Основы бухгалтерии в одной статье

Автор Искаков Данис

Бухгалтерия за три часа.

Вместо вступления

Данное пособие позволяет освоить азы бухгалтерии за минимальное время. Пособие написано простым и доступным языком и составлено таким образом, что любой человек может легко освоить материал, который в институте учат два года и более. Во время тестирования, данный материал читали люди, не знакомые с бухгалтерией вообще, но после прочтения они могли читать отчетность и самостоятельно составлять бухгалтерские операции. Автор данного пособия много лет проработал программистом и участвовал в разработке программных продуктов для бухгалтеров, финансистов, менеджеров Бэк и Фронт офиса и по мере приобретения опыта общения с заказчиками и программистами пришел к выводу, что существует барьер, между пониманием людей разных профессий. Автору пришлось закончить много курсов по бухгалтерии и финансовой грамотности, перечитать множество очень толстых книг. Это подтолкнуло на создание пособия, где все это описано легко и главное, особенно в наш информационный век, чтобы на это уходило мало времени. Пособие претерпело несколько редакций и теперь, в уже законченном виде, представляется Вам, дорогой читатель.

Оглавление

1. План счетов или основа бухгалтерского мышления.
2. Операции и проводки – общее понимание
3. Отчетность. Как составить отчет и как прочитать отчет, составленный не вами.
4. Вместо заключения.

«Скажите, о великий, что нужно для хорошей бухгалтерии?»

 - задал я вопрос главному бухгалтеру.

«Хорошие бухгалтера» - ответил главный бухгалтер.

Из жизни программиста.

1. План счетов или основа бухгалтерского мышления.

Вся бухгалтерия строится на плане счетов. Давайте разберемся, что же это за страшное понятие такое – План Счетов. На самом деле, ничего страшного здесь нет. План счетов – это просто список, в котором содержатся счета бухгалтерского учета. Тогда что такое счет бухгалтерского учета? После такого вопроса, хочется залезть в дебри всякого рода терминов и понятий, никому не понятных, а значит никому не нужных, но мы поступим по-другому. Мы на простом примере, составим свой небольшой план счетов и по ходу разберемся, что откуда берется. Итак, начнем. Для начала нужно запомнить, что счет бухгалтерского учета (БУ) состоит из кода, наименования и нескольких признаков. Например:

В данном примере мы создали несколько счетов, назначили этим счетам коды и наименования.

-А для чего это надо? – спросите Вы.

Вот здесь и начинается самое интересное. У каждого счета, помимо кода и наименования, существует еще Дебетовая сторона и Кредитовая сторона. Это очень похоже на качели. С одной стороны Дебет, с другой стороны Кредит. В какую сторону качели качнутся, в ту сторону и увеличивается остаток (остаток в бухгалтерии называется Сальдо).

-Так для чего же все-таки счета?

-Для создания бухгалтерских записей.

-А что такое признаки?

-Признаки счетов – это договоренность о том, как мы будем воспринимать этот счет. Опять же пример: Мы создали счет Касса, присвоили ему код, но вдруг возникла необходимость вести на этом счете учет по нескольким валютам, то есть у нас в кассу, помимо национальной валюты, будут поступать деньги и в других валютах, например в Евро, долларах, фунтах. Что для этого нужно? Ответ прост: Давайте сделаем признак для счетов, назовем этот признак Валютный и будем указывать, является этот счет валютным или нет. Тогда наш План счетов примет следующий вид:

То есть, в нашем плане счетов мы установили, что Касса будет учитываться по разным валютам, а все остальные счета будут учитываться только по национальной валюте.

Как вы заметили, я добавил еще один признак: Активный/Пассивный. Активные счета – это счета, по которым остаток всегда дебетовый. Пассивные счета – это счета, остаток по которым, всегда кредитовый. Сейчас не слишком на этом заморачивайтесь. Немного позже, мы разберем это подробно.

