный учет Управленческий учет Платные (руб)

Как держать деньги под контролем с помощью 1С УНФ, УТ, КА, ERP или БП и 2 часов в неделю без внедрения бюджетирования и найма финансиста. Дополнение для 1С 8.3 Модуль реализован в виде конфигурации и рассчитан для собственников компаний с чистой прибылью до 10 млн руб. / мес. То есть, пока вам не рентабельно вести сложные модули типа «Бюджетирование», «Казначейство», но нужно знать, сколько платить на этой неделе и хватит ли средств, чтобы отложить в дивиденды, обучение сотрудников, закупку и ремонт оборудования

45000 руб.

20.07.2023    3924    5    0    

35

ФинОфис (модуль Табула)

Бюджетирование и планирование Бизнес-аналитик Бухгалтер Пользователь Платформа 1С v8.3 Управляемые формы Конфигурации 1cv8 Платные (руб)

Табула – это табличный редактор с формулами, разработанный на платформе 1С. Табула обеспечивает простоту создания таблиц, ранее доступную лишь в Excel.

25000 руб.

26.02.2019    100652    85    106    

217

SALE! 50%

Отчет "Полный анализ себестоимости выпущенной продукции" для 1С:ERP (ЕРП), 1С:КА, 1С:ERP УХ

Производство готовой продукции (работ, услуг) Учет доходов и расходов Бухгалтер Пользователь Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Управление холдингом 1С:Комплексная автоматизация 2.х Бухгалтерский учет Управленческий учет Платные (руб)

Данный отчет показывает себестоимость выпущенной продукции с разузлованием полуфабрикатов любых уровней, входящих в ее состав, до статей затрат и материалов. Отчет работает независимо от метода оценки стоимости товаров и подходит для любых производственных компаний с многопередельным производством. Отчет можно использовать как в типовой 1С:ERP, так и в отраслевых решениях на ее базе (например, 1С:ERP Управление птицеводческим предприятием и т.д.). Отчет подходит для анализа затрат на гособоронзаказы ГОЗ.

70000 35000 руб.

08.12.2021    24488    18    72    

30

SALE! 50%

Отчет "Полный анализ себестоимости реализованной продукции" для 1С:ERP (ЕРП), 1С:КА, 1С:ERP УХ

Производство готовой продукции (работ, услуг) Учет доходов и расходов Бухгалтер Пользователь Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Управление холдингом 1С:Комплексная автоматизация 2.х Бухгалтерский учет Налоговый учет Платные (руб)

Данный отчет показывает себестоимость реализованной продукции в разузлованном виде, как с выделением входящих в нее полуфабрикатов любых уровней, так и свернутый до статей затрат и материалов, видов работ. Отчет работает независимо от метода оценки стоимости товаров и подходит для любых производственных компаний с многопередельным производством. Отчет можно использовать как в типовой 1С:ERP, так и в отраслевых решениях на ее базе (например, 1С:ERP Управление птицеводческим предприятием, Молокозавод и т.д.).Отчет подходит для анализа затрат на гособоронзаказы ГОЗ.

70000 35000 руб.

30.11.2022    11953    13    22    

20

ФинОфис (модуль Консолидатор)

Бюджетирование и планирование Платформа 1С v8.3 Конфигурации 1cv8 Платные (руб)

Консолидатор – это автоматизация сбора и конвертации данных для бюджетирования, составления консолидированной отчетности и задач управленческого учета. Консолидатор загружает данные из внутренних и внешних источников. В основе Консолидатора проверенный временем алгоритм, снаружи удобный интерфейс.

25000 руб.

19.11.2019    25494    16    2    

38
Комментарии
Подписаться на ответы Инфостарт бот Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. nk25 26.07.17 13:10 Сейчас в теме
А с третьим 1с-ким вариантом системы бюджетирования не знакомились , применяется с ERP,КА 2 ?
2. Silenser 597 26.07.17 13:25 Сейчас в теме
(1)К сожалению, пока только планирую.
3. RustIG 1642 01.11.18 09:55 Сейчас в теме
(1) если знакомы, опишите тут - не томите вопросами.
я сам не знаком, но думаю, что ничего "легкого и простого для понимания, нового и инновационного, чем предыдущие подходы" не придумано.
4. RustIG 1642 01.11.18 09:58 Сейчас в теме
(0) комментарии по ходу чтения: хорошая статья!

