Я считаю, что залогом любого успешного внедрения новой системы на предприятии является максимально точная первоначальная оценка общего объема работ и составление реального ресурсного плана.
А чтобы собрать информацию, необходимо провести экспресс обследование. Для нас экспресс обследование - интервьюирование ключевых сотрудников заказчика. Да, именно живых людей, а не текущую систему.
Очень бы хотелось, чтобы ключевые сотрудники заказчика всегда могли структурировано и последовательно рассказать о функциях и бизнес-процессов своего отдела, с примерами, схемами и пояснительными записками. Но на практике ключевой сотрудник может и не обладать искусством понятно излагать информацию и на многие вопросы отвечает следующим образом:
- У нас есть ВСЕ!
- Мы работаем по законодательству!
- Вы с таким предприятием еще не работали, у нас тут такое…
- Я всем говорю, что мы работаем неправильно, но меня не кто не слушает!
К сожалению, данные ответы ни о чем и реальную информацию порой необходимо выбивать с паяльником в руках. Приходится задавать закрытые вопросы, где сотрудник должен ответить только ДА или Нет. И уже из полученных ответов задавать условно открытые вопросы.
Маленький пример из реального диалога с начальником службы управления персонала:
Аналитик: - Расскажите пожалуйста какие функции и операции проходят в вашем отделе, какой вы ведете учет?
Начальник: - У нас очень сложный кадровый учет, у нас на предприятии есть все возможные операции.
Аналитик: - Хорошо, а можно по конкретнее?
Начальник: - Ну вот все операции, которые знаете – они у нас есть.
Аналитик: - Действительно все операции? У вас иностранцы есть? инвалиды?
Начальник: - Нет, иностранцев нет, инвалидов тоже нет! Но все остальные операции у нас есть!
И дальше пошли прямые вопросы в «Лоб».
Ни в коем случаи не хочу оскорбить сотрудников заказчика, есть очень грамотные специалисты, которые могут донести информацию до аналитика и разложить ее по полочкам. А потом еще как вишенкой на торте попросят пересказать, для того чтобы убедится правильно ли все понял Аналитик. Внимательно изучат протокол интервьюирования и внесут важные и существенные правки. Но таких скрупулёзных людей, к сожалению, очень мало.
Для интервьюирования я разработал шаблоны вопросов:
- Глобальные вопросы,
- Вопросы для обследования Расчетный отдел,
- Вопросы для обследования Отдел кадров,
- Вопросы для обследования Отдел труда,
- Вопросы для обследования Табельное бюро / Табельщики,
- Вопросы для обследования Экономисты цехов,
- Вопросы для обследования Бюро пропусков.
Хотел бы обратить внимание на раздел «Глобальные вопросы» - данный раздел мной был разработан для Суперэкспресс обследования. Для тех случаев, когда нет возможности провести полноценное экспресс обследование, а нужно дать примерные трудозатраты и сроки проекта прямо сейчас. К примеру, для предприятия с 2,5 тысячами сотрудников обычное экспресс обследование занимает 2 полных дня + 1 день подготовки протокола и ресурсного плана.
В остальных разделах представлены часто встречаемые функции и операции. Безусловно всех возможных вопрос в вопросники нет, но присутствуют базовые. Так же в вопроснике вы не обнаружите вопросов следующего содержания: «Как считается средний заработок для основного и дополнительного отпуска», «Как считается средний для больничного листа», «Формируете ли вы командировочное удостоверение», «Знают ли сотрудники, что такое зарплатное сальдо» по причине того, что во первых мы ограничены во времени и бюджете, во вторых на 90% мы уверены в том как это работает на предприятии и на итоговую оценку не сильно повлияет.
Но обращаю внимание, что в процессе диалога наша задача как можно больше выяснить какие выполняются функции, операции и какие ожидаются функциональные разрывы (то, что не может сделать типовая система). Поэтому данный перечень вопросов является базовым, но его в каждом индивидуальном использовании необходимо адаптировать под конкретного заказчика и раскручивать как клубок по мере появления новых вводных.
К примеру, один из диалогов с старшим бухгалтером:
Бухгалтер: - Мы формируем реестр на выплату заработной платы 25 и 10 числа каждого месяца выгружаем файл для банка и передаем заявку в казначейство. Межрасчетные выплаты мы осуществляем каждый четверг. Реестр на перечисление в подотчет каждый вторник.
Аналитик: - Расскажите по подробнее, что за реестр на перечисление в подотчет, кто инициатор, для чего он предназначен?
Бухгалтер: - У нас стоимость одной платежки составляет 500 рублей, в подотчет мы выдаем деньги достаточно часто и большому количеству сотрудников. И для того, чтобы сэкономить мы вместо индивидуальных платежек на каждого сотрудника формируем один зарплатный реестр для перечисления в подотчет сотрудникам. Получается достаточно большая сумма экономии. Информацию нам передает бухгалтер по взаиморасчетам с подотчётными лицами.
В этом диалоге мы узнали, что у нас будет функциональный разрыв. Его кончено можно попытаться решить организационно, но вероятнее всего нам нужно будет произвести доработки.
И в заключении хотел бы обратить внимание на глубину обследования или как говориться «знать меру». На одном оборонном предприятии в рамках экспресс обследования у меня была запланирована встреча с сотрудниками отдела Охраной труда. Как выяснилось позже они попали в график встреч, только по тому, что в 1С: ЗУП 3.1 КОРП есть функционал по учету охраны труда и на предприятии есть отдел Охраны труда, значит будем автоматизировать. Встреча состоялась в кабинете руководителя отдела охраны труда. Был примерно следующий диалог:
Аналитик: - Расскажите пожалуйста какие функции и операции проходят в вашем отделе, какой вы ведете учет?
Руководитель: - Учет?! Леночка принеси книги («Леночка» тетя за 60, быстро убегает на 5 минут и возвращается с толстыми амбарными книгами).
Руководитель: - Вот, в этой книге мы ведем учет сотрудников на вредных условиях труда, вот тут у нас записано всё про аттестацию рабочего места, а вот тут расписываются сотрудники, которые прошли инструктаж.
Аналитик: - Хорошо, а какие у Вас есть программы и что вы сейчас учитываете в электронном виде? Какие используете отчеты?
Руководитель: - Нам программа не нужна, у нас даже компьютеров нет.
Аналитик: - Спасибо за встречу, у меня больше вопросов нет.
Встреча была очень короткой, в отделе работало 3 человека, руководитель и два подчинённых. Средний возраст за 55 лет, опыта работы с компьютером не было и желания работать с ним тоже не было. Сразу на этапе экспресс обследования было принято решение, что необходимые минимальные функции в будущей системе будут выполнять сотрудники отдела труда. Конечно, мы могли бы задействовать охрану труда в нашей системе, но с точки зрения сроков, бюджета и конечного результата это было бы не целесообразным.
Вопрос для тех, кому хватило терпения дочитать до конца: - С какими интересными ситуациями Вы сталкивались на предварительных этапах внедрения системы?
Объем: 8 листов / более 150 вопросов