Мы можем добавлять еще признаки. Например, у нас есть счет Товары, где мы будем хранить данные о поступивших товарах. При этом нам, может быть, интересно знать в каком количестве поступил товар. Для этого мы можем ввести признак Количественный и указать, для каких счетов мы будем учитывать количество, а для каких нет. Если хотите, то можете самостоятельно составить План Счетов с признаком количественный. А мы переходим ко второму разделу.

-Это мероприятие или, я бы сказал, операция

-Ы

-Почему Ы?

-Чтоб никто не догадался

Из фильма «Операция Ы»

1. Операции и проводки – общее понимание

В первой главе мы создали свой План счетов. Каждый счет этого Плана счетов имеет название и имеет код. Название каждого счета позволяет четко определить, для чего каждый счет предназначен. Например, у нас есть счет Касса, то есть когда мы его создавали, то подразумевали, что вся наша наличность будет храниться на этом счете. По счету Товар у нас организовано хранение Поступившего товара. На счете Задолженность Покупателей мы будем хранить долги клиентов. И так далее.

Каждое действие в бухгалтерии называются операциями. Операции состоят из проводок. Проводка – это одна строка бухгалтерской записи и пишется она следующим образом:

Дата          Дебет   |   Кредит         |     Сумма

В колонке дебет и кредит мы ставим коды счетов, участвующих в проводке. В графе сумма, мы ставим сумму проводки, в колонке Дата, указываем дату проводки. В принципе, мы могли бы поставить и наименования счетов в колонки Дебет и Кредит, вместо кодов, но коды ставить удобнее, тем более, так делают бухгалтера.

Рассмотрим пример: Мы покупаем товар у Поставщика на сумму 20000р., затем, через неделю, Покупателю отпускаются товары, на сумму 10000р. и в кассу поступают деньги от покупателя, на сумму 5000р. тогда проводки будут выглядеть так:

Дата          Дебет    |   Кредит        |      Сумма     | Валюта

02.02.09     006            003                    20000                               получаем товар от поставщика

В данном случае на дебет счета 006 (Товары) записывается сумма 20000р. и одновременно на кредит счета 003 (Обязательства перед поставщиками) записывается тоже 20000р.

Дата          Дебет    |   Кредит       |      Сумма        |   Валюта

07.02.09     002             004                        2000                               признаем доход

07.02.09     002             006                        8000                               отписываем товар

Дата          Дебет    |   Кредит     |        Сумма       |    Валюта

08.02.09     001             002                       5000         рублей          получаем от покупателя деньги

Что здесь происходит? У нас есть три операции: 1. Получаем товар от Поставщика

2.Отпускаем товар покупателю. 3. Принимаем оплату от покупателя.

Вторая операция состоит из двух проводок. Объясню почему. В первой операции мы получили товар. Дебет счета Товар увеличился на 20000р. Во второй операции мы отпускаем Товар Покупателю. Давайте подумаем. Если мы отпустим товар по той же цене, что и купили, например по 100р. за штуку, то значит, мы ничего не выиграли от продажи. Поэтому мы отпускаем Товар по цене 120р. за штуку. Разница между ценой покупки и ценой продажи – это наш доход. В данном случае 20р. за штуку. Исходя из этого, мы признаем доход 2000р. и списываем Товар по цене покупки (или как говорят бухгалтера, по учетной цене, то есть по цене, по которой он у нас хранится). Третья операция записывает поступление денег в Кассу. Обратите внимание, название валюты мы записываем только по счету Касса, так как только этот счет имеет признак Валютный.