взываю к администраторам ИС - почему многие подобные статьи проходят мимо "лесом" ? наткнулся на нее случайно, хотя тема бюджетирования интересна, в поиске ее не было!!! у вас или индексация статей какая-то хитрая, или не для всех....
5. RustIG 1642 01.11.18 10:41 Сейчас в теме
(0) комментарии по ходу чтения:
Данная таблица – это прогноз продаж, как мы его видим. Источник данных может быть разным, от предварительных договоренностей с контрагентами, до прогнозирования. То есть, это план, к которому мы должны стремиться. Зная тоннаж продукции, зная адрес контрагента и тариф транспортной компании, мы можем запланировать и транспортные расходы, для платежного календаря такие данные, конечно, будут малопригодны, но для прогнозирования ситуации - вполне.

Вы написали про договоренности - я к этому также пришел, и отталкиваясь на договоренности можно выстроить модель будущих платежей - как поступлений, так списаний. Я не эксперт по бюджетированию, но , то что я сейчас встречаю (читаю) - слишком сложно для восприятия, тем более для внедрения и использования в жизни, возможно далеко от бизнес-реалий - тут могу долго спорить, отстаивая свое мнение. лучше не начинать.
Вы пишите : или платежный календарь, или прогнозирование. Вы находитесь в рамках двух концепций, двух шаблонов мышления. Есть еще третий подход. Это модель запланированных платежей, исходящая из договоренностей между контрагентами. Я сейчас моделирую данную концепцию, первое описание выложил тут, привлекаю спецов к обсуждению: https://infostart.ru/public/927244/
В ней нет места прогнозам, есть договоренности об оплатах. Конечно договоренности нарушаются, но это уже не финансовый вопрос, а вопрос текущих договоренностей, снижения рейтинга контрагента, возможно отказ от дальнейшего сотрудничества, возможно начисление пени - но в любом случае - это вопрос договоренностей и решать его надо на другом уровне и другими методами.
13. Silenser 597 01.11.18 13:19 Сейчас в теме
(5)
ли платежный календарь, или прогнозирование. Вы находитесь в рамках двух концепций, двух шаблонов мышления. Есть еще третий подход. Это модель запланированных платежей, исходящая из договоренностей между контрагентами.

По сути, это тот же платежный календарь, возможно я не до конца понял идею.
В моем понимании прогноз - это плановая сумма на месяц (предварительные грубые данные), платежный календарь - более точные данные с известным договором, детализацией и датой, стой или иной степенью вероятности.
17. RustIG 1642 01.11.18 13:30 Сейчас в теме
(13) почему вы разделяете платежный календарь и прогнозирование?
6. RustIG 1642 01.11.18 11:16 Сейчас в теме
(0)
Проходит время, месяц завершается, и мы можем оценить его результат. Для этого нам нужно посчитать фактические продажи.

