Итак, мои вводные: середина ноября, с января работаем только в 3.1, весь текущий год работали в двух программах одновременно (я – кадровик и базу буду пользовать по прямому своему назначению). Должна сказать, что я еще ни одной операции не провела два раза, а меня уже бесила эта необходимость, потому что это обязательно закончится ошибками, которые будут появляться. Поэтому совет первый: не работайте в двух базах одновременно – это плохо. Лучше тщательно подготовить все области учета и за два дня (ну за неделю максимум) все сделать.
Считается, что переходить лучше с нового года и я с этим в принципе согласна, только в конце года у бухгалтеров без моей базы гора проблем, так что я исхожу из того, что данные для расчета зарплаты так или иначе базируются на параметрах кадрового учета – штатном расписании, табеле учета рабочего времени и пр.. На практике это значит, что кадровику вообще все равно, когда переходить на новую версию, а вот расчетчику зарплаты и формирователю отчетов важно, чтобы налоговый период был закрыт. То есть семь из десяти, Вы будете делать это с начала очередного года.
Замечу, что такой переход – отличная возможность проверить некоторые ваши ключевые документы.
Сами операции я описывать не считаю необходимым – подробных пошаговых инструкций полно, это вы и без меня найдете, а вообще для этого есть специально обученные люди. Скажу лишь, что предложено два метода переноса данных: полный – когда перенесутся все документы из старой базы и упрощенный – когда переносятся только данные регистров и справочники. Упрощенный и на мой взгляд, и на взгляд программистов, лучше, однако, есть ситуации, когда уместен полный – исходить надо из вашей конкретики.
Я же этими рекомендациями хочу дать моим коллегам внятную (более или менее) последовательность действий, которую они по необходимости могут скорректировать. Сначала дам последовательность, потом поясню почему так.
- Проверяем фактическое штатное расписание на соответствие действительности
- Проверяем проведение документов
- Проверяем полноту и правильность введенных персональных данных работников
- Проверяем корректность введенных в 2.5 графиков работы
- Выполняем перенос данных из 2.5 в 3.1
- Проверяем штатное расписание
- Проверяем графики работы
- Проверяем, чтобы корректно перенеслись остатки отпусков и стажи работы
- Проверяем корректность перенесения персональных данных
Итак, мы идем от принципиально важных локальных нормативных актов к оперативной работе, а так же от корректных данных, которые мы будем переносить с помощью механизмов, предложенных нам разработчиком.
То есть первым делом мы проверяем наше штатное расписание. Если еще на этапе работы в «старой» базе нашлись несоответствия – правим прямо в 2.5.
Затем мы проверяем, что все приемы, переводы, увольнения, отпуска, больничные листы, табели учета рабочего времени, отпуска по уходу за детьми, документы расчета и выплаты зарплаты и любые другие документы, предусматривающие именно проведение, которые я могла забыть, корректно заполнены и проведены.
После этого мы просматриваем данные по работникам: номера и серии паспортов записаны в правильном формате (с пробелом), адреса в корректном отображении (без С-Пб и т.п.) и прочие подобные «форматные» недочеты отсутствуют. Я должна отметить, что, если есть что-то некорректное, править придется в любом случае, так что можете сделать это и после перехода, если источники данных у вас под рукой и они актуальны.
Потом идем в графики работы. Если у вас пятидневка, по которой все работают – вам повезло и этот шаг можно пропустить. Если же у вас есть сменная работа, суммированный учет рабочего времени и тому подобные экзерсисы, обязательно проверьте, что все заполнено правильно. Опять же, править придется в любом случае, не пожалейте пять минут на исправление в привычном формате базы.
Перенос обычно выполняют программисты – вам остается только нервничать и ждать.
Данные перенеслись, мы получили новую базу, набитую данными. Первым делом идем смотреть, что штатное расписание перенеслось корректно. Обратите внимание, что механизмы его создания и коррекции в 3.1 отличаются от тех, что реализованы в 2.5. Это значит, что, во-первых, проще будет вывести печатную форму и проверить по ней, что все правильно в результате, а потом уже копаться в новой штатке и смотреть что там и как работает. Если что-то перенеслось не так, как должно быть – меняем.
Потом идем смотреть графики работы. Тут все больше похоже на привычное, но все равно внимательно проверяем, что все правильно и часы сходятся.
После этого проверяем остатки отпусков и стажи работы. Этот момент – момент истины. Для проверки хватит просмотреть пять-семь человек и если у них все правильно, то и у остальных тоже все более или менее правильно. Но если хоть у одного нашли ошибку – проверяем потоково всех. Лучше это будет единственная ошибка, чем вы в процессе работы ее не заметите.
И уже в последнюю очередь проверяем персональные данные. Как раз они всегда переносятся нормально, но проверить десять человек ничего Вам не стоит, а душа спокойна.