Сейчас мы вернемся к признакам счетов Активные/Пассивные. Обратите внимание, у активных счетов поступление записывается по Дебету, а списание с этих счетов происходит по Кредиту. Если мы записываем поступление товара, а это активный счет, то счет товара мы запишем в Дебет. Если мы отпускаем товар, то счет Товар будет стоять в графе Кредит. У пассивных счетов наоборот, поступление на счет записывается в Кредит, а списание со счета, в Дебет. Теперь давайте рассмотрим, почему у активных счетов не может быть кредитового остатка? По одной простой причине, мы не можем отпустить активов больше, чем у нас есть на самом деле. А почему у пассивных счетов не может быть Дебетового остатка? Давайте сначала определимся, что есть пассивные счета. Это, как правило, счета долгов или обязательств и если у нас остаток долгов минусовой, то это значит, что должны не мы, а нам. Кстати, если Вы обратили внимание, счет Дохода у нас тоже Пассивный. Это вызвано тем, что счета доходов всегда записываются с активными счетами и если мы сделаем Доходы активными, то мы не сможем записать проводку.

Еще одно важное замечание. Счета, которые находятся в одной строке проводки, называются корреспондирующими, а запись называют корреспонденцией. Данная запись с поддержкой корреспонденции принята в континентальной системе учета. В мире есть еще одна система учета – Англосаксонская. Там проводки записываются без корреспонденции, то есть сначала записываются все проводки по дебету, затем все проводки по кредиту. В нашем случае, это выглядело бы так:

Дата          Дебет       |       Кредит      |   Сумма     | Валюта

02.02.09       006                                           20000

02.02.09                                  003                20000

07.02.09       002                                          10000

07.02.09                                  004                 2000

07.02.09                                  006                 8000

08.02.09       001                                            5000           р.

08.02.09                                  002                 5000             

На территории бывшего СССР принята континентальная система учета. Именно эту систему мы и будем рассматривать.

Если Вы построили план счетов с признаком количественный, то можете переделать проводки с учетом количества. А мы переходим к третьей главе.

3. Отчетность. Как составить отчет и как прочитать отчет, составленный не вами.

В прошлой главе, мы сделали три операции и записали их в бухгалтерский журнал. Теперь представьте себе ситуацию: Вам нужно узнать, сколько у Вас денег в Кассе? Сколько мы должны поставщику? Есть ли у нас должники если есть, то сколько они должны нам? Ответы на все эти вопросы, мы можем получить, анализируя состояние счетов или, как принято говорить, используя отчетность. Отчетность в бухгалтерии бывает двух видов: Анализирующая остатки (Сальдовая) и Анализирующая обороты (Оборотная). Если мы говорим об остатках, то они привязаны к определенному моменту времени. Если мы изучаем обороты, то здесь привязка идет к периоду (интервалу) времени. То есть, отвечая на вопрос об остатках, мы говорим, что у нас на такой-то момент, столько-то того-то. А обороты, позволяют увидеть, сколько чего-то прошло через счет за какое-то время. Теперь давайте ответим на наши вопросы. Что нам нужно для того, чтобы узнать, сколько денег в Кассе на текущий момент? Для этого мы берем счет Касса (001) и смотрим на его дебетовый остаток. Он у нас равен 5000р. Долг поставщику (003) составляет 20000р., так как счет пассивный, рассматривается остаток по кредиту. Теперь попробуйте сами определить, сколько покупатели должны нам.

Попробуем рассмотреть ситуацию с оборотами. Для этого выясним, сколько товара мы продали за неделю и сколько товара купили за тот же период? Для этого мы возьмем счет Товары и посмотрим, что с ним происходило за период с 02.02.09 по 09.02.09

По дебету 006 (товары) оборот составил 20000р. то есть, поступило товара на 20000р. по кредиту 006 оборот составил 8000р. то есть отпущено товара было на 8000р.

Внимательный читатель может увидеть, что покупателю было отпущено на сумму 10000р. тогда почему со счета Товары (006) мы списали только 8000р.? Тогда и я спрошу читателя, а куда девать наценку на товар?

В континентальной системе учета есть еще один большой плюс, мы можем анализировать обороты по корреспонденциям. Чтобы понять это, давайте продолжим наш пример. Мы решили заплатить поставщику деньги. Проводка будет выглядеть следующим образом:

Дата         Дебет         Кредит             Сумма       Валюта

09.02.09      003             001                  3000          р.