Зачем? Зачем оценивать результат?
Есть договоренности - есть акты, счета - счета надо оплачивать, акты подписывать. Что тут оценивается?
14. Silenser 597 01.11.18 13:21 Сейчас в теме
(6)Мне кажется, вы смешиваете бюджет и учет. Финансистам нужен бюджет на месяц, чтобы понять, сколько денег резервировать, сколько брать кредит и т.п. Счета, акты и предписание - это текучка, она нужна для текущей работы организации, это разные пласты данных, у них разное предназначение.
18. RustIG 1642 01.11.18 13:33 Сейчас в теме
(14) сейчас вы манипулируете терминами. отвлекитесь от понятий "бюджет" и "учет"
моя цель понять - сколько брать кредит, сколько денег резервировать - я описал это в своей статье.
мне непонятно почему вы привязались к документам от Тран.компании? они могут их вообще не прислать - получите в конце года и все дела. Что у вас с бюджет случится в таком случае?
21. Silenser 597 01.11.18 13:47 Сейчас в теме
(18)Манипуляция предполагает корыстный интерес, его нет, как и желания запутать.
Отвлечься от понятий учет и бюджет сложно, тогда теряется практическая ценность. Теория без практики - мертва, как говорил классик.
Документы по транспорту как пример брал для того, чтобы обыграть ситуацию, когда оперативка расходится с фактическим бюджетом, мы же не можем бюджет держать открытым вечно.
25. RustIG 1642 01.11.18 13:56 Сейчас в теме
(21) как связаны документы и фактический бюджет?
30. RustIG 1642 01.11.18 14:17 Сейчас в теме
(21)
Манипуляция предполагает корыстный интерес, его нет, как и желания запутать.
Отвлечься от понятий учет и бюджет сложно, тогда теряется практическая ценность. Теория без практики - мертва, как говорил классик.

Документы по транспорту как пример брал для того, чтобы обыграть ситуацию, когда оперативка расходится с фактическим бюджетом, мы же не можем бюджет держать открытым вечно.

Именно на примерах раскрывается суть модели или идеи! Так что, больше примеров! Быстрее дойдем до компромисса.
7. RustIG 1642 01.11.18 11:34 Сейчас в теме
(0) заранее прошу не обижаться на мой строгий английский. :)
А вот факт мы поменяем, пусть документы по АО МММ не пришли на момент формирования бюджета. Писать в таблицу ноль мы тоже не можем, т.к. в этом случае нулевая сумма расходов пойдет в бюджет текущих расходов за февраль, и мы рискуем остаться в определенный момент без денег для оплаты задолженности контрагенту. Поэтому нам нужно каким-то образом зарезервировать эту сумму. Тут нам на помощь и приходит экспертная оценка (ЭО).

Почему не работаете со сканами документов?
Я на одном проекте вел учет полученных сканов документов (Копии) и учет оригиналов документов.

На мой взгляд, многие путают термины, определения и базовые установки.

Что вы хотите видеть в показателях План-Факт бюджета?
Факт наличия оригиналов документов? Или факт оказания услуги Транспортной компанией?

Есть бухгалтерский учет и есть управленческий! Оба учета надо вести параллельно. Во многих программах это не реализовано - программирование подобных моделей ложится на плечи программистов.

Если услуга оказана, но по ней нет документов - то этот факт можно использовать - включать в управленческий платежный календарь. Если для вас это принципиально, то разделите платежный календарь на управленческий и бухгалтерский.

Вообще, рекомендаций может быть несколько исходя из вашей ситуации. Вам должно быть виднее.
Научитесь разделять бухгалтерский учет и управленческий.

Очередность платежей также должна быть разделена - в бухгалтерии и в управ.учете очереди должны быть разными - я писал об этом в своей статье.

Что вы хотите видеть в показателях План-Факт бюджета?
Факт наличия оригиналов документов? Или факт оказания услуги Транспортной компанией?
8. RustIG 1642 01.11.18 12:30 Сейчас в теме
(0) комментарии по ходу чтения:
Условимся, что месяц, за который мы считаем бюджет продаж – январь. Плановая таблица останется прежней. А вот факт мы поменяем, пусть документы по АО МММ не пришли на момент формирования бюджета. Писать в таблицу ноль мы тоже не можем

вы не можете заранее планировать План получения документов в январе. В свою модель вы закладываете бомбу замедленного действия. Поэтому у вас план и факт будут расходиться, и всякий раз вынуждены придумывать велосипед, как обхитрить систему.
11. TODD22 18 01.11.18 13:08 Сейчас в теме
(8)
В свою модель вы закладываете бомбу замедленного действия. Поэтому у вас план и факт будут расходиться, и всякий раз вынуждены придумывать велосипед, как обхитрить систему.

