Крупные организации, имеющие несколько финансово самостоятельных подразделений (Центров финансовой ответственности – ЦФО) сталкиваются с проблемой организацией, контроля, планирования движения денежных средств. Контроль оплат в том числе помимо бюджетирования выполняет функцию контроля, только в отличие от второго системы оперативного управления позволяют контролировать расходы до совершения хозяйственного факта, что позволяет пресечь внеплановые затраты и платежи.
Основные этапы постановки оперативной системы управления финансами:
- Изучение действующей системы документооборота,
- Корректировка схемы документооборота под потребности управления финансами.
Рассмотренная ниже логика предусматривает наиболее часто встречающееся одновременное сочетание систем бюджетирования и оперативного управления денежных средств.
ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ:
1) Документы от ЦФО должны поступить в финансовую службу в течение 3 дней с момента акцептования счёта, ответственность несёт руководитель ЦФО. Ответственность за заполнение карточки несёт руководитель ЦФО, в зависимости от того куму поступил счёт от контрагента.
2) ЦФО должен сопроводить счёт необходимой информацией посредством заполнения карточки
3) Процессы внутри бухгалтерии, за исключением оплаты или возникновения каких либо несоответствий, должны быть совершены в 3-х дневный срок, в зависимости от срочности и значимости платежа. Ответственность несут руководитель департамента учёта. Поступивший счёт проверяется на соответствие нормативным актам, возникшие вопросы решаются с ЦФО и прочими лицами.
4) В карточке указывается дата факта расхода, в соответствии с чем по бюджету высчитывается лимит по данному виду расходов (укрупнённая или детализированная строка). Это осуществляется как на местах, так и в бухгалтерии при проверке счётов. После этого присваивается номер платежу: ХХ-ХХ-ХХХ (год, неделя, порядковый номер счёта за недёлю) и вписывается на карточку.
5) Далее все собранные и утверждённые бухгалтерией в соответствии с 3) и 4) счета аккумулируются в реестре заявок.
Лимитные суммы достаточно утвердить бухгалтеру, т.к. бюджеты единожды утверждены - это позволит снизить трудоёмкость процесса и установить контроль за расходами. Что свыше лимита идёт на рассмотрение Главному Бухгалтеру (или Финансовому Директору) и Генеральному Директору в установленных лимитах (к примеру, что выше 5 т.р. на рассмотрение ГД, остальное ГБ).
Реестр предлагается утверждать в понедельник, среду и в пятницу (вместе с планом платежей на следующую неделю).
6) Утверждённые суммы по Реестру попадают на оплату в Платёжный календарь. Процесс планирования и составления Платёжного календаря описан отдельно. В момент наступления даты платежа счёт оплачивается. После совершения всех бухгалтерских операций первичная документация и Реестр заявок попадает в архив.