Затем мы заплатили грузчику, при этом решили эту сумму отнести на расходы.

Дата         Дебет         Кредит             Сумма        Валюта 

09.02.09      005             001                  1000           р.

Теперь, если мы проанализируем счет Касса, то увидим, что деньги ушли. Но куда? На этот вопрос нам поможет ответить анализ корреспонденций. Если мы возьмем счет Касса и отследим все корреспонденции со счетом Обязательства перед поставщиками, то увидим, что у нас есть оплата Поставщику, в размере 3000р. Если отследить все корреспонденции по счету Касса, то видно, куда ушли деньги.

Сейчас, я хочу показать Вам несколько форм отчетности, которая встречается почти в каждой бухгалтерии:

Баланс. Рассматривает Сальдо.

 Баланс на 09.02.09

В этом отчете, можно посмотреть какие остатки у нас сложились на 09.02.09. так в кассе у нас 1000р. Покупатели должны нам 5000р. Мы должны Поставщику 17000р. Дохода у нас 2000р. Расход, к этому моменту, составил 1000р. и Товаров у нас лежит на 12000р. 

Оборотно-сальдовая ведомость.

Оборотно-сальдовая ведомость за период с 01.02.09 по 10.02.09

По результатам оборотно-сальдовой ведомости: По кассе у нас были поступления 5000 р. и выдано из кассы 4000р. конечный остаток 1000р.

Покупатель взял товара на 10000р. вернул 5000р. и 5000р. остался нам должен (если не отдаст, пойдем в суд или к криминальным структурам)

Поставщик дал нам товар на 20000р. мы ему вернули только 3000р. и 17000р. остались должны (только бы он не пошел в суд или к криминалу)

Мы признали доход за этот период 2000р. понесли расходов 1000р.

Товара у нас поступило на 20000р. из которого мы продали на 8000р. остаток на конец периода 12000р. Кстати, если вы посмотрите на строку Итого, то увидите, что общий оборот по всем счетам составил 39000р. Вот здесь есть одна тонкость, в бухгалтерии, как и в остальном мире, действует, так называемый закон (физики называют его Закон сохранения вещества), если в одном месте убыло, значит, в другом месте прибыло. Или, если говорить как бухгалтер, если мы списываем что-то с одного счета, то обязательно записываем это на другой счет, отсюда и корреспонденция счетов. И если вдруг, у вас Дебетовый оборот не сходится с Кредитовым, значит где-то ошибка.

Шахматка

За период с 01.02.09 по 10.02.09

По результатам этого отчета можно увидеть детально, что происходило с каждым счетом, то есть увидеть его корреспонденции за период. По этому отчету тоже можно проверить свою разноску по счетам. Если в этом отчете посчитать итоги по строкам и отдельно по столбцам, а затем все эти итоги сложить, каждые в отдельности, то сумма итогов по строкам, должна совпадать с суммой итогов по столбцам. Это называется -должна сходится на угол.

Анализ счета 001(Касса)

Анализ счета за период с 01.02.09 по 10.02.09

В этом отчете подробно рассматривается движения по конкретному счету, в нашем случае – это Касса. Здесь мы видим, что с кредита счета 002(Задолженность покупателей) поступило 5000р. и на дебет счетов 003(Обязательства перед поставщиками) и 005(расходы) ушли суммы 3000р. и 1000р. В строке Обороты мы видим общее поступление 5000р. и общие выплаты 4000р. Строка конечное сальдо показывает, что у нас в итоге получилось – остаток 1000р. в кассе.

Есть, конечно, и другие формы отчетности, но они, как правило, лишь расширяют диапазон, рассмотренных нами, отчетов и разобраться с ними не составит большого труда.

      4.Вместо заключения.