План и факт могут расходится в бюджетировании(планировании) это нормально. Это обратная связь. Когда мы должны сесть и скорректировать планы, принять какие то меры. И никаких велосипедов придумывать тут не надо.
"План-ничто, планирование всё" Эйзенхауэр.
Silenser; +1 Ответить
12. RustIG 1642 01.11.18 13:12 Сейчас в теме
(11) не хочу оспаривать - согласен, что есть план, будет факт, будут отклонения, с ними надо работать, стремиться их минимизировать...
я написал в контексте решенной задачи - в публикации подробно описано решение и суть "экспертной оценки" - решена одна локальная задача, связанная с тем, что документы приходят другим периодом, а это сильно искажает факт. данные.
я написал, что проблема лежит совсем в другой плоскости.
15. Silenser 597 01.11.18 13:25 Сейчас в теме
(8)Я бы даже сказал, что они и должны расходиться. Всегда есть форс-мажор: контрагент обанкротился, документы потеряли, станок сломался и т.п. План - это некий ориентир, к которому нужно стремиться, он редко исполняется на 100% (я по крайней мере видел такое пару раз, у нас, например, даже если план продаж по тоннажу и исполняют, то расходятся по ассортименту, например из-за того, что нужного сырья не хватило и завод выпустил другой артикул).
9. RustIG 1642 01.11.18 12:47 Сейчас в теме
(0)
В более сложном случае, документы могут опаздывать на несколько месяцев или приходить порциями, в этом случае нам нужно только изменить метод закрытия ЭО и увеличить время пересчета старых бюджетов, для того, чтобы все ЭО в них были закрыты фактом.


Счет на оплату наверное приходит быстрее, чем акт. Я бы учитывал Факт на основании Счета на оплату.


В другой своей публикации, я заложил механизм расчета бюджетных таблиц с использованием ЭО, кому интересно, может посмотреть. Если кого данная тема заинтересовала, если я что-то понял не так или сморозил какую-то глупость, предлагаю обсудить это в комментариях.


Я такой же экспериментатор и исследователь, как вы.
16. Silenser 597 01.11.18 13:29 Сейчас в теме
(9)
Счет на оплату наверное приходит быстрее, чем акт. Я бы учитывал Факт на основании Счета на оплату.

Счет не является документом учета. Его можно не исполнять, а значит и фиксировать долг по нему не верно.
19. RustIG 1642 01.11.18 13:36 Сейчас в теме
(16) вы сами акцент ставите на "учет", хотя решаете задачу про "бюджет".
"Можно не исполнять" - это нарушение договоренностей.
Будут санкции.
Да и автоматизировать хоас в таком случае не получится.
Если услуга оказана, и вам предъявили счет на оплату, то будьте любезны внести в свой план оплат (платежный календарь) Оплату по счету.
22. Silenser 597 01.11.18 13:48 Сейчас в теме
(19) Счет исполнять не обязательно, пока нет акта или накладной вы никому ничего не должны, если только сами не решите, что должны (аванс).
24. RustIG 1642 01.11.18 13:54 Сейчас в теме
(22) не пойму вас
услуга оказана, вам выслали счет и оригинал, вы его еще не получили, и тем более не подписали.
и вы говорите, что вы не обязаны ничего платить?
будете обязаны только когда ваша бухгалтерия с этим актом согласится и подпишет, так что ли?
26. TODD22 18 01.11.18 13:58 Сейчас в теме
(24)
услуга оказана, вам выслали счет и оригинал, вы его еще не получили, и тем более не подписали.
и вы говорите, что вы не обязаны ничего платить?

Вы оплачиваете услуги без счёта и подписанного акта на руках?
27. RustIG 1642 01.11.18 14:03 Сейчас в теме
(26) :)
подловили, блин
1) счет выслали по почте, скан отправили на емэйл - уже можно оплачивать
2) акт выслали по почте, скан отправили на емэйл, чтобы ввели в базу 1с заранее,
в какой момент акт попадает в ваш "бюджет":
а) акт получен бухгалтерией
б) акт передан на согласование и подписание в бухгалтерию
в) акт подписан бухгалтером, но не введен в базу 1с
г) акт введен в базу 1с ?
28. RustIG 1642 01.11.18 14:11 Сейчас в теме
(26) в моей концепции так:
- бухгалтер должен вводить план платежей, исходя из своих соображений - может ориентироваться по актам, может по предписаниям и письмам налоговой и т.д.
- ответственный менеджер за проект должен вводить план платежей, исходя из своих проектов - отправил он груз через транспортную компанию, ему предварительно рассчитали стоимость - он ее должен ввести в план
далее главный видит ситуацию, и часть сделок блокирует, остальное утверждает или переносит сроки.