Практический совет: начните готовить переход в конце октября, ориентируясь на следующий год. Если смотреть на последовательность действий, получается: все проверки до переноса данных – график отпусков, графики работ и вот это вот все, что вы заводите сразу в 3.1 (и ничего вам за это не будет) – перенос в последний рабочий день – проверки после переноса – работа. Пока расчетчик и остальные люди страдают над закрытием года, вы спокойно все проверяете, правите и начинаете работать.
Я никак не задела во всем этом проверку налогов, взносов и вот этого всего. Потому что, либо в 2.5 все было корректно, и оно так и перенесется, либо и там были многочисленные ошибки, которые тоже перенесутся и править их придется в вручную.
При этом, если та часть, которая делопроизводство, создана и перенесена корректно, то есть все реестровые записи или документы (сообразно методу переноса) введены корректно, то текущий расчет зарплаты никак не пострадает, а соответственно и налоговый учет тоже.
Наконец, в версиях баз данных разные не только интерфейсы. По сути 2.5 и 3.1 – это разные программные продукты и логика у них разная. Поэтому, если есть время и возможность и тот, кто ведет делопроизводство, и тот, кто рассчитывает зарплату с налогами, и тот, кто делает отчеты, должны сесть и поковыряться в новой программе – в пустой базе, которая не станет потом рабочей, эдакой кошке для тестов, если угодно: заполнить штатное расписание, создать самый популярный на вашем предприятии график работы, завести физическое лицо, сотрудника на его основании, выполнить прием на работу, сделать табель учета рабочего времени, начислить зарплату – как за первую половину, так и за полный месяц, выплатить ее, отправить нашего работника в отпуск, завести ему больничный лист, выплатить все это счастье, перевести его на другую должность (заодно ввести новую позицию штатного расписания), отправить работника в отпуск по беременности и родам, потом в отпуск по уходу, назначить и выплатить положенные пособия и, наконец, взять на его место нового – временного. После всего этого создать пробные отчеты в фондах, чтобы посмотреть откуда что берется, без огромного массива данных.
Я умышленно так подробно описала эти операции: во-первых, они стандартные и частые, во-вторых, покажут логику новой для вас программы, все обязательные данные для тех или иных расчетов, помогут вникнуть в то, как это работает. Не игнорируйте эту тренировку с 3.1 – два-три потраченных часа на то, чтобы попробовать, не справиться, погуглить и справиться стоят сотен рабочих часов, которые они вам сберегут. Если все проделали, а время еще осталось – поковыряйтесь в отчетах и их настройках, посмотрите, что можно настроить такого, чего нет в 2.5 (оно точно есть).
Наконец, отмечу, что в моем случае в 2.5 на старте были ошибки (в довольно большом количестве и не только в персональных данных, но и в ключевых настройках), так что почти все время перехода на 3.1 (полтора месяца) я потратила на их поиск и устранение. Оно того, определенно, стоило, хотя остались мелочи, которые я правлю по ходу работы – они не так принципиально важны, как корректное штатное расписание.
Время – для многих фактор решающий. Если очень страшно не успеть все проверить и исправить до конца года, начинайте в октябре. Так вы сможете, не отрываясь от основной работы, в спокойном режиме массово все проверить и исправить. Если вы в себе уверены – я сделала все за пресловутые полтора месяца, с учетом вступления на новый участок.
Совет: не надо вешать на программистов все. Они могут (некоторые) разобраться в вашей работе и сами все проверить, но это не то, ради чего они тут собрались. Не надо так.
Еще совет: не стоит бояться. Вот руку на трудовой кодекс положа: ничего реально непоправимого сделать не получится, особенно если у вас под рукой есть постоянный администратор базы (который следит за правами в программе, в частности).
Последний совет: не пытайтесь объять необъятное. Проверить вообще совсем все у вас точно не получится – зуб даю. Исходите из потребностей вашего предприятия. Если у вас, скажем, строгий воинский учет – включите в масштаб проверок его (корректность распределения рабочие-служащие-руководители, данные самого учета и прочее); если у вас научные работники – проверяйте их карточки, и так со всем. Если не можете понять, с чего начинать проверки нужных данных (кроме штатного расписания и графиков – они в любом случае обязательны), сядьте и посмотрите, во-первых, куда вы сдаете отчеты и проверьте данные для фондов (кроме ФСС и ПФР), во-вторых, какие операции вы часто делаете, кроме типовых и проверяйте то, что нужно для них.
Должна заметить, это не первый мой переход (хотя первый такой суматошный) и последовательность эту я вывела из практики нескольких предприятий – она всегда срабатывает.
Я буду очень рада, если смогу этой статьей помочь хотя бы нескольким коллегам, страдающим над вопросом перехода до сих пор и с удовольствием отвечу на вопросы, применимые к вашему конкретному случаю – все же мои рекомендации вышли довольно общие.