Я рад, дорогой читатель, что Вы дошли до этих строк. В заключении, я хотел бы немного рассказать о системах учета, принятых на текущий момент в мире. Эта информация не является критичной и незнание ее не помешает Вам знать азы бухгалтерии. Но для кругозора может оказаться очень полезной.

Системы учета.

В данной главе мы познакомимся с таким понятием, как Система учета и какие системы существуют.

Система учета – это набор правил, по которым учитываются действия с ресурсами. Ресурсы – это какие-либо ценности, например, деньги, товар, недвижимость, рабочая сила, торговая марка и т.д.

На текущий момент, в мире приняты две системы учета: Англосаксонская и Континентальная. Что это значит? Если немного углубиться в историю, то можно обнаружить, что в одних странах основным капиталом, инвестируемым в экономику, были кредиты банков (либо других финансовых структур или даже государства), когда как в других странах – это был капитал частных лиц и крупных инвесторов. Поэтому законы этих стран создавались или подгонялись под защиту либо банков, либо частных лиц. Соответственно этому и требования к системам учета выдвигались разные. Например, при кредитной (континентальной) системе, основным требованием для учета – это возврат кредита. А при Англосаксонской системе, где вкладывались деньги частных лиц, основное требование – это надежность предприятия, куда инвестор вкладывает деньги. На территории бывшего Советского Союза принята континентальная система учета, в США – Англосаксонская. У каждой из этих систем есть свои достоинства и недостатки. При континентальной системе учитывается результат деятельности за определенный период (допустим год), а в Англосаксонской - результат на определенный момент времени (например, на конец года). То есть при континентальной системе можно увидеть какой доход был получен за какой-то промежуток времени и какие расходы понесло при этом предприятие. Сравнив доходную и расходную часть, мы можем судить, как предприятие отработало данный период времени. При Англосаксонской системе можно оценить предприятие на какой-то момент времени и узнать насколько мы стали богаче или беднее по сравнению с тем моментом, когда вложили деньги. Это можно объяснить на примере: Вы купили дом за десять тысяч. Через год цена на недвижимость в  этом районе выросла в два раза, теперь у вас есть потенциально двадцать тысяч, то есть вы стали богаче. Потом цена еще поднялась и вы стали еще богаче, потом еще…. Правда, богатство это, может и оказаться чем-то вроде проклятия. Увеличивается Ваша, так называемая, капитализация, то есть капитала у Вас, как бы больше, поэтому и налогов надо платить больше. Хотя, с другой стороны, если продать дом, то можно получить неплохую прибыль.

Аналитические или синтетические?

Теперь, мне хотелось бы поговорить о таких понятиях как аналитические и синтетические счета. Как правило, бухгалтера работают с какими-либо программами. Наиболее распространенная на территории бывшего СССР – это продукт фирмы 1С.

Так вот, разработчики предложили использовать такое понятие, как субконто. Субконто – это конкретный аналитический разрез для счета БУ. Пример:

Мы получали товар и записывали проводки только по счетам, при этом мы не видели, какой товар поступил, от кого он пришел. Теперь давайте ту же проводку запишем с субконто. Для этого поставим на счет Товары субконто, которое назовем Товар, а на счет Обязательства перед поставщиками добавим субконто Клиент. Смотрим, что получилось:

Аналитическая запись:

Дата          Дт   СубконтоДт      Кт    СубконтоКт              Сумма

02.02.09    006  Телевизор         003    АО «Пташка»            8000

02.02.09    006  Холодильник   003    АО «Пташка»            10000

02.02.09    006  Пылесос            003    АО «Пташка»            2000

Сравните

Синтетическая запись

Дата          Дт     Кт          Сумма

02.02.09    006   003            20000

Аналитический разрез позволяет подробно увидеть движение по счету, в то время как синтетический, объединяет (синтезирует) данные. Теперь, если вдруг, услышите такое, как синтетический учет знайте, это каким-то образом скомпонованные данные, если аналитический учет, то развернутый по каким-либо разрезам учета.