все ответственные должны подключиться к ведению плана, иначе случится так, что менеджер отправили груз, транспортная выставила счет на сумму, которая превышает текущее финансовое положение, затем суды, пени, разбирательства или мировое соглашение об отсрочке платежа, как эти отсрочки учитыать и контролировать - большой и больной вопрос
32. Silenser 597 01.11.18 14:54 Сейчас в теме
(28)Возможно в небольших компаниях так и есть, я давно не касался этого вопроса. В крупных компаниях ни бухгалтерия, ни менеджеры не определяют платежных календарь, для этого есть финансисты и казначейство. У бухгалтерии на это нет времени, а менеджер может иметь конфликт интересов.

(28)
все ответственные должны подключиться к ведению плана
Это скорее приведет к путанице.

(28)
иначе случится так, что менеджер отправили груз, транспортная выставила счет на сумму, которая превышает текущее финансовое положение, затем суды, пени, разбирательства или мировое соглашение об отсрочке платежа, как эти отсрочки учитыать и контролировать - большой и больной вопрос

Вот именно этим вопросом и заняты казначейство и финансисты: где найти деньги и как минимизировать траты, с учетом обязательств и ответственности за их наружение.
33. RustIG 1642 01.11.18 15:20 Сейчас в теме
(32)
Возможно в небольших компаниях так и есть, я давно не касался этого вопроса. В крупных компаниях ни бухгалтерия, ни менеджеры не определяют платежных календарь, для этого есть финансисты и казначейство. У бухгалтерии на это нет времени, а менеджер может иметь конфликт интересов.

программа БП 3.0 используется как небольших компаниях, так и в крупных компаниях. Почему-то никто разделяет этот продукт на размеры компаний.
Кто договаривается о сроках поступления оплаты после оказания услуг или при поставке товара: менеджеры, бухгалтер, финансовый отдел? Кто договаривается о сроках сделки? Кто ведет сделку от начала до конца?
34. RustIG 1642 01.11.18 15:22 Сейчас в теме
(32)
я давно не касался этого вопроса

если вам не актуально обсуждение, напишите пож-та прямо - я перестану дискутировать.
39. Silenser 597 01.11.18 15:50 Сейчас в теме
(34)С какого момента вырванная из контекста фраза стала основанием для дискуссии?

То, что я говорил ранее:
Возможно в небольших компаниях так и есть, я давно не касался этого вопроса.
40. RustIG 1642 01.11.18 16:10 Сейчас в теме
29. RustIG 1642 01.11.18 14:15 Сейчас в теме
(26) почему сейчас все работают так, как работают, и вы рассуждаете шаблонно?
потому что нет инструмента, чтобы работать по другому. Бухгалтерский учет есть, вот все вокруг него и танцуют - есть акт, когда он в базе 1с, значит он подписан, значит у нас долг...
31. TODD22 18 01.11.18 14:28 Сейчас в теме
(29)Не очень понял о какой "шаблонности" идёт речь?
Как вы собираетесь оплачивать услугу не имея на руках первичных документов, подписанных актов и тд. ? Для платежа должен быть документ основание.
есть акт, когда он в базе 1с, значит он подписан, значит у нас долг...

О какой задолженности может быть речь если акт выполненных работ не согласован и не подписан? Вы в назначении платежа что будете указывать? "Оплата за услуги от Рустема, акт потом пришлют". Мне кажется банк не пропустит платёжку с такой формулировкой.
Бухгалтерский учет есть, вот все вокруг него и танцуют - есть акт, когда он в базе 1с, значит он подписан, значит у нас долг...

Так и есть. Есть акт, есть долг. Нет акта есть только "Прогноз платежа", но это не документ формирующий задолженность которую мы должны оплатить, мы только планируем это оплачивать, а там по ходу могут поменяться суммы, условия оплаты или вообще платить не надо будет бартером зачтём.
35. RustIG 1642 01.11.18 15:24 Сейчас в теме
(31) шаблонны все ваши сообщения
мне все клиенты оплачивают, указывая в назначении "Оплата по счету такому-то за то-то и то-то".
Основанием оплаты в нашей стране может быть предъявленный счет на оплату.
38. TODD22 18 01.11.18 15:37 Сейчас в теме
шаблонны все ваши сообщения

Ага. у меня есть методичка шаблонных сообщений для Рустема на ИС, с автоподстановкой в комментарии.
мне все клиенты оплачивают

Всей страной будем ориентироваться на ваше виденье организации документооборота?
41. RustIG 1642 01.11.18 16:11 Сейчас в теме
(38) пож-та, ориентируйтесь на кого хотите
36. RustIG 1642 01.11.18 15:28 Сейчас в теме
(31)
Как вы собираетесь оплачивать услугу не имея на руках первичных документов, подписанных актов и тд. ? Для платежа должен быть документ основание.

акт нужен для подтверждения факта полученных расходов для уменьшения налоговой базы - для налоговой, и для ведения бухгалтерского учета - все инструкции написаны в ПБУ
акт для оплаты работ или товаров нужен или не нужен - решает собственник, зачастую бизнес-процессы выстроены так, что удобнее не платить, пока не будет предъявлен акт... это просто реалии жизни, но можно работать и по другому - ни банк, ни налоговая не будет воспрепятствовать
37. RustIG 1642 01.11.18 15:34 Сейчас в теме
(31)
О какой задолженности может быть речь если акт выполненных работ не согласован и не подписан?

Есть задолженность дебиторская и кредиторская - исходя из бухгалтерского определения должен быть акт - только так возникают обязательства компании друг перед другом
Если решается задача, сколько реинвестировать денежных средств, брать ли кредит и сколько - то сейчас вопрос решается по шаблону - через бюджетирования.
Я предлагаю решать этот вопрос также с помощью управленческого учета - где обязательства возникают из устных или письменных договоренностей - банально из договоров и допсоглашений к ним - это планируемые доходы и расходы. Как уж будет по факту - это уже исходя из фактического поступления и списания ден.средств. Да, это похоже на контроль движения денежных средств. Но только похоже...Нюансы разные.
23. RustIG 1642 01.11.18 13:51 Сейчас в теме
(16) Ваш платежный календарь заполняется по фактическим актам - есть акт , значит будет в платежном календаре. Кстати, в каком виде будет: как фактически оплаченная сумма или как плановая к оплате сумма? На чем вы основываетесь, когда План составляете?
На мой взгляд сравнивать План-Факт можно , если единица измерения у показателей Плана и Факта одинакова.

Планируете получить задолженность по актам в феврале на 100 тыс, получили по факту актов на 50 тыс.
Вот такую картину я сейчас вижу в вашей концепции.

Я же предлагаю уйти от этой схемы - ну за раз и с наскоку вы не сделаете это, но или проникнетесь моей идеей или переубедите меня в обратном...
Я предлагаю
10. TODD22 18 01.11.18 12:57 Сейчас в теме
Причем сначала оплачивать, а потом производить и продавать.

Не всегда. Бывает что оплачивают после получения товара(отсрочка платежа, товарный кредит). Фактическое получение товара(материалов) и оплата товара влияют на производственный, операционный и финансовый цикл.
Silenser; +1 Ответить
20. RustIG 1642 01.11.18 13:38 Сейчас в теме
(10) вопросов много при решении задачи. моя цель - не спорить с каждым по методологии, а разработать инструмент - отвечающий на ряд вопросов - но не заменяющий имеющиеся технологии.
Оставьте свое сообщение